Point-of-Sale(POS)-Software hat im Laufe der Jahre einen großen Wandel erfahren und sich von einfachen Kassensystemen zu umfassenden digitalen Plattformen entwickelt. Der Einsatz von POS-Systemen beschränkt sich nicht nur auf Transaktionen – sie prägen auch die Art und Weise, wie Unternehmen mit Kunden/Kundinnen interagieren und das Tagesgeschäft verwalten. Der globale Markt für POS-Software erreichte laut einem Bericht von Grand View Research im Jahr 2022 fast 12 Mrd. USD.

Die Möglichkeiten moderner POS-Systeme sind enorm. Von der Bestandsverwaltung über die Erstellung detaillierter Verkaufsberichte bis hin zur Verwaltung von Kundeninteraktionen spielen diese Plattformen eine wesentliche Rolle bei der Verbesserung der Geschäftsabläufe. Aufgrund ihrer Multifunktionalität können Unternehmen verschiedene Aufgaben konsolidieren, wodurch die Komplexität verringert und die Effizienz gesteigert wird.

Da Unternehmen steigende Kundenerwartungen und Effizienz miteinander in Einklang bringen müssen, wird die Wahl des richtigen POS-Systems immer wichtiger. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um die richtige POS-Lösung für Ihre speziellen Geschäftsanforderungen zu finden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Point-of-Sale(POS)-Software?
  
• Wofür wird POS-Software verwendet?
  
• POS-Terminal vs. POS-Software
  
• POS-Software vs. Zahlungsgateway
  
• Wie funktioniert POS-Software?
  
• So wählen Sie POS-Software aus
  

Was ist Point-of-Sale(POS)-Software?

Point-of-Sale-Software ist eine digitale Lösung, mit der Unternehmen Verkaufstransaktionen durchführen und verwalten können. Diese Software wird häufig mit Hardwaregeräten wie Barcode-Scanner, Belegdrucker und Kartenlesegerät kombiniert, um Verkäufe zu erfassen und abzuschließen.

Mobile und cloudbasierte Technologien ermöglichen den Einsatz von POS-Software auf verschiedenen Geräten, von traditionellen Kassen bis hin zu Smartphones und Tablets. Dank dieser Flexibilität können Unternehmen ihre Kunden/Kundinnen effektiver bedienen und von praktisch überall auf ihre Verkaufsdaten zugreifen.

Wofür wird POS-Software verwendet?

POS-Software, die sich von der umfassenderen Kategorie der POS-Systeme unterscheidet, umfasst die digitalen Funktionen, die für die Transaktionsabwicklung und die damit verbundenen Geschäftsabläufe erforderlich sind. Im Folgenden erhalten Sie einen detaillierten Überblick darüber, was POS-Software für Unternehmen leisten kann:

• Abwicklung von Transaktionen
  POS-Software ist im Wesentlichen für die Abwicklung von Verkaufstransaktionen konzipiert. Dazu gehören das Kassieren für Artikel, das Berechnen von Gesamtsummen, das Anwenden von Rabatten sowie das Abwickeln verschiedener Zahlungsarten, wie beispielsweise Kreditkarten, Debitkarten und Digital Wallets.

• Bestandsverwaltung
  Eine der wichtigsten Funktionen der POS-Software ist die Dokumentation der verkauften Artikel. Das bedeutet, dass Unternehmen den Überblick über die Lagerbestände in Echtzeit behalten können, um zu vermeiden, dass Bestände nicht mehr vorrätig sind, und um schnelle Nachbestellungen zu ermöglichen.

• Verkaufsberichte und Analysen
  Die POS-Software kann Daten über Verkaufstrends, beliebte Produkte und Hauptumsatzzeiten erfassen und darstellen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über Einkauf, Personal und Marketing zu treffen.

• Kundenverwaltung
  Die Überwachung von Kundendaten, einschließlich der Kaufhistorie und der Präferenzen, kann zu einem besseren Kundenservice und gezielten Marketingkampagnen führen. Viele POS-Softwarelösungen verfügen über diese Funktion und ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsbeziehungen zu pflegen und Wiederholungsgeschäfte zu fördern.

• Mitarbeiterverwaltung und -dokumentation
  Neben den Verkäufen und dem Inventar kann die POS-Software auch die Leistung der Mitarbeitenden verfolgen. Zu den Funktionen gehören etwa die Erfassung von Arbeitsstunden, die Berechnung von Provisionen und sogar die Festlegung von Verkaufszielen.

• Funktionen für Kundenbindung und Werbung
  Um die Kundenbindung und das Wiederholungsgeschäft zu fördern, verfügt POS-Software häufig über integrierte Funktionen zur Verwaltung von Kundenbindungsprogrammen, Geschenkkarten und Sonderaktionen.

• Steuerberechnung
  Vor dem Hintergrund der Komplexität der Steuersätze, insbesondere für Unternehmen, die in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen tätig sind, berechnet die POS-Software automatisch die entsprechenden Steuern, wie beispielsweise die Verkaufssteuer oder die Mehrwertsteuer (MwSt.), und wendet sie auf Transaktionen an.

• Bestellmanagement
  Besonders wichtig für Restaurants oder Dienstleistungsbetriebe ist die POS-Software für die Verwaltung von Sonderbestellungen, Tischzuweisungen, Reservierungen oder Serviceplänen, um einen reibungslosen Betrieb und die Zufriedenheit der Kunden/Kundinnen sicherzustellen.

• Integrationsfunktionen
  Moderne POS-Software kann oft in andere Softwaretools oder Plattformen integriert werden. Sie können beispielsweise auf E-Commerce-Dienste, Buchhaltungssoftware oder CRM-Systeme (Customer Relationship Management) von Drittanbietern abgestimmt werden, wodurch eine einheitliche digitale Umgebung für Unternehmen geschaffen wird.

Insgesamt fungiert die POS-Software als digitales Gehirn hinter den Verkaufsabläufen – sie ermöglicht reibungslose Transaktionen und stellt außerdem Daten und Funktionen zur Verbesserung verschiedener Aspekte eines Unternehmens bereit.

POS-Terminal vs. POS-Software

Ein POS-Terminal und eine POS-Software erfüllen zwar ähnliche, aber dennoch unterschiedliche Aufgaben bei der Zahlungsabwicklung. Betrachten wir nun die Unterschiede zwischen den beiden:

POS-Terminal

• Der Fokus liegt auf der Hardware: Ein POS-Terminal ist vor allem das physische Gerät, das bei Transaktionen verwendet wird und an dem Zahlungen für Waren und Dienstleistungen vorgenommen werden. Es kann sich um eigenständige Geräte oder integrierte Systeme handeln.
  
• Zahlungsabwicklung: Dieses Terminal erleichtert den Zahlungsverkehr, indem es Zahlungskarten liest, Unterschriften von Kunden/Kundinnen erfasst oder sogar QR-Codes für mobile Zahlungen scannt, sofern dies erforderlich ist.
  
• Direkte Interaktion: Kunden/Kundinnen interagieren oft direkt mit POS-Terminals, entweder durch das Durchziehen einer Karte, die Eingabe einer PIN oder das Antippen einer kontaktlosen Zahlungskarte oder eines kontaktlosen Zahlungsgeräts.
  

POS-Software

• Der Fokus liegt auf der Software: Während das Terminal das physische Gerät ist, ist die POS-Software die digitale Lösung, die auf diesem Gerät betrieben wird. Sie steuert den Betrieb und die Funktionalitäten des Terminals.
  
• Vielseitigkeit: POS-Software kann auf verschiedenen Geräten installiert werden, von traditionellen Kassen bis hin zu modernen Tablets und Smartphones.
  
• Breite Funktionalität: Diese Software wickelt nicht nur Transaktionen ab. Darüber hinaus kann die Software den Bestand verwalten, Kundendaten verfolgen, Umsatzmuster analysieren und sogar in andere Geschäftssysteme integriert werden.
  
• Nutzerinteraktion: In der Regel interagieren Mitarbeiter/innen oder Geschäftsleute mit der Softwareoberfläche, um Verkäufe einzutragen, Lagerbestände zu überprüfen oder Verkaufsberichte einzusehen.
  

Während es bei einem POS-Terminal also hauptsächlich um die greifbare Interaktion mit der Kundin oder dem Kunden während einer Transaktion geht, taucht die POS-Software tiefer ein und bietet Tools und Ressourcen, die Unternehmen bei der Verwaltung von Verkäufen und damit verbundenen Vorgängen helfen. Beide Elemente arbeiten zusammen: Das Terminal ist das Gateway und die Software sorgt für die Intelligenz und Funktionalität.

POS-Software vs. Zahlungsgateway

Im Bereich der Zahlungsabwicklung sind zwei Begriffe, die häufig auftauchen, „POS-Software“ und „Zahlungsgateways.“ Auch wenn sie auf den ersten Blick ähnlich aussehen, erfüllen sie unterschiedliche Funktionen im Transaktionsverfahren. Sehen wir uns beide einmal genauer an:

POS-Software

• Zentrale Schnittstelle: Die POS-Software fungiert als digitales Dashboard, auf dem Unternehmen Verkaufstransaktionen verwalten können. Diese Schnittstelle wird in der Regel von Mitarbeiter/innen im Geschäft oder Kassiererinnen und Kassierern verwendet, um Verkäufe, Rückgaben und Umtausch zu bearbeiten.
  
• Multifunktionale Rolle: Neben der reinen Abwicklung von Transaktionen kann POS-Software auch Aufgaben wie die Verwaltung des Bestands, die Überwachung von Verkaufstrends und die Verfolgung von Kundendaten übernehmen.
  
• Direkte geschäftliche Nutzung: Sie wird hauptsächlich von Unternehmen in einer stationären Umgebung genutzt, um persönliche Transaktionen effektiv zu verwalten.
  

Zahlungsgateway

• Online-Transaktionen: Ein Zahlungsgateway ist ein Dienst, der hauptsächlich Online-Zahlungen autorisiert und verarbeitet. Betrachten Sie es als eine Art digitaler Vermittler zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden/Kundinnen.
  
• Der Fokus liegt auf Sicherheit: Zahlungsgateways verschlüsseln vertrauliche Informationen, wie z. B. Kreditkartennummern, und stellen so sicher, dass die Daten sicher zwischen der Kundin oder dem Kunden, dem Unternehmen und der Bank übertragen werden.
  
• Breite Anwendbarkeit: Während POS-Software in der Regel an physischen Orten eingesetzt wird, werden Zahlungsgateways überwiegend in Online-Umgebungen wie E-Commerce-Shops, abonnementbasierte Plattformen oder von Online-Dienstleistern verwendet.
  

Sowohl POS-Software als auch Zahlungsgateways spielen eine Rolle bei den Zahlungsvorgängen, sind aber auf unterschiedliche Umgebungen ausgerichtet. Bei der POS-Software geht es mehr um die physischen Transaktionen in den Geschäften und das gesamte Verkaufsmanagement. Im Gegensatz dazu konzentrieren sich Zahlungsgateways in erster Linie auf die sichere Abwicklung von Online-Transaktionen und stellen sicher, dass sowohl Unternehmen als auch Kunden/Kundinnen dem Online-Verfahren vertrauen können.

Wie funktioniert POS-Software?

Wenn ein Unternehmen POS-Software für die Zahlungsabwicklung einsetzt, besteht das vorrangige Ziel darin, einen reibungslosen, sicheren und effizienten Ablauf sowohl für die Kundin oder den Kunden als auch für das Unternehmen zu gewährleisten. POS-Software verwaltet verschiedene Funktionen und optimiert den Transaktionsablauf. Im Folgenden finden Sie einen detaillierten Überblick über die Funktionsweise von POS-Software:

• Einleitung einer Transaktion: Wenn eine Kundin oder ein Kunde bereit ist, einen Kauf zu tätigen, gibt die Verkäuferin oder der Verkäufer die Artikel oder Dienstleistungen in die Software ein – entweder manuell oder durch Scannen von Barcodes. Diese Eingabe erzeugt eine digitale Aufzeichnung des Verkaufs.

• Preisberechnung: Die Software berechnet die Gesamtkosten unter Berücksichtigung von Rabatten, Werbeaktionen oder Treuepunkten. Die Steuern werden automatisch auf der Grundlage der Produkte oder Dienstleistungen und des Ortes, an dem der Verkauf stattfindet, hinzugefügt.

• Auswahl der Zahlungsart: Die Kundin oder der Kunde wählt seine bevorzugte Zahlungsmethode. Die POS-Software kann eine Vielzahl von Methoden unterstützen, darunter Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und sogar Geschäftsguthaben oder Geschenkkarten.

• Zahlungsabwicklung: Wenn die gewählte Methode elektronisch ist, stellt die Software eine Verbindung zu einem Zahlungsgateway her. Dieses Gateway überträgt die Zahlungsdaten zur Überprüfung sicher an das entsprechende Finanzinstitut.

• Autorisierung: Die Zahlungsdaten werden mit der ausstellenden Bank oder dem Kreditinstitut abgeglichen. Wenn Gelder verfügbar sind und die Karte gültig ist, wird die Transaktion autorisiert.

• Bestätigung: Die POS-Software erhält den Transaktionsstatus. Bei Genehmigung wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt und es kann ein digitaler oder gedruckter Beleg erstellt werden.

• Anpassungen der Bestände: Die Software passt die Bestandszahlen des Geschäfts automatisch an die verkauften Artikel an. Diese Funktion bietet einen aktuellen Überblick über die Lagerbestände und weist auf Artikel hin, die nachbestellt werden müssen.

• Zusammenstellung von Verkaufsdaten: Jede Transaktion wird protokolliert, um einen Datenbestand zu erstellen. Diese Daten ermöglichen es Unternehmen, Verkaufstrends zu analysieren, die meistverkauften Artikel zu verfolgen und die Gesamtleistung zu messen.

• Verwaltung von Kundendaten: Für Unternehmen, die Kundendaten erfassen, kann die POS-Software diese Details speichern und verwalten. So können die Unternehmen personalisierte Marketingkampagnen oder Treueprogramme erstellen.

• Abgleich am Tagesende: Bei Geschäftsschluss fasst die Software alle Transaktionen zusammen und erstellt eine Zusammenfassung der Verkäufe, Rückgaben und anderer relevanter Metriken. Dieser tägliche Bericht hilft bei der finanziellen Überwachung und kann für Buchhaltungszwecke verwendet werden.

• Datensynchronisierung und -sicherung: Bei cloudbasierten POS-Softwarelösungen werden die Transaktionsdaten und andere relevante Metriken regelmäßig mit der Cloud synchronisiert. Diese Sicherung gewährleistet die Datensicherheit und ermöglicht den Zugriff von mehreren Standorten oder Geräten aus.

Grundsätzlich funktioniert POS-Software, indem sie eine Reihe von Abläufen – von der Anbahnung eines Verkaufs bis zum Finanzabgleich – in ein zusammenhängendes System integriert. So werden Transaktionen vereinfacht und Unternehmen erhalten wertvolle Einblicke und operative Effizienz.

So wählen Sie POS-Software aus

Die Auswahl der richtigen POS-Software für Ihr Unternehmen hängt von der Bewertung der Aspekte jeder Option ab. Der folgende Leitfaden soll Sie bei der Auswahl unterstützen:

• Betriebliche Anforderungen
  Beginnen Sie damit, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln. Ein Einzelhandelsgeschäft könnte zum Beispiel Wert auf schnelle Kassiervorgänge legen, während ein Restaurant eher auf eine individuelle Anpassung der Bestellungen bedacht sein könnte. Dienstleistungsorientierte Unternehmen schätzen möglicherweise erweiterte Planungsfunktionen. Wenn Sie Ihre betrieblichen Anforderungen genau kennen, können Sie Ihre Auswahl eingrenzen.

• Prüfung der Funktionalität
  Dokumentieren Sie jede Funktion, die Ihr Unternehmen regelmäßig ausführt. Bei welchen dieser Punkte kann eine POS-Software helfen? Während die meisten POS-Systeme die Zahlungsabwicklung verwalten, sollten Sie auch andere Aspekte wie die Integration von Treueprogrammen, Rechnungsstellungsfunktionen, Fernzahlungsoptionen, Rückerstattungen und Trinkgelder berücksichtigen. Wählen Sie ein System, das genau auf die Funktionen abgestimmt ist, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist.

• Hardwarekompatibilität
  Die von Ihnen gewählte POS-Software sollte mit der Hardware kompatibel sein, die Sie bereits besitzen oder anschaffen möchten. Unabhängig davon, ob es sich dabei um Barcodescanner, Belegdrucker oder Bargeldkassen handelt, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software mühelos mit diesen Geräten zusammenarbeitet.

• Softwareattribute
  Die Eigenschaften der Software können den täglichen Betrieb beeinflussen. Einige POS-Lösungen arbeiten beispielsweise in der Cloud und bieten Unternehmen den Vorteil, dass sie auf Echtzeitdaten zugreifen und aus der Ferne verwalten können. Außerdem ist es aus Gründen der Flexibilität von Vorteil, Software zu wählen, die mit mehreren Betriebssystemen kompatibel ist.

• Kostenbewertung
  Ein wesentlicher Faktor sind die finanziellen Auswirkungen. Einige POS-Systeme können pro Transaktion abgerechnet werden, bei anderen fallen monatliche Gebühren an. Entscheiden Sie sich für ein Preiskonzept, das zu Ihrem Geschäftsmodell und Ihrem Budget passt.

• Bewertung des Kundensupports
  Ausfallzeiten oder technische Pannen erfordern eine schnelle Lösung. Bevorzugen Sie POS-Lösungen, die rund um die Uhr Support über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Chat und Telefon bieten.

• Auswirkungen auf die Sicherheit
  Angesichts der Vertraulichkeit von Finanztransaktionen darf die Sicherheit nicht beeinträchtigt werden. Es ist wichtig, dass Sie sich für ein POS-System entscheiden, das Ihre Daten durch Maßnahmen wie End-to-End-Verschlüsselung schützt.

• Zukunftssicherheit
  Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, sollte auch Ihr POS-System damit Schritt halten. Suchen Sie nach Lösungen, die einfache Softwareupdates, die Integration neuer Funktionen und die Skalierbarkeit für das Unternehmenswachstum ermöglichen.

• Gelegenheit zum Testen
  Erfahrungen mit Software aus erster Hand können sehr wertvoll sein. Mit einer kostenlosen Testversion, einer Live-Demonstration oder einer ausführlichen Dokumentation können Sie sich ein genaueres Bild davon machen, ob eine bestimmte Option den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

• Externes Feedback
  Holen Sie externe Meinungen ein. Informieren Sie sich darüber, welche Systeme andere Unternehmen in Ihrer Branche nutzen, und lesen Sie die Kundenrezensionen. Ein solches Feedback kann Aufschluss über die langfristige Zuverlässigkeit und Leistung des Systems geben.

Die Suche nach der richtigen POS-Software erfordert eine Mischung aus Selbstbeobachtung, Recherche und Bewertung. Wenn Sie die Zeit in diesen Vorgang investieren, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Lösung finden, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht und diese vorwegnimmt.

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