国王令 1619/2012 の発行以来、スペインでは請求情報に関する義務にいくつかの変更が生じました。一例として、VERI*FACTU システムの実装が挙げられます。これは一時的にオプションですが、2027 年には必須となり、すべての請求書には QR コードまたはそれに含まれる詳細を含める必要があります。

これらの法改正により、請求書に必要な情報について疑問が生じることがよくあります。このガイドでは、スペインで請求書を発行する際に記載する必要がある詳細について説明します。

主なポイント

• 必要な請求情報とは、請求書の有効性を確保するために適用される規則によって規定された項目です。
  
• 発行日や発行者の識別データなど、すべての請求書で特定の詳細が必要です。
  
• 法的声明などのその他の情報は、特定の種類の請求書を発行する場合にのみ必要です。
  
• 税務上または顧客ロイヤルティの理由から、必須ではない情報も含めることをお勧めします。
  
• 請求情報は正確である必要があるため、その収集方法を改善することをお勧めします。
  

請求情報とは

請求情報とは、請求書が有効になるために含める必要のある主要な詳細情報です。一般的に、この情報は発行者、受取人、および請求書を特定します。また、取引日、付加価値税 (VAT) の金額、必須の法的声明など、重要な商業および税務データも提供します。

これらの詳細は、会計と税務管理において中心的な役割を果たします。企業の観点からは、経費を控除するために不可欠です。税務上の住所などの重要な入力項目がない場合や、誤りがある場合、控除手続きが妨げられる可能性があります。税務の観点からは、請求書番号を飛ばすと、スペイン税務局 (AEAT) に疑われる可能性があります。

スペインの請求書の必須情報

原則として、すべての請求書にはいくつかの必須項目を含める必要があります。ただし、スペインの規制では、特定の詳細を追加するか省略するかなど、種類ごとに異なる基準が定められているため、該当する請求書の種類に留意してください。

あらゆるケースに対応するため、最初にすべての通常の請求書で必須となる詳細を確認します。次のセクションでは、種類ごとに必要な情報を確認します。スペインでの請求書の作成では、次の詳細を追加します。

1. 日付: 請求書が発行された日付、つまり作成されて送信された日付です。発行日と取引日が異なる場合は、両方を記載します。
   
2. 番号とシリーズ: これは請求書の数値識別子であり、順番に、時系列に配置されます。シリーズは、請求書をグループ化するために使用されるオプションの英数字のプレフィックスです。
   
3. 発行者の詳細: このフィールドには、発行者の識別情報を示す必要があります。氏名 (個人事業主の場合) または正式な会社名 (企業の場合)、納税者番号 (NIF)、および AEAT の税務上の住所です。
   
4. 顧客情報: 購入者の氏名または会社名、NIF、および税務住所を記載する必要があります。
   
5. 説明と金額: 各商品またはサービスの説明、販売数、VAT を除く単価、割引 (該当する場合)、および最終価格を個別の行に分けて記載することが義務付けられています。
   
6. 課税標準: これは売上の総額 (つまり、VAT を計算する基準となる金額) です。
   
7. 税率と未納税額: 使用される VAT のパーセンテージ を記載します。適用される税率に関係なく、請求書に請求される VAT の総額を表示することが義務付けられていることに注意してください。
   
8. 合計: 顧客が支払う必要のある総額です。
   

請求書の種類ごとの必須情報

請求書は、発行者、適用範囲、または目的により、いくつかの方法で分類できます。以下では、スペインの規制で最も一般的な種類について求められている情報を提供します。

• 簡易請求書: 簡易請求書には、顧客の識別データ、適用された割引、および VAT の内訳を除き、通常の請求書または「完全な」請求書と同じ詳細を含める必要があります。

• VERI FACTU 請求書: VERI FACTU システムで発行される請求書には、QR コードまたはそれに含まれる情報とともに、「VERI*FACTU」という単語または「AEAT ウェブサイトで確認可能な請求書」という記載を含める必要があります。

• 個人事業主の請求書: 発行者が独立して業務を行っており、受取人がスペインを拠点とする企業または別の個人事業主である場合、請求書には個人所得税 (IRPF) の源泉徴収を示す必要があります。

• EU 域内取引の請求書: 両方の企業または個人事業主の EU 域内取引の VAT 番号 (VAT ID) を含める必要があります。EU 域内取引の請求書では VAT が請求されないため、指定された申告書で免税またはリバースチャージメカニズムが適用されたかどうか、つまりビジネスの受取人が自国で該当する間接税を申告するかどうかを示す必要があります。

• エクスポート請求書: 海外の顧客への請求書では、VAT 免税を正当化する法的な記載を追加します。エクスポート手順およびドキュメントに関するガイドでは、支払い条件やインコタームズ (国際商業規則) などのオプションの詳細を追加することも推奨されています。

• 修正請求書およびクレジットノート: 修正請求書およびクレジットノートの両方で、連番を持つ特定のシリーズ、元の請求書を識別する情報、金額、および変更された未納税額の VAT を追加します。

• サマリー請求書: サマリー請求書を発行する際は、グループ化する取引の請求書または納品書からの情報を含めます。まとめられた各取引は別々の行に表示され、それを識別して未納税額を計算するために必要な詳細を伴う必要があります。

• 前払い請求書: 前払いを受け取った日付が請求書の発行日と異なる場合は、その日付を入力することが義務付けられています。また、財政の透明性をサポートするため、「前払い」という単語を含めることも推奨されます。

• 政府機関への請求書 (B2G): 政府機関に請求書を発行する際は、会計事務所、管理機関、および処理単位の DIR3 コードを含める必要があります。

• 現金主義会計スキームの下での請求書: このスキームを選択して、未払いの支払いが正式化されるまで四半期ごとの VAT 申告を延期する場合、すべての請求書に「特別な現金主義会計スキーム」という文言を記載する必要があります。

• セルフビリング請求書: 買い手が請求書を発行する場合、その請求書には「受取人による請求」という記載を含める必要があり、さらに、セルフビリング請求書を発行する各受取人に対して指定された独立したシリーズを含める必要があります。

スペインの請求情報を規定する規制

スペインの請求情報を規定する法的枠組みは、複数の規制から構成されています。以下に、その中で最も重要なものをまとめます。

• 請求義務を規定する規制: 王室令 1619/2012 は、番号、発行日、すべての取引の明細など、請求書に記載すべき内容を定めています。さらに、王室令 1073/2014 により、リバースチャージの仕組みが使用されていることを条件として、携帯電話、ビデオゲーム機、ノートパソコン、タブレットの販売を証明する請求書に特定のシリーズを含めることが義務付けられています。これは 2 つのシナリオで適用されます。

  • 顧客がこれらの製品を転売する企業である場合。
    
  • 顧客が転売を行わない企業であり、VAT を除く購入額が 1 万ユーロを超える場合。
    

• 電子インボイスを促進する法律: 法律 25/2013 は、B2G 取引を記録する請求書の内容を管理するものです。他の詳細に加えて、会計事務所、つまり請求書を記録する公的機関を明記することが求められます。

• VAT 規制: 王室令 828/2013 により、企業が現金主義会計の特例に基づき請求書を発行する場合、その旨を追記する義務が導入されました。

• コンピューター化された請求システムの要件を規定する規制: 王室令 1007/2023 は、VERI*FACTU システムを導入する企業が、請求記録を AEAT にリアルタイムで提出するために満たすべき要件を定めています。

スペインで請求情報を含める際のよくある間違い

請求書を作成する際、スペインの企業は特によくあるいくつかの間違いを犯す可能性があります。最も頻繁に発生するタイプを見てみましょう。

請求情報と配送情報を混同する

法律に基づいて請求書が有効になるための条件の 1 つは、売り手と買い手の税務上の居住地が表示されていることです。場合によっては、特に B2B (企業間) 取引において、サプライヤーが税務上の住所の代わりに配達先住所を請求書に入力し、ドキュメントが法的および税務上無効になることがあります。

請求情報と配送情報を混同しないでください。請求情報 (税務上の住所を含む) は請求書に記載する必要がありますが、配送の詳細は、納品書、CMR 運送状、その他の輸送証明など、物流目的で使用されるドキュメントに記載する必要があります。ビーゴの企業が、リスボンに税務上の居住地があるポルトガルの企業に製品を販売するものの、配達はポルトの倉庫で行われるとします。取引を証明する販売ドキュメントには、リスボンの住所を記載する必要があります。対照的に、納品書または CMR にはポルトの住所を表示する必要があります。

法的声明を忘れる

スペインの企業は、請求書に法的声明を含めないことがあります。VAT 免税取引や顧客のセルフビリングインボイスなど、特定の場合には、ドキュメントが有効になるためにその宣言が必要です。

書式設定要件を遵守しない

包括的で最新の請求ソフトウェアを使用していない企業は、ドキュメント情報を手動で入力する際にフォーマット要件を満たせないことがよくあります。たとえば、番号やシリーズは左揃えにする必要があり、2 つの連続したスペースを含めることはできず、ハイフン、アンダースコア、スラッシュ、ピリオド以外の特殊文字を含めることはできません。

もう 1 つのよくある間違いは、適用される規則では別々に入力することが求められているにもかかわらず、1 行に複数の VAT 세율を入力することです。正しい税率を自動的に適用するには、Stripe Tax を使用できます。この税務自動化ツールは体系的に更新され、欧州連合と、それが利用できる100 を超える国 (リストされているサポートされていない地域も確認してください) の法改正を反映します。

連番の順序を変更する

シリーズは常に連番に従う必要がありますが、よくある見落としは請求書番号の順序を変更することです (例: FA0019 から FA0021 に飛ぶ)。企業は、AEAT による検査につながる可能性があるため、この間違いを避ける必要があります。これは、不正防止法の焦点の 1 つである隠し所得の兆候と見なされる可能性があります。

曖昧な説明を含める

デジタルトランスフォーメーションソフトウェアプロバイダーである SERES の「XII 電子インボイス調査」によると、物理フォーマットおよび電子フォーマットで請求書を発行する場合、それぞれ平均 4.45 ユーロと 1.64 ユーロの管理コストがかかります。このため、多くの企業はドキュメントの作成をできるだけ簡素化しようとし、簡潔すぎる説明を使用します。ただし、課税対象額を正確に計算するのに十分な詳細が規則で義務付けられているため、このアプローチは間違いです。

請求情報を適切に収集する方法

よくあるもう 1 つの間違いは、以前に不正確な状態で収集された請求情報を入力することです。このような事態を防ぐためのベストプラクティスを以下に分析します。

顧客を特定する

請求書に含める詳細は受取人のステータスによって異なります。まず、エンドユーザーである顧客、企業、政府機関のいずれであるかを判断し、NIF や税務上の住所などの関連する項目を収集します。

関連データの取得時に一般データ保護規則 (GDPR) に違反することなく、顧客の特定を容易にするソリューションがいくつかあります。スペインの KYC (顧客確認) 規制に準拠するツールである Stripe Identity は、ユーザーの身元を確認します。また、ユーザーが企業向け Bizum を使用しているのか、個人の買い手であるかを判別する Bizum デジタル識別子を実装することもできます。

書面で情報を要求する

リモート販売を行ったり、電話で支払いを受け付けたりする企業など、買い手と口頭で合意に達した場合は、転記ミスを防ぐために、請求書を発行する前に買い手に詳細を書面で提出するよう求めてください。

データがすでに書面で収集されているオンライン販売では、顧客が直接税務情報を入力し、それが請求書に反映されます。この場合、入力フォームを改善することで間違いを最小限に抑えることができます。たとえば、自社のオンラインストアを通じて販売する場合、想定される形式に基づいて最も適切なキーボードが自動的に表示されるように各フィールドを設定します。電話番号や郵便番号を入力するためにテンキーを表示できます。

顧客体験に悪影響を与えないように、詳細の書面による要求は販売環境に合わせる必要があります。モバイルコマースでは、正確性を確認するために買い手にメールアドレスを 2 回入力させることは推奨されません。この方法は、従来の E-コマースなど、他の販売チャネルでは引き続き有効です。

もう 1 つのベストプラクティスは、別の購入時に再入力しなくて済むように、ユーザーが請求情報を保存できるようにすることです。これにより、手動データ入力でのエラーを最小限に抑えることができます。これを行うには、ユーザーがシングルタップで保存された詳細を入力できるようにフォームを設定します。

請求先住所と配送先住所を区別しやすくする

請求先情報と配送先情報を混同するというよくある間違いを避けるために、区別を簡単に認識できるようにします。たとえば、個人の買い物客にスペインからオンラインで販売する場合、ほとんどの場合、住所は同一であるため、デフォルトで両方のケースに同じ住所を使用するオプションを有効にすることをお勧めします。B2B 取引や、請求先住所と配送先住所が通常異なる顧客との取引も行う場合は、決済フォームでそのチェックボックスをオフにしたときに、それぞれ個別のブロックが表示されるようにしてください。

どちらの場合も、自動入力を有効にすることをお勧めします。住所については、ツールは Google マップなどのテクノロジーを使用して、ユーザーの入力に応じて完全な入力を提案し、エラーを防ぎ、配送業者のフォーマットの要件を確実に満たすようにします。

顧客が請求情報と支払い情報を更新できるようにする

住所の変更や、有限責任会社 (SL) から公開会社 (SA) への組織変更など、個人および法人の顧客の請求情報が変更される場合があります。したがって、請求書を正確に発行できるように、税務情報を更新するツールを顧客に提供することをお勧めします。

決済手段は、より良い財務条件のクレジットカードを提供する銀行と契約する場合など、買い手によって最も頻繁に変更される項目の 1 つです。カスタマーポータルを通じてこれやその他の支払い詳細の更新を容易にし、即座に検証することが重要です。Stripe を使用すると、カードをリアルタイムで検証して、顧客が入力した情報が正しいことを確認できます。

Stripe が請求情報の管理にどのように役立つか

請求書発行におけるよくある問題の多くは、詳細を手作業で書き写すことから生じます。完全な決済プラットフォームである Stripe Payments により、自動入力機能とリアルタイムの検証を通じて入力エラーを防ぐことができます。

さらに、Stripe により、請求、回収、決済の消し込みプロセスから手作業が排除されます。顧客情報の取得が簡素化され、Stripe App Marketplace を通じて請求プラットフォームに自動的に送信されます。

たとえば、Invopop はスペインで開発されたソリューションであり、VERI*FACTU システムと連携しています。この連携により、請求書レコードを変更せずにリアルタイムで AEAT に送信できます。

もう 1 つのアプリケーションは Billit です。これはヨーロッパにおける電子請求プラットフォームの先駆けであり、EU 全体のさまざまなデジタル請求要件のフルフィルメントを確保することに重点を置いています。また、支払い期限を特定し、顧客に自動的にリマインダーを送信して未払いを防ぐこともできます。

よくある質問 (FAQ)

簡易インボイスで必須ではない請求情報は何ですか？

簡易インボイスは完全なインボイスよりも簡潔ですが、それでも販売された製品や提供されたサービスを特定することが求められます。この表では、簡易インボイスと完全なインボイスの請求情報の比較概要を示します。

請求情報は手動で入力できますか？

はい。請求情報が明確かつ読みやすく表示されている限り、手動で入力することは合法です。実際、スペインの多くの小規模企業、特に非常に伝統的な店舗や接客業では、いまだにこの方法で請求書を発行しています。

企業がコンピューター化された請求システムを使用していない場合、請求情報が手動で入力されたドキュメントは引き続き有効であることに注意することが重要です。企業が電子インボイスの発行を開始すると、手動で請求書を発行することはできなくなります。2027 年に導入される予定のデジタル請求義務にもかかわらず、拘束力のある裁定 V0058-25 に記載されているように、請求書は引き続き手動で発行できます。

必須ではない請求情報を入力した方がよいですか？

はい。特定の必須ではない情報を追加することはベストプラクティスですが、これは請求書の種類によって異なります。

期日などの支払い条件を追加すると、回収をスピードアップできます。一方で、金額の回収時に VAT が発生したことを示す法的声明を前払い請求書に記載することをお勧めします。また、顧客への感謝のメモを追加して請求書をパーソナライズすることも価値があります。これにより、ビジネス関係の強化に役立ちます。