När en av dina kunder gör ett köp med sitt kredit- eller bankkort slutar transaktionen inte där. När den första kortauktoriseringsprocessen är klar går transaktionen genom avräkning, där medlen från inköpet dras och sätts in på ditt bankkonto. På kundsidan visas korttransaktioner som radposter på kredit- och bankkortsutdrag. Dessa radposter kan innehålla faktureringsbeskrivningar.

Faktureringsbeskrivningar kan förhindra återkrediteringar genom att hjälpa kunder att känna igen radposter på sina kontoutdrag. Här följer en detaljerad beskrivning av vad faktureringsbeskrivningar är, hur de visas för kunderna och hur du kan använda dem för att minska antalet återkrediteringar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktureringsbeskrivning?
  
• Typer av faktureringsbeskrivningar
  
  • Tillfälliga beskrivningar
    
  • Permanenta beskrivningar
    
  • Statiska beskrivningar
    
  • Dynamiska beskrivningar
    
• Hur faktureringsbeskrivningar visas för kunderna
  
• Faktureringsbeskrivningar kontra betalningsreferenser
  
• Hur faktureringsbeskrivningar kan hjälpa till att förhindra återkrediteringar (chargebacks)
  
• Tips för att skriva faktureringsbeskrivningar
  

Vad är en faktureringsbeskrivning?

En faktureringsbeskrivning är den text som visas på en kunds kredit- eller bankkortsutdrag. Den innehåller information om en transaktion och företaget som är kopplat till debiteringen. Din företagsinformation visas på dina kunders kredit- eller bankkortsutdrag tillsammans med andra debiteringar som gjorts under faktureringsperioden.

Företag skapar vanligtvis faktureringsbeskrivningar när de öppnar sina handelskonton, och faktureringsbeskrivningarna förblir vanligtvis desamma för alla transaktioner – eller åtminstone för samma typ av transaktioner. Enskilda transaktioner betecknas med betalningsreferensnummer som visas bredvid faktureringsbeskrivningen på kortutdraget.

Typer av faktureringsbeskrivningar

Faktureringsbeskrivningar delas in i två kategorier – tillfälliga eller permanenta – och klassificeras som antingen statiska eller dynamiska.

• Tillfälliga beskrivningar
  Tillfälliga beskrivningar anger väntande transaktioner. Dessa temporära beskrivningar visas i kortinnehavarens transaktionslogg så snart utfärdaren godkänner debiteringen och ersätts vanligtvis med en permanent beskrivning efter att transaktionen har genomförts.

• Permanenta beskrivningar
  Den permanenta faktureringsbeskrivningen ersätter den tillfälliga beskrivningen på kortinnehavarens utdrag när en transaktion har avräknats. Det tar vanligtvis några dagar innan det visas på kontoutdraget, tillsammans med det slutliga debiterade beloppet.

• Statiska beskrivningar
  I allmänhet innehåller dessa beskrivningar endast namnet på företaget och är ett lämpligt alternativ om ditt företag erbjuder en enda produkt eller tjänst. Om du till exempel driver ett SaaS-företag som bara erbjuder ett CRM-program räcker det förmodligen med en statisk faktureringsbeskrivning för att kunderna ska känna igen debiteringar från ditt företag på sina kortutdrag.

• Dynamiska beskrivningar
  Dynamiska beskrivningar gör det möjligt att inkludera mer uppgifter i faktureringsbeskrivningen. Dynamiska beskrivningar innehåller vanligtvis följande information:

  • Företagsnamnet, förkortat till tre bokstäver och följt av en asterisk
    
  • En kort beskrivning av den tillhandahållna produkten eller tjänsten
    
  • Företagets telefonnummer
    

Ett företag kan välja att inkludera vissa eller alla dessa uppgifter, beroende på vad som prioriteras och hur mycket utrymme som finns tillgängligt. Dynamiska beskrivningar är vanligtvis begränsade till högst 20–25 tecken. Vi ska fördjupa oss i hur du skriver en effektiv faktureringsbeskrivning för ditt företag lite längre ner.

Så visas faktureringsbeskrivningar för kunderna

Faktureringsbeskrivningar visas först på kortutdrag som tillfälliga beskrivningar och därefter som permanenta beskrivningar. Tillfälliga beskrivningar visas direkt efter att kortinnehavarens utfärdande bank har godkänt transaktionen och de anges ofta som en väntande transaktion. Permanenta beskrivningar ersätter tillfälliga beskrivningar när transaktionen har avräknats, vilket vanligtvis tar några dagar.

Den tillfälliga beskrivningen kan följas av ett auktoriserat belopp som skiljer sig från det belopp som debiteras slutligen. Den permanenta beskrivningen anges alltid tillsammans med det slutliga beloppet. Om ett hotell till exempel reserverar ett tillfälligt belopp på ett kreditkort för att täcka oförutsedda utgifter under en gästs vistelse, kan den debiteringen ha en faktureringsbeskrivning och den slutliga debiteringen vid utcheckningen kan ha en annan faktureringsbeskrivning.

Om du vill ha mer information kan du läsa vår artikel om processen för auktorisering, debitering och avräkning av kortbetalningar.

Faktureringsbeskrivningar kontra betalningsreferenser

En betalningsreferens är en unik uppsättning siffror och bokstäver som identifierar en transaktion. Betalningsreferenser används för mer än bara kortbetalningar: Banköverföringar har också betalningsreferenser. Till skillnad från faktureringsbeskrivningar, som helst bör bestå av ord och siffror som kan kännas igen, är en betalningsreferens en kombination av slumpmässigt valda siffror och bokstäver.

Betalningsreferenser kan inte användas på samma sätt som faktureringsbeskrivningar. Om en kund ser betalningsreferensen på sitt kontoutdrag ger den ingen information om vad de har inhandlat och från vilket företag. Det är syftet med faktureringsbeskrivningen. Men kunder kan använda betalningsreferenser när de kommunicerar med sin bank om en specifik transaktion.

Mellan faktureringsbeskrivningar och betalningsreferenser har kunderna den information de behöver för att känna igen en transaktion och kontakta den utfärdande banken om den.

Hur faktureringsbeskrivningar kan hjälpa till att förhindra återkrediteringar (chargebacks)

Faktureringsbeskrivningar är ett kraftfullt verktyg som företag kan använda för att förhindra återkrediteringar. En återkreditering är ett upphävande av medel efter ett köp med bank- eller kreditkort. Återkrediteringar initieras när kunden lämnar in en tvist om debiteringen till sin bank eller kreditkortsleverantör.

En av de vanligaste situationerna som får kunder att begära återkrediteringar är när de inte känner igen en debitering på sitt kortutdrag. Genom att använda en faktureringsbeskrivning som tydligt anger namnet på ditt företag kan du minimera antalet återkrediteringar från dina kunder.

Men bra faktureringsbeskrivningar eliminerar inte alla återkrediteringar för ditt företag. Det finns många andra skäl till att återkrediteringar sker och många åtgärder du kan vidta för att förhindra dem. Att använda tydliga faktureringsbeskrivningar är en enkel och effektiv lösning.

Tips för att skriva faktureringsbeskrivningar

Även om faktureringsbeskrivningar är korta textstycken finns det riktlinjer att tänka på innan du skapar dem. Här är några vägledande principer som hjälper dig att skapa den bästa faktureringsbeskrivningen för ditt företag:

• Håll det enkelt
  Oavsett vad du inkluderar i din faktureringsbeskrivning ska du använda ett tydligt och enkelt språk. Att skriva bra faktureringsbeskrivningar innebär att ta med så många uppgifter som möjligt, med så få ord och tecken som möjligt.

• Använd det företagsnamn som folk känner till
  Många företag har ett officiellt namn under vilket deras företag är registrerat, samt ett mer igenkännbart, kundinriktat namn. När du skriver din faktureringsbeskrivning ska du inkludera det företagsnamn som dina kunder känner igen. Om ditt företag till exempel är registrerat som "Wax Creations, LLC", men du driver en ljusbutik som heter "Creative Candles", bör du använda "Creative Candles" i din faktureringsbeskrivning.

• Inkludera din webbplats, om det är relevant
  Om du har ett e-handelsföretag och det är mer sannolikt att kunderna känner igen namnet på din webbplats än namnet på ditt företag bör du använda webbplatsens namn i din faktureringsbeskrivning.

• Inkludera ditt telefonnummer
  Om ditt företag har ett telefonnummer till kundtjänst som är bemannat och lätt att nå bör du inkludera det i din faktureringsbeskrivning för att minska risken för återkrediteringar. Men överväg detta endast om du har investerat i en pålitlig kundservice, annars kan det slå fel. Riskera inte att en negativ kundserviceupplevelse staplas ovanpå det ursprungliga problemet.

Faktureringsbeskrivningar kan verka obetydliga vid första anblicken, men de gör det möjligt för företag att skapa förtroende och förbättra kundupplevelsen. Genom att optimera dessa kortfattade beskrivningar kan företag minska antalet återkrediteringar, förbättra varumärkeskännedomen och skapa en enkel transaktionsupplevelse. Att använda faktureringsbeskrivningar kan leda till betydande fördelar och långvariga kundrelationer, vilket bidrar till ett företags övergripande framgång.