Desde la publicación del Real Decreto 1619/2012, se han producido varios cambios en las obligaciones relativas a la información de facturación en España. Un ejemplo es la implantación del sistema VERI*FACTU, que, a pesar de ser temporalmente opcional, será obligatorio en 2027; todas las facturas deben incluir un código QR o los datos que contiene.

Estos cambios legales suelen plantear dudas sobre la información necesaria en las facturas. En esta guía explicamos qué datos deben figurar al emitir una factura en España.

Conclusiones principales

• La información de facturación requerida son las entradas prescritas por las normas aplicables para cualquier factura a fin de garantizar su validez.
  
• Algunos datos son obligatorios en todas las facturas, como la fecha de emisión y los datos de identificación del emisor.
  
• Otra información, como una declaración jurídica, es obligatoria únicamente cuando se emiten determinados tipos de facturas.
  
• Por motivos fiscales o de fidelización de clientes, es aconsejable incluir cierta información que no es obligatoria.
  
• La información de facturación debe ser precisa, por lo que se recomienda mejorar la forma en que se recopila.
  

¿Qué es la información de facturación?

La información de facturación son los datos principales que debe incluir una factura para que sea válida. En términos generales, esta información identifica al emisor, al destinatario y a la factura. También proporciona datos comerciales y fiscales importantes, como la fecha de la transacción, el importe del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y las menciones legales obligatorias.

Estos datos desempeñan un papel fundamental en la contabilidad y el control fiscal. Desde el punto de vista de las empresas, son indispensables para deducir gastos. La ausencia de datos clave, como el domicilio fiscal, o su inclusión con errores, puede dificultar el proceso de deducción. Desde la perspectiva fiscal, omitir números de factura podría levantar sospechas en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Información obligatoria en una factura en España

Por regla general, toda factura debe contener varias entradas obligatorias. Sin embargo, ten en cuenta el tipo de factura en cuestión, ya que la normativa española estipula criterios distintos para cada tipo, como la inclusión o la omisión de determinados detalles.

Para abarcar todas las posibilidades, primero revisaremos los detalles obligatorios para todas las facturas normales. En la siguiente sección, repasaremos la información necesaria para cada tipo. Añade los siguientes detalles al crear una factura en España:

1. Fecha: La fecha de emisión de la factura, es decir, cuándo se prepara y se envía. Si la fecha de emisión difiere de la fecha de la transacción, incluye ambas.
   
2. Número y serie: Es el identificador numérico de la factura, que la sitúa en orden secuencial y cronológico. La serie es un prefijo alfanumérico opcional que se utiliza para agrupar facturas.
   
3. Detalles del emisor: Este campo debe mostrar los datos de identificación del emisor: nombre completo (si es un trabajador autónomo) o el nombre completo de la empresa (si es una empresa); el número de identificación fiscal (NIF); y el domicilio fiscal para la AEAT.
   
4. Datos del cliente: se debe incluir el nombre completo o la denominación social de la parte compradora, su NIF y su domicilio fiscal.
   
5. Descripción e importe: Es obligatorio detallar en líneas separadas la descripción de cada producto o servicio, el número de unidades vendidas, el precio unitario sin IVA, el descuento (si procede) y el precio final.
   
6. Base imponible: Es el importe bruto total de la venta (es decir, el importe sobre el que se calcula el IVA).
   
7. Tipo impositivo e impuesto adeudado: Indica el porcentaje de IVA utilizado. Ten en cuenta que, independientemente del tipo aplicado, es obligatorio mostrar el importe total del IVA cobrado en la factura.
   
8. Total: El importe total que debe pagar el cliente.
   

Información obligatoria por tipo de factura

Las facturas pueden clasificarse de varias formas: por emisor, por ámbito de aplicación o por finalidad. A continuación, facilitaremos la información que exige la normativa española para los tipos más comunes:

• Factura simplificada: Una factura simplificada debe contener los mismos detalles que una factura normal o «completa», salvo los datos identificativos del cliente, los descuentos aplicados y el desglose del IVA.

• Factura VERI FACTU: Las facturas emitidas bajo el sistema VERI FACTU deben incluir la palabra «VERI*FACTU» o la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», junto a un código QR o la información que contiene.

• Factura de autónomos: Si el emisor trabaja de forma independiente y el destinatario es una empresa u otro trabajador autónomo establecido en España, la factura debe mostrar la retención del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).

• Factura intracomunitaria: Debe incluirse el número de IVA intracomunitario (NIF-IVA) de ambas empresas o trabajadores autónomos. Dado que la factura intracomunitaria no cobra el IVA, una declaración designada tiene que indicar si se ha aplicado una exención o el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, es decir, si la empresa destinataria declara el impuesto indirecto aplicable en su país.

• Factura de exportación: En las facturas a clientes extranjeros, añade una declaración en términos jurídicos para justificar la exención del IVA. La guía sobre trámites y documentos de exportación también recomienda añadir detalles opcionales, como las condiciones de pago y los Incoterms (términos comerciales internacionales).

• Factura rectificativa y nota de crédito: Tanto en las facturas rectificativas como en las notas de crédito, añade una serie específica con numeración secuencial, información que identifique la factura original, el importe y el IVA modificado adeudado.

• Factura recapitulativa: Al emitir una factura recapitulativa, incluye la información de las facturas o albaranes de las transacciones que se agrupan. Cada transacción resumida debe aparecer en una línea separada, acompañada de los detalles necesarios para identificarla y calcular el impuesto adeudado.

• Factura de pago por adelantado: Si la fecha en la que se recibe el pago del adelanto es diferente a la fecha de emisión de la factura, es obligatorio introducirla. También se recomienda incluir la palabra «adelanto» para respaldar la transparencia fiscal.

• Facturas a entes públicos (B2G): Al emitir una factura a un ente público, es obligatorio incluir los códigos DIR3 de la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.

• Factura bajo el régimen de contabilidad de caja: Si optas por este régimen para posponer la declaración trimestral del IVA hasta que se hayan formalizado los pagos pendientes, todas las facturas tienen que llevar la mención «régimen especial de contabilidad de caja».

• Factura de autofacturación: Si el comprador emite tus facturas, deben contener la frase «facturación por el destinatario», además de una serie designada e independiente para cada destinatario que emita facturas de autofacturación.

Normativa que rige la información de facturación en España

En España, el marco jurídico que regula la información de facturación está compuesto por varias normativas. A continuación, resumimos las más importantes:

• Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación: El Real Decreto 1619/2012 establece el contenido obligatorio de las facturas, como la numeración, la fecha de emisión y la descripción de todas las transacciones. Además, el Real Decreto 1073/2014 lo modifica para exigir la inclusión de series específicas en las facturas que justifiquen la venta de teléfonos móviles, videoconsolas, portátiles y tabletas, siempre que se aplique el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Se aplica en dos situaciones:

  • El cliente es una empresa que revende estos productos.
    
  • El cliente es una empresa que no se dedica a la reventa y realiza una compra cuyo importe supera los 10.000 € (IVA no incluido).
    

• Ley de impulso de la factura electrónica: La Ley 25/2013 regula el contenido de las facturas que documentan transacciones B2G. Entre otros detalles, exige especificar la oficina contable, es decir, la entidad pública que registra la factura.

• Reglamento del IVA: El Real Decreto 828/2013 introdujo la obligación de añadir una mención si la empresa emite una factura acogida al régimen especial del criterio de caja.

• Reglamento que rige los requisitos de los sistemas informáticos de facturación: El Real Decreto 1007/2023 establece los requisitos que deben cumplir las empresas que implanten el sistema VERI*FACTU para remitir sus registros de facturación a la AEAT en tiempo real.

Errores habituales al incluir información de facturación en España

A la hora de preparar las facturas, las empresas españolas pueden cometer algunos errores particularmente comunes. Echemos un vistazo a los más frecuentes:

Confundir la información de facturación con la de envío

Una de las condiciones para que una factura sea válida de acuerdo con la ley es que indique las residencias fiscales del vendedor y del comprador. En algunos casos, especialmente en las transacciones B2B (business-to-business), el proveedor introduce en la factura la dirección de envío en lugar de la dirección fiscal, lo que hace que el documento no sea válido a efectos legales y fiscales.

No debes confundir la información de facturación con la de envío. La información de facturación (incluida la dirección fiscal) debe figurar en la factura, mientras que los datos de envío corresponden a los documentos utilizados con fines logísticos, como el albarán, la carta de porte CMR u otro comprobante de transporte. Supongamos que una empresa de Vigo vende productos a una empresa portuguesa con domicilio fiscal en Lisboa, pero la entrega se realiza en su almacén de Oporto. El documento de venta que acredite la transacción debe contener la dirección de Lisboa. En cambio, en el albarán de entrega o el CMR debe constar la dirección de Oporto.

Olvidarse de la declaración jurídica

A veces, las empresas españolas no incluyen la declaración jurídica en sus facturas. En determinados casos, como en las operaciones con exención del IVA o en las facturas autofacturadas del cliente, dicha declaración es necesaria para que el documento sea válido.

No respetar los requisitos de formato

Las empresas que no utilizan un software de facturación integral y actualizado a menudo incumplen los requisitos de formato al introducir manualmente la información de los documentos. Por ejemplo, el número o la serie deben estar alineados a la izquierda, no pueden contener dos espacios seguidos y no pueden incluir caracteres especiales que no sean los siguientes: guiones, guiones bajos, barras oblicuas y puntos.

Otro error frecuente es introducir varios tipos de IVA en una misma línea, aunque las normas aplicables exigen que se haga por separado. Para aplicar automáticamente los tipos correctos, puedes utilizar Stripe Tax. Esta herramienta de automatización de impuestos se actualiza sistemáticamente para reflejar cualquier cambio legislativo en la Unión Europea y en los más de 100 países en los que está disponible (consulta también los territorios no admitidos).

Alterar el orden de la numeración secuencial

Aunque la serie siempre debe seguir una numeración correlativa, un descuido habitual es cambiar el orden de los números de factura (p. ej., pasar de FA0019 a FA0021). Las empresas deben evitar este error, ya que podría desencadenar en una inspección de la AEAT, al considerarse un indicio de ocultación de beneficios, uno de los focos de la ley contra el fraude.

Incluir descripciones imprecisas

La emisión de una factura en formato físico y electrónico conlleva unos costes administrativos medios de 4,45 € y 1,64 €, respectivamente, según el «XII Estudio de Factura Electrónica» de SERES, un proveedor de software para la transformación digital. Por ello, muchas empresas tratan de simplificar al máximo la preparación de los documentos y utilizan descripciones excesivamente breves. Sin embargo, este planteamiento es un error, ya que la normativa exige un detalle suficiente para calcular con exactitud la base imponible.

Cómo recopilar correctamente la información de facturación

Otro error frecuente es introducir información de facturación que se ha recopilado previamente con inexactitudes. A continuación, analizaremos una serie de prácticas recomendadas para evitar que esto suceda:

Identifica al cliente

Los datos que deben figurar en la factura varían según el estatus del destinatario. Primero, determina si se trata de un cliente final, de una empresa o de un ente público para recopilar los datos pertinentes, como el NIF y la dirección fiscal.

Varias soluciones facilitan la identificación del cliente sin infringir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) cuando se recuperan los datos pertinentes. Stripe Identity, una herramienta que cumple con la normativa española sobre el KYC, verifica las identidades de los usuarios. También puedes implementar el identificador digital de Bizum, que determina si el usuario es una empresa que usa Bizum o un comprador particular.

Solicita la información por escrito

Si tu empresa llega a acuerdos verbales con el comprador, como ocurre con las empresas que realizan ventas a distancia y aceptan pagos por teléfono, pide al comprador que envíe los datos por escrito antes de emitir la factura para evitar errores de transcripción.

En las ventas por Internet, donde los datos ya se recogen por escrito, el cliente introduce directamente su información fiscal, que luego se refleja en la factura. En este caso, refinar el formulario de entrada puede minimizar los errores. Por ejemplo, si vendes a través de tu propia tienda en línea, configura cada campo para que se muestre automáticamente el teclado más adecuado según el formato esperado. Puede aparecer un teclado numérico para introducir el número de teléfono o el código postal.

La solicitud de datos por escrito debe adaptarse al entorno de ventas para evitar que afecte negativamente a la experiencia del cliente. En el comercio móvil, no se recomienda exigir a los compradores que introduzcan su dirección de correo electrónico dos veces para confirmar su exactitud. Esta práctica sigue siendo útil en otros canales de ventas, como el comercio electrónico tradicional.

Otra de las prácticas recomendadas es permitir a los usuarios guardar su información de facturación para no tener que volver a introducirla al hacer otra compra, lo que ayuda a minimizar los errores en la introducción manual de datos. Para ello, configura el formulario de manera que los usuarios puedan introducir los datos guardados con un solo toque.

Ayuda a diferenciar entre direcciones de facturación y de envío

Para evitar el error común de confundir la información de facturación y la de envío, asegúrate de que la distinción sea fácil de reconocer. Por ejemplo, si vendes por Internet desde España a compradores particulares, en la mayoría de los casos las direcciones serán idénticas, por lo que se recomienda activar, de forma predeterminada, la opción de usar la misma dirección en ambos casos. Si también realizas transacciones B2B o transacciones con clientes cuyas direcciones de facturación y de envío suelen ser diferentes, asegúrate de que al desmarcar esa casilla en el formulario de la página de pago se muestre un bloque individual para cada una.

En ambos casos, se recomienda habilitar el autocompletado. En el caso de las direcciones, la herramienta usa tecnologías como Google Maps para sugerir la entrada completa a medida que el usuario escribe, lo que ayuda a evitar errores y a garantizar el cumplimiento de las expectativas de formato del servicio de mensajería.

Permite que tus clientes actualicen su información de facturación y pago

A veces, la información de facturación de los clientes particulares y empresariales cambia, por ejemplo, si se produce un cambio de domicilio o una conversión de una sociedad de responsabilidad limitada (SL) en una empresa que cotiza en bolsa (SA). Por lo tanto, es aconsejable proporcionar al cliente una herramienta para actualizar sus datos fiscales y que la factura pueda emitirse de forma precisa.

El método de pago es uno de los elementos que los compradores modifican con más frecuencia, por ejemplo, cuando contratan los servicios de un banco que ofrece una tarjeta de crédito con mejores condiciones financieras. Es importante facilitar la actualización de este y otros datos de pago a través del portal de clientes y validarlos al instante. Con Stripe, puedes validar las tarjetas en tiempo real para garantizar que la información que introduce el cliente es correcta a medida que la escribe.

Cómo ayuda Stripe a gestionar la información de facturación

Muchos de los problemas comunes en la emisión de facturas se deben a la transcripción manual de los datos. Stripe Payments es una plataforma de pagos completa que ayuda a evitar errores de introducción gracias a las funciones de autocompletado y a la validación en tiempo real.

Además, Stripe elimina las tareas manuales de los procesos de facturación, cobro y conciliación de pagos. Simplifica la recuperación de la información del cliente y, a través de Stripe App Marketplace, la envía de forma automática a una plataforma de facturación.

Invopop, por ejemplo, es una solución desarrollada en España que se integra con el sistema VERI*FACTU. Esta integración permite enviar registros de facturas a la AEAT en tiempo real y sin alteraciones.

Otra aplicación es Billit, una plataforma de facturación electrónica pionera en Europa que se centra en garantizar el cumplimiento de los distintos requisitos de facturación digital en toda la UE. También puede identificar los plazos de pago y enviar automáticamente recordatorios a tus clientes para evitar los impagos.

Preguntas frecuentes

¿Qué información de facturación no es obligatoria en una factura simplificada?

Aunque las facturas simplificadas son más concisas que las ordinarias, siguen debiendo identificar los productos vendidos o los servicios prestados. En la tabla siguiente incluimos un resumen comparativo de la información de facturación en las facturas simplificadas y ordinarias:

¿Se puede introducir la información de facturación de forma manual?

Sí, es legal introducir la información de facturación manualmente siempre que se muestre de forma clara y legible. De hecho, muchas pequeñas empresas en España siguen emitiendo facturas de esta manera, especialmente en los comercios y negocios de hostelería muy tradicionales.

Es importante tener en cuenta que los documentos con información de facturación introducida manualmente siguen siendo válidos cuando la empresa no utiliza un sistema de facturación informatizado. Una vez que una empresa ha empezado a emitir facturas electrónicas, no puede emitir facturas de forma manual. A pesar de las obligaciones de facturación digital que está previsto implantar en 2027, se podrán seguir emitiendo facturas de forma manual, tal y como se indica en la consulta vinculante V0058-25.

¿Es buena idea introducir información de facturación no obligatoria?

Sí, es recomendable añadir cierta información no obligatoria, aunque esto varía según el tipo de factura.

Añadir las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento, puede agilizar los cobros. Por otra parte, se recomienda identificar las facturas de anticipos con una mención legal en la que se indique que el IVA se ha devengado al cobrar el importe. También conviene personalizarlas añadiendo una nota de agradecimiento al cliente, ya que ayudará a fortalecer la relación comercial.