Lorsque l'un de vos clients réalise un achat avec une carte de débit ou de crédit, sa transaction ne se limite pas au simple passage en caisse. Une fois le processus initial d'autorisation de la carte terminé, la transaction fait l'objet d'un virement, au cours duquel les fonds provenant de la vente sont capturés et versés sur votre compte bancaire. Du côté du client, les transactions par carte bancaire apparaissent sur ses relevés de carte de débit ou de crédit, sous la forme de postes. Ces postes peuvent inclure des libellés de facturation.

Ces libellés contribuent à prévenir les contestations de paiement en aidant les clients à identifier les postes de leurs relevés. Cet article vous explique en détail en quoi consistent les libellés de facturation, la manière dont ils sont présentés aux clients, et comment vous pouvez les utiliser pour éviter les contestations de paiement.

Sommaire

• Définition des libellés de facturation
  
• Types de libellés de facturation
  
  • Libellés intermédiaires
    
  • Libellés finaux
    
  • Libellés statiques
    
  • Libellés dynamiques
    
• Présentation des libellés de facturation aux clients
  
• Différence entre libellés de facturation et références de paiement
  
• Utilisation des libellés de facturation pour limiter les contestations de paiement
  
• Conseils pour la rédaction des libellés de facturation
  

Définition des libellés de facturation

Un libellé de facturation correspond au texte d'identification qui figure sur les relevés de carte de crédit ou de débit d'un client. Il contient des informations d'une transaction donnée et de l'entreprise associée au paiement. Les informations relatives à votre entreprise apparaissent sur les relevés de carte de crédit ou de débit de vos clients, au même titre que d'autres paiements effectués au cours de la période de facturation concernée.

Les entreprises créent généralement des libellés de facturation lorsqu'elles ouvrent leurs comptes marchands. Les descriptions restent généralement les mêmes pour chaque transaction, ou du moins pour chaque transaction du même type. Les transactions individuelles sont désignées par des numéros de référence de paiement, qui apparaissent en regard du libellé de facturation sur le relevé de carte bancaire.

Types de libellés de facturation

Les libellés de facturation se répartissent en deux catégories : intermédiaires ou finaux, et ils sont soit statiques, soit dynamiques.

• Libellés intermédiaires
  Les libellés intermédiaires sont utilisés pour les transactions en cours. Ces libellés temporaires apparaissent dans le journal des transactions en ligne du titulaire de la carte dès que l'émetteur autorise le paiement, et ils sont généralement remplacés par un libellé permanent une fois que la transaction est réglée.

• Libellés finaux
  Il s'agit des libellés de facturation permanents qui remplacent les libellés intermédiaires sur le relevé du titulaire de la carte, une fois la transaction réglée. Il faut généralement quelques jours pour qu'ils apparaissent sur le relevé, aux côtés du montant final facturé.

• Libellés statiques
  En général, ces libellés ne comprennent que le nom de l'entreprise et constituent une option appropriée si vous ne proposez qu'un seul produit ou service. Par exemple, si vous dirigez une société SaaS dont l'offre se résume à un logiciel CRM, un libellé de facturation statique sera probablement suffisant pour permettre à vos clients de reconnaître sur leurs relevés les paiements réalisés auprès de votre entité.

• Libellés dynamiques
  Les libellés de facturation dynamiques permettent d'indiquer davantage d'informations. Ils incluent généralement les éléments suivants :

  • le nom de l'entreprise, abrégé en trois lettres et suivi d'un astérisque ;
    
  • une courte description du produit ou du service fourni ;
    
  • le numéro de téléphone de l'entreprise.
    

Les entreprises peuvent choisir d'inclure tout ou partie de ces détails, en fonction de ce qu'elles souhaitent mettre en évidence et de l'espace disponible. Les libellés dynamiques sont généralement limités à 20 ou 25 caractères. Nous verrons plus loin comment rédiger des libellés de facturation efficaces.

Présentation des libellés de facturation aux clients

Les libellés de facturation apparaissent sur les relevés de carte bancaire sous la forme de libellés intermédiaires, puis de libellés finaux. Les libellés intermédiaires s'affichent directement après que la banque émettrice du titulaire de la carte a autorisé la transaction. Ils indiquent souvent que la transaction est en attente. Les libellés finaux remplacent les libellés intermédiaires dès lors que la transaction a été réglée, ce qui prend généralement quelques jours.

Les libellés intermédiaires peuvent accompagner un montant de paiement autorisé différent de celui finalement débité. En revanche, les libellés finaux sont toujours publiés en regard du montant final. Par exemple, si un hôtel bloque temporairement une somme d'argent sur une carte bancaire pour couvrir les dépenses accessoires d'un client lors de son séjour, cette transaction pourra être associée à un premier libellé de facturation, tandis que le paiement final réalisé au moment du départ pourra avoir un libellé différent.

Pour en savoir plus, lisez notre article sur le processus d'autorisation, de capture et de virement des fonds des paiements par carte bancaire.

Différence entre libellés de facturation et références de paiement

Un numéro de référence de paiement correspond à l'ensemble unique de chiffres et de lettres qui identifient une transaction. Ces références de paiement ne sont pas réservées aux transactions par carte. Les virements bancaires disposent aussi de leurs propres références. Contrairement aux libellés de facturation, qui dans l'idéal doivent être composés de mots et de chiffres qui ont un sens, les références de paiement sont des combinaisons de chiffres et de lettres aléatoires.

Leur utilité n'est pas la même que celle des libellés de facturation. Les références de paiement qui figurent sur leurs relevés de compte ne permettent pas aux clients de savoir ce qu'ils ont acheté ni auprès de quelle entreprise. Ce rôle revient aux libellés de facturation. Les clients peuvent toutefois utiliser les références de paiement pour se référer à une transaction spécifique dans leurs communications avec leur banque.

Entre les libellés de facturation et les références de paiement, les clients disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour reconnaître une transaction et pour pouvoir contacter leur banque émettrice à son sujet.

Utilisation des libellés de facturation pour limiter les contestations de paiement

Les libellés de facturation sont un puissant outil que les entreprises peuvent utiliser pour prévenir les contestations de paiement. Une contestation de paiement est une annulation du versement des fonds suite à un achat par carte de débit ou de crédit. Elle est déclenchée par le client qui conteste le débit auprès de sa banque ou de son fournisseur de carte bancaire.

L'une des situations les plus courantes qui peut amener les clients à contester un paiement est celle où ils ne reconnaissent simplement pas un débit sur leur relevé de carte. L'utilisation d'un libellé de facturation qui indique clairement le nom de votre entreprise contribuera à réduire le nombre de contestations de paiement formulées par vos clients.

L'usage de libellés bien pensés ne permettra toutefois pas à lui seul d'éliminer totalement les contestations de paiement enregistrées par votre entreprise. Il existe en effet de nombreux autres motifs de contestation de paiement et tout un tas d'autres mesures pour les éviter. La mise à profit des libellés de facturation reste toutefois une solution simple et efficace.

Conseils pour la rédaction des libellés de facturation

Bien que les libellés de facturation soient de courtes unités de texte, il convient de tenir compte de certaines règles pour les rédiger. Découvrez-ci-dessous quelques principes directeurs pour vous aider à créer les meilleurs libellés de facturation possible pour votre entreprise.

• Optez pour la simplicité
  Quel que soit le contenu de votre libellé de facturation, utilisez un langage clair et direct. La rédaction de libellés de facturation efficaces implique d'inclure autant de détails que possible tout en ayant recours à un minimum de mots et de caractères.

• Utilisez le nom de votre entreprise qui est connu de tous
  De nombreuses entreprises disposent d'un nom officiel sous lequel elles sont enregistrées, ainsi que d'un nom plus reconnaissable, destiné aux clients. Lorsque vous rédigez votre libellé de facturation, indiquez le nom d'entreprise que vos clients reconnaîtront. Par exemple, si votre entreprise est enregistrée sous le nom de « Wax Creations, LLC », mais que vous gérez un magasin de bougies appelé « Creative Candles », il convient d'utiliser cette seconde dénomination dans votre libellé de facturation.

• Indiquez votre site Web, si cela s'avère pertinent
  Si vous exercez une activité e-commerce et que les clients sont plus susceptibles de reconnaître le nom de votre site Web plutôt que celui de votre entreprise, utilisez le nom de votre site dans votre libellé de facturation.

• Indiquez votre numéro de téléphone
  Si votre entreprise dispose d'un numéro de service client facile à joindre et avec suffisamment de personnel, indiquez-le dans votre libellé de facturation afin de réduire les risques de contestations de paiement. N'envisagez cette option que si vous avez investi au profit d'un service fiable, de façon à éviter que cette approche ne se retourne contre vous. Ne risquez pas d'ajouter une expérience négative supplémentaire au problème initial.

Aussi insignifiants qu'ils puissent paraître, les libellés de facturation permettent aux entreprises de renforcer la confiance et d'améliorer l'expérience des clients. L'optimisation de ces libellés concis contribue à réduire les contestations de paiement, à améliorer la perception que les clients ont des marques et à créer une expérience de transaction simple. L'utilisation de libellés de facturation efficaces est synonyme d'avantages significatifs et de relations durables avec les clients, et contribue à la réussite globale de l'entreprise.