Grundlegendes zur Automatisierung von Forderungen: Begriffsdefinition und Probleme, die damit gelöst werden können

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  1. Einführung
  2. Was sind Forderungen?
  3. Was ist die Automatisierung der Forderungen?
  4. Wie funktioniert die Automatisierung der Forderungen?
  5. So hilft die Automatisierung der Forderungen Ihrem Unternehmen
  6. So ermöglicht Stripe Invoicing die Automatisierung der Forderungen

Forderungen sind ein grundlegender Bestandteil der Finanzoperationen eines Unternehmens. Historisch gesehen können sie jedoch ineffizient und anfällig für menschliche Fehler sein und wertvolle Ressourcen verschlingen. Mit dem Aufkommen technologiegestützter Lösungen für diese Probleme hat sich die Automatisierung der Forderungen von einer nützlichen Funktion zu einer betrieblichen Notwendigkeit für Unternehmen entwickelt. Die Automatisierung der Forderungen kann einen schwerfälligen, zeitaufwändigen Prozess in einen optimierten und präziseren Vorgang verwandeln: 87 % der Unternehmen, die ihre Forderungen automatisieren, berichten von einer Verbesserung der allgemeinen Prozessgeschwindigkeit. 75 % geben an, dass sie durch die Automatisierung ihren Kundinnen und Kunden eine bessere Erfahrung liefern können, so das B2B Payments Innovation Readiness Playbook.

Die Automatisierung der Forderungen und die damit verbundenen Vorteile zu kennen, ist zu einem wichtigen Thema für Unternehmen geworden, die ihre Abläufe modernisieren wollen. Nachfolgend erfahren Sie, was die Automatisierung von Forderungen ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie für Unternehmen bietet und wie Stripe Invoicing diesen Wandel unterstützt.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was sind Forderungen?
  • Was ist die Automatisierung der Forderungen?
  • Wie funktioniert die Automatisierung der Forderungen?
  • So hilft die Automatisierung der Forderungen Ihrem Unternehmen
  • So ermöglicht Stripe Invoicing die Automatisierung der Forderungen

Was sind Forderungen?

Forderungen bezeichnen die ausstehenden Rechnungen eines Unternehmens oder die Gelder, die Kundinnen und Kunden diesem Unternehmen schulden. Dieser Finanzbegriff, der in der Bilanz eines Unternehmens in einem Posten ausgewiesen wird, gibt den Gesamtbetrag an, der von Kundinnen und Kunden für gelieferte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen geschuldet wird, aber noch nicht bezahlt wurde. Wenn ein Unternehmen ein Produkt oder eine Dienstleistung liefert und die Kundinnen und Kunden später bezahlen lässt, wird der geschuldete Betrag als Forderung verbucht.

Was ist die Automatisierung der Forderungen?

Unter Automatisierung der Forderungen versteht man den Einsatz von Technologie zur Automatisierung einer Vielzahl von Aufgaben und Prozessen, die mit der Verwaltung der Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kundinnen und Kunden verbunden sind. Dazu gehören eine Reihe von Aktivitäten wie die Erstellung von Rechnungen, das Versenden von Zahlungserinnerungen, der Abgleich von Zahlungseingängen und die Erstellung von Finanzberichten im Zusammenhang mit Forderungen. Diese Lösungen, die Algorithmen des maschinellen Lernens, Cloud-Computing und Datenanalyse nutzen, vereinfachen Prozesse und bieten gleichzeitig ein Maß an Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit, das bisher nur schwer oder gar nicht zu erreichen war.

Wie funktioniert die Automatisierung der Forderungen?

Die Automatisierung der Forderungen setzt Technologie ein, um die mit diesem wichtigen Geschäftsfeld verbundenen Aktivitäten zu verwalten, zu verfolgen und zu vereinfachen. Zu den verschiedenen Komponenten der Automatisierung von Forderungen gehören:

  • Erstellung und Sendung von Rechnungen: Mithilfe automatisierter Software können Rechnungen anhand von Daten aus anderen Geschäftssystemen erstellt werden, z. B. aus dem Auftragsmanagement oder aus Plattformen für das Customer Relationship Management (CRM). Sobald die Rechnung erstellt ist, kann das System sie per E-Mail oder auf anderem elektronischen Weg direkt an die Kundin oder den Kunden senden, sodass Druck und Postversand entfallen.

  • Zahlungsverfolgung und Abgleich: Sobald Zahlungen eingehen, kann ein automatisiertes System diese mit den entsprechenden Rechnungen abgleichen. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe von Zahlungsdaten und das Debitorenbuch ist immer auf dem neuesten Stand. Viele Systeme lassen sich mit Banken verbinden, um Transaktionsdetails herunterzuladen, was den Abgleich noch einfacher macht.

  • Zahlungserinnerungen: Unternehmen können automatische Mahnungen einrichten, um Kundinnen und Kunden über bevorstehende Fälligkeitstermine oder überfällige Rechnungen zu informieren. Mit diesen anpassbaren Mahnungen können Unternehmen diese in passenden Zeitabständen einplanen – beispielsweise 7, 15 oder 30 Tage nach dem Rechnungsdatum.

  • Berichte und Analysen: Automatisierungssoftware verfügt in der Regel über integrierte Berichtstools. Mit diesen Werkzeugen lassen sich eine Vielzahl von Berichten erstellen, mit denen Unternehmen den Status ihrer Forderungen überwachen können, zum Beispiel Fälligkeitsberichte, aus denen hervorgeht, wie lange Rechnungen fällig sind. Diese Art der Echtzeitanalyse kann Unternehmen wichtige Einblicke in das Zahlungsverhalten von Kundinnen und Kunden bieten.

  • Kreditmanagement: Einige moderne Systeme sind in der Lage, die Kreditwürdigkeit von Kundinnen und Kunden zu beurteilen, indem sie sich mit Ratingagenturen vernetzen lassen oder maschinelle Lernalgorithmen verwenden. Damit können Unternehmen das Risiko bei der Vergabe von Krediten an neue oder bestehende Kundinnen und Kunden besser steuern.

  • Einhaltung von Vorschriften und Führung von Aufzeichnungen: Mit automatisierten Systemen können Sie Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit Branchenvorschriften und Buchhaltungsstandards führen. Das ist besonders nützlich für Unternehmen, die strenge Berichtsanforderungen einhalten müssen.

  • Integration: Die meisten Lösungen zur Automatisierung von Forderungen sind so konzipiert, dass sie sich in andere Softwareanwendungen integrieren lassen, z. B. in Buchhaltungssysteme. Dadurch wird die bereichsübergreifende Datenkonsistenz innerhalb des Unternehmens sichergestellt.

So hilft die Automatisierung der Forderungen Ihrem Unternehmen

Die Automatisierung der Forderungen kann Unternehmen entscheidende Vorteile bieten, darunter Kosteneinsparungen und verbesserte Kundenbeziehungen. Im Folgenden sind einige der Vorteile aufgeführt:

  • Beschleunigung des Rechnungsstellungsprozesses: Stellen Sie sich ein Großhandelsunternehmen vor, das in der Regel Hunderte von Transaktionen pro Tag abwickelt. Die manuelle Erstellung von Rechnungen für jede einzelne Transaktion wäre zeitaufwändig und fehleranfällig. Ein automatisiertes System kann schnell Daten aus der Vertriebsdatenbank abrufen und sofort akkurate Rechnungen erstellen. Diese beschleunigte Rechnungsstellung führt zu schnelleren Zahlungen und verbessert die Liquidität des Unternehmens. Laut dem B2B Payments Innovation Readiness Playbook erhalten Unternehmen, die mehr als 20.000 Rechnungen pro Monat bearbeiten und automatisierte Tools in hohem Maße verwenden, ihre Zahlungen im Durchschnitt nach 55 Tagen. Zum Vergleich: Unternehmen, die nur wenig oder gar nicht automatisiert sind, erhalten ihre Zahlungen im Durchschnitt nach 78 Tagen.

  • Weniger Fehler und höhere Genauigkeit: Wenn ein Software-as-a-Service(SaaS)-Unternehmen seine Kundschaft auf der Grundlage von Nutzungsmetriken in einer manuellen Einrichtung abrechnet, muss das Abrechnungsteam diese Metriken aus den Serviceprotokollen extrahieren. Dieser Prozess kann zeitaufwändig sein und lässt Raum für menschliche Fehler. Software zur Automatisierung von Forderungen kann mit den Serviceprotokollen verknüpft werden, sodass die für die Abrechnung benötigten Kennzahlen automatisch ermittelt werden und so die Genauigkeit erhöht wird.

  • Automatisierung von Nachverfolgungsmaßnahmen und Zahlungserinnerungen: Ein Bauunternehmen hat in der Regel eine Mischung aus kurzfristigen und langfristigen Projekten, die jeweils unterschiedliche Abrechnungszeitpunkte haben. Sich daran zu erinnern, für jeden Meilenstein Mahnungen zu versenden, könnte für die Beschäftigten eine administrative Belastung darstellen. Ein automatisiertes System kann so programmiert werden, dass es in bestimmten Abständen Zahlungserinnerungen versendet, z. B. eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum oder unmittelbar nach Erreichen eines Meilensteins. Dadurch wird das Buchhaltungsteam entlastet.

  • Verbessert das Liquiditätsmanagement durch Echtzeitanalysen: Viele abonnementbasierte Online-Plattformen würden von einem besseren Einblick in das Zahlungsverhalten ihrer Kundinnen und Kunden profitieren. Automatisierte Systeme können Echtzeitanalysen erstellen, die Trends wie den Prozentsatz verspäteter Zahlungen, die Häufigkeit von angefochtenen Zahlungen und allgemeine Zahlungsfristen aufzeigen. Mit diesen Daten können die Entscheidungsträger/innen intelligente Finanzstrategien entwickeln.

  • Verbessert das Kundenbeziehungsmanagement: Stellen Sie sich ein Verlagshaus mit Einzel- und Firmenabonnenten vor. Die automatisierte Rechnungsstellung ermöglicht eine personalisierte Rechnungsstellung, bei der einzelne Kundinnen und Kunden eine vereinfachte Rechnung erhalten, während Unternehmenskundschaft die detaillierten Aufschlüsselungen erhält, die sie für ihre interne Buchhaltung benötigt. Eine maßgeschneiderte Rechnungsstellung kann die Kundenerfahrung verbessern und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Kundinnen und Kunden bei Ihnen bleiben.

  • Unterstützt die Compliance und das Führen von Aufzeichnungen: Für Gesundheitsdienstleister ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in den Vereinigten Staaten ein wichtiges Anliegen. Automatisierte Systeme für Forderungen können den Compliance-Aufwand verringern, indem sie dafür sorgen, dass alle Transaktionen in einem Format aufgezeichnet werden, das mit den einschlägigen Vorschriften übereinstimmt.

  • Ermöglicht eine einfache Integration in andere Systemen: Fertigungsunternehmen verfügen häufig über separate Systeme für die Bestandsverwaltung, die Beschaffung und die Kundenverwaltung. Die Software zur Automatisierung der Forderungen kann mit all diesen Systemen verknüpft werden, wodurch die Daten zentralisiert und die abteilungsübergreifende Koordination vereinfacht wird.

Die Automatisierung der Forderungen bringt Unternehmen aller Branchen Genauigkeit, Effizienz und entscheidende Vorteile. Ganz gleich, ob ein Unternehmen eine schnellere Rechnungsstellung, eine bessere Compliance oder aufschlussreichere Analysen benötigt – die Automatisierung ist eine effektive Lösung für die komplexe Verwaltung der Forderungen.

So ermöglicht Stripe Invoicing die Automatisierung der Forderungen

Die Wahl einer automatisierten Lösung für die Forderungen ist eine wichtige Entscheidung, die eine sorgfältige Analyse der Anforderungen Ihres Unternehmens und einen Vergleich der verfügbaren Optionen erfordert. Stripe Invoicing ist eine anpassbare Lösung, die die Automatisierung der Forderungen für eine Vielzahl von Unternehmen ermöglicht. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über das Angebot von Stripe Invoicing:

  • Schnellere globale Zahlungen: Pünktliche Zahlungen sind ein Eckpfeiler für jedes Unternehmen. Verzögerungen können den Betrieb beeinträchtigen. Stripe Invoicing ist mobil einsetzbar und optimiert den Zugriff über verschiedene Geräte. Die meisten Stripe-Rechnungen werden in weniger als drei Tagen beglichen. Das bedeutet, dass die Nutzer/innen mit einer schnelleren Bezahlung ihrer Rechnungen rechnen können.

  • Nutzerfreundlichkeit: Allein der Gedanke, unzählige Rechnungen erstellen und versenden zu müssen, kann erdrückend sein. Stripe macht den Prozess der Rechnungserstellung ganz einfach: Ohne Programmierung können Nutzer/innen schnell eine digitale oder PDF-Rechnung erstellen, personalisieren und versenden. Das vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess, insbesondere für diejenigen, die technisch unerfahren sind.

  • Konfigurierbar für verschiedene Bedürfnisse: Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Stripe bietet eine anpassbare Rechnungsstellungsplattform, die diese Diversität berücksichtigt. Unabhängig davon, ob es sich um eine wiederkehrende oder einmalige Zahlung handelt, bietet das System Flexibilität durch eine Vielzahl von Methoden wie Kartenüberweisungen. Nutzer/innen können auch zusätzliche Details wie Rabatte und Steuersätze einfügen, sodass sich das System an verschiedene Use Cases anpassen lässt.

  • Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum eines Unternehmens passt sich auch das Rechnungssystem von Stripe an. Mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs), die für die Änderung von Rechnungsstellungsprozessen und Funktionen wie E-Mail-Erinnerungen entwickelt wurden, können Unternehmen die Plattform an wachsende betriebliche Anforderungen anpassen.

  • Unterstützung mehrerer Sprachen und Währungen: Durch die Unterstützung von mehr als 25 Sprachen und die Fähigkeit, mehr als 135 Währungen zu verarbeiten, stellt Stripe Invoicing sicher, dass Nutzer/innen für den globalen Markt gerüstet sind. Außerdem werden die Zahlungsmethoden an den jeweiligen Kundenstandort angepasst. Diese internationale Unterstützung macht grenzüberschreitende Transaktionen reibungsloser.

  • Optimierte Abläufe: Mithilfe des Stripe-Tools für die Rechnungsstellung können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten. Nutzer/innen können Rechnungen verwalten, umfassende Berichte einsehen und Aufgaben wie das Markieren von Rechnungen als bezahlt direkt über das Dashboard ausführen. Durch die Automatisierung verschiedener Aufgaben im Bereich der Forderungen und die Bereitstellung eines Bereichs, in dem Kundinnen und Kunden ihre Rechnungen verwalten können, können Unternehmen manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduzieren und Zeit und Ressourcen sparen.

Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und Aufklärung und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung verstanden werden. Stripe übernimmt keinerlei Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der im Leitfaden enthaltenen Angaben. Zur Klärung spezifischer Fragestellungen wenden Sie sich bitte an eine kompetente, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassene Rechtsanwältin oder Steuerberaterin bzw. an einen kompetenten, in Ihrer Gebietskörperschaft zugelassenen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

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