Ein Debitorenfälligkeitsbericht listet unbezahlte Kundenrechnungen und ungenutzte Gutschriften nach Datumsbereichen auf, wobei die Forderungen nach der Dauer ihrer Fälligkeit kategorisiert und in 30-Tage-Intervalle unterteilt werden (z. B. 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage). Mit diesem Bericht können Unternehmen überfällige Rechnungen identifizieren und den Finanzstatus ihrer Forderungen beurteilen. Laut einer Analyse von 250.000 Rechnungen aus dem Jahr 2022, die mit der Software Due versandt wurden, waren 63 % der Rechnungen für Einmalzahlungen innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Ausstellung bezahlt worden, was bedeutet, dass mehr als ein Drittel für einen Debitorenfälligkeitsbericht in Frage kam.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Unternehmen über die Fälligkeit von Forderungen wissen sollten: wie diese funktioniert, wie Sie Ihre eigenen Berichte erstellen können und welche Vorteile die Fälligkeit von Forderungen mit sich bringt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was beinhaltet ein Debitorenfälligkeitsbericht?
  
• Erstellung und Verwendung der Debitorenfälligkeitsberichte
  
• So berechnen Sie die Fälligkeit von Forderungen
  
• Vorteile der Fälligkeit von Forderungen
  

Was beinhaltet ein Debitorenfälligkeitsbericht?

Ein Debitorenfälligkeitsbericht enthält üblicherweise die folgenden Elemente:

• Kundeninformationen: Die Kundin oder der Kunde oder Unternehmensname. Sie können auch Kontaktinformationen oder eine Kontonummer angeben.

• Rechnungsdetails: Die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und der fällige Gesamtbetrag.

• Fälligkeitskategorien: Die Fälligkeitskategorien geben an, wie lange eine Rechnung bereits aussteht. Gängige Kategorien sind 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und mehr als 90 Tage.

• Fällige Beträge: Der fällige Betrag in jeder Fälligkeitskategorie pro Kundin oder Kunde und der fällige Gesamtbetrag über alle Fälligkeitskategorien pro Kundin oder Kunde. Der Bericht kann auch eine Gesamtsumme aller fälligen Forderungen enthalten.

• Gutschriften: Die Berichte können Details zu nicht verwendeten Gutschriften enthalten, die auf eine Rechnung gewährt werden.

• Kommentare: Die Berichte können einen Abschnitt für Kommentare oder Notizen enthalten, in dem Einzelheiten zu Inkassomaßnahmen, Zahlungsvereinbarungen oder andere relevante Informationen aufgeführt sind.

Erstellung und Verwendung der Debitorenfälligkeitsberichte

Erstellung des Berichts

Unternehmen können Fälligkeitsberichte entweder manuell über Tabellenkalkulationen erstellen oder diese Berichte über eine Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware automatisieren, die Daten direkt aus dem Debitorenbuch abruft. Diese Software kann auch automatische Zahlungserinnerungen an Kundinnen und Kunden senden. Einige Unternehmen integrieren ihre Fälligkeitsberichte auch in Customer-Relationship-Management(CRM)-Systeme, um Finanzdaten mit Daten zur Kundeninteraktion zu kombinieren.

Je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens können die Fälligkeitsberichte so angepasst werden, dass sie zusätzliche Informationen wie Zahlungsbedingungen, frühere Inkassomaßnahmen oder Anmerkungen zur Kommunikation mit der Kundin oder dem Kunden enthalten. Im Folgenden beschreiben wir die grundlegenden Schritte zur Erstellung eines Debitorenfälligkeitsberichts:

• Stellen Sie Rechnungen zusammen.
  
• Legen Sie Zeitintervalle für die Einstufung fest (z. B. 0–30 Tage, 31–60 Tage).
  
• Kategorisieren Sie die Rechnungen nach dem Zeitraum, in dem sie nicht bezahlt worden sind.
  
• Berechnen Sie die Kundensalden für jede Kategorie.
  
• Berechnen Sie die Gesamtsalden für jede Kategorie.
  

Aktualisieren Sie diese Berichte regelmäßig (viele Unternehmen aktualisieren sie monatlich). Auf diese Weise wird der aktuelle Stand der Forderungen wiedergegeben und eine hilfreiche Dokumentation für eventuelle Finanzprüfungen erstellt.

Analysieren des Berichts

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen des Fälligkeitsberichts ein, meist auf wöchentlicher oder monatlicher Basis, um die Forderungen im Auge zu behalten und überfällige Forderungen frühzeitig zu erkennen. Unternehmen nutzen den Bericht, um die folgenden Problembereiche zu bewerten:

• Säumige Konten: Ermitteln Sie, welche Kunden/Kundinnen mit ihren Zahlungen im Verzug sind und wie lange ihre Rechnungen schon überfällig sind. Achten Sie auf Konten, die schon lange überfällig sind, denn das sind Ihre Problemkonten, die sofortiges Handeln erfordern.

• Kreditrichtlinien: Bewerten Sie die Wirksamkeit der Kreditrichtlinien und -praktiken, einschließlich klarer Zahlungsbedingungen, Strafen bei Zahlungsverzug und möglicher Anreize für frühzeitige Zahlungen. Häufige oder hohe Außenstände in den älteren Kategorien weisen eventuell auf zu großzügige oder nicht wirksam durchgesetzte Richtlinien hinweisen.

• Uneinbringliche Forderungen: Bewerten Sie das Risiko von Forderungsausfällen. Je länger eine Rechnung nicht bezahlt wird, desto unwahrscheinlicher ist ihre Bezahlung: Die Analyse 2022 von Due ergab, dass die Wahrscheinlichkeit, dass eine nicht innerhalb von 90 Tagen nach Erhalt bezahlte Rechnung beglichen wird, sehr gering ist – nur 18 %.

• Muster oder Trends: Achten Sie auf Trends, die auf allgemeinere Probleme hinweisen, wie häufige Verzögerungen bei bestimmten Kunden/Kundinnen oder Probleme mit konkreten Produkten oder Dienstleistungen, die zu Zahlungsanfechtungen und Zahlungsverzögerungen führen können. Notieren Sie, in welchen Fälligkeitszeiträumen die meisten nicht bezahlten Forderungen anfallen.

Handeln nach dem Bericht

Nutzen Sie die aus den Fälligkeitsberichten gewonnenen Erkenntnisse, um Ihre Kreditrichtlinien zu verbessern, die Kommunikation mit Ihren Kundinnen und Kunden zu optimieren und die allgemeinen Verfahren des Forderungsmanagements zu verbessern. Auf der Grundlage des Berichts können Unternehmen die folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Priorisieren Sie Ihre Inkassomaßnahmen: Verwenden Sie den Bericht, um Prioritäten für Ihre Inkassomaßnahmen zu setzen. Konzentrieren Sie sich auf die ältesten Außenstände, da diese ein höheres Risiko dafür darstellen, zu uneinbringlichen Forderungen zu werden.

• Senden Sie Zahlungserinnerungen: Wenden Sie sich an Kunden/Kundinnen mit überfälligen Rechnungen. Gehen Sie auf alle auftretenden Probleme ein, wie zum Beispiel angefochtene Zahlungen.

• Verfolgen Sie rechtliche Schritte: Bei Konten, die trotz Ihrer Bemühungen um die Einziehung über einen längeren Zeitraum offen bleiben, sollten Sie überlegen, ob es sich lohnt, rechtliche Schritte einzuleiten, um die Gelder einzutreiben. Dieser Weg sollte der letzte sein, da er kostspielig und zeitaufwendig sein kann.

• Verhandeln Sie Zahlungspläne: Unternehmen können mit ihren Kundinnen und Kunden Zahlungspläne aushandeln, um geschuldete Beträge schrittweise einzutreiben.

• Passen Sie Ihre Kreditrichtlinien an: Wenn Sie feststellen, dass es bei bestimmten Kunden/Kundinnen oder Branchen zu Zahlungsverzug kommt, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Kreditbedingungen für diese Gruppen zu überprüfen und eventuell anzupassen. Unternehmen können die Kreditbedingungen anpassen, um schnellere Zahlungen zu verlangen, oder zu Vorauszahlungen oder Nachnahmebedingungen übergehen.

• Prognostizieren Sie den Cashflow: Passen Sie Ihre Finanzprognose an, je nachdem, wie viel Geld laut Bericht eingehen sollte.

• Schreiben Sie uneinbringliche Forderungen ab: Wenn die Forderung als uneinbringlich erachtet wird, kann das Unternehmen beschließen, den Betrag als uneinbringliche Forderung abzuschreiben.

• Setzen Sie proaktive Maßnahmen ein: Ziehen Sie proaktive Maßnahmen in Betracht, wie zum Beispiel die Durchführung von Bonitätsprüfungen bei Neukundinnen und Neukunden oder die Forderung von Anzahlungen oder Teilzahlungen im Voraus für große Aufträge oder Dienstleistungen.

So berechnen Sie die Fälligkeit von Forderungen

• Erfassen Sie Rechnungsdaten
  Sammeln Sie alle ausstehenden Rechnungen. Dokumentieren Sie das Rechnungsdatum, den Kundennamen und den fälligen Betrag.

• Bestimmen Sie die Fälligkeitszeiträume
  Legen Sie die Zeiträume fest, die Sie für die Fälligkeit der Forderungen verwenden möchten.

• Kategorisieren Sie jede Rechnung
  Berechnen Sie die Anzahl der Tage, die eine Rechnung offen ist. Ordnen Sie sie in den entsprechenden Fälligkeitszeitraum ein.

• Berechnen Sie die Gesamtsumme der Kunden/Kundinnen
  Organisieren Sie Rechnungen nach Kunde und Fälligkeitszeitraum. Berechnen Sie den von jeder Kundin oder jedem Kunden geschuldeten Gesamtbetrag für jeden Fälligkeitszeitraum.

• Erstellen Sie den Bericht
  Fertigen Sie eine Tabelle oder ein Arbeitsblatt an, in der die einzelnen Kunden/Kundinnen auf der vertikalen Achse und die Fälligkeitskategorien auf der horizontalen Achse aufgeführt sind. Füllen Sie die Tabelle mit den addierten Beträgen für jede Kundin oder jeden Kunden und jede Kategorie aus. Fügen Sie unten in jeder Spalte eine Summe hinzu, um den Gesamtbetrag der Forderungen in jeder Fälligkeitskategorie zu sehen.

Beispielrechnung

Stellen Sie sich für diese Beispielrechnung ein Unternehmen mit drei ausstehenden Rechnungen vor:

• Rechnung A: 1.000 EUR, ausgestellt vor 20 Tagen

• Rechnung B: 2.000 EUR, ausgestellt vor 40 Tagen

• Rechnung B: 3.000 EUR, ausgestellt vor 75 Tagen

Bei der Berechnung der Fälligkeit fällt Rechnung A in die Kategorie 0–30 Tage, Rechnung B in die Kategorie 31–60 Tage und Rechnung C in die Kategorie 61–90 Tage. Im Bericht werden diese Einstufungen berücksichtigt und die Beträge für jede Kategorie addiert, sodass sich eine Gesamtsumme von 1.000 EUR für 0–30, 2.000 EUR für 31–60 und 3.000 für 61–90 ergibt.

Vorteile der Fälligkeit von Forderungen

• Verbessertes Cashflow-Management: Wenn Unternehmen die überfälligen Rechnungen im Auge behalten, können sie sicherstellen, dass sie über die notwendigen Mittel für den Betrieb und für Investitionen verfügen.

• Weniger uneinbringliche Forderungen: Indem Sie überfällige Rechnungen umgehend identifizieren und bearbeiten, können Unternehmen die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Rechnungen uneinbringlich werden.

• Überprüfung der Kundenbonität: Anhand des Fälligkeitsberichts können Unternehmen die Kreditwürdigkeit ihrer Kundinnen und Kunden beurteilen und ihre Kreditbedingungen entsprechend anpassen.

• Effizientere Inkassoverfahren: Debitorenfälligkeitsberichte ermöglichen es Unternehmen, strategische Inkassoverfahren zu implementieren, die den überfälligen Forderungen Priorität einräumen.

• Informierte Finanzplanung: Der Fälligkeitsbericht liefert ein klares Bild der erwarteten Mittelzuflüsse aus Forderungen und dient als Grundlage für die Finanzplanung.

• Aufsichtsrechtliche Compliance und Berichterstattung: Mithilfe von Debitorenfälligkeitsberichten können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften nachweisen und Berichtsanforderungen erfüllen.

• Besseres Beziehungsmanagement: Unternehmen können Debitorenfälligkeitsberichte nutzen, um Kundinnen und Kunden mit finanziellen Schwierigkeiten zu erkennen und mit ihnen zu kommunizieren. So können sie Lösungen finden, die für beide Seiten vorteilhaft sind und zu einer positiven Kundenbeziehung beitragen.