Desde la publicación del Real Decreto 1619/2012, se han producido varios cambios en las obligaciones relativas a los datos de facturación en España. Por ejemplo, con la entrada en vigor del sistema VERI*FACTU —que, pese a ser opcional temporalmente, pasará a ser obligatorio en 2027—, todas las facturas deben incluir un código QR o los datos que este contiene.

Estas modificaciones legales suelen generar dudas sobre los datos que deben figurar obligatoriamente en las facturas. En esta guía, te explicamos qué datos debes incluir al emitir una factura en España.

De un vistazo

• Los datos de facturación son los elementos informativos que la normativa exige incluir en cualquier factura para garantizar su validez.
  
• Hay algunos datos que son obligatorios en todas las facturas, como la fecha de expedición y los datos del emisor.
  
• Determinados datos solo son obligatorios al emitir ciertas facturas, como las menciones legales.
  
• Por motivos fiscales o de fidelización de clientes, es recomendable incluir algunos datos que no son obligatorios.
  
• La precisión de los datos de facturación es fundamental, por lo que conviene optimizar el proceso de recopilación.
  

Qué son los datos de facturación

Los datos de facturación son la información imprescindible que una factura debe incluir para que tenga validez. A grandes rasgos, estos datos permiten identificar al emisor, al receptor y la factura, además de facilitar otra información importante desde el punto de vista comercial y tributario, como la fecha de la operación y la cuota del impuesto sobre el valor añadido (IVA) o las menciones legales obligatorias.

Los datos de facturación son la clave para el control contable y fiscal. Desde el punto de vista de las empresas, son fundamentales para deducir gastos; por ejemplo, la ausencia de información clave como el domicilio fiscal, o su inclusión con errores, puede obstaculizar el proceso de deducción. Desde el punto de vista fiscal, un salto en la numeración de las facturas podría levantar sospechas de la Agencia Tributaria (AEAT).

Datos obligatorios en una factura en España

Por norma general, toda factura debe contener una serie de datos imprescindibles. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta el tipo de factura en cuestión, ya que la normativa española prevé requisitos específicos, como incluir datos complementarios o prescindir de algunos de ellos.

Para abarcar todas las posibilidades, veremos en primer lugar los datos obligatorios para todas las facturas ordinarias y, en el siguiente apartado, detallaremos los contenidos específicos de cada tipo de factura. Estos son los datos que debes incluir al hacer una factura en España:

1. Fecha: es la fecha en la que se expide la factura, es decir, cuando se elabora y emite. Si la fecha de expedición no coincide con la de la operación, se deben incluir ambas.
   
2. Número y serie: se trata del identificador numérico de la factura, que la identifica por orden secuencial y cronológico. La serie es un prefijo alfanumérico opcional que sirve para organizar las facturas en grupos.
   
3. Datos del emisor: este campo debe incluir la identificación del emisor (el nombre y apellidos, si se trata de un autónomo, o la denominación social completa, si se trata de una empresa), el número de identificación fiscal (NIF) y la dirección fiscal a efectos de la AEAT.
   
4. Datos del cliente: se debe incluir el nombre completo o la denominación social de la parte compradora, su NIF y su domicilio fiscal.
   
5. Descripción e importe: es obligatorio desglosar en líneas separadas la descripción de cada producto o servicio, las unidades vendidas, el precio unitario sin IVA, el descuento (si se aplica) y el precio final.
   
6. Base imponible:es el importe total bruto de la venta, es decir, la cantidad sobre la que se hace el cálculo del IVA.
   
7. Tipo impositivo y cuota tributaria: indica el porcentaje correspondiente a los tipos de IVA aplicados. Independientemente del tipo impositivo aplicado, es obligatorio reflejar el importe total del IVA que se cobra en la factura.
   
8. Total: es el importe total que debe pagar el cliente.
   

Datos obligatorios por tipo de factura

Las facturas se pueden clasificar de varias formas: según el emisor, el ámbito de aplicación o la finalidad. A continuación, mencionaremos los datos que exige la normativa española para los tipos más habituales de factura:

• Factura simplificada: una factura simplificada debe contener los mismos datos que una ordinaria o «completa», excepto la información identificativa del cliente, los descuentos aplicados y el desglose del IVA.

• Factura VERI*FACTU: en las facturas emitidas bajo el sistema VERIFACTU, ha de figurar la mención «VERIFACTU» o la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», además de un código QR o los datos que este contiene.

• Factura de autónomos: si el emisor de una factura es un profesional autónomo y el destinatario es una empresa u otro autónomo con sede en España, en la factura debe constar la retención del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).

• Factura intracomunitaria: tiene que figurar el número de IVA intracomunitario (NIF-IVA) de ambas empresas o autónomos. Dado que la factura intracomunitaria no lleva IVA, se debe incluir una mención específica que indique que se trata de una exención o de una inversión del sujeto pasivo, es decir, si es el cliente profesional quien declara el impuesto indirecto aplicable en su país.

• Factura de exportación: en las facturas a clientes extranjeros, debes incluir una mención legal para justificar la exención del IVA. Por otro lado, hay algunos datos no obligatorios según la guía de trámites y documentos de exportación que es recomendable incluir, como las condiciones de pago y los Incoterms (los códigos que detallan las obligaciones de cada una de las partes en la entrega de mercancías).

• Factura rectificativa y factura de abono: tanto en las facturas rectificativas como en las facturas de abono, debes incluir una serie específica con numeración correlativa, la información que permita identificar la factura original, el importe y la cuota del IVA modificados.

• Factura recapitulativa: al emitir una factura recapitulativa, se deben incluir los datos de las facturas o albaranes relativos a las operaciones que quieras agrupar. Cada operación recapitulada tiene que figurar en una línea independiente, junto con la información necesaria para identificarla y poder calcular la cuota tributaria.

• Factura de anticipo: si la fecha en la que se recibe el pago anticipado es distinta a la de expedición de la factura, es obligatorio introducirla. Además, es recomendable incluir la palabra «anticipo» para garantizar la claridad fiscal de tu negocio.

• Facturas a la Administración Pública (B2G): al emitir una factura a una administración pública, tienes la obligación de incluir los códigos DIR3 correspondientes a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.

• Factura bajo el régimen del criterio de caja: si te acoges a este régimen para posponer la declaración trimestral del IVA hasta que se hayan formalizado los cobros pendientes, todas las facturas deben contener la mención «régimen especial del criterio de caja».

• Autofactura: si tus facturas las emite la parte compradora, es imprescindible que contengan la mención «facturación por el destinatario», además de una serie específica e independiente para cada uno de los destinatarios que emita estas autofacturas.

Normativas que regulan los datos de facturación en España

En España, el marco legal que regula los datos de facturación está formado por varias normativas. A continuación, resumimos las más importantes:

• Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación: el Real Decreto 1619/2012 sienta las bases del contenido imprescindible de las facturas, como la numeración, la fecha de expedición y la descripción de todas las operaciones. Además, el Real Decreto 1073/2014 lo modifica para obligar a introducir series específicas en las facturas que justifican ventas de teléfonos móviles, consolas de videojuegos, ordenadores portátiles y tabletas, siempre que se invierta el sujeto pasivo. Esto ocurre en dos escenarios:

  • El cliente es un profesional que se dedica a revender estos productos.
    
  • El cliente es un profesional que no se dedica a la reventa y realiza una compra cuyo importe supera los 10.000 € sin IVA.
    

• Ley de impulso de la factura electrónica: la Ley 25/2013 regula el contenido de las facturas que justifican operaciones B2G. Entre otros datos, exige consignar la oficina contable, es decir, la entidad pública que gestiona el registro de la factura.

• Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido: el Real Decreto 828/2013 introdujo la obligación de añadir una mención en caso de que la empresa emita una factura bajo el régimen especial del criterio de caja.

• Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación: el Real Decreto 1007/2023 establece los requisitos que deben cumplir los negocios que adoptan el sistema VERI*FACTU para remitir sus registros de facturación a la AEAT en tiempo real.

Errores habituales al incluir los datos de facturación en España

A la hora de elaborar sus facturas, las empresas españolas cometen algunos errores de forma especialmente habitual. Veamos cuáles son los más comunes:

Confundir los datos de facturación con los de envío

Uno de los requisitos que debe cumplir una factura para ser legal consiste en incluir el domicilio fiscal de la parte vendedora y la compradora. En algunos casos, especialmente en operaciones entre empresas (B2B), el proveedor introduce en la factura la dirección de entrega en lugar de la dirección fiscal, lo que invalida el documento a efectos legales y fiscales.

Es fundamental no confundir los datos de facturación con los de envío: los datos de facturación —que incluyen la dirección fiscal— se deben incluir en la factura, mientras que los datos de envío han de figurar en documentos utilizados para fines logísticos, como el albarán, la carta de porte CMR u otra prueba del transporte. Por ejemplo, si una empresa de Vigo vende productos a un negocio portugués con domicilio fiscal en Lisboa, pero la entrega tiene lugar en su almacén de Oporto, la factura que justifica la operación debe contener la dirección de Lisboa, mientras que en el albarán de entrega o en la CMR debe figurar la dirección de Oporto.

Olvidar las menciones legales

En ocasiones, las empresas españolas no incluyen en sus facturas la mención legal, que en casos específicos —como las operaciones exentas de IVA o la emisión de autofacturas por parte de los clientes— es obligatoria para que el documento tenga validez.

No respetar los requisitos de formato

Los negocios que no utilizan un software de facturación completo y actualizado suelen incumplir los requisitos de formato al introducir los datos de facturación de forma manual. Por ejemplo, el número o la serie se debe ajustar a la izquierda, no debe contener dos espacios consecutivos y solo puede incluir los siguientes caracteres especiales: guiones medios o bajos, barras inclinadas y puntos.

Otro error habitual es consignar varios tipos de IVA en una sola línea, a pesar de que la normativa exige introducirlos por separado. Para aplicar automáticamente los tipos correctos, puedes utilizar Stripe Tax, una herramienta de automatización fiscal que se actualiza sistemáticamente para reflejar cualquier cambio legislativo en la Unión Europea y los más de 100 países donde está disponible (puedes consultar aquí los territorios no admitidos).

Alterar el orden de la numeración correlativa

Aunque la serie siempre debe seguir una numeración correlativa, un despiste habitual es alterar el orden de los números de las facturas (por ejemplo, pasar de la FA0019 a la FA0021). Las empresas deben evitar este error, ya que podría ocasionar una inspección de la AEAT por considerarse un indicio de ocultación de ingresos, uno de los objetivos clave de la ley antifraude.

Incluir descripciones poco precisas

Emitir una factura en formato físico y electrónico supone un coste administrativo medio de 4,45 € y 1,64 €, respectivamente, según el XII Estudio de Facturación Electrónica de SERES, un proveedor de software para la transformación digital de las empresas. Por este motivo, muchos negocios tratan de agilizar al máximo la elaboración de las facturas e introducen descripciones demasiado escuetas. Esto es un error: la normativa exige describir las operaciones de tal forma que se pueda calcular con precisión la base imponible.

Cómo recopilar de forma correcta los datos de facturación

Otro error habitual consiste en introducir datos de facturación que se han recopilado previamente con alguna imprecisión. A continuación, analizaremos una serie de buenas prácticas para evitar que esto suceda:

Identifica al cliente

Puesto que los datos que se deben incluir en la factura varían según la naturaleza del cliente, es preciso determinar si se trata de un consumidor final, un profesional o una autoridad pública para recopilar la información específica, como el NIF y la dirección fiscal.

Hay varias soluciones que facilitan la identificación del cliente sin incumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) al recopilar la información pertinente. Por ejemplo, Stripe Identity —una herramienta que cumple con la normativa española de KYC— verifica la identidad de los usuarios. También puedes implementar el identificador digital de Bizum, que detecta si el usuario utiliza Bizum para empresas o si, por el contrario, se trata de cliente particular.

Solicita los datos por escrito

Si tu empresa llega a acuerdos verbales con la parte compradora, como los negocios que realizan ventas remotas y aceptan pagos por teléfono, es importante que le pidas al cliente que te facilite sus datos por escrito antes de emitir la factura para evitar errores en la transcripción de la información.

En el caso de las ventas online, donde los datos ya se recopilan por escrito, es el propio cliente quien introduce directamente su información fiscal, que después se refleja en la factura. En este caso, conviene optimizar el diseño del formulario de introducción de datos para minimizar errores. Por ejemplo, si vendes a través de tu propia tienda online, configura cada campo para que despliegue automáticamente el teclado más adecuado en función del formato esperado; por ejemplo, puedes mostrar el teclado numérico para introducir el número de teléfono o el código postal.

La solicitud de los datos por escrito debe adaptarse al entorno de venta para que no afecte de forma negativa a la experiencia del cliente. Por ejemplo, si vendes por m-commerce, no es aconsejable obligar a introducir dos veces el correo electrónico para confirmar que la información es correcta, pero sí se recomienda en otros canales de venta como el e-commerce tradicional.

Otra buena práctica es permitir a los usuarios guardar sus datos de facturación, de modo que no tengan que volver a introducirlos al realizar otra compra, lo que contribuye a evitar errores en la introducción manual. Para ello, configura el formulario para que los clientes puedan introducir su información guardada con un solo toque.

Ayuda a diferenciar las direcciones de facturación y de envío

Para que no se produzca el típico error de confundir los datos de facturación con los de envío, haz todo lo posible por favorecer su diferenciación. Por ejemplo, si vendes online desde España a consumidores particulares, en la mayoría de casos ambas direcciones serán idénticas, por lo que conviene activar por defecto la opción permite usar la misma dirección en ambos casos. Si también haces operaciones B2B o con clientes cuyas direcciones de facturación y de envío suelen ser distintas, asegúrate de que al desmarcar esa casilla del formulario del checkout se muestre un bloque individual para cada dirección.

En ambos casos, conviene habilitar la función de relleno automático. Cuando se aplica a las direcciones, esta herramienta utiliza tecnologías como la de Google Maps para sugerir la dirección completa una vez que el usuario empieza a escribirla. De este modo, se evitan los errores de escritura y se garantiza que el formato responda a las expectativas de las empresas de mensajería.

Permite a tus clientes actualizar sus datos de facturación y pago

En ocasiones, los datos de facturación de los clientes particulares y profesionales sufren modificaciones, como un cambio de dirección o una transformación de sociedad limitada (SL) a sociedad anónima (SA). Por ello, conviene proporcionar al cliente una herramienta que le permita actualizar su información fiscal para así emitir la factura con los datos correctos.

La forma de pago es uno de los cambios más habituales entre los clientes, por ejemplo, al contratar los servicios de una entidad bancaria que ofrece una tarjeta de crédito con mejores condiciones financieras. Es fundamental facilitar la actualización de este y otros datos de pago mediante el portal del cliente, así como validarlos al instante. Con Stripe puedes validar tarjetas en tiempo real para comprobar que los datos que introduce el cliente son correctos a medida que los escribe.

Cómo Stripe ayuda a gestionar los datos de facturación

Muchos de los problemas habituales al emitir facturas surgen al transcribir de forma manual los datos de facturación. Stripe Payments es una plataforma de pagos completa que ayuda a evitar errores a la hora de introducir los datos con funciones de autorrellenado y validación en tiempo real.

Además, Stripe elimina las tareas manuales de los procesos de emisión de facturas, cobro y conciliación de pagos, ya que permite simplificar la recopilación y, a través del Stripe App Marketplace, enviar automáticamente la información a una plataforma de facturación.

Invopop, por ejemplo, es una solución desarrollada en España y adaptada al sistema VERI*FACTU. Esta integración permite que los registros de las facturas se remitan a la AEAT en tiempo real y sin alteraciones.

Por su parte, Billit es una plataforma de facturación electrónica pionera en Europa que se centra en garantizar el cumplimiento de los distintos requisitos de facturación electrónica de toda la Unión Europea. Dispone también de la capacidad de identificar las fechas de vencimiento de las facturas y enviar recordatorios automáticos a tus clientes para evitar los impagos.

Preguntas frecuentes sobre los datos de facturación en España

¿Qué datos de facturación no son obligatorios en una factura simplificada?

Aunque las facturas simplificadas son más concisas que las completas, también están sujetas al requisito de identificar los productos vendidos o servicios prestados. En esta tabla, te hemos preparado un resumen comparativo sobre los datos de facturación en las facturas simplificadas y completas:

¿Los datos de facturación se pueden introducir a mano?

Sí, es legal introducir los datos de facturación a mano siempre que se muestren de forma clara y legible. De hecho, muchas pequeñas empresas en España siguen haciendo sus facturas a mano, sobre todo en tiendas y negocios de hostelería muy tradicionales.

Es importante matizar que las facturas con datos de facturación introducidos a mano solo son legales mientras la empresa no utilice ningún sistema informático de facturación: cuando una empresa haya empezado a emitir facturas electrónicas, ya no podrá volver a crearlas manualmente. A pesar de las obligaciones de facturar electrónicamente que se introducirán, previsiblemente, en 2027, se podrán seguir emitiendo las facturas a mano, tal como recoge la consulta vinculante V0058-25.

¿Es recomendable introducir datos de facturación que no son obligatorios?

Sí, es una buena práctica añadir algunos datos no obligatorios, si bien estos varían en función del tipo de factura.

Por ejemplo, introducir las condiciones de pago, como la fecha de vencimiento, puede acelerar los cobros. Por otro lado, conviene identificar las facturas de anticipo con una mención legal para indicar que el IVA se devengó por adelantado al cobrar el importe de la factura. También se recomienda personalizar las facturas con elementos como una nota de agradecimiento a tu cliente, porque ello contribuirá positivamente a consolidar la relación profesional.