POS-software heeft in de loop der jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt, van eenvoudige kassa's tot uitgebreide digitale platforms. Het gebruik van POS-software beperkt zich niet tot transacties – het bepaalt ook hoe bedrijven met klanten omgaan en hun dagelijkse activiteiten beheren. Volgens een rapport van Grand View Research zal de wereldwijde markt voor POS-software in 2030 naar verwachting 27,71 miljard dollar bereiken.

De mogelijkheden van moderne POS-systemen zijn enorm. Van voorraadbeheer en het genereren van gedetailleerde verkooprapporten tot het afhandelen van klantcontacten voor kleine bedrijven: deze platforms spelen een cruciale rol bij het verbeteren van bedrijfsprocessen. Omdat ze multifunctioneel zijn, helpen ze bedrijven taken te bundelen en te vereenvoudigen, wat de efficiëntie verhoogt.

Nu bedrijven een balans moeten vinden tussen veranderende klantverwachtingen en efficiëntie, wordt het steeds belangrijker om het juiste POS-systeem te kiezen. Dit is wat je moet weten om de juiste POS-softwareoplossing te vinden voor jouw specifieke bedrijfsbehoeften.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is POS-software (point-of-sale)?
  
• Waar wordt POS-software voor gebruikt?
  
• Hoe werkt POS-software?
  
• POS-terminal versus POS-software
  
• POS-software versus betaalgateway
  
• Hoe kies je POS-software?
  
• Hoe Stripe Terminal kan helpen
  

Wat is point-of-sale (POS)-software?

POS-software is een digitale oplossing waarmee bedrijven verkooptransacties kunnen uitvoeren en beheren. Deze software werkt vaak samen met hardware, zoals barcodescanners, printers voor ontvangstbewijzen en kaartlezers, om verkopen te registreren en af te ronden.

Dankzij mobiele en cloudgebaseerde technologieën werkt POS-software op verschillende apparaten, van traditionele kassa’s tot smartphones en tablets. Door deze flexibiliteit kunnen bedrijven hun klanten effectiever bedienen en hebben ze vrijwel overal toegang tot hun verkoopgegevens.

Verschillende soorten bedrijven hebben verschillende soorten POS-systemen nodig. Dit zijn de belangrijkste soorten POS-systemen:

• Traditionele POS-systemen

• Mobiele POS-systemen

• POS-systemen in de cloud

• POS-systemen voor zelfbediening

• Kiosk-POS-systemen

• POS-systemen met meerdere kanalen

Waar wordt POS-software voor gebruikt?

POS-software richt zich, los van de bredere categorie van POS-systemen, op de digitale functionaliteiten die nodig zijn voor transactieverwerking en gerelateerde bedrijfsvoering. Hieronder gaan we uitvoeriger in op wat POS-software voor bedrijven kan betekenen:

• Transactieverwerking
  In de kern is POS-software ontworpen om het proces van verkooptransacties af te handelen. Dit omvat het scannen van artikelen, het berekenen van totalen, het toepassen van kortingen en het verwerken van verschillende betaalmethoden, zoals creditcards, debitcards en digitale wallets.

• Voorraadbeheer
  Een van de belangrijkste functies van POS-software is het bijhouden van artikelen terwijl ze worden verkocht. Dit betekent dat bedrijven de voorraadniveaus in realtime kunnen bijhouden, waardoor ze voorkomen dat artikelen uitverkocht raken en ze snel nieuwe bestellingen kunnen plaatsen.

• Verkooprapportages en analyses
  POS-software kan gegevens verzamelen en presenteren over verkooptrends, populaire producten en piekmomenten in transacties. Deze inzichten stellen bedrijven in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over inkoop, personeelsbezetting en marketing.

• Klantbeheer
  POS-software is niet hetzelfde als een CRM-systeem (Customer Relationship Management), maar ze kunnen vaak samenwerken voor een beter inzicht in het gedrag van klanten. Het bijhouden van klantgegevens, zoals aankoopgeschiedenis en voorkeuren, kan leiden tot betere klantenservice en gerichte marketingcampagnes.

• Beheer en bijhouden van werknemers
  Naast verkoop en voorraad kan POS-software ook de prestaties van medewerkers bijhouden. Functies kunnen bestaan uit het registreren van uren, het berekenen van commissies en zelfs het vaststellen van verkoopdoelen.

• Loyaliteits- en promotiefuncties
  Om klantbehoud en terugkerende klanten te stimuleren, heeft POS-software vaak ingebouwde mogelijkheden om loyaliteitsprogramma's, cadeaubonnen en speciale promoties te beheren.

• Belastingberekening
  Gezien de complexiteit van belastingregels, vooral voor bedrijven die in verschillende rechtsgebieden actief zijn, berekent en past POS-software automatisch de juiste belastingen toe op transacties, zoals omzetbelasting of belasting over de toegevoegde waarde (btw).

• Beheer van bestellingen
  POS-software is vooral relevant voor restaurants of dienstverlenende bedrijven en kan speciale bestellingen, tafelindelingen, reserveringen of dienstroosters beheren, wat zorgt voor een soepele bedrijfsvoering en klanttevredenheid.

• Integratiemogelijkheden
  Moderne POS-software kan vaak worden geïntegreerd met andere softwaretools of platforms. Zo kan het bijvoorbeeld worden gesynchroniseerd met e-commerce-diensten, boekhoudsoftware of CRM-systemen van derden, waardoor een samenhangende digitale omgeving voor bedrijven ontstaat.

Over het algemeen fungeert POS-software als het digitale brein achter de verkoopactiviteiten. Het zorgt voor soepele transacties en biedt ook gegevens en functionaliteiten om verschillende aspecten van een bedrijf te verbeteren.

Hoe werkt POS-software?

Wanneer een bedrijf POS-software gebruikt voor het afhandelen van betalingen, is het overkoepelende doel om een soepele, veilige en efficiënte ervaring voor de klant en het bedrijf te faciliteren. POS-software beheert verschillende functies en stroomlijnt het transactieproces. Hier volgt een gedetailleerd overzicht van hoe POS-software werkt:

• Transactie initiëren: wanneer een klant klaar is om een aankoop te doen, voert de verkoopmedewerker de artikelen of diensten in de software in, handmatig of door barcodes te scannen. Met deze invoer ontstaat een digitale registratie van de verkoop.

• Prijsberekening: de software berekent de totale kosten, rekening houdend met eventuele geldende kortingen, promoties of loyaliteitspunten. Belastingen worden automatisch toegevoegd op basis van de producten of diensten en de locatie van de verkoop.

• Betalingskeuze: de klant kiest zijn of haar favoriete betaalmethode. POS-software ondersteunt verschillende methoden, waaronder creditcards en debitcards, digitale wallets en zelfs winkelkrediet of cadeaubonnen.

• Betaling in gang zetten: als de gekozen methode elektronisch is, maakt de software verbinding met een betaalgateway. Deze gateway stuurt de betalingsgegevens veilig door naar de betreffende financiële instelling voor verificatie.

• Bevestiging: de POS-software ontvangt de transactiestatus. Als de betaling is geautoriseerd, verschijnt er een bevestigingsbericht en kan er een digitaal of afgedrukt kassabonnetje worden gegenereerd.

• Voorraadaanpassingen: de software past de voorraadcijfers van de winkel automatisch aan op basis van de verkochte artikelen. Deze functie biedt een actueel overzicht van de voorraadniveaus en markeert artikelen die opnieuw besteld moeten worden.

• Compilatie van verkoopgegevens: elke transactie wordt gelogd, waardoor een database van gegevens ontstaat. Met deze gegevens kunnen bedrijven verkooptrends analyseren, best verkochte artikelen bijhouden en de algehele prestaties meten.

• Reconciliatie aan het einde van de dag: aan het einde van de werkdag telt de software alle transacties bij elkaar op en geeft een overzicht van de omzet, retouren en andere relevante statistieken. Dit dagelijkse rapport helpt bij het bijhouden van de financiën en kan worden gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden.

• Gegevenssynchronisatie en back-up: voor cloudgebaseerde POS-softwareoplossingen worden transactiegegevens en andere relevante statistieken regelmatig gesynchroniseerd met de cloud. Deze back-up zorgt voor gegevensveiligheid en biedt toegang vanaf meerdere locaties of apparaten.

In principe werkt POS-software door een reeks processen te integreren in één samenhangend systeem. Van het starten van een verkoop tot de financiële reconciliatie: deze software maakt transacties mogelijk en biedt bedrijven waardevolle inzichten en operationele efficiëntie.

POS-terminal versus POS-software

Een POS-terminal en POS-software vervullen verwante maar toch verschillende rollen bij betalingsverwerking. Laten we de verschillen tussen de twee eens op een rijtje zetten:

POS-terminal

• Verwerkt fysieke transacties: een POS-terminal verwijst vooral naar het fysieke apparaat dat bij transacties wordt gebruikt, waar betalingen voor goederen en diensten plaatsvinden. Dit kunnen losstaande apparaten of geïntegreerde systemen zijn.
  
• Verwerkt betalingsgegevens: deze terminal faciliteert betalingstransacties door betaalkaarten te lezen, handtekeningen van klanten vast te leggen of zelfs QR-codes te scannen voor mobiele betalingen indien nodig.
  
• Ondersteunt interactie met klanten: klanten hebben vaak direct contact met POS-betaalterminals, of dat nu is door een kaart door te halen, een pincode in te voeren of een contactloze betaalkaart of apparaat te tappen.
  

POS-software

• Voert transacties uit: terwijl de terminal het fysieke apparaat is, is de POS-software de digitale oplossing die op dat apparaat draait. Deze zorgt ervoor dat de terminal werkt en alle functies uitvoert.
  
• Past zich aan verschillende apparaten aan: POS-software kan op verschillende apparaten worden geïnstalleerd, van traditionele kassa’s tot moderne tablets en smartphones.
  
• Beheert bredere bedrijfsfuncties: naast het afhandelen van transacties kan deze software ook de voorraad beheren, klantgegevens bijhouden, verkooppatronen analyseren en integreren met andere bedrijfssystemen.
  
• Maakt werkzaamheden van het personeel mogelijk: meestal werken medewerkers of bedrijfspersoneel met de software-interface om verkopen te registreren, voorraadniveaus te controleren of verkooprapporten te bekijken.
  

Terwijl een POS-terminal zich richt op de tastbare interactie met de klant tijdens een transactie, gaat de POS-software dieper: deze biedt tools en middelen om bedrijven te helpen bij het beheren van de verkoop en aanverwante activiteiten. Beide elementen werken samen: de terminal is de toegangspoort en de software zorgt voor de intelligentie en functionaliteit.

POS-software versus betaalgateway

Op het gebied van betalingsverwerking zijn twee veelgebruikte termen “POS-software” en “betaalgateways.” Hoewel ze op elkaar lijken, vervullen ze verschillende functies in het transactieproces. Dit is hoe ze van elkaar verschillen:

POS-software

• Beheert de verkoop in de winkel: POS-software fungeert als een digitaal dashboard waar bedrijven verkooptransacties kunnen beheren. Deze interface wordt meestal gebruikt door winkelmedewerkers of kassamedewerkers om verkopen, retouren en omruilingen te verwerken.
  
• Verzorgt bredere bedrijfsfuncties: naast het verwerken van transacties kan POS-software ook taken uitvoeren zoals voorraadbeheer, het monitoren van verkooptrends en het bijhouden van klantgegevens.
  
• Maakt controle op winkelniveau mogelijk: het wordt voornamelijk gebruikt door bedrijven met fysieke winkels, waardoor ze verkooptransacties in de winkel effectief kunnen beheren.
  

Betaalgateway

• Autoriseert en verwerkt online betalingen: een betaalgateway is een dienst die voornamelijk online betalingen autoriseert en verwerkt. Zie het als een digitale tussenpersoon tussen een bedrijf en zijn klanten.
  
• Beschermt gevoelige betalingsgegevens: betaalgateways versleutelen gevoelige informatie, zoals creditcardnummers, zodat gegevens veilig worden doorgegeven tussen de klant, het bedrijf en de bank.
  
• Ondersteunt online en afstandsverkoop: terwijl POS-software meestal in fysieke winkels wordt gebruikt, worden betaalgateways vooral ingezet in online omgevingen zoals e-commercewinkels, abonnementsplatforms of online dienstverleners.
  

Zowel POS-software als betaalgateways spelen een rol in betalingsprocessen, maar ze zijn bedoeld voor verschillende omgevingen. POS-software heeft te maken met fysieke transacties in de winkel en algemeen verkoopbeheer. Betaalgateways richten zich daarentegen vooral op het veilig faciliteren van online transacties, zodat bedrijven en klanten kunnen vertrouwen op het online proces.

Hoe kies je POS-software?

Hier is een gids om je te helpen bij het kiezen van de juiste POS-software voor je bedrijf:

• Bepaal je operationele behoeften
  Begin met het in kaart brengen van de specifieke vereisten van je bedrijf. Een winkel kan bijvoorbeeld prioriteit geven aan snelle afrekenprocessen, terwijl een restaurant misschien meer waarde hecht aan het aanpassen van bestellingen. Dienstverlenende bedrijven vinden geavanceerde planningsfuncties wellicht belangrijk. Wees duidelijk over je operationele behoeften om je keuzes te beperken.

• Stem functies af op je zakelijke taken
  Noteer alle taken die je bedrijf regelmatig uitvoert. Bij welke daarvan kan POS-software helpen? Hoewel de meeste POS-systemen betalingen afhandelen, moet je ook kijken naar andere aspecten, zoals integratie met loyaliteitsprogramma’s, factureringsmogelijkheden, opties voor betalingen op afstand, terugbetalingen en fooien. Kies een systeem dat goed aansluit bij de functionaliteiten waar je bedrijf op vertrouwt.

• Controleer de compatibiliteit met je hardware
  Je keuze van POS-software moet compatibel zijn met de hardware die je al bezit of van plan bent te kopen. Of het nu gaat om barcodescanners, kassabonprinters of kassalades, zorg ervoor dat de software die je kiest probleemloos integreert met deze apparaten.

• Evalueer de flexibiliteit en toegankelijkheid van de software
  De kenmerken van de software kunnen van invloed zijn op de dagelijkse bedrijfsvoering. Sommige POS-oplossingen werken bijvoorbeeld in de cloud, waardoor bedrijven het voordeel hebben dat ze toegang hebben tot realtime gegevens en op afstand kunnen beheren. Het is ook voordelig om software te kiezen die compatibel is met meerdere besturingssystemen voor flexibiliteit.

• Zorg dat je het prijsmodel begrijpt
  Financiële gevolgen zijn een belangrijke factor. POS-systemen verdienen geld door kosten per transactie of maandelijkse servicekosten in rekening te brengen. Kies een prijsmodel dat past bij jouw businessmodel en budget.

• Geef prioriteit aan de beschikbaarheid van klantenondersteuning
  Uitval of technische storingen vereisen een snelle oplossing. Geef prioriteit aan POS-oplossingen die 24 uur per dag ondersteuning bieden via verschillende kanalen, zoals e-mail, chat en telefoon.

• Controleer de gegevensbeveiligingsnormen
  POS-systemen moeten de hoogste beveiligingsnormen hanteren, gezien het gevoelige karakter van financiële transacties. Het is belangrijk om een POS-systeem te kiezen dat gegevens beschermt met maatregelen zoals end-to-end-encryptie.

• Houd rekening met schaalbaarheid en updates
  Naarmate je bedrijf zich ontwikkelt, moet je POS-systeem gelijke tred houden. Zoek naar oplossingen die eenvoudige software-updates, integratie van nieuwe functies en schaalbaarheid mogelijk maken om de groei van het bedrijf te ondervangen.

• Test je tarieven voordat je ze vastlegt
  Het kan waardevol zijn om de software zelf te ervaren. Een gratis proefperiode, live demonstratie of gedetailleerde documentatie helpen je te beslissen of een bepaalde optie bij je zakelijke behoeften past.

• Verzamel feedback uit de praktijk
  Verzamel meningen van buitenaf. Kijk wat andere bedrijven in jouw branche doen en bekijk klantbeoordelingen. Dit soort feedback kan inzicht geven in de betrouwbaarheid en prestaties van het systeem op de lange termijn.

Het vinden van de juiste POS-software vereist een combinatie van zelfreflectie, onderzoek en evaluatie. Als je de nodige tijd in dit proces investeert, is de kans groter dat je een oplossing vindt die aan je zakelijke behoeften voldoet en daarop anticipeert.

Hoe Stripe Terminal kan helpen

Stripe Terminal werkt met en kan worden geïntegreerd in POS-systemen voor snelgroeiende startups, platforms en ondernemingen die op zoek zijn naar toonaangevende betalingsprestaties en -mogelijkheden. Check onze documentatie voor meer info.