Abrechnungsbeschreibungen: Worum es sich dabei handelt und wie man sie verfasst, um Rückbuchungen zu verhindern

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  1. Einführung
  2. Was ist eine Abrechnungsbeschreibung?
  3. Arten von Abrechnungsbeschreibungen
  4. Wie Abrechnungsbeschreibungen Kundinnen und Kunden angezeigt werden
  5. Abrechnungsbeschreibungen vs. Zahlungsreferenzen
  6. Wie Abrechnungsbeschreibungen helfen können, Rückbuchungen zu verhindern
  7. Tipps zum Verfassen von Abrechnungsbeschreibungen

Wenn Ihre Kundinnen/Kunden einen Kauf mit Kredit- oder Debitkarte tätigen, ist die Transaktion damit noch nicht abgeschlossen. Sobald der anfängliche Prozess der Kartenautorisierung abgeschlossen ist, wird die Transaktion abgewickelt, wobei die Gelder aus dem Verkauf erfasst und auf Ihr Bankkonto überwiesen werden. Auf Kundenseite erscheinen die Kartentransaktionen als Einzelposten auf den Kredit- und Debitkartenabrechnungen. Diese Posten können Abrechnungsbeschreibungen enthalten.

Abrechnungsbeschreibungen können Rückbuchungen verhindern, da sie der Kundschaft helfen, Rechnungsposten auf ihren Abrechnungen besser nachzuvollziehen. Hier finden Sie eine ausführliche Erläuterung darüber, was Abrechnungsbeschreibungen sind, wie sie Kundinnen und Kunden angezeigt werden und wie Sie damit Rückbuchungen reduzieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine Abrechnungsbeschreibung?
  • Arten von Abrechnungsbeschreibungen
    • Vorläufige Beschreibungen
    • Endgültige Beschreibungen
    • Statische Beschreibungen
    • Dynamische Beschreibungen
  • Wie Abrechnungsbeschreibungen Kundinnen und Kunden angezeigt werden
  • Abrechnungsbeschreibungen vs. Zahlungsreferenzen
  • Wie Abrechnungsbeschreibungen helfen können, Rückbuchungen zu verhindern
  • Tipps zum Verfassen von Abrechnungsbeschreibungen

Was ist eine Abrechnungsbeschreibung?

Eine Abrechnungsbeschreibung ist ein identifizierender Text, der auf der Kredit- oder Debitkartenabrechnung einer Kundin oder eines Kunden erscheint. Sie enthält Informationen über eine Transaktion und das Unternehmen, das die Abbuchung auslöst. Ihre Unternehmensinformationen erscheinen auf den Kredit- oder Debitkartenabrechnungen Ihrer Kundinnen und Kunden zusammen mit anderen Abbuchungen, die während des Abrechnungszeitraums vorgenommen wurden.

Unternehmen erstellen Abrechnungsbeschreibungen in der Regel bei Eröffnung ihres Händlerkontos, wobei die Abrechnungsbeschreibungen für jede Transaktion – oder zumindest für jede Transaktion desselben Typs – üblicherweise gleich bleiben. Die einzelnen Transaktionen sind durch Zahlungsreferenznummern gekennzeichnet, die neben der Abrechnungsbeschreibung auf der Kartenabrechnung erscheinen.

Arten von Abrechnungsbeschreibungen

Abrechnungsbeschreibungen fallen in eine von zwei Kategorien – vorläufig oder endgültig – und werden entweder als statisch oder dynamisch eingestuft.

  • Vorläufige Beschreibungen
    Vorläufige Beschreibungen beziehen sich auf ausstehende Transaktionen. Diese temporären Beschreibungen werden im Online-Transaktionsprotokoll von Karteninhaberinnen und Karteninhabern angezeigt, sobald der Aussteller die Abbuchung autorisiert hat. In der Regel werden sie durch eine permanente Beschreibung ersetzt, nachdem die Transaktion abgerechnet wurde.

  • Endgültige Beschreibungen
    Dies ist die permanente Abrechnungsbeschreibung, die die vorläufigen Beschreibungen auf dem Kontoauszug von Karteninhaberinnen und Karteninhabern ersetzt, sobald eine Transaktion abgeschlossen ist. Es dauert üblicherweise ein paar Tage, bis der endgültige Betrag auf dem Kontoauszug erscheint.

  • Statische Beschreibungen
    Im Allgemeinen enthalten diese Beschreibungen nur den Namen des Unternehmens und stellen eine gute Alternative dar, wenn Ihr Unternehmen ein einziges Produkt oder eine einzige Dienstleistung anbietet. Wenn Sie beispielsweise ein SaaS-Unternehmen betreiben, das ein einziges CRM-Softwareprodukt anbietet, ist eine statische Abrechnungsbeschreibung wahrscheinlich ausreichend, damit Ihre Kundinnen und Kunden die Gebühren Ihres Unternehmens auf ihren Kartenabrechnungen identifizieren können.

  • Dynamische Beschreibungen
    Dynamische Beschreibungen ermöglichen es, mehr Details in die Abrechnungsbeschreibungen aufzunehmen. Dynamische Beschreibungen enthalten in der Regel die folgenden Informationen:

    • Den auf drei Buchstaben verkürzten Firmennamen, gefolgt von einem Sternchen
    • Eine kurze Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung
    • Die Telefonnummer des Unternehmens

Ein Unternehmen kann je nach Priorität und zur Verfügung stehendem Platz entscheiden, welche dieser Angaben es aufnehmen möchte. Dynamische Beschreibungen sind in der Regel auf maximal 20–25 Zeichen begrenzt. Wie Sie die effektivsten Abrechnungsbeschreibungen für Ihr Unternehmen verfassen, werden wir im weiteren Verlauf des Artikels näher erläutern.

Wie Abrechnungsbeschreibungen Kundinnen und Kunden angezeigt werden

Abrechnungsbeschreibungen werden auf den Kartenabrechnungen zunächst als vorläufige und später als endgültige Beschreibungen angezeigt. Vorläufige Beschreibungen erscheinen sofort, nachdem die ausstellende Bank der Karteninhaberin bzw. des Karteninhabers die Transaktion autorisiert hat. Sie werden oft als ausstehende Transaktion vermerkt. Endgültige Beschreibungen ersetzen die vorläufigen Beschreibungen, sobald die Transaktion abgewickelt ist, was üblicherweise ein paar Tage dauert.

Die vorläufige Beschreibung kann mit einem autorisierten Zahlungsbetrag einhergehen, der vom endgültigen Betrag abweicht. Die endgültige Beschreibung wird hingegen immer zusammen mit dem endgültigen Betrag angegeben. Wenn beispielsweise ein Hotel eine Kreditkarte vorübergehend belastet, um die Ausgaben eines Gastes während seines Aufenthalts zu decken, kann diese Belastung eine Abrechnungsbeschreibung aufweisen, die von der Abrechnungsbeschreibung der endgültigen Belastung beim Check-out abweicht.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über den Autorisierungs-, Erfassungs- und Abrechnungsprozess bei Kartenzahlungen.

Abrechnungsbeschreibungen vs. Zahlungsreferenzen

Eine Zahlungsreferenznummer ist eine eindeutige Kombination aus Zahlen und Buchstaben, die eine Transaktion identifiziert. Zahlungsreferenzen werden nicht nur für Kartenzahlungen verwendet: Auch bei Banküberweisungen gibt es Zahlungsreferenzen. Im Gegensatz zu Abrechnungsbeschreibungen, die sich im Idealfall aus wiedererkennbaren Wörtern und Zahlen zusammensetzen sollten, sind Zahlungsreferenzen zufällige Kombinationen aus Zahlen und Buchstaben.

Zahlungsreferenzen erfüllen nicht denselben Zweck wie Abrechnungsbeschreibungen. Wenn eine Kundin oder ein Kunde ihren/seinen Kontoauszug überprüft, gibt die Zahlungsreferenz keinen Aufschluss darüber, was bzw. wo sie/er etwas gekauft hat. Das wiederum ist der Zweck der Abrechnungsbeschreibungen. Kundinnen und Kunden können die Zahlungsreferenz jedoch zur Kommunikation mit ihrer Bank über eine bestimmte Transaktion verwenden.

Mit den Abrechnungsbeschreibungen und Zahlungsreferenzen verfügen Kundinnen und Kunden über die Informationen, die sie benötigen, um eine Transaktion zu erkennen und sich mit ihrer jeweiligen Bank in Verbindung zu setzen.

Wie Abrechnungsbeschreibungen helfen können, Rückbuchungen zu verhindern

Abrechnungsbeschreibungen sind ein leistungsfähiges Instrument, das Unternehmen dabei hilft, Rückbuchungen zu verhindern. Eine Rückbuchung ist eine Rückabwicklung von Zahlungen nach einem Debit- oder Kreditkartenkauf. Rückbuchungen werden eingeleitet, wenn die Kundinnen und Kunden bei ihrer Bank oder ihrem Kreditkartenanbieter eine Abbuchung anfechten.

Einer der häufigsten Gründe für die Beantragung von Rückbuchungen ist, dass Kundinnen und Kunden eine Abbuchung auf ihrer Kartenabrechnung nicht nachvollziehen können. Die Angabe von Abrechnungsbeschreibungen, aus denen der Name Ihres Unternehmens klar hervorgeht, trägt dazu bei, die Zahl der von Ihren Kundinnen und Kunden angeforderten Rückbuchungen zu reduzieren.

Aussagekräftige Abrechnungsbeschreibungen werden jedoch nicht alle Rückbuchungen für Ihr Unternehmen verhindern können. Es gibt viele andere Gründe für Rückbuchungen und viele Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sie zu verhindern. Die Verwendung unmissverständlicher Abrechnungsbeschreibungen ist eine einfache und effektive Lösung.

Tipps zum Verfassen von Abrechnungsbeschreibungen

Obwohl Abrechnungsbeschreibungen kurze Texte sind, gibt es einige Richtlinien, die es bei ihrer Erstellung zu beachten gilt. Im Folgenden finden Sie einige Leitprinzipien, die Ihnen dabei helfen, optimale Abrechnungsbeschreibungen für Ihr Unternehmen zu erstellen:

  • Halten Sie sie einfach
    Unabhängig davon, welche Informationen Sie in Ihre Abrechnungsbeschreibung aufnehmen, sollten Sie auf eine klare und unkomplizierte Formulierung achten. Gelungene Abrechnungsbeschreibungen zu verfassen bedeutet, mit möglichst wenigen Wörtern und Zeichen so viele Details wie möglich zu erfassen.

  • Verwenden Sie den Unternehmensnamen, mit dem die Menschen vertraut sind
    Viele Unternehmen haben einen offiziellen Namen, der als Firmenname eingetragen ist, sowie einen Namen, der in der Bevölkerung einen stärkeren Wiedererkennungswert hat. Wenn Sie eine Abrechnungsbeschreibung verfassen, sollten Sie den Unternehmensnamen angeben, den Ihre Kundinnen und Kunden kennen. Wenn der eingetragene Firmenname Ihres Unternehmens beispielsweise „Wax Creations, LLC“ lautet, Sie aber ein Kerzengeschäft mit dem Namen „Creative Candles“ betreiben, sollten Sie in Ihrer Abrechnungsbeschreibung „Creative Candles“ angeben.

  • Geben Sie ggf. Ihre Website an
    Wenn Sie ein E-Commerce-Geschäft betreiben und Ihre Kundinnen und Kunden eher den Namen Ihrer Website als den Namen Ihres Unternehmens erkennen, empfiehlt es sich, den Namen der Website in Ihrer Abrechnungsbeschreibung zu verwenden.

  • Geben Sie Ihre Telefonnummer an
    Wenn Ihr Unternehmen über einen regelmäßig erreichbaren Kundenservice verfügt, sollten Sie dessen Telefonnummer in Ihre Abrechnungsbeschreibungen aufnehmen, um die Wahrscheinlichkeit von Rückbuchungen zu verringern. Ziehen Sie dies allerdings nur dann in Betracht, falls Sie über einen zuverlässigen Kundendienst verfügen, ansonsten könnte sich diese Angabe nachteilig auswirken. Vermeiden Sie das Risiko, zusätzlich zum ursprünglichen Problem ein negatives Erlebnis beim Kundenservice zu verursachen.

Abrechnungsbeschreibungen mögen auf den ersten Blick unbedeutend erscheinen, doch sie helfen Unternehmen dabei, Vertrauen zu schaffen und das Kundenerlebnis zu verbessern. Die Optimierung dieser Kurzbeschreibung ermöglicht es Unternehmen, Rückbuchungen zu reduzieren, den Wiedererkennungswert der Marke zu steigern und eine unkomplizierte Transaktion zu ermöglichen. Die effiziente Verwendung von Abrechnungsbeschreibungen kann entscheidende Vorteile und nachhaltige Kundenbeziehungen schaffen und so zum Gesamterfolg eines Unternehmens beitragen.

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