POS-programvara har förändrats stort under åren och gått från enkla kassaapparater till omfattande digitala plattformar. Användningen av POS-system handlar inte bara om transaktioner – systemen formar också hur företag interagerar med kunder och hanterar den dagliga verksamheten. Den globala marknaden för POS-programvara uppgick nästan till 12 miljarder USD 2022, enligt en rapport från Grand View Research.
Moderna POS-system har enorm kapacitet. Dessa plattformar spelar en viktig roll för att förbättra affärsarbetsflöden, oavsett om det handlar om att hantera lager och generera detaljerade försäljningsrapporter eller hantera kundinteraktioner. Deras multifunktionella karaktär innebär att företag kan konsolidera olika uppgifter, minska komplexiteten och öka effektiviteten.
När företag gör avvägningar mellan föränderliga kundförväntningar och effektivitet blir det allt viktigare att välja rätt POS-system. Här är vad du behöver veta för att hitta rätt POS-lösning för dina specifika affärsbehov.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är POS-programvara (point of sale)?
- Vad används POS-programvara till?
- POS-terminal kontra POS-programvara
- POS-programvara kontra betalningsgateway
- Hur fungerar POS-programvara?
- Hur man väljer POS-programvara
Vad är POS-programvara?
POS-programvara är en digital lösning som gör det möjligt för företag att genomföra och hantera försäljningstransaktioner. Programvaran fungerar ofta med terminalenheter, t.ex. streckkodsläsare, kvittoskrivare och kortläsare – för att registrera och slutföra försäljningen.
Mobil- och molnbaserad teknik gör att POS-programvara kan fungera på olika enheter, från traditionella kassaapparater till smartphones och surfplattor. Denna flexibilitet gör att företag kan serva sina kunder mer effektivt och få tillgång till deras försäljningsdata praktiskt taget var som helst.
Vad används POS-programvara till?
POS-programvara, till skillnad från den bredare kategorin av POS-system, fokuserar på de digitala funktioner som krävs för transaktionshantering och relaterad affärsverksamhet. Här följer en detaljerad genomgång av vad POS-programvara kan göra för företag:
Behandling av transaktioner
POS-programvara har i grund och botten utformats för att hantera processen för försäljningstransaktioner. Detta inkluderar att slå in artiklar, beräkna summor, tillämpa rabatter och hantera olika betalningsformer – till exempel kreditkort, betalkort och digitala plånböcker.Lagerhantering
En av de primära funktionerna i POS-programvara är att spåra när varor säljs. Detta innebär att företag kan hålla koll på lagernivåer i realtid, vilket förhindrar att lagret tar slut och underlättar snabba ombeställningsplaner.Försäljningsrapportering och analys
POS-programvara kan samla in och presentera data om försäljningstrender, populära produkter och vanligaste transaktionstider. Dessa insikter gör det möjligt för företag att fatta välgrundade beslut om inköp, bemanning och marknadsföring.Kundhantering
Att hålla koll på kunddata, inklusive köphistorik och preferenser, kan leda till bättre kundservice och riktade marknadsföringskampanjer. Många POS-programvarulösningar har denna funktion, vilket gör att företag kan odla relationer och uppmuntra till återkommande affärer.Ledning och spårning av anställda
Utöver försäljning och lager kan POS-programvara också följa hur de anställdas presterar. Exempel på funktioner är att logga timmar, beräkna provisioner och till och med sätta försäljningsmål.Lojalitets- och marknadsföringsfunktioner
För att uppmuntra till kundretention och återkommande affärer har POS-programvara ofta inbyggda funktioner för att hantera lojalitetsprogram, presentkort och specialerbjudanden.Skatteberäkning
Med tanke på skattereglernas komplexitet, särskilt för företag som är verksamma i olika jurisdiktioner, beräknar och tillämpar POS-programvara automatiskt lämpliga skatter, såsom omsättningsskatt eller mervärdesskatt (VAT) på transaktioner.Orderhantering
POS-programvara är särskilt relevant för restauranger eller tjänstebaserade inrättningar och kan hantera specialbeställningar, bordstilldelningar, bokningar eller serviceplaner, vilket säkerställer smidig drift och kundnöjdhet.Integrationsmöjligheter
Modern POS-programvara kan ofta integreras med andra programvaruverktyg eller plattformar. De kan till exempel synkroniseras med tjänster kopplade till e-handel, redovisningsprogram eller CRM-system (Customer Relationship Management) från tredje part – vilket skapar en sammanhängande digital miljö för företag.
POS-programvara fungerar generellt sett som den digitala hjärnan bakom försäljningsverksamheten – den underlättar smidiga transaktioner och tillhandahåller även data och funktioner för att förbättra olika aspekter av ett företag.
POS-terminal kontra POS-programvara
En POS-terminal och en POS-programvara har besläktade men ändå specifika funktioner i betalningshantering. Låt oss ta en titt på skillnaderna mellan de båda:
POS-terminal
- Fokus på hårdvara: En POS-terminal avser främst den fysiska enhet som används i transaktioner, där betalningar för varor och tjänster görs. De kan vara fristående enheter eller integrerade system.
- Betalningshantering: Denna terminal underlättar betalningstransaktioner genom att läsa betalkort, registrera kundsignaturer eller till och med skanna QR-koder för mobila betalningar vid behov.
- Direkt interaktion: Kunder interagerar ofta direkt med POS-terminaler, oavsett om det handlar om att dra ett kort, ange en PIN-kod eller blippa ett kort eller en enhet för en kontaktlös betalning.
POS-programvara
- Fokus på programvara: Om terminalen är den fysiska enheten, så är POS-programvaran den digitala lösning som körs på enheten i fråga. Det är den som styr terminalens drift och funktioner.
- Mångsidighet: POS-programvara kan installeras på olika enheter, från traditionella kassaapparater till moderna surfplattor och smartphones.
- Bred funktionalitet: Denna programvara hanterar inte bara transaktioner. Den kan också administrera lager, spåra kunddata, analysera försäljningsmönster och till och med integreras med andra affärssystem.
- Interaktion med användare: Vanligtvis interagerar medarbetare eller företagets personal med programvarugränssnittet för att slå in försäljning, kontrollera lagernivåer eller visa försäljningsrapporter.
Så medan en POS-terminal till stor del handlar om den konkreta interaktionen med kunden under en transaktion, går POS-programvaran mer på djupet och tillhandahåller verktyg och resurser för att hjälpa företag att hantera försäljning och relaterad verksamhet. Båda komponenterna fungerar tillsammans: terminalen utgör en gateway och programvaran hanterar information och funktionalitet.
POS-programvara kontra betalningsgateway
När det gäller betalningshantering är två begrepp som ofta förekommer "POS-programvara" och "betalningsgateways." Även om de kan verka lika vid en första anblick, har de olika funktioner i transaktionsprocessen. Låt oss se hur de båda skiljer sig åt:
POS-programvara
- Centralt gränssnitt: POS-programvara fungerar som en digital instrumentpanel där företag kan hantera försäljningstransaktioner. Detta gränssnitt används vanligtvis av butiksmedarbetare eller kassapersonal för att hantera försäljning, returer och byten.
- Multifunktionell roll: Utöver att hantera transaktioner kan POS-programvaran även sköta uppgifter som att administrera lager, övervaka försäljningstrender och hålla koll på kunddata.
- Direkt företagsanvändning: Den används främst av företag i en fysisk miljö, vilket gör det möjligt för dem att hantera transaktioner i en fysisk miljö på ett effektivt sätt.
Betalningsgateway
- Onlinetransaktioner: En betalningsgateway är en tjänst som auktoriserar och behandlar främst onlinebetalningar. Tänk på det som en digital mellanhand mellan ett företag och dess kunder.
- Fokus på säkerhet: Betalningsgateways krypterar känslig information, t.ex. kreditkortsnummer, och ser till att data skickas på ett säkert sätt mellan kund, företag och bank.
- Bred tillämplighet: Medan POS-programvara vanligtvis används på fysiska platser används betalningsgateways främst i onlinemiljöer som e-handelsbutiker, abonnemangsbaserade plattformar eller leverantörer av onlinetjänster.
Både POS-programvara och betalningsgateways har en funktion vid betalningsprocesser, men de används i olika miljöer. POS-programvara handlar mer om fysiska transaktioner i butik och övergripande försäljningshantering. Fokus för betalningsgateways är däremot främst att på ett säkert sätt underlätta onlinetransaktioner, vilket säkerställer att både företag och kunder kan lita på onlineprocessen.
Hur fungerar POS-programvara?
När ett företag använder POS-programvara för att hantera betalningar är det övergripande målet att underlätta en smidig, säker och effektiv upplevelse för både kunden och verksamheten. POS-programvara hanterar på ett invecklat sätt olika funktioner och effektiviserar transaktionsprocessen. Här är en djupgående översikt över hur POS-programvara fungerar:
Initiering av transaktion: När en kund är redo att göra ett köp matar säljaren in artiklarna eller tjänsterna i programvaran – antingen manuellt eller genom att skanna streckkoder. Denna inmatning genererar ett digitalt register över försäljningen.
Prisberäkning: Programvaran beräknar den totala kostnaden och tar hänsyn till eventuella tillämpliga rabatter, kampanjer eller lojalitetspoäng. Skatter läggs till automatiskt baserat på produkterna eller tjänsterna och platsen för försäljningen.
Val av betalning: Kunden väljer själv vilken betalningsmetod han eller hon föredrar. POS-programvara kan omfatta en rad olika metoder, däribland kredit- och betalkort, digitala plånböcker och till och med butikskreditkort eller presentkort.
Betalningshantering: Om den valda metoden är elektronisk ansluter programvaran till en betalningsgateway. Denna gateway överför betalningsuppgifterna på ett säkert sätt till relevant finansinstitut för verifiering.
Auktorisering: Betalningsuppgifterna kontrolleras mot den utfärdande banken eller kreditinstitutet. Om medel finns tillgängliga och kortet är giltigt auktoriseras transaktionen.
Bekräftelse: POS-programvaran tar emot transaktionsstatusen. Om transaktionen är godkänd visas ett bekräftelsemeddelande och ett digitalt eller utskrivet kvitto kan skapas.
Lagerjusteringar: Programvaran justerar automatiskt butikens lagerantal baserat på de sålda varorna. Den här funktionen ger en uppdaterad översikt över lagernivåer och anger om artiklar behöver beställas på nytt.
Sammanställning av försäljningsdata: Varje transaktion loggas, vilket resulterar i en samling data. Dessa data gör det möjligt för företag att analysera försäljningstrender, spåra bästsäljande artiklar och mäta övergripande prestanda.
Hantering av kunddata: För företag som samlar in kundinformation kan POS-programvaran lagra och hantera dessa uppgifter – vilket gör det lättare att skapa personliga marknadsföringskampanjer eller förmåner för lojalitetsprogram.
Avstämning vid dagens slut: Vid affärsdagens slutet räknar programvaran alla transaktioner och ger en sammanfattning av försäljning, returer och andra relevanta mätvärden. Denna dagliga rapport hjälper till med ekonomisk spårning och kan användas för redovisningsändamål.
Datasynkronisering och säkerhetskopiering: För molnbaserade POS-programvarulösningar synkroniseras transaktionsdata och andra relevanta mätvärden regelbundet till molnet. Denna säkerhetskopiering ger datasäkerhet och gör att programvaran är tillgänglig från flera platser eller enheter.
POS-programvaran fungerar i princip så att den integrerar ett antal processer – från initiering av en försäljning till ekonomisk avstämning – i ett sammanhängande system. Detta underlättar transaktioner och ger företag värdefulla insikter och operativ effektivitet.
Hur man väljer POS-programvara
För att välja rätt POS-programvara till just ditt företag behöver du utvärdera olika aspekter av respektive alternativ. Här är en vägledning som hjälper dig med urvalsprocessen:
Operativa krav
Börja med att identifiera de specifika behoven för just ditt företag. En butik kan till exempel prioritera snabba kassaprocesser, medan en restaurang kan föredra orderanpassning. Tjänsteinriktade företag kan uppskatta avancerade schemaläggningsfunktioner. Att vara specifik när det gäller dina operativa behov kommer att göra det lättare att begränsa dina val.Funktionalitetsgranskning
Dokumentera varje funktion som ditt företag utför regelbundet. Vilka av dessa kan en POS-programvara hjälpa till med? De flesta POS-system kommer att hantera betalningshantering, men överväg andra aspekter som integrationer av lojalitetsprogram, faktureringsfunktioner, distansbetalningsalternativ, återbetalningar och dricks. Välj ett system som ligger i linje med de funktioner som ditt företag är beroende av.Hårdvarukompatibilitet
Du bör välja en POS-programvara som är kompatibel med den hårdvara du redan har eller planerar att köpa. Se till att programvaran du väljer enkelt kan integreras med dessa enheter, oavsett om det handlar om streckkodsläsare, kvittoskrivare eller kassalådor.Programvaruattribut
Programvarans egenskaper kan påverka den dagliga verksamheten. Vissa POS-lösningar är exempelvis molnbaserade, vilket ger företag den fördelen att de får tillgång till realtidsdata och kan hantera programvaran på distans. Det är också en fördel att välja programvara som är kompatibel med flera operativsystem eftersom det ger flexibilitet.Bedömning av kostnader
Ekonomiska konsekvenser är en viktig faktor. Vissa POS-system kan ta betalt per transaktion, medan andra har månadsavgifter. Välj en prismodell som passar din affärsmodell och budget.Bedömning av kundsupport
Driftstopp eller tekniska fel behöver kunna lösas snabbt. Prioritera POS-lösningar som erbjuder support dygnet runt via olika kanaler som e-post, chatt och telefon.Säkerhetsaspekter
Med tanke på de finansiella transaktionernas känsliga karaktär får säkerheten inte äventyras. Det är viktigt att välja ett POS-system som skyddar data med hjälp av åtgärder som end-to-end-kryptering.Framtidssäkring
Ditt POS-system bör hålla jämna steg med ditt företag i takt med att det utvecklas. Leta efter lösningar som möjliggör enkla programuppdateringar, integrering av nya funktioner och skalbarhet för att tillgodose affärstillväxt.Möjlighet att testa
Det kan vara värdefullt att uppleva programvara på egen hand. En gratis provperiod, livedemonstration eller ingående dokumentation ger dig en tydligare uppfattning om huruvida ett visst alternativ passar dina affärsbehov.Extern feedback
Ta in externa åsikter. Se hur andra företag i din bransch gör och kolla upp kundrecensioner. Sådan feedback kan ge insikter om systemets långsiktiga tillförlitlighet och prestanda.
För att hitta rätt POS-programvara krävs en blandning av introspektion, analys och utvärdering. Det är mer sannolikt att du hittar en lösning som tillgodoser och förutser dina affärsbehov om du lägger tid på den här processen.
Läs mer om Stripe Terminal och hur den möjliggör ytterst anpassningsbara kassafunktioner.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.