POS-software (point-of-sale) heeft in de loop der jaren een grote transformatie doorgemaakt, van eenvoudige kassa's naar uitgebreide digitale platformen. Het gebruik van POS-systemen beperkt zich niet alleen tot transacties, maar geeft ook vorm aan de manier waarop bedrijven contact hebben met klanten en de dagelijkse activiteiten beheren. Volgens een rapport van Grand View Research bereikte de wereldwijde markt voor POS-software market in 2022 bijna $ 12 miljard.

De mogelijkheden van moderne POS-systemen zijn enorm. Van het beheren van voorraad en het genereren van gedetailleerde verkooprapporten tot het beheren van klantinteracties, deze platformen spelen een integrale rol bij het verbeteren van bedrijfsworkflows. Hun multifunctionele karakter betekent dat bedrijven verschillende taken kunnen consolideren, de complexiteit kunnen verminderen en de efficiëntie kunnen verhogen.

Wanneer bedrijven een evenwicht vinden tussen veranderende verwachtingen van klanten en efficiëntie, wordt het kiezen van het juiste POS-systeem steeds belangrijker. Dit is wat je moet weten om de juiste POS-oplossing te vinden voor je specifieke bedrijfsbehoeften.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is POS-software (point-of-sale)?
  
• Waar wordt POS-software voor gebruikt?
  
• POS-terminal versus POS-software
  
• POS-software versus betaalgateway
  
• Hoe werkt POS-software?
  
• POS-software kiezen
  

Wat is POS-software (point-of-sale)?

POS-software is een digitale oplossing waarmee bedrijven verkooptransacties kunnen uitvoeren en beheren. Deze software werkt vaak met hardwareapparaten, zoals barcodescanners, kassabonprinters en kaartlezers, om verkopen vast te leggen en te voltooien.

Mobiele en cloudgebaseerde technologieën zorgen ervoor dat POS-software op verschillende apparaten kan werken, van traditionele kassa's tot smartphones en tablets. Dankzij deze flexibiliteit kunnen bedrijven hun klanten effectiever bedienen en vrijwel overal toegang krijgen tot hun verkoopgegevens.

Waar wordt POS-software voor gebruikt?

POS-software richt zich, los van de bredere categorie van POS-systemen, op de digitale functionaliteiten die nodig zijn voor transactieverwerking en gerelateerde bedrijfsvoering. Hieronder gaan we uitvoeriger in op wat POS-software voor bedrijven kan betekenen:

• Transactieverwerking
  In de basis is POS-software ontworpen om het proces van verkooptransacties af te handelen. Dit omvat het aanslaan van artikelen, het berekenen van totaalbedragen, het toepassen van kortingen en het verwerken van verschillende betalingsvormen, zoals creditcards, debitcards en digitale wallets.

• Voorraadbeheer
  Een van de belangrijkste functionaliteiten van POS-software is het bijhouden van artikelen terwijl ze worden verkocht. Dit betekent dat bedrijven de voorraadniveaus in realtime kunnen bijhouden, waardoor wordt voorkomen dat de voorraad opraakt is en snelle schema's voor het tijdig opnieuw bestellen mogelijk wordt gemaakt.

• Verkooprapportage en -analyse
  POS-software kan gegevens verzamelen en presenteren over verkooptrends, populaire producten en piektransactietijden. Met deze inzichten kunnen bedrijven weloverwogen beslissingen nemen over inkoop, personeel en marketing.

• Klantenbeheer
  Het bijhouden van klantgegevens, waaronder aankoopgeschiedenis en voorkeuren, kan leiden tot een betere klantenservice en gerichte marketingcampagnes. Veel POS-softwareoplossingen worden geleverd met deze mogelijkheid, waardoor bedrijven relaties kunnen opbouwen en herhalingsaankopen kunnen aanmoedigen.

• Beheer en bijhouden van werknemers
  Naast verkoop en voorraad kan POS-software ook de prestaties van werknemers bijhouden. Functies kunnen bestaan uit het registreren van uren, het berekenen van commissies en zelfs het stellen van verkoopdoelen.

• Loyaliteits- en promotiefuncties
  Om klantbehoud en terugkerende klanten aan te moedigen, heeft POS-software vaak ingebouwde mogelijkheden om loyaliteitsprogramma's, cadeaubonnen en speciale promoties te beheren.

• Belastingberekening
  Gezien de complexiteit van belastingwetgeving, met name voor bedrijven die in verschillende rechtsgebieden actief zijn, berekent POS-software automatisch de juiste belastingen en past deze toe, zoals omzetbelasting of belasting toegevoegde waarde (btw) op transacties.

• Beheer van bestellingen
  Met name relevant voor restaurants of dienstverlenende etablissementen, kan POS-software speciale bestellingen, tafeltoewijzingen, reserveringen of onderhoudsschema's beheren, wat zorgt voor een vlotte bedrijfsvoering en klanttevredenheid.

• Integratiemogelijkheden
  Moderne POS-software heeft vaak de capaciteit om te integreren met andere softwaretools of -platformen. Ze kunnen bijvoorbeeld synchroniseren met e-commerce diensten, boekhoudsoftware of CRM-systemen (klantrelatiebeheer) van derden. Zo creëer je een consistente digitale omgeving voor je bedrijf.

Over het algemeen fungeert POS-software als het digitale brein achter verkoopactiviteiten. Hiedoor worden soepele transacties mogelijk gemaakt en worden ook gegevens en functionaliteiten verstrekt om verschillende aspecten van een bedrijf te verbeteren.

POS-terminal versus POS-software

Een POS-terminal en POS-software vervullen verwante, maar verschillende rollen in betalingsverwerking. Laten we de verschillen tussen de twee op een rijtje zetten:

POS-terminal

• Focus op hardware: Een POS-terminal verwijst voornamelijk naar het fysieke apparaat dat wordt gebruikt bij transacties en waar betalingen voor goederen en diensten worden gedaan. Dit kunnen standalone apparaten zijn of geïntegreerde systemen.
  
• Verwerking van betalingen: deze terminal maakt betalingstransacties mogelijk door betaalkaarten te lezen, handtekeningen van klanten vast te leggen of zelfs QR-codes voor mobiele betalingen te scannen indien nodig.
  
• Directe interactie: klanten hebben vaak directe interactie met POS-terminals, of dat nu gaat om het doorhalen van een kaart, het invoeren van een pincode of het tikken op een kaart of apparaat voor contactloze betalingen.
  

POS-software

• Focus op software: Terwijl de terminal het fysieke apparaat is, is de POS-software de digitale oplossing die op dat apparaat draait. Het is de drijvende kracht achter de activiteiten en functionaliteiten van de terminal.
  
• Veelzijdigheid: POS-software kan op verschillende apparaten worden geïnstalleerd, van traditionele kassa's tot moderne tablets en smartphones.
  
• Brede functionaliteit: Deze software verwerkt niet alleen transacties. Het kan ook de voorraad beheren, klantgegevens bijhouden, verkooppatronen analyseren en zelfs integreren met andere bedrijfssystemen.
  
• Gebruikersinteractie: Doorgaans hebben werknemers of bedrijfspersoneel interactie met de software-interface om de verkoop aan te slaan, voorraadniveaus te controleren of verkooprapporten te bekijken.
  

Terwijl het bij een POS-terminal vooral draait om de tastbare interactie met de klant tijdens een transactie, gaat de POS-software dieper en biedt het tools en bronnen om bedrijven te helpen bij het beheren van verkoop- en gerelateerde activiteiten. Beide elementen werken samen: de terminal is de toegangspoort en de software verzorgt de intelligentie en functionaliteit.

POS-software versus betaalgateway

Op het gebied van betalingsverwerking, zijn twee termen die vaak naar voren komen 'POS-software' en 'betaalgateways'. Hoewel ze op het eerste gezicht op elkaar lijken, hebben ze verschillende functies in het transactieproces. Laten we onderscheid maken tussen de twee:

POS-software

• Centrale interface: POS-software fungeert als een digitaal dashboard waar bedrijven verkooptransacties kunnen beheren. Deze interface wordt meestal gebruikt door winkelmedewerkers of kassiers om verkopen, retouren en omwisselingen te verwerken.
  
• Multifunctionele rol: naast het afhandelen van transacties kan POS-software ook taken uitvoeren zoals het beheren van de voorraad, het monitoren van verkooptrends en het bijhouden van klantgegevens.
  
• Direct zakelijk gebruik: het wordt voornamelijk beheerd door bedrijven in een fysieke omgeving, waardoor ze fysieke transacties effectief kunnen bejeren.
  

Betaalgateway

• Online transacties: Een betaalgateway is een dienst waarmee voornamelijk online betalingen worden geautoriseerd en verwerkt. Zie het als een digitale tussenpersoon tussen een bedrijf en zijn klanten.
  
• Focus op beveiliging: betaalgateways versleutelen gevoelige informatie, zoals creditcardnummers, zodat gegevens veilig worden uitgewisseld tussen de klant, het bedrijf en de bank.
  
• Brede toepasbaarheid: hoewel POS-software meestal op fysieke locaties wordt gebruikt, worden betaalgateways voornamelijk gebruikt in online omgevingen zoals e-commercewinkels, op abonnementen gebaseerde platformen of online dienstverleners.
  

Zowel POS-software als betaalgateways spelen een rol in betalingsprocessen, maar ze richten zich op verschillende omgevingen. POS-software gaat meer over fysieke transacties in winkels en algemeen verkoopbeheer. Betaalgateways daarentegen focussen zich voornamelijk op het veilig mogelijk maken van online transacties, zodat zowel bedrijven als klanten het online proces kunnen vertrouwen.

Hoe werkt POS-software?

Wanneer een bedrijf POS-software gebruikt voor het afhandelen van betalingen, is het overkoepelende doel om een soepele, veilige en efficiënte ervaring mogelijk te maken voor zowel de klant als het bedrijf. POS-software beheert verschillende functionaliteiten op ingewikkelde wijze en stroomlijnt het transactieproces. Hieronder vind je een uitgebreid overzicht van hoe POS-software werkt:

• Transactie initiëren: Wanneer een klant klaar is om een aankoop te doen, voert de verkoopmedewerker de artikelen of diensten in de software in, handmatig of door barcodes te scannen. Met deze invoer ontstaat een digitale registratie van de verkoop.

• Prijsberekening: De software berekent de totale kosten, rekening houdend met eventuele geldende kortingen, promoties of loyaliteitspunten. Belastingen worden automatisch toegevoegd op basis van de producten of diensten en de locatie van de verkoop.

• Selectie van betaling: De klant bepaalt zelf de gewenste betaalmethode. POS-software is geschikt voor verschillende methoden, waaronder creditcards en debitcards, digitale wallets en zelfs winkelkrediet of cadeaubonnen.

• Verwerking van de betaling: Als de gekozen methode elektronisch is, maakt de software verbinding met een betaalgateway. Deze gateway stuurt de betaalgegevens veilig naar de relevante financiële instelling voor verificatie.

• Autorisatie: De betaalgegevens worden gecontroleerd bij de uitgevende bank of kredietinstelling. Als het saldo beschikbaar is en de kaart geldig is, wordt de transactie geautoriseerd.

• Bevestiging: De POS-software ontvangt de transactiestatus. Bij goedkeuring wordt een bevestigingsbericht weergegeven en kan een digitale of afgedrukte kassabon worden gegenereerd.

• Voorraadaanpassingen: De software past automatisch de voorraadtellingen van de winkel aan op basis van de verkochte artikelen. Deze functie biedt een actueel overzicht van de voorraadniveaus en markeert artikelen die opnieuw moeten worden besteld.

• Compilatie van verkoopgegevens: Elke transactie wordt gelogd, waardoor een database van gegevens ontstaat. Met deze gegevens kunnen bedrijven verkooptrends analyseren, best verkochte artikelen bijhouden en de algehele prestaties meten.

• Beheer van klantgegevens: Voor bedrijven die klantgegevens vastleggen, kan de POS-software deze gegevens opslaan en beheren. Hierdoor kunnen gepersonaliseerde marketingcampagnes of voordelen voor loyaliteitsprogramma's worden opgezet.

• Reconciliatie aan het einde van de dag: Aan het einde van het bedrijf telt de software alle transacties op en geeft een overzicht van verkopen, retouren en andere relevante statistieken. Dit dagelijkse rapport helpt bij het bijhouden van financiën en kan worden gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden.

• Gegevenssynchronisatie en back-up: Voor cloudgebaseerde POS-softwareoplossingen worden transactiegegevens en andere relevante statistieken regelmatig gesynchroniseerd met de cloud. Deze back-up zorgt voor gegevensveiligheid en biedt toegang vanaf meerdere locaties of apparaten.

In feite werkt POS-software door een reeks processen, van het initiëren van een verkoop tot financiële reconciliatie, te integreren in een samenhangend systeem. Dit maakt transacties mogelijk en biedt bedrijven waardevolle inzichten en operationele efficiëntie.

POS-software kiezen

Het selecteren van de juiste POS-software voor je bedrijf hangt af van het evalueren van de aspecten van elke optie. Hier is een handleiding om je te helpen bij het selectieproces:

• Operationele vereisten
  Begin met het identificeren van de specifieke vereisten van ke bedrijf. Een winkel kan bijvoorbeeld prioriteit geven aan snelle afrekenprocessen, terwijl een restaurant kan neigen naar het aanpassen van bestellingen. Dienstgerichte bedrijven kunnen waarde hechten aan geavanceerde planningsfuncties. Nauwkeurig zijn over je operationele behoeften zal nuttig zijn bij het verfijnen van je keuzes.

• Functionaliteitsonderzoek
  Documenteer elke functie die je bedrijf regelmatig uitvoert. Bij welke hiervan kan POS-software helpen? Hoewel de meeste POS-systemen de betalingsverwerking beheert, moet je rekening houden met andere aspecten, zoals integraties van loyaliteitsprogramma's, factureringsopties, opties voor betalen op afstand, terugbetalingen en fooi. Kies een systeem dat nauw aansluit bij de functionaliteiten waar je bedrijf afhankelijk van is.

• Hardwarecompatibiliteit
  Je keuze van POS-software moet compatibel zijn met de hardware die je al bezit of van plan bent te kopen. Of het nu gaat om barcodescanners, kassabonprinters of kassalades, zorg ervoor dat de software die je kiest probleemloos integreert met deze apparaten.

• Softwarekenmerken
  De kenmerken van de software kunnen van invloed zijn op de dagelijkse bedrijfsvoering. Sommige POS-oplossingen werken bijvoorbeeld in de cloud, waardoor bedrijven het voordeel hebben dat ze toegang hebben tot realtime gegevens en op afstand kunnen beheren. Het is ook voordelig om software te kiezen die compatibel is met meerdere besturingssystemen voor flexibiliteit.

• Kostenraming
  Financiële gevolgen zijn een belangrijke factor. Sommige POS-systemen brengen kosten per transactie in rekening, terwijl andere maandelijkse kosten in rekening brengen. Kies een prijsmodel dat aansluit bij je businessmodel en budget.

• Beoordeling van de klantenservice
  Uitval of technische storingen vereisen een snelle oplossing. Geef prioriteit aan POS-oplossingen die 24 uur per dag ondersteuning bieden via verschillende kanalen, zoals e-mail, chat en telefoon.

• Gevolgen voor de beveiliging
  Gezien de gevoelige aard van financiële transacties mag de beveiliging niet in het gedrang komen. Het is belangrijk om een POS-systeem te kiezen dat gegevens beschermt met maatregelen zoals end-to-end versleuteling.

• Toekomstbestendigheid
  Naarmate je bedrijf zich ontwikkelt, moet je POS-systeem gelijke tred houden. Zoek naar oplossingen die eenvoudige software-updates, integratie van nieuwe functies en schaalbaarheid mogelijk maken om de groei van het bedrijf te ondervangen.

• Mogelijkheid om te testen
  Zelf software ervaren kan waardevol zijn. Een gratis proefperiode, live demonstratie of gedetailleerde documentatie geven je een duidelijker idee of een bepaalde optie past bij je bedrijfsbehoeften.

• Externe feedback
  Verzamel externe meningen. Kijk naar wat andere bedrijven in je branche doen en bekijk klantbeoordelingen. Feedback als deze kan inzicht bieden in de betrouwbaarheid en prestaties van het systeem op de lange termijn.

Het vinden van de juiste POS-software vereist een mix van introspectie, onderzoek en evaluatie. Wanneer je tijd in dit proces investeert, is de kans groter dat je een oplossing vindt die voldoet aan en anticipeert op je bedrijfsbehoeften.

Meer informatie over Stripe Terminal en hoe dit zeer aanpasbare POS-functionaliteit mogelijk maakt.