Quando uno dei clienti effettua un acquisto con carta di credito o debito, la transazione non termina in quel momento. Dopo il completamento del processo iniziale di autorizzazione della carta, la transazione passa alla fase di regolamento, in cui i fondi della vendita vengono acquisiti e depositati sul tuo conto bancario. Dal lato del cliente, le transazioni con carta sono visualizzate come voci riga sugli estratti conto delle carte di debito e credito. Tali voci riga possono includere le voci di addebito.

Le voci di addebito possono prevenire gli storni aiutando i clienti a riconoscere le voci riga nei propri estratti conto. Ecco una spiegazione dettagliata sulle voci di addebito, sul modo in cui vengono visualizzate dai clienti e su come utilizzarle per ridurre gli storni.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una voce di addebito?
  
• Tipi di voci di addebito
  
  • Voci temporanee
    
  • Voci definitive
    
  • Voci statiche
    
  • Voci dinamiche
    
• Come le voci di addebito vengono visualizzate dai clienti
  
• Voci di addebito e riferimenti del pagamento
  
• Come le voci di addebito consentono di prevenire gli storni
  
• Suggerimenti per la scrittura delle voci di addebito
  

Che cos'è una voce di addebito?

Una voce di addebito identifica il testo che appare sull'estratto conto della carta di credito o debito di un cliente e contiene informazioni sulla transazione e sull'attività associate all'addebito. Le informazioni sulla tua attività vengono visualizzate sugli estratti conto delle carte di credito o debito dei clienti insieme ad altri addebiti effettuati durante il periodo di fatturazione.

In genere, le aziende creano voci di addebito quando aprono i conti venditore e le voci di addebito rimangono solitamente le stesse per ogni transazione o, almeno, per ogni transazione dello stesso tipo. Le singole transazioni sono contrassegnate da numeri di riferimento del pagamento, visualizzati accanto alla voce di addebito sull'estratto conto della carta.

Tipi di voci di addebito

Le voci di addebito sono divise in due categorie, temporanee o definitive, e sono classificate come statiche o dinamiche.

• Voci temporanee
  Le voci temporanee registrano le transazioni in sospeso, vengono visualizzate nel registro delle transazioni online del titolare della carta non appena la società emittente autorizza l'addebito e sono generalmente sostituite con una voce permanente dopo che la transazione è stata regolata.

• Voci definitive
  Si tratta della voce di addebito permanente che sostituisce la voce temporanea sull'estratto conto del titolare della carta dopo il completamento della transazione. Di solito sono necessari alcuni giorni perché queste voci siano presenti sull'estratto conto insieme all'importo finale addebitato.

• Voci statiche
  In genere queste voci includono solo il nome dell'attività e rappresentano un'opzione appropriata se la tua attività offre un singolo prodotto o servizio. Se ad esempio gestisci un'azienda SaaS che offre un solo prodotto software CRM, una voce di addebito statica è probabilmente sufficiente per aiutare i tuoi clienti a riconoscere gli addebiti della tua attività sugli estratti conto delle carte.

• Voci dinamiche
  Le voci dinamiche consentono di includere più dettagli nella voce di addebito e in genere includono le informazioni seguenti:

  • Nome dell'azienda, abbreviato in tre lettere e seguito da un asterisco
    
  • Breve descrizione del prodotto o del servizio fornito
    
  • Numero di telefono dell'azienda
    

Un'attività può scegliere di includere alcuni o tutti questi dati, in base alle sue priorità e allo spazio disponibile. Le voci dinamiche sono generalmente limitate a un massimo di 20-25 caratteri. Più avanti approfondiremo come scrivere la voce di addebito più efficace per la tua attività.

Come le voci di addebito vengono visualizzate dai clienti

Sugli estratti conto della carta le voci di addebito vengono visualizzate prima come voci temporanee e successivamente come voci definitive. Le voci temporanee vengono visualizzate immediatamente dopo che la banca emittente del titolare della carta ha autorizzato la transazione e sono spesso contrassegnate come una transazione in sospeso. Le voci definitive sostituiscono quelle temporanee dopo il regolamento della transazione, che di solito richiede alcuni giorni.

La voce temporanea potrebbe essere associata a un importo di pagamento autorizzato diverso dall'importo finale addebitato, ma la voce definitiva viene sempre registrata con l'importo finale. Se, ad esempio, un hotel effettua una trattenuta temporanea su una carta di credito per coprire spese accessorie durante il soggiorno di un ospite, a tale addebito potrebbe essere associata una voce, mentre all'addebito finale al momento del pagamento potrebbe essere associata una voce diversa.

Per ulteriori informazioni, leggi il nostro articolo sul processo di autorizzazione, acquisizione e regolamento dei pagamenti con carta.

Voci di addebito e riferimenti del pagamento

Un numero di riferimento del pagamento è un insieme univoco di numeri e lettere che identifica una transazione. I riferimenti del pagamento vengono utilizzati non solo per i pagamenti con carta, ma anche per i bonifici bancari. A differenza delle voci di addebito, che idealmente dovrebbero essere costituite da parole e numeri riconoscibili, i riferimenti del pagamento sono combinazioni di numeri e lettere casuali.

I riferimenti del pagamento non sono utili come lo sono le voci di addebito. Se un cliente esamina il proprio estratto conto e vede il riferimento del pagamento, con tale informazione non è in grado di sapere cosa abbia acquistato né in quale attività abbia effettuato l'acquisto. Questo è esattamente lo scopo della voce di addebito. I clienti tuttavia possono utilizzare i riferimenti del pagamento quando comunicano con la propria banca in merito a una transazione specifica.

Grazie alle voci di addebito e ai riferimenti del pagamento, i clienti hanno le informazioni necessarie per riconoscere una transazione e contattare la banca emittente.

Come le voci di addebito consentono di prevenire gli storni

Le voci di addebito sono uno strumento potente che le aziende possono utilizzare per prevenire gli storni. Per storno si intende l'annullamento dei fondi a seguito di un acquisto con carta di debito o di credito. Gli storni vengono avviati quando il cliente contesta un addebito alla propria banca o al fornitore della carta di credito.

Una delle situazioni più comuni che spinge i clienti a richiedere uno storno è il mancato riconoscimento di un addebito sull'estratto conto della carta. L'utilizzo di una voce di addebito che indichi chiaramente il nome della tua attività consente di ridurre il numero di storni richiesti dai clienti.

Anche voci di addebito valide, tuttavia, non elimineranno completamente gli storni per la tua attività. Esistono molti altri motivi per cui gli storni si verificano e sono disponibili molte misure che puoi adottare per prevenirli. L'uso di voci di addebito chiare è una soluzione semplice ed efficace.

Suggerimenti per la scrittura delle voci di addebito

Sebbene le voci di addebito siano brevi porzioni di testo, è opportuno seguire alcune linee guida per crearle. Ecco alcune indicazioni per aiutarti a creare la voce di addebito migliore per la tua attività:

• Usa un testo semplice
  Indipendentemente dal contenuto della voce di addebito, usa un linguaggio chiaro e diretto. Scrivere voci di addebito efficaci significa includere quanti più dettagli possibili, con il minor numero di parole e caratteri.

• Usa il nome dell'attività che le persone conoscono
  Oltre a un nome più riconoscibile e rivolto al cliente, molte aziende hanno un nome ufficiale con cui sono registrate. Quando crei la voce di addebito, includi il nome dell'attività riconosciuto dai clienti. Se, ad esempio, la tua azienda è registrata come "Creazioni cera srl", ma gestisci un negozio di candele chiamato "Candele creative", ti consigliamo di utilizzare quest'ultimo nome nella voce di addebito.

• Includi il tuo sito web, se rilevante
  Se hai un'attività di e-commerce ed è più probabile che i clienti riconoscano il nome del tuo sito web rispetto a quella dell'attività, utilizza il nome del sito nella voce di addebito.

• Includi il tuo numero di telefono
  Se la tua attività dispone di un numero di telefono del servizio di assistenza clienti presenziato regolarmente e facile da raggiungere, includilo nella voce di addebito per ridurre le possibilità di storni. Considera questa opzione solo se hai investito in un servizio di assistenza clienti affidabile, altrimenti l'eventuale disservizio potrebbe essere controproducente. Non rischiare di aggiungere un'esperienza negativa con il servizio di assistenza clienti al problema originale.

Sebbene a prima vista le voci di addebito possano sembrare insignificanti, consentono alle aziende di favorire la fiducia e di arricchire l'esperienza del cliente. Ottimizzando queste voci concise, le aziende possono ridurre gli storni, migliorare il riconoscimento del brand e creare un'esperienza di transazione semplice. L'uso di voci di addebito può comportare vantaggi significativi e relazioni durature con i clienti, contribuendo al successo complessivo di un'attività commerciale.