POS ソフトウェアについて: 概要、仕組み、選び方

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  1. はじめに
  2. POS ソフトウェアとは
  3. POS ソフトウェアの用途
  4. POS 端末と POS ソフトウェア
    1. POS 端末
    2. POS ソフトウェア
  5. POS ソフトウェアとペイメントゲートウェイ
    1. POS ソフトウェア
    2. ペイメントゲートウェイ
  6. POS ソフトウェアの仕組み
  7. POS ソフトウェアの選び方

POS ソフトウェアは、単純なレジから包括的なデジタルプラットフォームへと、この数年間で大きな変化を遂げています。POS システムの使用は取引だけにとどまらず、ビジネスと利用者とのやり取りや日常業務の管理にも利用されています。Grand View Research のレポートによると、世界の POS ソフトウェア市場は、2022 年に約 120 億米ドルに達しています。

最新の POS システムの機能は多彩です。在庫管理や詳細な売上レポートの作成から利用者とのやり取りの管理まで、このプラットフォームはビジネスのワークフローを改善する上で不可欠な役割を果たします。その多機能性により、ビジネスはさまざまなタスクを統合し、複雑さを軽減して効率を高めることができます。

ビジネスが利用者の変化する期待と効率のバランスを取る上で、適切な POS システムを選ぶことの重要性はますます高まっています。ここでは、特定のビジネスニーズに適した POS ソリューションを見つけるために知っておくべきことをご紹介します。

この記事の内容

  • POS ソフトウェアとは
  • POS ソフトウェアの用途
  • POS 端末と POS ソフトウェア
  • POS ソフトウェアとペイメントゲートウェイ
  • POS ソフトウェアの仕組み
  • POS ソフトウェアの選び方

POS ソフトウェアとは

POS ソフトウェアは、ビジネスが販売取引を実施・管理するためのデジタルソリューションです。このソフトウェアは多くの場合、バーコードスキャナー、領収書プリンター、カードリーダーといった売上のキャプチャーや確定処理を行うハードウェアデバイスと連携しています。

モバイルおよびクラウドベースのテクノロジーにより、POS ソフトウェアは、従来のレジからスマートフォンやタブレットまでさまざまなデバイスで操作できます。このように柔軟性が高いため、ビジネスは利用者により効果的にサービスを提供でき、どこからでも売上データにアクセス可能です。

POS ソフトウェアの用途

POS ソフトウェアは、POS システムという広範なカテゴリーとは異なり、取引処理や関連するビジネス運営に必要なデジタル機能に重点を置いています。ここでは、POS ソフトウェアがビジネスに何をもたらすかについて詳しく見ていきます。

  • 取引処理
    根本的に、POS ソフトウェアは販売取引のプロセスを処理するために設計されています。アイテムのレジ登録、合計の計算、割引の適用、さまざまな決済フォーム (クレジットカード、デビットカード、デジタルウォレットなど) の処理などを行います。

  • 在庫管理
    POS ソフトウェアの主な機能の 1 つは、販売したアイテムの追跡です。ビジネスはリアルタイムで在庫レベルを追跡できるため、在庫不足を防ぎ、速やかに再注文スケジュールを立てることができるようになります。

  • 売上のレポートと分析
    POS ソフトウェアは、販売傾向、人気商品、取引のピーク時間に関するデータを収集して提示できます。ビジネスはこのようなインサイトを活用して、仕入れ、人員配置、マーケティングについて情報に基づいた決定を下すことができます。

  • 顧客管理
    購入履歴や好みなどの利用者データを追跡することで、カスタマーサービスの改善や的確なマーケティングキャンペーンを実現できます。多くの POS ソフトウェアソリューションにこの機能が搭載されており、ビジネスは利用者との関係を深め、リピーターを増やすことができます。

  • 従業員の管理と追跡
    売上や在庫以外に、POS ソフトウェアでは従業員のパフォーマンスも追跡できます。勤務時間の記録、歩合の計算、売上目標の設定などの機能があります。

  • ロイヤルティおよびプロモーション機能
    顧客維持率やリピーターを増やすために、POS ソフトウェアにはロイヤルティプログラム、ギフトカード、特別なプロモーションを管理するための機能が組み込まれていることがよくあります。

  • 税額計算
    特に複数の管轄区域で事業を展開しているビジネスでは税コードが複雑なため、POS ソフトウェアは、売上税や付加価値税 (VAT) などの適切な税金を自動で計算し、取引に適用します。

  • 注文管理
    レストランやサービスベースの企業に特に関連する機能ですが、POS ソフトウェアでは特別な注文、テーブル割り当て、予約、サービススケジュールなどの管理が可能で、スムーズな業務と顧客満足を実現できます。

  • 連携機能
    最新の POS ソフトウェアには大抵、他のソフトウェアツールやプラットフォームと連携する機能が搭載されています。たとえば、E コマースサービス、会計ソフトウェア、サードパーティの顧客関係管理 (CRM) システムと同期して、まとまりのあるデジタル環境を構築できます。

全体として、POS ソフトウェアは販売業務を支えるデジタルブレインとして機能し、スムーズな取引を促進するとともにビジネスのさまざまな側面を改善するデータや機能を提供します。

POS 端末と POS ソフトウェア

POS 端末と POS ソフトウェアは、決済処理において関連性はあるものの異なる役割を果たします。2 つの違いを詳しく見ていきましょう。

POS 端末

  • ハードウェア重視: POS端末は主に取引で使用される物理デバイスを指し、この端末で商品やサービスの支払いが行われます。スタンドアロンデバイスの場合もあれば、連携システムの場合もあります。
  • 決済処理: この端末は支払い取引を円滑化します。支払いカードの読み取り、利用者の署名のキャプチャー、さらには必要に応じてモバイル決済QR コードのスキャンも行います。
  • 直接のやり取り: 利用者は多くの場合、カードのスワイプ、PIN の入力、非接触型決済カードまたはデバイスのタップなど、POS 端末で直接やり取りします。

POS ソフトウェア

  • ソフトウェア重視: 端末は物理デバイスですが、POS ソフトウェアはデバイス上で動作するデジタルソリューションです。端末の操作と機能を強化します。
  • 多様性: POS ソフトウェアは、従来のレジから最新のタブレットやスマートフォンまで、さまざまなデバイスにインストールできます。
  • 幅広い機能: このソフトウェアは取引を処理するだけではありません。在庫管理、顧客データの追跡、販売パターンの分析、さらには他のビジネスシステムとの連携も可能です。
  • ユーザーとのやり取り: 通常、スタッフやビジネス担当者はソフトウェアインターフェイスを通して売上の記録、在庫レベルのチェック、売上レポートの確認を行います。

つまり、POS 端末は取引の際に利用者と行う実際のやり取りが主になりますが、POS ソフトウェアはより深く掘り下げて、売上や関連業務の管理をサポートするツールやリソースを提供します。この両方の要素は連携します。端末はゲートウェイであり、ソフトウェアはインテリジェンスや機能を処理します。

POS ソフトウェアとペイメントゲートウェイ

決済処理の領域では、「POS ソフトウェア」と「ペイメントゲートウェイ」という 2 つの用語がよく登場します。両者は一見似ているように見えますが、取引プロセスでの機能は異なります。2 つの違いを見ていきましょう。

POS ソフトウェア

  • 一元的なインターフェイス: POS ソフトウェアは、ビジネスが売上取引を管理できるデジタルダッシュボードとして機能します。このインターフェイスは通常、店員やレジ係が販売、返品、交換を処理するために使用します。
  • 多機能の役割: 取引を処理するだけでなく、POS ソフトウェアは、在庫管理、販売傾向の監視、顧客データの追跡などのタスクも処理できます。
  • 直接的なビジネス利用: 主に実店舗を持つビジネスが操作し、対面取引を効果的に管理できます。

ペイメントゲートウェイ

  • オンライン取引: ペイメントゲートウェイは、主にオンライン決済のオーソリと処理を行うサービスです。ビジネスと利用者の間のデジタル仲介者と考えてください。
  • セキュリティ重視: ペイメントゲートウェイは、クレジットカード番号などの機密情報を暗号化して、利用者、ビジネス、銀行の間でデータが安全にやり取りされるようにします。
  • 広範な適用性: 通常、POS ソフトウェアは物理的な場所で使用されますが、ペイメントゲートウェイは E コマースストア、サブスクリプションベースのプラットフォーム、オンラインサービスプロバイダーなどのオンライン設定で主に使用されます。

POS ソフトウェアとペイメントゲートウェイはどちらも決済処理で機能しますが、それぞれ異なる環境に対応しています。POS ソフトウェアは、店内での物理的な取引や全体的な販売管理で主に利用されます。対照的に、ペイメントゲートウェイは主にオンライン取引を安全に進めること、ビジネスと利用者の両者がオンラインプロセスを信頼できるようにすることに焦点を当てています。

POS ソフトウェアの仕組み

ビジネスが決済処理に POS ソフトウェアを使用する際の包括的な目標は、利用者とビジネスの両者にとってスムーズで安全かつ効率的な体験を促進することです。POS ソフトウェアはさまざまな機能を複雑に管理し、取引処理を合理化します。ここでは、POS ソフトウェアの機能について詳しく説明します。

  • 取引の開始: 利用者の購入準備が整ったら、店員がアイテムまたはサービスを手作業またはバーコードスキャンでソフトウェアに入力します。この入力により、売上のデジタル記録が作成されます。

  • 価格計算: ソフトウェアが、適用可能な割引、プロモーション、またはロイヤルティポイントを考慮して、価格合計を計算します。製品やサービス、販売場所に基づいて、税金が自動的に加算されます。

  • 支払いの選択: 利用者が好みの支払い方法を決定します。POS ソフトウェアは、クレジットカードやデビットカード、デジタルウォレット、さらにはストアクレジットやギフトカードなど、さまざまな方法に対応しています。

  • 決済処理: 電子決済を選んだ場合、ソフトウェアはペイメントゲートウェイに接続します。このゲートウェイが支払いの詳細を関連金融機関に安全に送信し、確認が行われます。

  • オーソリ: 支払いの詳細がカード発行会社やクレジット機関に照らして確認されます。支払い可能でカードが有効な場合、取引がオーソリされます。

  • 確定: POS ソフトウェアが取引ステータスを受け取ります。承認されると確認メッセージが表示され、デジタルまたは紙の領収書が作成されます。

  • 在庫調整: ソフトウェアは、販売されたアイテムに基づいて店舗の在庫数を自動的に調整します。この機能により、最新の在庫レベルが表示され、再注文が必要なアイテムにフラグが立てられます。

  • 売上データの集計: 各取引がログに記録され、データが保存されます。このデータを活用して、販売傾向の分析、売れ筋アイテムの追跡、全体的なパフォーマンスの測定を行うことができます。

  • 利用者データの管理: 利用者の情報をキャプチャーしているビジネスでは、POS ソフトウェアで利用者の詳細を保存・管理し、マーケティングキャンペーンやロイヤルティプログラムの特典のカスタマイズに役立てることができます。

  • 1 日の終わりの照合: 営業終了時に、ソフトウェアはすべての取引を集計し、販売、返品、その他の関連指標のサマリーを提供します。この日次レポートは財務追跡に役立ち、会計目的に使用できます。

  • データの同期とバックアップ: クラウドベースの POS ソフトウェアソリューションでは、取引データやその他の関連指標が定期的にクラウドに同期されます。このバックアップにより、データの安全が確保され、さまざまな場所やデバイスからのアクセスが可能になります。

基本的に、POS ソフトウェアは、販売の開始から財務照合まで一連のプロセスを 1 つのシステムにまとめることによって機能します。そうすることで取引が合理化され、ビジネスは価値のあるインサイトを得て、業務効率を高めることができます。

POS ソフトウェアの選び方

ビジネスに適した POS ソフトウェアを選択するには、各オプションの評価が重要です。ここでは、選択プロセスに役立つガイドをご紹介します。

  • 業務要件
    ビジネスに固有の要件を特定することから始めます。たとえば、小売店は迅速な決済プロセスを優先しますが、レストランは注文のカスタマイズを重視します。サービス業は、高度なスケジュール機能を評価する可能性があります。業務上のニーズを正確に把握すると、選択肢を絞ることができます。

  • 機能の確認
    ビジネスで定期的に実施しているすべての機能を文書化します。その中で、POS ソフトウェアが支援できるものを確認します。ほとんどの POS システムが決済処理を管理しますが、ロイヤルティプログラムの連携、請求書作成機能、リモート決済オプション、返金、チップ処理といったその他の機能についても検討します。ビジネスで使用する機能にしっかりと適合するシステムを選択します。

  • ハードウェアの互換性
    すでに所有しているハードウェアや購入を予定しているハードウェアと互換性がある POS ソフトウェアを選ぶ必要があります。バーコードスキャナー、領収書プリンター、キャッシュドロアのいずれにしても、選択するソフトウェアがこれらのデバイスと簡単に連携できることを確認します。

  • ソフトウェアの属性
    ソフトウェアの特性が日常業務に影響することがあります。たとえば、一部の POS ソリューションはクラウド上で動作し、リアルタイムのデータアクセスやリモート管理が可能というメリットがあります。また、複数のオペレーティングシステムと互換性があるソフトウェアを選択して柔軟性を高めることも効果的です。

  • 費用の評価
    経済的影響は重要な要因です。取引ごとに課金する POS システムもあれば、月額料金の POS システムもあります。ビジネスモデルや予算に合った料金体系モデルを選びましょう。

  • カスタマーサポートの評価
    ダウンタイムや技術的なトラブルは速やかに解決される必要があります。メール、チャット、電話といった複数のチャネルで 24 時間体制のサポートを提供する POS ソリューションを優先しましょう。

  • セキュリティの影響
    金融取引の機密性を考えると、セキュリティを妥協することはできません。エンドツーエンドの暗号化などの手段でデータを保護する POS システムを選びましょう。

  • 将来性
    ビジネスの進化に合わせて、POS システムも対応できるものでなければなりません。ソフトウェアアップデート、新機能の連携、ビジネスの成長に対応した拡張を容易に行えるソリューションを探しましょう。

  • テストの機会
    ソフトウェアを直接体験することが重要です。無料トライアル、ライブデモ、詳細なドキュメントを利用することで、提供されるオプションがビジネスニーズに適しているかどうかを明確に知ることができます。

  • 外部からのフィードバック
    外部の意見を集めます。同業他社の動向や顧客レビューを確認します。このようなフィードバックから、システムの長期的な信頼性やパフォーマンスに関するインサイトを得られます。

適切な POS ソフトウェアを見つけるには、反省、調査、評価を組み合わせる必要があります。このプロセスに時間をかけると、ビジネスニーズを満たし、先取りしたソリューションを見つけられる可能性が高くなります。

Stripe Terminal の詳細とカスタマイズ性に優れた POS 機能については、こちらをご覧ください。

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