O software de ponto de venda (POS) passou por uma grande transformação ao longo dos anos, fazendo a transição de simples caixas registradoras para plataformas digitais abrangentes. O uso de sistemas de POS não se limita às transações, mas também moldam a maneira como as empresas interagem com os clientes e gerenciam as operações diárias. O mercado global de software de POS atingiu quase US$ 12 bilhões em 2022, de acordo com um relatório da Grand View Research.
As capacidades dos sistemas de POS são vastos. Desde o gerenciamento de estoque e geração de relatórios de vendas detalhados até o gerenciamento de interações com clientes, essas plataformas desempenham um papel fundamental na melhoria dos fluxos de trabalho de negócios. Sua natureza multifuncional significa que as empresas podem consolidar várias tarefas, reduzindo a complexidade e aumentando a eficiência.
Conforme as empresas equilibram a evolução das expectativas dos clientes e a eficiência, escolher o sistema de POS é cada vez mais importante. Aqui está o que você precisa saber para encontrar a solução de POS certa para suas necessidades comerciais específicas.
Neste artigo:
- O que é software de ponto de venda (POS)?
- Para que serve o software de POS?
- Terminal de POS x software de POS
- Software de POS x gateway de pagamentos
- Como funciona o software de POS?
- Como escolher o software de POS
O que é software de ponto de venda (POS)?
O software de ponto de venda é uma solução digital que permite que as empresas realizem e gerenciem transações de vendas. Esse software geralmente funciona com dispositivos de hardware, como scanners de código de barras, impressoras de recibos e máquinas de cartões: para capturar e finalizar vendas.
Tecnologias móveis e baseadas em nuvem permitem que os software de POS operem em vários dispositivos, desde registradores tradicionais até smartphones e tablets. Essa flexibilidade permite que as empresas atendam seus clientes com mais eficiência e acessem seus dados de vendas de praticamente qualquer lugar.
Para que serve o software de POS?
O software de POS, distinto da categoria mais ampla de sistemas de POS, concentra-se nas funcionalidades digitais necessárias para o processamento de transações e operações comerciais relacionadas. Veja a seguir uma visão detalhada do que o software de POS pode fazer pelas empresas:
Processamento de transações
Em sua essência, o software de POS é projetado para lidar com o processo de transações de vendas. Isso inclui registrar itens, calcular totais, aplicar descontos e processar várias formas de pagamento, como cartões de crédito, cartões de débito e carteiras digitais.Gestão de estoque
Uma das principais funcionalidades do software de POS é rastrear itens à medida que são vendidos. Isso significa que as empresas podem acompanhar os níveis de estoque em tempo real, evitando a falta de e facilitando cronogramas de reordenação rápida.Relatórios e análises de vendas
O software de POS pode coletar e apresentar dados sobre tendências de vendas, produtos populares e horários de pico de transação. Esses insights permitem que as empresas tomem decisões informadas sobre compras, pessoal e marketing.Gestão de clientes
Acompanhar os dados do cliente, incluindo histórico de compras e preferências, pode levar a um melhor atendimento ao cliente e campanhas de marketing direcionadas. Muitas soluções de software de POS vêm com esse recurso, permitindo que as empresas cultivem relacionamentos e incentivem a repetição de negócios.Gestão e acompanhamento de funcionários
Além das vendas e do estoque, o software de POS também pode acompanhar o desempenho dos funcionários. Os recursos podem incluir horas de registro, cálculo de comissões e até mesmo definição de metas de vendas.Recursos de fidelidade e promoção
Para incentivar a retenção de clientes e a repetição de negócios, o software de POS geralmente tem recursos incorporados para gerenciar programas de fidelidade, cartões-presente e promoções especiais.Cálculo fiscal
Dada a complexidade dos códigos fiscais, especialmente para empresas que operam em diferentes jurisdições, o software de POS calcula e aplica automaticamente os impostos adequados, como o imposto sobre vendas ou ao imposto sobre valor agregado (IVA), às transações.Gerenciamento de pedidos
Especialmente relevante para restaurantes ou estabelecimentos baseados em serviços, o software de POS pode gerenciar pedidos especiais, atribuições de mesas, reservas ou horários de serviço, garantindo operações tranquilas e a satisfação do cliente.Recursos de integração
O software de POS moderno geralmente tem a capacidade de se integrar com outras ferramentas ou plataformas de software. Por exemplo, eles podem sincronizar com serviços de e-commerce, softwares de contabilidade ou sistemas de CRM (Customer Relationship Management, gerenciamento de relacionamento com o cliente) de terceiros, criando um ambiente digital integrado para as empresas.
No geral, o software de POS atua como o cérebro digital por trás das operações de vendas, facilitando transações tranquilas e também fornecendo dados e funcionalidades para melhorar vários aspectos de um negócio.
Terminal de POS x software de POS
Um terminal de POS e um software de POS desempenham funções relacionadas, mas distintas, no processamento de pagamentos. Vamos detalhar as diferenças entre os dois:
Terminal de POS
- Foco em hardware: Um terminal de POS se refere principalmente ao dispositivo físico usado nas transações por onde são feitos os pagamentos de mercadorias e serviços. Eles podem ser dispositivos autônomos ou sistemas integrados.
- Processamento de pagamentos: Este terminal facilita as transações de pagamento lendo cartões de pagamento, capturando assinaturas de clientes ou até mesmo digitalizando códigos QR para pagamentos em dispositivos móveis se necessário.
- Interação direta: Muitas vezes, os clientes interagem diretamente com os terminais de POS, seja passando o cartão, inserindo um PIN ou usando o pagamento por aproximação com um cartão ou dispositivo.
Software de POS
- Foco em software: Enquanto o terminal é o dispositivo físico, o software de POS é a solução digital executada nesse dispositivo. É o que alimenta as operações e funcionalidades do terminal.
- Versatilidade: O software de POS pode ser instalado em vários dispositivos, desde registradores tradicionais até tablets e smartphones modernos.
- Ampla funcionalidade: Este software não lida apenas com transações. Ele também pode gerenciar estoque, rastrear dados de clientes, analisar padrões de vendas e até mesmo integrar com outros sistemas de negócios.
- Interação do usuário: Normalmente, a equipe ou o pessoal de negócios interagem com a interface do software para registrar as vendas, verificar os níveis de estoque ou visualizar relatórios de vendas.
Embora um terminal de POS se refira em grande parte à interação tangível com o cliente durante uma transação, o software de POS se aprofunda, fornecendo ferramentas e recursos para ajudar as empresas a gerenciar vendas e operações relacionadas. Ambos os elementos trabalham juntos: o terminal é o gateway, e o software lida com a inteligência e funcionalidade.
Software de POS x gateway de pagamentos
No domínio do processamento de pagamentos, dois termos que costumam aparecer são "software de POS" e "gateways de pagamentos." Embora possam parecer semelhantes à primeira vista, eles têm funções distintas no processo de transação. Vamos diferenciar os dois:
Software de POS
- Interface central: O software de POS funciona como um painel digital onde as empresas podem gerenciar transações de vendas. Essa interface geralmente é usada por lojistas ou caixas para processar vendas, devoluções e trocas.
- Função multifuncional: Além de apenas lidar com transações, o software de POS também pode lidar com tarefas como gerenciar estoque, monitorar tendências de vendas e acompanhar dados de clientes.
- Uso comercial direto: É operado principalmente por empresas em um ambiente físico, o que lhes permite gerenciar transações presenciais de forma efetiva.
Gateway de pagamentos
- Transações online: Um gateway de pagamentos é um serviço que autoriza e processa principalmente pagamentos online. Pense nele como um intermediário digital entre uma empresa e seus clientes.
- Foco em segurança: Os gateways de pagamentos criptografam informações confidenciais, como números de cartão de crédito, garantindo que os dados sejam transmitidos com segurança entre o cliente, a empresa e o banco.
- Ampla aplicabilidade: Embora o software de POS seja normalmente usado em locais físicos, os gateways de pagamentos são usados predominantemente em ambientes online, como lojas de e-commerce, plataformas baseadas em assinatura ou provedores de serviços online.
Tanto o software de POS quanto gateways de pagamentos desempenham funções nos processos de pagamento, mas atendem a ambientes diferentes. O software de POS lida com transações físicas na loja e gerenciamento geral de vendas. Por outro lado, os gateways de pagamentos se concentram principalmente em facilitar com segurança as transações online, garantindo que empresas e clientes possam confiar no processo.
Como funciona o software de POS?
Quando uma empresa emprega o software de POS para lidar com pagamentos, o objetivo primordial é facilitar uma experiência tranquila, segura e eficiente para o cliente e a empresa. O software de POS gerencia intrinsecamente várias funcionalidades e simplifica o processo de transação. Aqui está uma análise detalhada de como o software de POS funciona:
Início da transação: Quando um cliente está pronto para fazer uma compra, o vendedor insere os itens ou serviços no software, manualmente ou digitalizando códigos de barras. Essa entrada cria um registro digital da venda.
Cálculo de preços: O software calcula o custo total, considerando todos os descontos, promoções ou pontos de fidelidade aplicáveis. Os impostos são adicionados automaticamente com base nos produtos ou serviços e no local da venda.
Seleção de pagamentos: O cliente escolhe a forma de pagamento preferida. O software de POS pode acomodar diversas formas de pagamento, incluindo cartões de crédito e débito, carteiras digitais e até cartões de crédito ou presente das lojas.
Processamento de pagamentos: Se o método escolhido for eletrônico, o software se conecta a um gateway de pagamentos. Esse gateway transmite com segurança os dados de pagamento para a instituição financeira relevante para verificação.
Autorização: Os dados de pagamento são verificados junto ao banco emissor ou instituição de crédito. Se os fundos estiverem disponíveis e o cartão for válido, a transação será autorizada.
Confirmação: O software de POS recebe o status da transação. Se aprovada, uma mensagem de confirmação é exibida e um recibo digital ou impresso pode ser gerado.
Ajustes de estoque: O software ajusta automaticamente as contagens de estoque da loja com base nos itens vendidos. Esse recurso fornece uma visão atualizada dos níveis de estoque, sinalizando os itens que precisam ser reordenados.
Compilação de dados de vendas: Cada transação é registrada, criando um reservatório de dados. Esses dados permitem que as empresas analisem as tendências de vendas, acompanhem os itens mais vendidos e avaliem o desempenho geral.
Gerenciamento de dados de clientes: Para empresas que capturam dados de clientes, o software de POS pode armazenar e gerenciar esses dados, ajudando a criar campanhas de marketing personalizadas ou benefícios de programas de fidelidade.
Reconciliação do fim do dia: No fechamento dos negócios, o software contabiliza todas as transações, fornecendo um resumo de vendas, devoluções e outras métricas relevantes. Este relatório diário auxilia no acompanhamento financeiro e pode ser usado para fins contábeis.
Sincronização e backup de dados: Para soluções de software de POS baseadas em nuvem, os dados de transação e outras métricas relevantes são sincronizados regularmente com a nuvem. Esse backup garante a segurança dos dados e permite o acesso de vários locais ou dispositivos.
Basicamente, o software de POS funciona integrando uma série de processos, desde o início de uma venda até a reconciliação financeira, em um sistema coeso. Isso facilita as transações e fornece às empresas informações valiosas e eficiência operacional.
Como escolher o software de POS
Selecionar o software de POS certo para o seu negócio depende da avaliação dos aspectos de cada opção. Aqui está um guia para ajudar no processo de seleção:
Requisitos operacionais
Comece identificando os requisitos específicos da sua empresa. Por exemplo, uma loja de varejo pode priorizar processos de checkout rápidos, enquanto um restaurante pode se inclinar para a personalização de pedidos. Empresas orientadas a serviços podem valorizar recursos avançados de agendamento. Ser preciso sobre suas necessidades operacionais será útil para restringir suas escolhas.Exame de funcionalidade
Documente todas as funções que sua empresa realiza regularmente. Com quais delas um software de POS pode ajudar? Embora a maioria dos sistemas de POS gerencia o processamento de pagamentos, considere outros aspectos, como integrações de programas de fidelidade, recursos de faturamento, opções de pagamento remoto, reembolsos e gorjetas. Escolha um sistema alinhado com as funcionalidades das quais sua empresa depende.Compatibilidade de hardware
Sua escolha de software de POS deve ser compatível com o hardware que você já possui ou planeja comprar. Quer se trate de scanners de código de barras, impressoras de recibos ou gavetas de dinheiro, certifique-se de que o software escolhido se integra facilmente a esses dispositivos.Atributos de software
As características do software podem influenciar as operações diárias. Por exemplo, algumas soluções de POS operam na nuvem, dando às empresas a vantagem de acessar dados em tempo real e gerenciar remotamente. Também é benéfico escolher um software compatível com vários sistemas operacionais para flexibilidade.Avaliação de custos
As implicações financeiras são um fator importante. Alguns sistemas de POS podem cobrar por transação, enquanto outros têm tarifas mensais. Opte por um modelo de preços alinhado ao seu modelo de negócio e orçamento.Avaliação do suporte ao cliente
Tempos de inatividade ou falhas técnicas exigem resolução imediata. Priorize soluções de POS que ofereçam suporte ininterrupto em vários canais, como e-mail, chat e telefone.Implicações de segurança
Dada a natureza sensível das transacções financeiras, a segurança não pode ser comprometida. É importante escolher um sistema de POS que proteja os dados usando medidas como criptografia de ponta a ponta.Preparação para o futuro
Conforme sua empresa evolui, seu sistema de POS deve acompanhar o ritmo. Procure soluções que permitam atualizações fáceis de software, integração de novos recursos e escalabilidade para acomodar o crescimento do negócio.Oportunidade de testar
Experimentar o software em primeira mão pode ser valioso. Uma avaliação gratuita, uma demonstração ao vivo ou uma documentação detalhada darão a você uma ideia mais clara se uma determinada opção atende às suas necessidades comerciais.Feedback externo
Reúna opiniões externas. Veja o que outras empresas do seu setor estão fazendo e confira as avaliações dos clientes. Um feedback assim pode oferecer insights sobre a confiabilidade e o desempenho do sistema a longo prazo.
Encontrar o software de POS certo requer uma mistura de introspecção, pesquisa e avaliação. Quando você investe tempo nesse processo, é mais provável que encontre uma solução que atenda e antecipe suas necessidades de negócios.
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O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.