El software de puntos de venta (POS) tuvo una gran transformación a lo largo de los años, pasando de simples cajas registradoras a plataformas digitales completas. El uso de los sistemas POS no se limita a las transacciones, sino que también determina la forma en la que las empresas interactúan con los clientes y gestionan las operaciones diarias. Según un informe de Grand View Research, el mercado internacional de software de sistema POS alcanzó casi los 12,000 millones de dólares en 2022.

Las capacidades de los sistemas POS modernos son muy amplias. Desde la gestión del inventario y la generación de informes de ventas detallados hasta la gestión de las interacciones con los clientes, estas plataformas desempeñan un papel fundamental en la mejora de los flujos de trabajo empresariales. Su carácter multifuncional significa que las empresas pueden consolidar varias tareas, lo que reduce la complejidad y aumenta la eficiencia.

A medida que las empresas equilibran la evolución de las expectativas de los clientes con la eficiencia, elegir el sistema POS adecuado es cada vez más importante. A continuación, te contaremos lo que debes saber para encontrar la solución de sistema POS adecuada para las necesidades específicas de tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el software de puntos de venta (POS)?
  
• ¿Para qué se usa el software de sistema POS?
  
• Diferencias entre el terminal y el software de sistema POS
  
• Diferencias entre el software de sistema POS y la pasarela de pagos
  
• ¿Cómo funciona el software de sistema POS?
  
• Cómo elegir un software de sistema POS
  

¿Qué es el software de puntos de venta (POS)?

El software de puntos de venta es una solución digital que permite a las empresas realizar y gestionar transacciones de ventas. Este software suele funcionar con dispositivos de hardware, como escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos y lectores de tarjetas para capturar y finalizar las ventas.

Las tecnologías móviles y basadas en la nube permiten que el software de sistema POS opere en varios dispositivos, desde cajas registradoras tradicionales hasta teléfonos inteligentes y tabletas. Esta flexibilidad permite a las empresas atender a sus clientes de forma más eficaz y acceder a sus datos de ventas desde prácticamente cualquier lugar.

¿Para qué se usa el software de sistema POS?

El software de sistema POS, a diferencia de la categoría más amplia de los sistemas POS, se centra en las funcionalidades digitales necesarias para el procesamiento de transacciones y las operaciones comerciales relacionadas. A continuación, te presentamos un análisis detallado de lo que el software de sistema POS puede hacer por las empresas:

• Procesamiento de transacciones
  En esencia, el software de sistema POS está diseñado para gestionar el proceso de transacciones de ventas. Esto incluye el registro de los artículos, el cálculo de los totales, la aplicación de descuentos y el procesamiento de diversas formas de pago, como las tarjetas de crédito, las tarjetas de débito y las carteras digitales.

• Gestión de inventarios
  Una de las principales funcionalidades del software de sistema POS es el seguimiento de los artículos a medida que se venden. Esto significa que las empresas pueden hacer un seguimiento de las existencias en tiempo real, lo que evita que el inventario se agote y facilita la programación rápida de nuevos pedidos.

• Informes y análisis de ventas
  El software de sistema POS puede recopilar y presentar datos sobre tendencias de ventas, productos populares y horas pico de transacciones. Esta información permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre las compras, el personal y el marketing.

• Gestión de clientes
  El seguimiento de los datos de los clientes, como el historial de compras y las preferencias, puede mejorar el servicio de atención al cliente y las campañas de marketing específicas. Muchas soluciones de software de sistema POS incluyen esta capacidad, lo que permite a las empresas cultivar relaciones y fomentar la repetición de negocios.

• Gestión y seguimiento de empleados
  Más allá de las ventas y el inventario, el software de sistema POS también puede hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados. Las funcionalidades pueden incluir el registro de horas, el cálculo de comisiones e incluso el establecimiento de objetivos de ventas.

• Funcionalidades de fidelización y promociones
  Para fomentar la retención de clientes y la repetición de negocios, el software de sistema POS suele tener capacidades integradas para gestionar los programas de fidelización, las tarjetas de regalo y las promociones especiales.

• Cálculo de impuestos
  Dada la complejidad de los códigos fiscales, sobre todo para las empresas que operan en diferentes jurisdicciones, el software de sistema POS calcula y aplica automáticamente los impuestos correspondientes, como el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado (IVA), a las transacciones.

• Gestión de pedidos
  Esta función es especialmente importante para restaurantes o establecimientos basados en servicios, el software de sistema POS puede gestionar pedidos especiales, asignaciones de mesas, reservas u horarios de servicio, lo que garantiza operaciones fluidas y satisfacción del cliente.

• Capacidades de integración
  El software de sistema POS moderno suele tener la capacidad de integrarse con otras herramientas o plataformas de software. Por ejemplo, pueden sincronizarse con servicios de comercio electrónico, software contable o sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de terceros, lo que crea un entorno digital uniforme para las empresas.

En general, el software de sistema POS actúa como el cerebro digital detrás de las operaciones de ventas, facilitando la fluidez de las transacciones y también proporcionando datos y funcionalidades para mejorar varios aspectos de una empresa.

Diferencias entre el terminal y el software de sistema POS

Un terminal de sistema POS y un software de sistema POS cumplen funciones relacionadas pero distintas en el procesamiento de pagos. A continuación, analizaremos las diferencias entre los dos:

Terminal de sistema POS

• Enfoque en el hardware: un terminal de sistema POS se refiere principalmente al dispositivo físico usado en las transacciones, donde se realizan los pagos de bienes y servicios. Pueden ser dispositivos independientes o sistemas integrados.
  
• Procesamiento de pagos: este terminal facilita las transacciones de pagos al leer las tarjetas de pago, capturar las firmas de clientes o incluso escanear los códigos QR para los pagos móviles si es necesario.
  
• Interacción directa: los clientes suelen interactuar directamente con los terminales de sistema POS, ya sea deslizando una tarjeta, ingresando un PIN o usando una tarjeta o dispositivo de pago sin contacto.
  

Software de sistema POS

• Enfoque en el software: mientras que el terminal es el dispositivo físico, el software de sistema POS es la solución digital que se ejecuta en ese dispositivo. Es lo que impulsa las operaciones y funcionalidades del terminal.
  
• Versatilidad: el software de sistema POS se puede instalar en varios dispositivos, desde cajas registradoras tradicionales hasta tabletas y teléfonos inteligentes modernos.
  
• Variedad de funciones: este software no solo gestiona transacciones. También puede gestionar el inventario, hacer un seguimiento de los datos de los clientes, analizar patrones de ventas e incluso integrarse con otros sistemas empresariales.
  
• Interacción del usuario: el personal de la empresa suele interactuar con la interfaz del software para registrar las ventas, comprobar el inventario o consultar los informes de ventas.
  

Así, mientras que un terminal de sistema POS se centra en gran medida en la interacción tangible con el cliente durante una transacción, el software de sistema POS profundiza, y proporciona herramientas y recursos para ayudar a las empresas a gestionar las ventas y las operaciones relacionadas. Ambos elementos trabajan en conjunto: el terminal es la puerta de entrada y el software se encarga de la inteligencia y la funcionalidad.

Diferencias entre el software de sistema POS y la pasarela de pagos

En el ámbito del procesamiento de pagos, dos términos suelen aparecer son «software de sistema POS» y «pasarelas de pagos». Si bien pueden parecer similares a primera vista, cumplen funciones distintas en el proceso de transacción. A continuación, los diferenciaremos:

Software de sistema POS

• Interfaz central: el software de sistema POS actúa como un panel de control digital donde las empresas pueden gestionar las transacciones de ventas. Esta interfaz la suelen usar los empleados de la tienda o los cajeros para procesar las ventas, las devoluciones y los cambios.
  
• Rol multifuncional: además de gestionar las transacciones, el software de sistema POS también puede encargarse de tareas como la gestión del inventario, la supervisión de las tendencias de ventas y el seguimiento de los datos de los clientes.
  
• Uso empresarial directo: lo usan principalmente las empresas que operan en un entorno físico, lo que les permite gestionar las transacciones en persona de manera efectiva.
  

Pasarela de pagos

• Transacciones en línea: una pasarela de pagos es un servicio que autoriza y procesa principalmente los pagos en línea. Considérala como un intermediario digital entre una empresa y sus clientes.
  
• Enfoque en la seguridad: las pasarelas de pagos cifran la información confidencial, como los números de las tarjetas de crédito, y garantizan que los datos se transmitan de forma segura entre el cliente, la empresa y el banco.
  
• Variedad de aplicaciones: si bien el software de sistema POS se suele usar en ubicaciones físicas, las pasarelas de pagos se usan principalmente en entornos en línea, como las tiendas de comercio electrónico, las plataformas por suscripción o proveedores de servicios en línea.
  

Tanto el software de sistema POS como las pasarelas de pagos desempeñan funciones en los procesos de pago, pero se emplean en entornos diferentes. El software de sistema POS se centra más en las transacciones físicas en la tienda y la gestión general de las ventas. Por el contrario, las pasarelas de pagos se centran principalmente en facilitar de forma segura las transacciones en línea, garantizando que tanto las empresas como los clientes puedan confiar en el proceso en línea.

¿Cómo funciona el software de sistema POS?

Cuando una empresa usa un software de sistema POS para gestionar los pagos, el objetivo principal es facilitar una experiencia fluida, segura y eficiente tanto para el cliente como para la empresa. El software de sistema POS gestiona detalladamente varias funcionalidades y agiliza el proceso de transacción. A continuación, te presentamos un resumen detallado de cómo funciona el software de sistema POS:

• Inicio de la transacción: cuando un cliente está listo para realizar una compra, el asociado de ventas ingresa los artículos o servicios en el software, ya sea manualmente o escaneando los códigos de barras. Al introducir estos datos, se crea un registro digital de la venta.

• Cálculo del precio: el software calcula el costo total, teniendo en cuenta los descuentos, las promociones o los puntos de fidelidad aplicables. Los impuestos se agregan automáticamente según los productos o servicios y la ubicación de la venta.

• Selección del pago: el cliente decide su método de pago preferido. El software de sistema POS puede adaptarse a una variedad de métodos, como las tarjetas de crédito y débito, las carteras digitales e incluso las tarjetas de crédito o de regalo de la tienda.

• Procesamiento de pagos: si el método elegido es electrónico, el software se conecta a una pasarela de pagos. Esta pasarela transmite de forma segura los datos del pago a la institución financiera correspondiente para su autenticación.

• Autorización: los datos del pago se cotejan con el banco emisor o la entidad de crédito. Si hay fondos disponibles y la tarjeta es válida, la transacción se autoriza.

• Confirmación: el software de sistema POS recibe el estado de la transacción. Si se aprueba, aparece un mensaje de confirmación y se puede generar un recibo digital o impreso.

• Ajustes de inventario: el software ajusta automáticamente los recuentos del inventario de la tienda según los artículos vendidos. Esta funcionalidad proporciona una vista actualizada de los niveles de las existencias y marca los artículos que deben reordenarse.

• Recopilación de los datos de ventas: cada transacción se registra, lo que crea un almacén de datos. Estos datos permiten a las empresas analizar las tendencias de ventas, hacer un seguimiento de los artículos más vendidos y evaluar el rendimiento general.

• Gestión de los datos del cliente: para las empresas que recopilan información de los clientes, el software de sistema POS puede almacenar y gestionar estos datos, lo que facilita la creación de campañas de marketing personalizadas o ventajas de programas de fidelización.

• Conciliación de final del día: al acabar la jornada, el software contabiliza todas las transacciones, lo que ofrece un resumen de las ventas, las devoluciones y otras métricas relevantes. Este informe diario facilita el seguimiento financiero y puede usarse con fines de contabilidad.

• Sincronización y copia de seguridad de los datos: en el caso de las soluciones de software de sistema POS basadas en la nube, los datos de las transacciones y otras métricas relevantes se sincronizan regularmente con la nube. Esta copia de seguridad garantiza la seguridad de los datos y permite el acceso desde varias ubicaciones o dispositivos.

Básicamente, el software de sistema POS funciona integrando una serie de procesos, desde el inicio de una venta hasta la conciliación financiera, en un sistema cohesivo. Esto facilita las transacciones y proporciona a las empresas información valiosa y eficiencias operativas.

Cómo elegir un software de sistema POS

Para elegir el software de sistema POS adecuado para tu empresa, se deben evaluar los aspectos de cada opción. A continuación, te presentamos una guía para ayudarte en el proceso de elección:

• Requisitos operativos
  Comienza por identificar los requisitos específicos de tu empresa. Por ejemplo, una tienda de comercio minorista puede priorizar los procesos de compra rápidos, mientras que un restaurante puede inclinarse por la personalización de los pedidos. Las empresas de servicios pueden valorar las funcionalidades avanzadas de programación. Para reducir las opciones, será útil identificar con precisión tus necesidades operativas.

• Examen de funcionalidades
  Documenta todas las funciones que tu empresa realiza regularmente. ¿En cuáles de ellas te puede ayudar un software de sistema POS? Si bien la mayoría de los sistemas POS gestionarán el procesamiento de pagos, ten en cuenta otros aspectos, como las integraciones con los programas de fidelización, las capacidades de facturación, las opciones de pago remoto, los reembolsos y las propinas. Elige un sistema que se adapte a las funcionalidades de las que depende tu empresa.

• Compatibilidad con el hardware
  El software de sistema POS que elijas debe ser compatible con el hardware que ya tengas o planeas comprar. Ya sean escáneres de códigos de barras, impresoras de recibos o cajas, asegúrate de que el software que elijas se integre sin problemas con estos dispositivos.

• Cualidades del software
  Las características del software pueden influir en las operaciones diarias. Por ejemplo, algunas soluciones de sistema POS operan en la nube, lo que brinda a las empresas la ventaja de acceder a datos en tiempo real y poder gestionar de forma remota. También es beneficioso elegir un software compatible con varios sistemas operativos para obtener una mayor flexibilidad.

• Evaluación de costos
  Las implicaciones financieras son un factor importante. Algunos sistemas POS pueden cobrar por transacción, mientras que otros tienen comisiones mensuales. Opta por un modelo de precios que se adapte a tu modelo empresarial y presupuesto.

• Evaluación de la atención al cliente
  Los tiempos de inactividad o las fallas técnicas se deben solucionar rápidamente. Prioriza las soluciones de sistema POS que ofrecen asistencia las 24 horas del día a través de varios canales, como correo electrónico, chat y teléfono.

• Implicaciones de seguridad
  Dado el carácter confidencial de las transacciones financieras, la seguridad no puede verse comprometida. Es importante elegir un sistema POS que proteja los datos con medidas como el cifrado de extremo a extremo.

• Preparación para el futuro
  A medida que tu empresa evoluciona, tu sistema POS debe seguir el ritmo. Busca soluciones que permitan actualizar fácilmente el software, integrar nuevas funcionalidades y escalar para adaptarse al crecimiento de la empresa.

• Oportunidad para realizar pruebas
  Puede ser valioso experimentar el software de primera mano. Una prueba gratuita, una demostración en vivo o una documentación detallada te darán una idea más clara de si una determinada opción se ajusta a las necesidades de tu empresa.

• Comentarios externos
  Reúne comentarios externos. Fíjate en lo que hacen otras empresas de tu sector y consulta las opiniones de los clientes. Este tipo de comentarios puede ofrecer información sobre la fiabilidad y el rendimiento del sistema a largo plazo.

Para encontrar el software de sistema POS adecuado, se necesita una combinación de introspección, investigación y evaluación. Al invertir tiempo en este proceso, es más probable que encuentres una solución que satisfaga y se anticipe a las necesidades de tu empresa.

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