Point-of-Sale(POS)-Software hat im Laufe der Jahre einen großen Wandel erfahren und sich von einfachen Kassensystemen zu umfassenden digitalen Plattformen entwickelt. Der Einsatz von POS-Software beschränkt sich nicht nur auf Transaktionen, sondern prägt auch die Art und Weise, wie Unternehmen mit Kunden/Kundinnen interagieren und das Tagesgeschäft verwalten. Der globale Markt für POS-Software wird laut einem Bericht von Grand View Research im Jahr 2030 voraussichtlich 27,71 Mrd. USD erreichen.

Moderne POS-Systeme haben enorme Möglichkeiten. Von der Bestandsverwaltung über die Erstellung detaillierter Verkaufsberichte bis hin zur Handhabung von Kundeninteraktionen für kleine Unternehmen spielen diese Plattformen eine wesentliche Rolle bei der Verbesserung der Geschäftsabläufe. Da sie multifunktional sind, helfen sie Unternehmen, Aufgaben zu konsolidieren und zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern.

Da Unternehmen steigende Kundenerwartungen und Effizienz miteinander in Einklang bringen müssen, wird die Wahl des richtigen POS-Systems immer wichtiger. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie wissen sollten, um die richtige POS-Software für Ihre speziellen Geschäftsanforderungen zu finden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Point-of-Sale(POS)-Software?
  
• Wofür wird POS-Software verwendet?
  
• Wie funktioniert POS-Software?
  
• POS-Datenterminal im Vergleich zu POS-Software
  
• POS-Software im Vergleich zu Zahlungsgateways
  
• So wählen Sie POS-Software aus
  
• So kann Stripe Terminal Sie unterstützen
  

Was ist Point-of-Sale(POS)-Software?

Point-of-Sale-Software ist eine digitale Lösung, mit der Unternehmen Verkaufstransaktionen durchführen und verwalten können. Diese Software wird häufig mit Hardwaregeräten wie Barcodescannern, Belegdruckern und Kartenlesegeräten kombiniert, um Verkäufe zu erfassen und abzuschließen.

Mobile und cloudbasierte Technologien ermöglichen den Einsatz von POS-Software auf verschiedenen Geräten, von traditionellen Kassen bis hin zu Smartphones und Tablets. Dank dieser Flexibilität können Unternehmen ihre Kunden/Kundinnen effektiver bedienen und von praktisch überall auf ihre Verkaufsdaten zugreifen.

Verschiedene Arten von Unternehmen benötigen unterschiedliche Arten von POS-Systemen. Hier sind die wichtigsten Arten von POS-Systemen:

• Herkömmliche POS-Systeme

• Mobile POS-Systeme

• Cloudbasierte POS-Systeme

• Self-Service-POS-Systeme

• Kiosk-POS-Systeme

• Multi-Channel-POS-Systeme

Wofür wird POS-Software verwendet?

POS-Software, die sich von der umfassenderen Kategorie der POS-Systeme unterscheidet, umfasst die digitalen Funktionen, die für die Transaktionsabwicklung und die damit verbundenen Geschäftsabläufe erforderlich sind. Im Folgenden erhalten Sie einen detaillierten Überblick darüber, was POS-Software für Unternehmen leisten kann:

• Transaktionsabwicklung
  POS-Software ist im Wesentlichen für die Abwicklung von Verkaufstransaktionen konzipiert. Dazu gehören das Abrufen von Artikeln, die Berechnung von Gesamtbeträgen, die Anwendung von Rabatten und die Verarbeitung verschiedener Formen von Zahlungen, etwa per Kreditkarte, Debitkarte oder Digital Wallet.

• Bestandsverwaltung
  Eine der wichtigsten Funktionen der POS-Software ist die Dokumentation der verkauften Artikel. Das bedeutet, dass Unternehmen den Überblick über die Lagerbestände in Echtzeit behalten können, um zu vermeiden, dass Bestände nicht mehr vorrätig sind, und um schnelle Nachbestellungen zu ermöglichen.

• Verkaufsberichte und Analysen
  Die POS-Software kann Daten über Verkaufstrends, beliebte Produkte und Hauptumsatzzeiten erfassen und darstellen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über Einkauf, Personal und Marketing zu treffen.

• Kundenverwaltung
  POS-Software ist nicht das Gleiche wie ein CRM-System (Customer Relationship Management, Verwaltung von Kundenbeziehungen), aber beides kann in vielen Fällen zusammenarbeiten, um einen besseren Überblick über das Kundenverhalten zu ermöglichen. Die Überwachung von Kundendaten, einschließlich der Kaufhistorie und der Präferenzen, kann zu einem besseren Kundenservice und gezielten Marketingkampagnen führen.

• Mitarbeiterverwaltung und -dokumentation
  Neben den Verkäufen und dem Inventar kann die POS-Software auch die Leistung der Mitarbeitenden verfolgen. Zu den Funktionen gehören etwa die Erfassung von Arbeitsstunden, die Berechnung von Provisionen und sogar die Festlegung von Verkaufszielen.

• Funktionen für Kundenbindung und Werbung
  Um die Kundenbindung und das Wiederholungsgeschäft zu fördern, verfügt POS-Software häufig über integrierte Funktionen zur Verwaltung von Kundenbindungsprogrammen, Geschenkkarten und Sonderaktionen.

• Steuerberechnung
  Vor dem Hintergrund der Komplexität der Steuercodes, insbesondere für Unternehmen, die in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen tätig sind, berechnet POS-Software automatisch die entsprechenden Steuern, wie beispielsweise die Sales Tax oder die Umsatzsteuer (USt.), und wendet sie auf Transaktionen an.

• Bestellungsmanagement
  Besonders wichtig für Restaurants oder Dienstleistungsbetriebe ist die POS-Software für die Verwaltung von Sonderbestellungen, Tischzuweisungen, Reservierungen oder Serviceplänen, um einen reibungslosen Betrieb und die Zufriedenheit der Kunden/Kundinnen zu gewährleisten.

• Integrationsmöglichkeiten
  Moderne POS-Software kann oft in andere Softwaretools oder Plattformen integriert werden. Sie kann beispielsweise auf E-Commerce-Dienste, Buchhaltungssoftware oder CRM-Systeme von Drittanbietern abgestimmt werden, wodurch eine einheitliche digitale Umgebung für Unternehmen geschaffen wird.

Insgesamt fungiert die POS-Software als digitales Gehirn hinter den Verkaufsabläufen. Sie ermöglicht reibungslose Transaktionen und stellt außerdem Daten und Funktionen zur Verbesserung verschiedener Aspekte eines Unternehmens bereit.

Wie funktioniert POS-Software?

Wenn ein Unternehmen POS-Software für die Zahlungsabwicklung einsetzt, besteht das vorrangige Ziel darin, einen reibungslosen, sicheren und effizienten Ablauf sowohl für die Kundin bzw. den Kunden als auch für das Unternehmen zu gewährleisten. POS-Software dient der Verwaltung verschiedener Funktionen und optimiert den Transaktionsablauf. Im Folgenden finden Sie einen detaillierten Überblick über die Funktionsweise von POS-Software:

• Einleitung einer Transaktion: Wenn eine Kundin oder ein Kunde bereit ist, einen Kauf zu tätigen, gibt die Verkäuferin bzw. der Verkäufer die Artikel oder Dienstleistungen in die Software ein – entweder manuell oder durch Scannen von Barcodes. Diese Eingabe erzeugt eine digitale Aufzeichnung des Verkaufs.

• Preisberechnung: Die Software berechnet die Gesamtkosten unter Berücksichtigung von Rabatten, Werbeaktionen oder Treuepunkten. Die Steuern werden automatisch auf der Grundlage der Produkte oder Dienstleistungen und des Ortes, an dem der Verkauf stattfindet, hinzugefügt.

• Auswahl der Zahlungsart: Der Kunde/Die Kundin wählt seine/ihre bevorzugte Zahlungsmethode. Die POS-Software kann eine Vielzahl von Methoden unterstützen, darunter Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und sogar Geschäftsguthaben oder Geschenkkarten.

• Einleitung der Zahlung: Wenn die gewählte Methode elektronisch ist, stellt die Software eine Verbindung zu einem Zahlungsgateway her. Dieses Gateway überträgt die Zahlungsdaten zur Überprüfung sicher an das entsprechende Finanzinstitut.

• Bestätigung: Die POS-Software erhält den Transaktionsstatus. Wenn die Zahlung autorisiert wird, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt und es kann ein digitaler oder gedruckter Zahlungsbeleg erstellt werden.

• Anpassungen der Bestände: Die Software passt die Bestandszahlen des Geschäfts automatisch an die verkauften Artikel an. Diese Funktion bietet einen aktuellen Überblick über die Lagerbestände und weist auf Artikel hin, die nachbestellt werden müssen.

• Zusammenstellung von Verkaufsdaten: Jede Transaktion wird protokolliert, um einen Datenbestand zu erstellen. Diese Daten ermöglichen es Unternehmen, Verkaufstrends zu analysieren, die meistverkauften Artikel zu verfolgen und die Gesamtleistung zu messen.

• Abgleich am Tagesende: Bei Geschäftsschluss fasst die Software alle Transaktionen zusammen und erstellt eine Zusammenfassung der Verkäufe, Rückgaben und anderer relevanter Metriken. Dieser tägliche Bericht hilft bei der finanziellen Überwachung und kann für Buchhaltungszwecke verwendet werden.

• Datensynchronisierung und -sicherung: Bei cloudbasierten POS-Softwarelösungen werden die Transaktionsdaten und andere relevante Metriken regelmäßig mit der Cloud synchronisiert. Diese Sicherung gewährleistet die Datensicherheit und ermöglicht den Zugriff von mehreren Standorten oder Geräten aus.

Grundsätzlich funktioniert POS-Software, indem sie eine Reihe von Abläufen in ein zusammenhängendes System integriert. So werden Transaktionen von der Anbahnung eines Verkaufs bis zum Finanzabgleich vereinfacht und Unternehmen erhalten wertvolle Einblicke und operative Effizienz.

POS-Datenterminal im Vergleich zu POS-Software

Ein POS-Datenterminal und eine POS-Software erfüllen zwar ähnliche, aber dennoch unterschiedliche Aufgaben bei der Zahlungsabwicklung. Betrachten wir nun die Unterschiede zwischen beiden:

POS-Terminal

• Abwicklung physischer Transaktionen: Ein POS-Datenterminal ist vor allem das physische Gerät, das bei Transaktionen verwendet wird und an dem Zahlungen für Waren und Dienstleistungen vorgenommen werden. Es kann sich um eigenständige Geräte oder integrierte Systeme handeln.
  
• Verarbeitung der Eingabe von Zahlungen: Dieses Datenterminal erleichtert den Zahlungsverkehr, indem es Zahlungskarten liest, Unterschriften von Kunden/Kundinnen erfasst oder sogarQR-Codes für mobile Zahlungen scannt.
  
• Unterstützung der Interaktion mit Kunden/Kundinnen: Kundinnen und Kunden interagieren oft direkt mit POS-Datenterminals, entweder durch das Durchziehen einer Karte, die Eingabe einer PIN oder das Antippen einer Karte oder eines Geräts für kontaktlose Zahlungen.
  

POS-Software

• Ausführung von Transaktionsabläufen: Während das Datenterminal das physische Gerät ist, ist die POS-Software die digitale Lösung, die auf diesem Gerät betrieben wird. Sie steuert den Betrieb und die Funktionalitäten des Datenterminals.
  
• Geräteübergreifende Anpassung: POS-Software kann auf verschiedenen Geräten installiert werden, von traditionellen Kassen bis hin zu modernen Tablets und Smartphones.
  
• Verwaltung umfassenderer Geschäftsfunktionen: Über die Abwicklung von Transaktionen hinaus kann diese Software auch den Bestand verwalten, Kundendaten verfolgen, Umsatzmuster analysieren und in andere Geschäftssysteme integriert werden.
  
• Unterstützung von Personalabläufen: In der Regel interagieren Mitarbeiter/innen oder Unternehmenspersonal mit der Softwareschnittstelle, um Verkäufe einzutragen, Lagerbestände zu überprüfen oder Verkaufsberichte einzusehen.
  

Während es bei einem POS-Terminal hauptsächlich um die greifbare Interaktion mit der Kundin oder dem Kunden während einer Transaktion geht, verfolgt die POS-Software einen tiefgreifenderen Ansatz und stellt Tools und Ressourcen bereit, die Unternehmen bei der Verwaltung von Verkäufen und damit verbundenen Vorgängen helfen. Beide Elemente arbeiten zusammen: Das Datenterminal ist das Gateway und die Software sorgt für die Intelligenz und Funktionalität.

POS-Software im Vergleich zu Zahlungsgateways

Im Bereich der Zahlungsabwicklung stellen „POS-Software“ und „Zahlungs-Gateways“ zwei gängige Begriffe dar. Auch wenn sie auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, erfüllen sie unterschiedliche Funktionen im Transaktionsprozess. Im Folgenden werden die Unterschiede erläutert:

POS-Software

• Verwaltung von Vertriebsabläufen vor Ort: Die POS-Software fungiert als digitales Dashboard, auf dem Unternehmen Verkaufstransaktionen verwalten können. Diese Schnittstelle wird in der Regel von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen im Geschäft oder Kassierern/Kassiererinnen verwendet, um Verkäufe, Rückgaben und Umtausch zu bearbeiten.
  
• Handhabung umfassenderer Geschäftsfunktionen: Neben der reinen Abwicklung von Transaktionen kann POS-Software auch Aufgaben wie die Verwaltung des Bestands, die Überwachung von Verkaufstrends und die Verfolgung von Kundendaten übernehmen.
  
• Erleichterung der Kontrolle auf Ladenebene: Diese Lösungen werden hauptsächlich von Unternehmen in einer stationären Umgebung genutzt, um Transaktionen vor Ort effektiv verwalten können.
  

Zahlungsgateway

• Autorisierung und Weiterleitung von Online-Zahlungen: Ein Zahlungsgateway ist ein Dienst, der hauptsächlich Online-Zahlungen autorisiert und verarbeitet. Betrachten Sie es als eine Art digitalen Vermittler zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden/Kundinnen.
  
• Schutz sensibler Zahlungsdaten: Zahlungsgateways verschlüsseln vertrauliche Informationen, wie z. B. Kreditkartennummern, und stellen so sicher, dass die Daten sicher zwischen der Kundin oder dem Kunden, dem Unternehmen und der Bank übertragen werden.
  
• Unterstützung von Online- und Distanzhandel: Während POS-Software in der Regel an physischen Standorten eingesetzt wird, werden Zahlungsgateways überwiegend in Online-Umgebungen wie E-Commerce-Shops, abonnementbasierte Plattformen oder von Online-Dienstleistern/-Dienstleisterinnen verwendet.
  

Sowohl POS-Software als auch Zahlungsgateways spielen eine Rolle bei Zahlungsvorgängen, sind aber auf unterschiedliche Umgebungen ausgerichtet. Bei der POS-Software geht es um die physischen Transaktionen in Geschäften und das gesamte Verkaufsmanagement. Im Gegensatz dazu konzentrieren sich Zahlungsgateways in erster Linie auf die sichere Abwicklung von Online-Transaktionen und stellen sicher, dass sowohl Unternehmen als auch Kunden/Kundinnen dem Online-Verfahren vertrauen können.

So wählen Sie POS-Software aus

Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, der Sie bei der Auswahl der richtigen POS-Software für Ihr Unternehmen unterstützt:

• Definieren Sie Ihre betrieblichen Anforderungen
  Beginnen Sie damit, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln. Ein Einzelhandelsgeschäft kann beispielsweise Wert auf schnelle Bezahlvorgänge legen, während ein Restaurant eher auf eine individuelle Anpassung der Bestellungen bedacht sein könnte. Dienstleistungsorientierte Unternehmen schätzen möglicherweise erweiterte Planungsfunktionen. Wenn Sie Ihre betrieblichen Anforderungen genau kennen, hilft Ihnen dies dabei, Ihre Auswahl einzugrenzen.

• Passen Sie die Funktionen an Ihre geschäftlichen Aufgaben an
  Dokumentieren Sie jede Funktion, die Ihr Unternehmen regelmäßig ausführt. Bei welchen dieser Punkte kann eine POS-Software helfen? Während die meisten POS-Systeme die Zahlungsabwicklung verwalten, sollten Sie auch andere Aspekte wie die Integration von Treueprogrammen, Rechnungsstellungsfunktionen, Fernzahlungsoptionen, Rückerstattungen und Trinkgelder berücksichtigen. Wählen Sie ein System, das genau auf die Funktionen abgestimmt ist, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist.

• Prüfen Sie die Hardwarekompatibilität
  Die von Ihnen gewählte POS-Software sollte mit der Hardware kompatibel sein, die Sie bereits besitzen oder anschaffen möchten. Unabhängig davon, ob es sich dabei um Barcodescanner, Belegdrucker oder Bargeldkassen handelt, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software mühelos mit diesen Geräten zusammenarbeitet.

• Evaluieren Sie die Flexibilität und Zugänglichkeit der Software
  Die Eigenschaften der Software können den täglichen Betrieb beeinflussen. Einige POS-Lösungen arbeiten beispielsweise in der Cloud und bieten Unternehmen den Vorteil, dass sie auf Echtzeitdaten zugreifen und aus der Ferne verwalten können. Außerdem ist es aus Gründen der Flexibilität von Vorteil, Software zu wählen, die mit mehreren Betriebssystemen kompatibel ist.

• Prüfen Sie das Preismodell
  Finanzielle Auswirkungen sind ein wesentlicher Faktor. POS-Systeme erzielen Einnahmen, indem sie entweder pro Transaktion abrechnen oder monatliche Servicegebühren berechnen. Wählen Sie ein Preismodell, das zu Ihrem Geschäftsmodell und Budget passt.

• Priorisieren Sie die Verfügbarkeit von Kundensupport
  Ausfallzeiten oder technische Pannen erfordern eine schnelle Lösung. Bevorzugen Sie POS-Lösungen, die rund um die Uhr Support über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Chat und Telefon bieten.

• Verifizieren Sie Datensicherheitsstandards
  Angesichts der Vertraulichkeit von Finanztransaktionen müssen POS-Systeme die höchsten Sicherheitsstandards erfüllen. Es ist wichtig, dass Sie sich für ein POS-System entscheiden, das Ihre Daten durch Maßnahmen wie End-to-End-Verschlüsselung schützt.

• Berücksichtigen Sie bei der Planung Skalierbarkeit und Updates
  Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, sollte auch Ihr POS-System damit Schritt halten. Suchen Sie nach Lösungen, die einfache Softwareupdates, die Integration neuer Funktionen und die Skalierbarkeit für das Unternehmenswachstum ermöglichen.

• Testen Sie, bevor Sie sich festlegen
  Erfahrungen mit Software aus erster Hand können sehr wertvoll sein. Mit einer kostenlosen Testversion, einer Live-Demonstration oder einer detaillierten Dokumentation können Sie einfacher entscheiden, ob eine bestimmte Option den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

• Sammeln Sie Feedback aus der Praxis
  Holen Sie externe Meinungen ein. Informieren Sie sich darüber, welche Systeme andere Unternehmen in Ihrer Branche nutzen, und lesen Sie die Kundenrezensionen. Diese Art von Feedback kann Aufschluss über die langfristige Zuverlässigkeit und Leistung des Systems geben.

Die Suche nach der richtigen POS-Software erfordert eine Mischung aus Selbstbeobachtung, Recherche und Bewertung. Wenn Sie die erforderliche Zeit in diesen Vorgang investieren, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Lösung finden, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht und diese vorwegnimmt.

So kann Stripe Terminal Sie unterstützen

Stripe Terminal unterstützt und integriert sich in POS-Systeme für wachstumsstarke Start-ups, Plattformen und Unternehmen, die sich erstklassige Zahlungsperformance und -funktionen wünschen. Lesen Sie unsere Dokumentation, um mehr zu erfahren.