El software del sistema de puntos de venta (sistema POS) ha experimentado una evolución importante a lo largo de los años; ha pasado de las simples cajas registradoras a las plataformas digitales integrales. El uso del software del sistema POS no se limita a las transacciones, sino que también determina la forma en que las empresas interactúan con los clientes y gestionan las operaciones diarias. Según un informe de Grand View Research, se prevé que el mercado mundial de software de sistemas POS alcance los 27,710 millones de dólares en 2030.

Las funcionalidades de los sistemas POS modernos son enormes: desde la gestión del inventario y la generación de informes detallados de ventas hasta la gestión de las interacciones con los clientes para las pequeñas empresas. Estas plataformas desempeñan una función fundamental en el mejoramiento de los flujos de trabajo de las empresas. Debido a que son multifuncionales, ayudan a las empresas a consolidar y simplificar las tareas, lo que aumenta la eficiencia.

A medida que las empresas equilibran las expectativas cambiantes de los clientes y la eficiencia, es cada vez más importante la elección del sistema POS adecuado. Esto es lo que debes saber para encontrar la solución de software del sistema POS adecuada de acuerdo con las necesidades específicas de tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el software del sistema de puntos de venta (sistema POS)?
  
• ¿Para qué se usa el software del sistema POS?
  
• ¿Cómo funciona el software del sistema POS?
  
• Diferencias entre la terminal y el software del sistema POS
  
• Diferencias entre el software del sistema POS y la pasarela de pagos
  
• Cómo elegir el software del sistema POS
  
• Cómo puede ayudar Stripe Terminal
  

¿Qué es el software del sistema de puntos de venta (sistema POS)?

El software del sistema de puntos de venta es una solución digital que permite a las empresas realizar y gestionar transacciones de ventas. Este sistema suele funcionar con dispositivos de hardware, como escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos y lectores de tarjetas, para capturar y finalizar las ventas.

Las tecnologías móviles y basadas en la nube permiten que el software del sistema POS opere en varios dispositivos, desde cajas registradoras tradicionales hasta teléfonos inteligentes y tabletas. Esta flexibilidad permite a las empresas atender a sus clientes de forma más eficaz y acceder a sus datos de ventas desde prácticamente cualquier lugar.

Los diferentes tipos de empresas necesitan diferentes clases de sistemas POS. Estos son los tipos principales de sistemas POS:

• Sistemas POS tradicionales

• Sistemas POS móviles

• Sistemas POS basados en la nube

• Sistemas POS de autoservicio

• Sistemas POS de quiosco

• Sistemas POS multicanal

¿Para qué se usa el software del sistema POS?

El software del sistema POS, a diferencia de la categoría más amplia de los sistemas POS, se centra en las funcionalidades digitales necesarias para el procesamiento de transacciones y las operaciones comerciales relacionadas. A continuación, presentamos un análisis detallado de lo que el software del sistema POS puede hacer por las empresas:

• Procesamiento de transacciones
  El sistema POS está diseñado principalmente para procesar las transacciones de ventas, lo que incluye el registro de artículos, el cálculo de totales, la aplicación de descuentos y el procesamiento de diferentes formas de pago, como tarjetas de crédito, tarjetas de débito y carteras digitales.

• Gestión de inventarios
  Una de las principales funcionalidades del software del sistema POS es el seguimiento de los artículos a medida que se venden. Esto significa que las empresas pueden hacer un seguimiento de las existencias en tiempo real, lo que evita que el inventario se agote y facilita la programación rápida de las reposiciones.

• Informes y análisis de ventas
  El software del sistema POS puede recopilar y presentar datos sobre tendencias de ventas, productos populares y horas pico de transacciones. Esta información permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas sobre las compras, el personal y el marketing.

• Gestión de clientes
  El software del sistema POS no es lo mismo que un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), pero a menudo pueden trabajar juntos para obtener una mejor visión del comportamiento de los clientes. El seguimiento de los datos de los clientes, incluido el historial de compras y las preferencias, puede conducir a un mejor servicio al cliente y campañas de marketing personalizadas.

• Gestión y seguimiento de empleados
  Más allá de las ventas y el inventario, el software del sistema POS también puede hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados. Las funcionalidades pueden incluir el registro de horas, el cálculo de comisiones e incluso el establecimiento de objetivos de ventas.

• Funcionalidades de fidelización y promociones
  Para fomentar la retención de clientes y la repetición de negocios, el software del sistema POS suele tener funcionalidades integradas para gestionar programas de fidelización, tarjetas de regalo y promociones especiales.

• Cálculo de impuestos
  Dada la complejidad de los códigos fiscales, especialmente para las empresas que operan en diferentes jurisdicciones, el software del sistema POS calcula y aplica automáticamente a las transacciones los impuestos correspondientes, como el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado (IVA).

• Gestión de pedidos
  Con esta función especialmente importante para restaurantes o establecimientos basados en servicios, el software del sistema POS puede gestionar pedidos especiales, asignaciones de mesas, reservas u horarios de servicio, lo que garantiza operaciones fluidas y satisfacción del cliente.

• Funcionalidades de integración
  Los sistemas POS modernos suelen tener la funcionalidad de integrarse en otras plataformas o herramientas de software; por ejemplo, pueden sincronizarse con servicios de comercio electrónico, software de contabilidad o sistemas de CRM de terceros, lo que crea un entorno digital coherente para las empresas.

En general, el software del sistema POS actúa como el cerebro digital detrás de las operaciones de ventas. Facilita la fluidez de las transacciones y proporciona además datos y funcionalidades para mejorar varios aspectos de una empresa.

¿Cómo funciona el software del sistema POS?

Cuando una empresa utiliza el software del sistema POS para gestionar pagos, el objetivo principal es brindar una experiencia fluida, segura y eficiente tanto para el cliente como para la empresa. El software del sistema POS gestiona diferentes funcionalidades y agiliza el proceso de las transacciones. A continuación,incluimos un resumen detallado de cómo funciona el software del sistema POS:

• Inicio de la transacción: cuando un cliente está listo para realizar una compra, el asesor de ventas carga los artículos o servicios en el software, ya sea manualmente o mediante el escaneo de los códigos de barras. Esta introducción de datos crea un registro digital de la venta.

• Cálculo del precio: el software calcula el costo total, teniendo en cuenta todos los descuentos, las promociones o los puntos de fidelización aplicables. Los impuestos se agregan automáticamente de acuerdo con los productos o servicios y la ubicación de la venta.

• Selección del pago: el cliente decide su método de pago preferido. El sistema POS puede adaptarse a diversos métodos, como tarjetas de crédito o débito, carteras digitales e incluso tarjetas de regalo o crédito de la tienda.

• Inicio del pago: si el método elegido es el electrónico, el software se conecta a una pasarela de pagos, que transmite de forma segura los datos del pago a la institución financiera correspondiente para su verificación.

• Confirmación: el software del sistema POS recibe el estado de la transacción. Si se autoriza el pago, aparece un mensaje de confirmación, y se puede generar un recibo digital o impreso.

• Ajustes del inventario: el software ajusta automáticamente las cantidades del inventario de la tienda según los artículos vendidos. Esta funcionalidad proporciona una vista actualizada de las existencias y marca los artículos que se deben reponer.

• Recopilación de los datos de ventas: cada transacción se registra, lo que crea un almacén de datos. Estos datos permiten a las empresas analizar las tendencias de ventas, hacer un seguimiento de los artículos más vendidos y evaluar el rendimiento general.

• Conciliación de final del día: al cierre de la empresa, el software contabiliza todas las transacciones, lo cual ofrece un resumen de las ventas, las devoluciones y otras métricas importantes. Este informe diario facilita el seguimiento financiero y puede usarse con fines contables.

• Sincronización y copia de seguridad de los datos: en el caso de las soluciones de software del sistema POS basadas en la nube, los datos de transacciones y otras métricas importantes se sincronizan regularmente con la nube. Esta copia de seguridad garantiza la protección de los datos y permite el acceso desde varias ubicaciones o dispositivos.

Básicamente, el software del sistema POS trabaja mediante la integración de una serie de procesos en un sistema unificado. Desde el inicio de una venta hasta la conciliación financiera, este software agiliza las transacciones y les proporciona a las empresas tanto información valiosa como eficiencia operativa.

Diferencias entre la terminal y el software del sistema POS

La terminal y el software del sistema POS cumplen funciones relacionadas, pero distintas, en el procesamiento de pagos. Veamos las diferencias entre ambos:

Terminal del sistema POS

• Gestiona transacciones físicas: Una terminal del sistema POS hace referencia principalmente al dispositivo físico que se usa para las transacciones, donde se realizan los pagos de bienes y servicios. Pueden ser dispositivos independientes o sistemas integrados.
  
• Procesa la introducción de los pagos: esta terminal agiliza las transacciones de pago por medio de la lectura de las tarjetas de pago, la captura de las firmas de los clientes o incluso el escaneo de códigos QR para los pagos mediante dispositivos móviles si es necesario.
  
• Admite la interacción con el cliente: los clientes suelen interactuar directamente con las terminales del sistema POS, ya sea deslizando una tarjeta, ingresando un PIN o tocando un dispositivo o una tarjeta de pago sin contacto.
  

Software del sistema POS

• Ejecuta operaciones de transacciones: mientras que la terminal es el dispositivo físico, el software del sistema POS es la solución digital que se ejecuta en ese dispositivo. Es lo que impulsa las operaciones y funcionalidades de la terminal.
  
• Se adapta a distintos dispositivos: el software del sistema POS se puede instalar en varios dispositivos, desde cajas registradoras tradicionales hasta tabletas y teléfonos inteligentes modernos.
  
• Gestiona funciones empresariales más amplias: además de gestionar las transacciones, este software también puede gestionar el inventario, realizar un seguimiento de los datos de los clientes, analizar patrones de ventas e integrarse en otros sistemas empresariales.
  
• Permite operaciones realizadas por el personal: el personal de una empresa suele interactuar con la interfaz del software para registrar las ventas, revisar el inventario o consultar los informes de ventas.
  

Mientras que una terminal del sistema POS se centra en la interacción tangible con el cliente durante una transacción, el software del sistema POS profundiza y proporciona herramientas y recursos para ayudar a las empresas a gestionar las ventas y todas las operaciones relacionadas. Ambos elementos trabajan en conjunto: la terminal es la pasarela; el software aporta la inteligencia y las funcionalidades.

Diferencias entre el software del sistema POS y la pasarela de pagos

En el ámbito del procesamiento de pagos, dos condiciones comunes son el «software del sistema POS» y las «pasarelas de pagos». Si bien pueden parecer similares, cumplen funciones distintas durante el proceso de las transacciones. A continuación, explicamos en qué se diferencian:

Software del sistema POS

• Gestiona las operaciones de venta en persona: el software del sistema POS actúa como un dashboard digital donde las empresas pueden gestionar las transacciones de ventas. A esta interfaz la suelen usar los empleados de una tienda o los cajeros para procesar ventas, devoluciones y cambios.
  
• Maneja funciones empresariales más amplias: además de gestionar las transacciones, el software del sistema POS también puede encargarse de tareas como la gestión del inventario, el monitoreo de las tendencias de ventas y el seguimiento de los datos de los clientes.
  
• Facilita el control a nivel de tienda: es operado principalmente por empresas en un entorno físico, lo que les permite gestionar las transacciones en persona de manera eficaz.
  

Pasarela de pagos

• Autoriza y enruta los pagos electrónicos: una pasarela de pagos es un servicio que autoriza y procesa principalmente pagos electrónicos. Piénsalo como un intermediario digital entre una empresa y sus clientes.
  
• Protege los datos confidenciales de los pagos: las pasarelas de pagos cifran la información confidencial, como los números de las tarjetas de crédito, y garantizan que los datos se transmitan de forma segura entre el cliente, la empresa y el banco.
  
• Admite el comercio en línea y a distancia: si bien el software del sistemas POS suele utilizarse en lugares físicos, las pasarelas de pagos se usan principalmente en entornos en línea, como tiendas de comercio electrónico, plataformas basadas en suscripciones o proveedores de servicios en línea.
  

Tanto el software del sistema POS como las pasarelas de pagos desempeñan funciones en los procesos de pagos, pero se emplean en entornos diferentes. El software del sistema POS se ocupa de las transacciones físicas en la tienda y la gestión de las ventas en general. Por el contrario, las pasarelas de pagos se centran principalmente en agilizar de forma segura las transacciones en línea y garantizar que tanto las empresas como los clientes puedan confiar en el proceso en línea.

Cómo elegir el software del sistema POS

A continuación, se incluye una guía para ayudarte a seleccionar el software del sistema POS adecuado para tu empresa:

• Define tus necesidades operativas
  Comienza por identificar los requisitos específicos de tu empresa. Por ejemplo, un minorista podría desear priorizar los procesos de compra rápidos, mientras que un restaurante podría inclinarse por la personalización de los pedidos. Es posible que las empresas de servicios valoren las funcionalidades avanzadas de programación. Para ayudar a reducir las opciones, especifica con precisión tus necesidades operativas.

• Haz coincidir las funcionalidades con las tareas de tu empresa
  Documenta todas las funciones que tu empresa realiza regularmente. ¿Con cuáles de ellas podría ayudar un software del sistema POS? Si bien la mayoría de los sistemas POS gestionarán el procesamiento de pagos, ten en cuenta otros aspectos, como la integración de programas de fidelización, las funcionalidades de facturación, las opciones de pago remoto, los reembolsos y las propinas. Elige un sistema que se alinee estrechamente con las funcionalidades de las que depende tu empresa.

• Comprueba la compatibilidad con el hardware
  El software del sistema POS que elijas debe ser compatible con el hardware que ya tengas o planeas comprar. Ya sean escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos o cajas, asegúrate de que el software que elijas se integre sin problemas con estos dispositivos.

• Evalúa la flexibilidad y el acceso al software
  Las características del software pueden influir en las operaciones diarias. Por ejemplo, algunas soluciones del sistema POS operan en la nube, lo que brinda a las empresas la ventaja de acceder a datos en tiempo real y poder gestionarlos de forma remota. También es beneficioso elegir un software compatible con varios sistemas operativos para obtener una mayor flexibilidad.

• Comprende el modelo de precios
  Las implicaciones financieras son un factor importante. Los sistemas POS ganan dinero, ya sea mediante el cobro por transacción o las comisiones por servicio mensuales. Elige un modelo de precios que se alinee con tu modelo de negocio y presupuesto.

• Prioriza la disponibilidad del soporte al cliente
  Los tiempos de inactividad o las fallas técnicas se deben solucionar rápidamente. Prioriza las soluciones del sistema POS que ofrecen soporte las 24 horas del día a través de varios canales, como correo electrónico, chat y teléfono.

• Verifica los estándares de seguridad de los datos
  Dado el carácter confidencial de las transacciones financieras, los sistemas POS deben utilizar los estándares de seguridad más altos. Es importante elegir un sistema POS que proteja los datos con medidas como el cifrado de extremo a extremo.

• Planifica la escalabilidad y las actualizaciones
  A medida que tu empresa evolucione, tu sistema POS deberá seguir el ritmo. Busca soluciones que permitan actualizaciones sencillas del software, integración de nuevas funcionalidades y escalabilidad para adaptarse al crecimiento de la empresa.

• Prueba todo antes de decidirte
  Puede ser valioso experimentar el software de primera mano. Una prueba sin cargo, una demostración en vivo o documentación detallada te darán una idea más clara de si una determinada opción se ajusta a las necesidades de tu empresa.

• Recopila comentarios del mundo real
  Reúne opiniones externas. Fíjate en lo que están haciendo otras empresas de tu sector y consulta las reseñas de los clientes. Este tipo de comentarios puede ofrecer información sobre la fiabilidad y el rendimiento del sistema a largo plazo.

Para encontrar el software del sistema POS adecuado, se necesita una combinación de introspección, investigación y evaluación. Si inviertes tiempo en este proceso, es más probable que encuentres una solución que satisfaga y se anticipe a las necesidades de tu empresa.

Cómo puede ayudar Stripe Terminal

Stripe Terminal potencia y se integra en sistemas POS para startups, plataformas y empresas de alto crecimiento que buscan rendimiento y funcionalidades de pago líderes. Lee nuestra documentación para obtener más información.