Introducción al software de punto de venta (POS): qué es, cómo funciona y cómo elegir uno

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué es el software de punto de venta (POS)?
  3. ¿Para qué se utiliza el software de sistema POS?
  4. Diferencias entre el terminal y el software de sistema POS
    1. Terminal de sistema POS
    2. Software de sistema POS
  5. Diferencias entre el software de sistema POS y la pasarela de pagos
    1. Software de sistema POS
    2. Pasarela de pagos
  6. ¿Cómo funciona un software de sistema POS?
  7. Cómo elegir un software de sistema POS

El software de punto de venta (POS) ha experimentado una gran transformación a lo largo de los años, los sistemas POS han pasado de ser simples cajas registradoras a plataformas digitales integrales. El uso de los sistemas POS no se limita a las transacciones, sino que también determina la forma en que las empresas interactúan con la clientela y gestionan las operaciones diarias. Según un informe de Grand View Research, el mercado mundial de software de sistema POS alcanzó los 12.000 millones de dólares en 2022.

Las funcionalidades de los sistemas POS modernos son muy amplias. Desde la gestión del inventario y la generación de informes de ventas detallados hasta la gestión de las interacciones con la clientela, estas plataformas tienen una función integral en la mejora de los flujos de trabajo empresariales. Su naturaleza multifuncional significa que las empresas pueden consolidar varias tareas, lo que reduce la complejidad y aumenta la eficiencia.

A medida que las empresas equilibran las expectativas de la clientela en evolución y la eficiencia, escoger el sistema POS adecuado es cada vez más importante. Esto es lo que debes saber para encontrar la solución de POS adecuada a las necesidades específicas de tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Qué es el software de punto de venta (POS)?
  • ¿Para qué se utiliza el software de sistema POS?
  • Diferencias entre el terminal y el software de sistema POS
  • Diferencias entre el software de sistema POS y la pasarela de pagos
  • ¿Cómo funciona un software de sistema POS?
  • Cómo elegir un software de sistema POS

¿Qué es el software de punto de venta (POS)?

El software de punto de venta es una solución digital que permite a las empresas realizar y gestionar transacciones de ventas. Este software suele funcionar con dispositivos de hardware, como escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos y lectores de tarjetas, para registrar y finalizar las ventas.

Las tecnologías móviles y basadas en la nube permiten que el software de sistema POS funcione en distintos dispositivos, desde cajas registradoras tradicionales hasta smartphones y tabletas. Esta flexibilidad permite a las empresas atender a sus clientes con mayor eficacia y acceder a sus datos de ventas desde prácticamente cualquier lugar.

¿Para qué se utiliza el software de sistema POS?

El software de sistema POS, a diferencia de la categoría más amplia de sistemas POS, se centra en las funciones digitales necesarias para el procesamiento de transacciones y las operaciones empresariales relacionadas. A continuación, describimos en detalle lo que el software de sistema POS puede hacer por las empresas:

  • Procesamiento de transacciones
    En esencia, el software de sistema POS está diseñado para gestionar el proceso de las transacciones de ventas. Esto incluye el registro de artículos, el cálculo de totales, la aplicación de descuentos y el procesamiento de diversas formas de pago, como tarjetas de crédito, las tarjetas de débito y los monederos digitales.

  • Gestión del inventario
    Una de las principales funciones del software de sistema POS es el seguimiento de los artículos a medida que se venden. Esto significa que las empresas pueden realizar un seguimiento de las existencias en tiempo real, lo que evita que el inventario se agote y facilita la programación de nuevos pedidos.

  • Informes y análisis de ventas
    El software de sistema POS puede recopilar y presentar datos sobre las tendencias de ventas, los productos populares y los momentos de mayor actividad de transacciones. Esta información permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas sobre las compras, el personal y el marketing.

  • Gestión de clientes
    El seguimiento de los datos de la clientela, incluido el historial de compras y las preferencias, puede mejorar el servicio de atención al cliente y las campañas de marketing dirigidas. Muchas soluciones de software de sistema POS incluyen esta funcionalidad, lo que permite a las empresas cultivar las relaciones con sus clientes y fomentar el consumo recurrente.

  • Gestión y seguimiento del personal
    Más allá de las ventas y el inventario, el software de sistema POS también puede realizar un seguimiento del rendimiento del personal. Las funciones pueden incluir el registro de horas, el cálculo de comisiones e incluso el establecimiento de objetivos de ventas.

  • Funciones de fidelidad y promociones
    Para fomentar la fidelidad de la clientela y el consumo recurrente, el software de sistema POS suele incorporar funciones para gestionar los programas de fidelización, las tarjetas regalo y las promociones especiales.

  • Cálculo de impuestos
    Dada la complejidad de los códigos fiscales, sobre todo para las empresas que operan en diferentes jurisdicciones, el software de sistema POS calcula y aplica automáticamente los impuestos correspondientes, como el impuesto sobre las ventas o el impuesto sobre el valor añadido (IVA), a las transacciones.

  • Gestión de los pedidos
    Esta función resulta especialmente pertinente para restaurantes o establecimientos basados en servicios, el software de sistema POS puede gestionar pedidos especiales, asignación de mesas, reservas u horarios de servicio, lo que asegura el buen funcionamiento y la satisfacción de la clientela.

  • Posibilidades de integración
    El software de sistema POS moderno suele tener la capacidad de integrarse con otras herramientas o plataformas de software. Por ejemplo, pueden sincronizarse con servicios de e-commerce, software de contabilidad o sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de terceros, creando un entorno digital uniforme para las empresas.

En general, el software de sistema POS actúa como el cerebro digital de las operaciones de venta, facilitando la fluidez de las transacciones y proporcionando datos y funciones para mejorar diversos aspectos de la empresa.

Diferencias entre el terminal y el software de sistema POS

Un terminal de sistema POS y un software de sistema POS desempeñan funciones relacionadas pero distintas en el procesamiento de pagos. Vamos a desglosar las diferencias entre ambas:

Terminal de sistema POS

  • Enfoque en el hardware: un terminal de sistema POS es, en esencia, el dispositivo físico utilizado en las transacciones, donde se efectúan los pagos de bienes y servicios. Pueden ser dispositivos independientes o sistemas integrados.
  • Procesamiento de pagos: este terminal facilita las transacciones de pagos al leer las tarjetas de pago, capturar las firmas de la clientela o incluso escanear los códigos QR para los pagos con dispositivos móviles si es necesario.
  • Interacción directa: la clientela suele interactuar directamente con los terminales de sistema POS, ya sea pasando una tarjeta, introduciendo un PIN o empleando una tarjeta o dispositivo de pago sin contacto.

Software de sistema POS

  • Enfoque en el software: mientras que el terminal es el dispositivo físico, el software de sistema POS es la solución digital que se ejecuta en dicho dispositivo. Es lo que se encuentra detrás de las operaciones y funciones del terminal.
  • Versatilidad: el software de sistema POS se puede instalar en distintos dispositivos, desde las cajas registradoras tradicionales hasta las modernas tabletas y smartphones.
  • Variedad de funciones: este software no solo gestiona las transacciones. También puede gestionar el inventario, realizar un seguimiento de los datos de la clientela, analizar los patrones de ventas e incluso se puede integrar con otros sistemas empresariales.
  • Interacción del usuario: el personal de la empresa suele interactuar con la interfaz del software para registrar las ventas, comprobar el inventario o consultar los informes de ventas.

Así, mientras que un terminal de sistema POS se centra en gran medida en la interacción tangible con la clientela durante una transacción, el software de sistema POS va más allá y proporciona herramientas y recursos para ayudar a las empresas a gestionar las ventas y las operaciones relacionadas. Ambos elementos trabajan en conjunto: el terminal es la puerta de entrada y el software se encarga de la inteligencia y las funciones.

Diferencias entre el software de sistema POS y la pasarela de pagos

En el ámbito del procesamiento de pagos, se habla, a menudo, de dos términos: «software de sistema POS» y «pasarelas de pagos». Aunque puedan parecer similares a primera vista, cumplen con distintas funciones en el proceso de transacción. Veamos las diferencias entre ambos:

Software de sistema POS

  • Central interface: el software de sistema POS actúa como un panel digital donde las empresas pueden gestionar las transacciones de ventas. Esta interfaz la suele utilizar el personal de la tienda o los cajeros para procesar las ventas, las devoluciones y los cambios.
  • Función polivalente: además de gestionar las transacciones, el software de sistema POS también se puede encargar de tareas como la gestión del inventario, la supervisión de las tendencias de ventas y el seguimiento de los datos de la clientela.
  • Uso empresarial directo: lo utilizan, sobre todo, las empresas que operan en establecimientos físicos, lo que les permite gestionar las transacciones en persona de forma eficaz.

Pasarela de pagos

  • Transacciones online: una pasarela de pagos es un servicio que autoriza y procesa principalmente pagos por Internet. Considérala como un intermediario digital entre una empresa y sus clientes.
  • Enfoque en la seguridad: las pasarelas de pagos cifran la información confidencial, como los dígitos de la tarjeta de crédito, para garantizar que los datos se transfieren de forma segura entre el cliente, la empresa y el banco.
  • Gran variedad de aplicaciones: mientras que el software de sistema POS se suele emplear en ubicaciones físicas, las pasarelas de pagos se utilizan casi siempre en entornos en línea, como los comercios de e-commerce, las plataformas por suscripción o los proveedores de servicios en Internet.

Tanto el software de sistema POS como las pasarelas de pagos tienen funciones en los procesos de pago, pero se emplean en diferentes entornos. El software de sistema POS se centra más en las transacciones presenciales y físicas y la gestión general de las ventas. En cambio, las pasarelas de pagos se centran sobre todo en facilitar las transacciones en Internet de forma segura, garantizando que las empresas y la clientela pueden confiar en el proceso en línea.

¿Cómo funciona un software de sistema POS?

Cuando una empresa utiliza un software de sistema POS para gestionar los pagos, el objetivo principal es facilitar una experiencia fluida, segura y eficiente tanto para la clientela como para la empresa. El software de sistema POS gestiona al detalle varias funciones y agiliza el proceso de transacción. A continuación, desglosamos en profundidad el funcionamiento del software de sistema POS:

  • Inicio de la transacción: cuando un cliente está listo para hacer una compra, el dependiente introduce los artículos o servicios en el software, ya sea de forma manual o escaneando los códigos de barras. Al introducir estos datos se crea un registro digital de la venta.

  • Cálculo del precio: el software calcula el coste total teniendo en cuenta los descuentos, las promociones o los puntos de fidelidad aplicables. Los impuestos se aplican automáticamente en función de los productos o servicios y el lugar de la venta.

  • Selección del pago: el cliente decide su forma de pago preferida. El software de sistema POS se puede adaptar a una variedad de métodos, incluidos las tarjetas de crédito y débito, los monederos digitales e incluso las tarjetas de crédito o de regalo de la tienda.

  • Procesamiento de pagos: si el método escogido es electrónico, el software se conecta a una pasarela de pagos. Esta pasarela transmite de forma segura los datos del pago a la entidad financiera correspondiente para su verificación.

  • Autorización: los datos del pago se cotejan con los del banco emisor o la entidad de crédito. Si hay fondos disponibles y la tarjeta es válida, se autoriza la transacción.

  • Confirmación: el software de sistema POS recibe el estado de la transacción. Si se aprueba, aparece un mensaje de confirmación y se puede generar un recibo digital o impreso.

  • Ajustes de inventario: el software ajusta automáticamente los recuentos del inventario de la tienda en función de los artículos vendidos. Esta función proporciona una visión actualizada de las existencias y marca los artículos que hay que volver a pedir.

  • Recopilación de los datos de ventas: se registra cada transacción, lo que crea un almacén de datos. Estos datos permiten a las empresas analizar las tendencias de ventas, realizar un seguimiento de los artículos más vendidos y evaluar el rendimiento general.

  • Gestión de los datos de cliente: en el caso de las empresas que recopilan información de sus clientes, el software de sistema POS puede almacenar y gestionar estos datos, lo que facilita la creación de campañas de marketing personalizadas o de ventajas mediante programas de fidelización.

  • Conciliación de final del día: al acabar la jornada, el software contabiliza todas las transacciones, lo que ofrece un resumen de ventas, devoluciones y otras métricas pertinentes. Este informe diario facilita el seguimiento financiero y se puede utilizar con fines de contabilidad.

  • Sincronización de los datos y copia de seguridad: en las soluciones de software de sistema POS basadas en la nube, los datos de las transacciones y otras métricas pertinentes se sincronizan con la nube de manera regular. Esta copia de seguridad garantiza la seguridad de los datos y permite el acceso desde varios dispositivos o ubicaciones.

Básicamente, el software de sistema POS funciona integrando una serie de procesos (desde el inicio de una venta hasta la conciliación financiera) en un sistema cohesionado. Esto facilita las transacciones y proporciona a las empresas información valiosa y eficiencia operativa.

Cómo elegir un software de sistema POS

Para elegir el software de sistema POS adecuado para tu empresa se deben evaluar los aspectos de cada opción. Te traemos una guía para ayudarte en el proceso de selección:

  • Requisitos operativos
    Empieza por identificar los requisitos específicos de tu empresa. Por ejemplo, una tienda de comercio minorista puede dar prioridad a los procesos de compra rápidos, mientras que un restaurante puede inclinarse por la personalización de los pedidos. Las empresas de servicios pueden valorar las funciones avanzadas de programación. Identificar con precisión tus necesidades operativas te ayudará a reducir las opciones.

  • Examen de las funciones
    Documenta todas las funciones que tu empresa realiza con regularidad. ¿En cuáles de ellas te puede ayudar un software de sistema POS? Aunque la mayoría de los sistemas POS gestionan el procesamiento de pagos, ten en cuenta otros aspectos, como la integración con programas de fidelización, las funciones de facturación, las opciones de pago remoto, los reembolsos y las propinas. Elige un sistema que se adapte a las funcionalidades de las que depende tu empresa.

  • Compatibilidad del hardware
    El software de sistema POS que elijas debe ser compatible con el hardware del que dispongas o tengas previsto adquirir. Ya se trate de escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos o cajones registradoras, asegúrate de que el software que eliges se integra sin problemas con estos dispositivos.

  • Cualidades del software
    Las características del software pueden influir en las operaciones diarias. Por ejemplo, algunas soluciones de sistema POS funcionan en la nube, lo que ofrece a las empresas la ventaja de acceder a datos en tiempo real y poder gestionar de forma remota. También resulta beneficioso optar por un software compatible con varios sistemas operativos para obtener una mayor flexibilidad.

  • Evaluación de los costes
    Las implicaciones financieras son un factor importante. Algunos sistemas POS cobran por transacción, mientras que otros tienen comisiones mensuales. Escoge un modelo de precios que se ajuste a tu modelo empresarial y al presupuesto.

  • Evaluación del servicio de atención al cliente
    Hay que solucionar con rapidez los tiempos de inactividad o los fallos técnicos. Prioriza las soluciones de sistema POS que ofrezcan asistencia las 24 horas del día a través de diversos canales, como correo electrónico, chat y teléfono.

  • Implicaciones en materia de seguridad
    Dado el carácter confidencial de las transacciones financieras, no hay lugar para las filtraciones de seguridad. Es importante elegir un sistema POS que proteja los datos con medidas como el cifrado de extremo a extremo.

  • Preparación de cara al futuro
    A medida que tu empresa evoluciona, tu sistema POS debe seguir el ritmo. Busca soluciones que permitan actualizar fácilmente el software, integrar nuevas funciones y escalar para adaptarse al crecimiento de la empresa.

  • Oportunidad para realizar pruebas
    Experimentar el software de primera mano puede ser muy valioso. Una prueba gratuita, una demostración en directo o una documentación detallada te darán una idea más clara de si una determinada opción se ajusta a los requisitos de tu empresa.

  • Opiniones externas
    Reúne opiniones de personas externas. Fíjate en lo que hacen otras empresas de tu sector y consulta las opiniones de la clientela. Este tipo de comentarios pueden ofrecer información sobre la fiabilidad y el rendimiento del sistema a largo plazo.

Para encontrar el software de sistema POS adecuado hace falta una mezcla de reflexión, investigación y evaluación. Al invertir tiempo en este proceso, tienes más probabilidades de encontrar una solución que satisfaga y anticipe las necesidades de tu empresa.

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