売掛金 (AR) は、ビジネスの財務業務の基本的な構成要素です。しかし、歴史的に見ると、これは非効率的で、人為的なミスが発生しやすく、リソースを浪費する可能性があります。これらの問題を解決するハイテクを駆使したソリューションの登場により、売掛金管理の自動化は、ビジネスにとって有益な機能から業務上必要な機能へと変化しています。売掛金管理の自動化により、煩雑で時間のかかるプロセスを合理化し、より正確な処理を実現できます。B2B Payments Innovation Readiness Playbook によると、売掛金管理の自動化を導入しているビジネスの 87% が全体的なプロセススピードの改善を報告しており、75% が自動化によってより良い顧客体験を提供できるようになったと報告しています。

売掛金管理の自動化とそのメリットを理解することは、業務の近代化を目指す企業にとって重要な課題となっています。以下では、売掛金管理の自動化の概要、その仕組み、ビジネスにもたらされるメリット、そして Stripe Invoicing がどのようにこの変化を後押しするのかを見ていきます。

この記事の内容

• 売掛金とは
  
• 売掛金管理の自動化とは
  
• 売掛金管理の自動化の仕組み
  
• 売掛金管理の自動化がビジネスにもたらすもの
  
• Stripe Invoicing で売掛金管理の自動化を実現する方法
  

売掛金とは

売掛金とは、事業者が発行済みで未払い状態のインボイスのことであり、つまり顧客がその事業者に支払うべき金銭を指します。この財務用語は、企業の貸借対照表の項目として表され、納品された製品または提供されたサービスに対して顧客から支払われる未払い金の総額を示しています。事業者が製品またはサービスを提供し、顧客が後で払う場合、顧客が支払う金額は売掛金として計上されます。

売掛金管理の自動化とは

売掛金管理の自動化とは、テクノロジーを使用して、顧客がビジネスに支払うべき金銭の管理に関わるさまざまなタスクやプロセスを自動化することを指します。これには、インボイスの作成、支払いリマインダーの送信、入金の消し込み、売掛金に関連する財務レポートの作成など、さまざまな業務が含まれます。機械学習アルゴリズム、クラウドコンピューティング、およびデータ分析を使用するこれらのソリューションは、これまで実現が困難、または不可能だったレベルの適応性と拡張性を導入しながら、プロセスを簡素化します。

売掛金管理の自動化の仕組み

売掛金管理の自動化では、テクノロジーを使用して、この重要なビジネス領域に関連する業務を管理、追跡、促進します。売掛金管理の自動化の構成要素には次のものがあります。

• インボイスの作成と配布: 自動化ソフトウェアでは、注文管理や顧客関係管理 (CRM) のプラットフォームなど、他のビジネスシステムのデータを使用してインボイスを作成できます。インボイスが生成されると、システムから、メールまたはその他の電子手段を介して顧客にインボイスを直接送信できるようになるため、印刷や郵送の必要がなくなります。

• 決済の追跡と照合: 決済が行われると、自動化システムによって対応するインボイスと照合されます。これにより、決済データを手動で入力する作業が不要になり、売掛金元帳が最新の状態に保たれます。多くのシステムでは銀行と連携して取引詳細をダウンロードできるため、照合がさらに簡単になります。

• 支払いリマインダー: 事業者は自動リマインダーを設定して、インボイスの期日が迫っている、または期日が過ぎていることを顧客に通知できます。これらのカスタマイズ可能なリマインダーを使用すると、事業者は適切な間隔 (たとえば、インボイスの日付から 7、15、または 30 日後) でリマインダーをスケジュールできます。

• レポート作成と分析: 通常、自動化ソフトウェアにはレポートツールが組み込まれています。これらのツールは、インボイスの未払い期間を示す売掛金年齢表など、事業者が売掛金のステータスを監視するのに役立つさまざまなレポートを生成できます。このようなリアルタイムの分析により、事業者は顧客の支払い行動に関する重要なインサイトを得ることができます。

• 与信管理: 一部の高度なシステムでは、信用格付け機関と連携したり、機械学習アルゴリズムを使用したりすることで、顧客の信用価値を評価できます。これは、事業者が新規または既存の顧客に与信条件を提供する際のリスクを管理するのに役立ちます。

• 法令遵守と記録保持: 自動化システムは、業界の規制や会計基準に準拠した記録の管理を支援します。これは特に、厳格な報告義務を遵守する必要があるビジネスにとって役に立ちます。

• 連携: ほとんどの AR 自動化ソリューションは、会計システムなどの他のソフトウェアアプリケーションと連携するように設計されています。これにより、ビジネス内の複数の機能間でデータの一貫性が確保されます。

売掛金管理の自動化がビジネスにもたらすもの

売掛金管理の自動化は、コスト削減や顧客関係の改善など、ビジネスに変革的なメリットをもたらします。ここでは、そのメリットの一部を紹介します。

• インボイス発行プロセスにかかる時間の短縮: 1 日に何百件もの取引を行う卸売ビジネスを想像してみてください。取引ごとに手動でインボイスを作成すると、時間がかかり、ミスが起こりやすくなります。自動化システムは、販売データベースからデータをすばやく取得し、正確なインボイスを瞬時に生成できます。この迅速なインボイス発行により決済が迅速化され、ビジネスの流動性が向上します。B2B Payments Innovation Readiness Playbook によると、毎月 2 万件を超えるインボイスを処理し、高レベルの自動化ツールを使用しているビジネスでは、平均の支払い受け取り日数が 55 日であるのに対し、ほとんどまたはまったく自動化されていないビジネスでは、平均の支払い受け取り日数は 78 日です。

• ミスの削減と正確性の向上: サービスとしてのソフトウェア (SaaS) 事業者が手動設定の使用量指標に基づいてクライアントに請求を行う場合、請求チームはサービスログからこれらの指標を抽出する必要があります。このプロセスには時間がかかり、人為的なミスが発生する可能性があります。売掛金管理の自動化ソフトウェアは、サービスログと連携して請求に必要な正確な指標を自動的に取得することで、精度を高めることができます。

• フォローアップと支払いリマインダーの自動化: 建設会社では、短期プロジェクトと長期プロジェクトが混在し、それぞれ請求のマイルストーンが異なる場合があります。マイルストーンごとにリマインダーを忘れずに送信することは、従業員にとって管理上の負担となる可能性があります。自動化システムでは、支払い期日の 1 週間前やマイルストーンに到達した直後など、あらかじめ決められた間隔で支払いリマインダーを送信するようにプログラムできるため、会計チームの負担が軽減されます。

• リアルタイム分析による現金管理の改善: 多くのサブスクリプションベースのオンラインプラットフォームでは、顧客の支払い行動をよく理解することでメリットを享受できます。自動化システムは、支払い遅延の割合、不審請求の申請の頻度、一般的な支払いスケジュールなどの傾向をリアルタイムで分析できます。このデータを得ることで、意思決定者は賢明な財務戦略を構築できます。

• 顧客関係管理の強化: 個人と法人の購読者がいる出版社を想像してみてください。自動請求では、個人の顧客には簡略化されたインボイスを送り、法人の顧客には社内会計に必要な詳細な内訳を送るといった、パーソナライズされたインボイス発行が可能です。インボイス発行プロセスをカスタマイズすることで、顧客体験を向上させ、顧客が戻ってくる可能性を高めることができます。

• 法令遵守と記録保持の強化: 医療機関にとって、米国における医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律 (HIPAA) などの規制基準を遵守することは大きな関心事です。自動売掛金管理システムは、すべての取引が関連規制に準拠した形式で記録されるようにすることで、法令遵守の負担を軽減できます。

• 他のシステムとの容易な連携: 製造業では、在庫管理、調達管理、顧客管理など、それぞれ別のシステムが稼働している場合があります。AR 自動化ソフトウェアは、これらすべてのシステムと連携できるため、データを一元化し、部門間の調整を簡素化できます。

売掛金管理の自動化は、正確性、効率性、そして主要なメリットをあらゆる分野のビジネスにもたらします。事業者が求めているものが、請求の迅速化、法令遵守の強化、洞察力を反映した分析の強化のいずれであっても、自動化は売掛金の複雑さを管理するための効果的なソリューションとして機能します。

Stripe Invoicing で売掛金管理の自動化を実現する方法

自動売掛金管理ソリューションの選択は重要な意思決定であり、ビジネスニーズを慎重に分析し、利用可能なオプションを比較する必要があります。Stripe Invoicing は、幅広いビジネスの AR 自動化を可能にするカスタマイズ可能なソリューションです。Stripe Invoicing の概要は次のとおりです。

• グローバル決済の迅速化: 適切なタイミングで実行される決済はあらゆるビジネスの基礎であり、遅延すると業務に支障をきたす可能性があります。Stripe Invoicing はモバイルに対応しており、デバイス間のアクセスが最適化されます。大部分の Stripe のインボイスは 3 日以内に売上処理されるため、ユーザーは請求に対する迅速な入金を期待できます。

• 使いやすさ: インボイスの作成と送付は、大変な作業に思えるかもしれません。Stripe を使用すると、開始プロセスが簡単になります。コーディングの必要はなく、ユーザーはデジタルまたは PDF のインボイスをデザインし、パーソナライズして、迅速に送付できます。これにより、特に技術に詳しくない人にとって、請求プロセスが簡素化されます。

• さまざまなニーズに応じた柔軟な構成: ビジネスによってニーズはさまざまですが、Stripe はこれに対処するためのカスタマイズ可能な請求プラットフォームを提供します。対象となる支払いが継続支払いであっても、1 回限りの支払いであっても、このシステムはカード送金などのさまざまな手段に柔軟に対応します。ユーザーは、割引や税率などの追加の詳細を組み込んで、システムをさまざまなユースケースに適応させることができます。

• 拡張性: ビジネスの成長に合わせて、Stripe の請求システムも適応していきます。インボイス発行プロセスやメールリマインダーなどの機能を変更するように設計されたアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) を使用すると、事業者は拡大する運用ニーズに合わせてプラットフォームを調整できます。

• 多言語および多通貨対応: Stripe Invoicing は 25 以上の言語をサポートし、135 以上の通貨を処理できるため、ユーザーはグローバル市場に対応できるようになります。また、顧客の所在地に決済手段を適応させることができます。この国際的なサポートにより、クロスボーダー取引がよりスムーズになります。

• 業務の効率化: Stripe のインボイス作成ツールは、ビジネスの業務効率化に役立ちます。ユーザーはインボイスを管理する、包括的なレポートを表示する、インボイスを支払い済みとしてマークするなどのタスクをダッシュボードから直接実行できます。いくつかの売掛金管理タスクを自動化し、インボイスを管理するスペースを顧客に提供することで、事業者は手作業を最小限に抑え、時間とリソースを節約できます。