Sedan publiceringen av Kungligt dekret 1619/2012 har flera ändringar skett i skyldigheterna avseende faktureringsinformation i Spanien. Ett exempel är införandet av VERI*FACTU-systemet – som, trots att det är tillfälligt frivilligt, kommer att bli obligatoriskt år 2027 – måste alla fakturor innehålla en QR-kod eller de uppgifter den innehåller.

Dessa lagändringar väcker ofta tvivel om vilken information som krävs på fakturor. I denna guide förklarar vi vilka uppgifter som måste visas vid utfärdande av en faktura i Spanien.

Viktiga lärdomar

• Obligatorisk faktureringsinformation är de uppgifter som föreskrivs i tillämpliga regler för att en faktura ska säkerställa dess giltighet.
  
• Viss information krävs på alla fakturor, till exempel utfärdandedatum och utfärdarens identifierande uppgifter.
  
• Annan information, till exempel en juridisk förklaring, krävs enbart vid utfärdande av vissa typer av fakturor.
  
• Av skatte- eller kundlojalitetsskäl är det lämpligt att inkludera viss information som inte är obligatorisk.
  
• Faktureringsinformation måste vara korrekt, så det rekommenderas att förbättra hur den samlas in.
  

Vad är faktureringsinformation

Faktureringsinformation är de primära uppgifter en faktura måste innehålla för att vara giltig. Generellt sett identifierar denna information utfärdaren, mottagaren och fakturan. Det ger även viktiga affärs- och skattedata, såsom transaktionsdatumet, beloppet för mervärdesskatt (moms) och de obligatoriska juridiska uttalandena.

Dessa uppgifter spelar en central roll för bokföring och skattekontroll. Från företagets perspektiv är de oumbärliga för att göra avdrag för utgifter. Om viktiga poster saknas, som skatteadressen, eller om den innehåller fel, kan det hindra avdragsprocessen. Från ett skatteperspektiv kan hopp över fakturanummer väcka misstankar hos den spanska skattemyndigheten (AEAT).

Obligatorisk information på en faktura i Spanien

Som en allmän regel måste varje faktura innehålla flera obligatoriska uppgifter. Tänk dock på vilken typ av faktura det rör sig om, eftersom spanska bestämmelser anger olika kriterier för varje typ, till exempel om vissa uppgifter ska läggas till eller utelämnas.

För att täcka alla möjligheter ska vi först granska de obligatoriska uppgifterna för alla vanliga fakturor. I nästa avsnitt går vi igenom den information som behövs för varje typ. Lägg till följande uppgifter när du skapar en faktura i Spanien:

1. Datum: Datumet då fakturan utfärdas, det vill säga när den upprättas och skickas. Om utfärdandedatumet skiljer sig från transaktionsdatumet ska du ange båda.
   
2. Nummer och serie: Detta är fakturans numeriska identifierare, som placerar den i sekventiell, kronologisk ordning. Serien är ett valfritt alfanumeriskt prefix som används för att gruppera fakturor.
   
3. Information om utfärdare: Det här fältet måste visa utfärdarens identifikationsuppgifter: fullständigt namn (för egenföretagare) eller fullständigt företagsnamn (för ett företag), skatteregistreringsnummer (NIF) och skatteadress för AEAT.
   
4. Kunduppgifter: Köparens fullständiga namn eller företagets namn, deras NIF och deras skatteadress måste inkluderas.
   
5. Beskrivning och belopp: Det är obligatoriskt att specificera på separata rader beskrivningen av varje produkt eller tjänst, antalet sålda enheter, enhetspriset exklusive moms, rabatten (om tillämpligt) och det slutliga priset.
   
6. Skattebas: Detta är det totala bruttobeloppet för försäljningen (det vill säga det belopp som momsen beräknas på).
   
7. Skattesats och skatt att betala: Ange den momsprocent som används. Observera att det, oavsett tillämpad sats, är obligatoriskt att visa det totala momsbeloppet som tas ut på fakturan.
   
8. Totalt: Det totala beloppet som kunden måste betala.
   

Obligatorisk information per fakturatyp

Fakturor kan klassificeras på flera sätt: efter utfärdare, tillämpningsområde eller syfte. Nedan anger vi den information som krävs enligt spanska bestämmelser för de vanligaste typerna:

• Förenklad faktura: En förenklad faktura måste innehålla samma uppgifter som en vanlig eller "fullständig" faktura, med undantag för kundens identifieringsuppgifter, de tillämpade rabatterna och momsuppdelningen.

• VERI FACTU-faktura: Fakturor som utfärdas under VERI FACTU-systemet måste innehålla ordet ”VERI*FACTU” eller meningen ”Faktura kan verifieras på AEAT:s webbplats”, tillsammans med en QR-kod eller den information den innehåller.

• Faktura från egenföretagare: Om utfärdaren arbetar oberoende och mottagaren är ett företag eller en annan egenföretagare baserad i Spanien, måste fakturan visa källskatten för personlig inkomstskatt (IRPF).

• Gemenskapsintern faktura: Momsregistreringsnumret inom gemenskapen för båda företagen eller egenföretagarna måste inkluderas. Eftersom den gemenskapsinterna fakturan inte tar ut moms måste en särskild deklaration ange om en befrielse eller mekanismen för omvänd skattskyldighet har tillämpats, det vill säga om företagsmottagaren deklarerar den tillämpliga indirekta skatten i sitt land.

• Exportfaktura: I fakturor till utländska kunder ska du lägga till ett juridiskt uttalande för att motivera befrielsen från moms. Guiden till exportprocedurer och -dokument rekommenderar också att du lägger till valfria uppgifter, såsom betalningsvillkor och Incoterms (internationella kommersiella termer).

• Rättelsefaktura och kreditnota: I både rättelsefakturor och kreditnotor ska du lägga till en specifik serie med sekventiell numrering, information som identifierar den ursprungliga fakturan, beloppet och den modifierade momsen att betala.

• Samlingsfaktura: När du utfärdar en samlingsfaktura ska du inkludera informationen från fakturorna eller följesedlarna för de transaktioner som grupperas. Varje sammanfattad transaktion måste visas på en separat rad, åtföljd av de uppgifter som krävs för att identifiera den och beräkna den skatt som ska betalas.

• Faktura för förskottsbetalning: Om datumet då förskottsbetalningen mottas skiljer sig från fakturans utfärdandedatum, är det obligatoriskt att ange det. Det rekommenderas också att ordet ”förskott” inkluderas för att stödja finansiell transparens.

• Fakturor till myndighetsorgan (B2G): När du utfärdar en faktura till ett myndighetsorgan måste du inkludera DIR3-koderna för redovisningskontoret, det förvaltande organet och handläggningsenheten.

• Faktura under redovisning enligt kontantprincipen: Om du väljer detta system för att skjuta upp den kvartalsvisa momsdeklarationen tills utestående betalningar har formaliserats, måste alla fakturor innehålla formuleringen ”särskilt system för redovisning enligt kontantprincipen”.

• Självfaktureringsfaktura: Om köparen utfärdar dina fakturor måste de innehålla uttalandet ”fakturering av mottagaren”, utöver en angiven, oberoende serie för varje mottagare som utfärdar självfaktureringsfakturor.

Regler som styr faktureringsinformation i Spanien

I Spanien består den juridiska ramen för faktureringsinformation av flera bestämmelser. Nedan sammanfattar vi de viktigaste av dessa:

• Förordning om faktureringsskyldigheter: Kungligt dekret 1619/2012 fastställer det obligatoriska innehållet i fakturor, såsom numrering, utgivningsdatum och beskrivning av alla transaktioner. Dessutom ändrar kungligt dekret 1073/2014 detta och kräver att specifika serier inkluderas på fakturor som bevisar försäljning av mobiltelefoner, spelkonsoler, bärbara datorer och surfplattor, förutsatt att mekanismen för omvänd skattskyldighet används. Detta gäller i två scenarier:

  • Kunden är ett företag som säljer vidare dessa produkter.
    
  • Kunden är ett företag som inte är inblandat i återförsäljning och gör ett inköp vars belopp överstiger 10 000 EUR exklusive moms.
    

• Lag som främjar elektronisk fakturering: Lag 25/2013 styr innehållet i fakturor som dokumenterar B2G-transaktioner. Bland annat krävs det att bokföringskontoret, det vill säga den offentliga enheten som registrerar fakturan, anges.

• Momsförordning: Kungligt dekret 828/2013 införde en skyldighet att lägga till ett uttalande om företaget utfärdar en faktura under det särskilda systemet med redovisning enligt kontantprincipen.

• Förordning som styr kraven på datoriserade faktureringssystem: Kungligt dekret 1007/2023 fastställer kraven som företag som implementerar VERI*FACTU-systemet måste uppfylla för att skicka sina faktureringsregister till AEAT i realtid.

Vanliga misstag när man inkluderar faktureringsinformation i Spanien

Vid upprättande av fakturor kan spanska företag göra några särskilt vanliga misstag. Låt oss ta en titt på de vanligaste typerna:

Att förväxla faktureringsinformation med fraktinformation

Ett villkor för att en faktura ska vara giltig enligt lag är att den visar säljarens och köparens skatterättsliga hemvist. I vissa fall, särskilt vid business-to-business-transaktioner (B2B), anger leverantören leveransadressen på fakturan istället för skatteadressen, vilket gör dokumentet ogiltigt för juridiska och skattemässiga syften.

Förväxla inte faktureringsinformation med fraktinformation. Faktureringsinformation – inklusive skatteadressen – måste framgå av fakturan, medan leveransuppgifter hör hemma i dokument som används för logistiska ändamål, t.ex. följesedeln, CMR-fraktsedeln eller annat transportbevis. Anta att ett företag i Vigo säljer produkter till ett portugisiskt företag med skatterättslig hemvist i Lissabon, men leveransen sker till dess lager i Porto. Det försäljningsdokument som bevisar transaktionen måste innehålla adressen i Lissabon. Däremot måste följesedeln eller CMR-dokumentet visa Porto-adressen.

Att glömma det juridiska uttalandet

Ibland inkluderar inte spanska företag det juridiska uttalandet på sina fakturor. I vissa fall, som momsundantagna transaktioner eller kunders självfaktureringar, är denna deklaration nödvändig för att dokumentet ska vara giltigt.

Att inte respektera formateringskraven

Företag som inte använder omfattande, uppdaterad programvara för fakturering misslyckas ofta med att uppfylla formateringskraven när dokumentinformation anges manuellt. Exempelvis måste numret eller serien vänsterjusteras, får inte innehålla två på varandra följande mellanslag och inte innehålla andra specialtecken än följande: bindestreck, understreck, snedstreck och punkter.

Ett annat vanligt misstag är att ange flera momssatser på en och samma rad, trots att gällande regler kräver separata poster. För att automatiskt tillämpa rätt skattesatser kan du använda Stripe Tax. Detta automatiseringsverktyg för skatt uppdateras systematiskt för att återspegla alla lagändringar inom Europeiska unionen och de mer än 100 länder där det finns tillgängligt (kolla även listan över områden som inte stöds).

Att ändra ordningen på den sekventiella numreringen

Även om serien alltid måste följa en sekventiell numrering är ett vanligt förbiseende att ändra ordningen på fakturanumren (t.ex. gå från FA0019 till FA0021). Företag måste undvika detta misstag, eftersom det kan leda till en inspektion av AEAT. Det kan anses vara ett tecken på dolda inkomster, vilket är i fokus för lagen mot bedrägeri.

Att inkludera vaga beskrivningar

Att utfärda en faktura i fysiska och elektroniska format medför genomsnittliga administrativa kostnader på 4,45 EUR respektive 1,64 EUR, enligt "XII Electronic Invoicing Study" från SERES, en leverantör av programvara för digital omvandling. Av denna anledning försöker många företag förenkla dokumenthanteringen så mycket som möjligt och använder alltför korta beskrivningar. Men detta tillvägagångssätt är ett misstag eftersom reglerna kräver tillräckligt med detaljer för att korrekt beräkna det skattepliktiga beloppet.

Så gör man för att samla in faktureringsinformation på rätt sätt

Ett annat vanligt fel är att ange faktureringsinformation som tidigare har samlats in med felaktigheter. Nedan analyserar vi en rad bästa praxis för att förhindra att detta händer:

Identifiera kunden

De uppgifter som ska inkluderas på fakturan varierar beroende på mottagarens status. Fastställ först om det är en slutkund, ett företag eller ett myndighetsorgan för att samla in relevanta poster, till exempel NIF och skatteadress.

Flera lösningar underlättar kundidentifiering utan att bryta mot den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) när relevanta data hämtas. Stripe Identity, ett verktyg som uppfyller spanska KYC-regler (Know Your Customer), verifierar användaridentiteter. Du kan också implementera Bizum digital identifierare, som fastställer om användaren använder Bizum för företag eller är en enskild firma eller köpare.

Begär informationen skriftligen

Om ditt företag når muntliga överenskommelser med köparen, till exempel företag som gör distansförsäljning och tar emot betalningar via telefon, be köparen att skicka in uppgifterna skriftligen innan du utfärdar fakturan för att förhindra transkriptionsfel.

Vid onlineförsäljning, där data redan samlas in skriftligen, anger kunden direkt sin skatteinformation, vilket sedan återspeglas på fakturan. I detta fall kan förfining av inmatningsformuläret minimera fel. För att illustrera, om du säljer via din egen onlinebutik, konfigurera varje fält för att automatiskt visa det mest lämpliga tangentbordet baserat på det förväntade formatet. En numerisk knappsats kan visas för inmatning av telefonnummer eller postnummer.

Den skriftliga begäran om uppgifter måste anpassas till försäljningsmiljön för att undvika att påverka kundupplevelsen negativt. Inom m-handel rekommenderas inte att kräva att köpare anger en e-postadress två gånger för att bekräfta dess exakthet. Praxisen är fortfarande användbar i andra försäljningskanaler, till exempel traditionell e-handel.

En annan bästa praxis är att låta användare spara sin faktureringsinformation så att de inte behöver ange den igen när de gör ett nytt köp, vilket hjälper till att minimera fel vid manuell inmatning av data. För att göra detta, konfigurera formuläret så att användare kan ange sparade uppgifter med ett enda tryck.

Hjälp till att skilja mellan fakturerings- och leveransadresser

För att undvika det vanliga misstaget att blanda ihop fakturerings- och leveransinformation, gör skillnaden enkel att känna igen. Till exempel, om du säljer online från Spanien till enskilda köpare är adresserna i de flesta fall identiska, så det är lämpligt att som standard aktivera alternativet att använda samma adress i båda fallen. Om du också gör B2B-transaktioner eller transaktioner med kunder vars fakturerings- och leveransadresser vanligtvis är olika, se till att ett enskilt block visas för varje när du avmarkerar rutan i utcheckningsformuläret.

I båda fallen rekommenderas aktivering av autofyll. För adresser använder verktyget teknik som Google Maps för att föreslå hela inmatningen när användaren skriver, vilket hjälper till att avskräcka fel och säkerställa att kurirens formatförväntningar uppfylls.

Låt dina kunder uppdatera sin fakturerings- och betalningsinformation

Ibland ändras faktureringsinformationen för enskilda företag och företagskunder, till exempel vid byte av adress eller konvertering från aktiebolag (LLC) (SL) till aktiebolag (SA). Därför är det lämpligt att förse kunden med ett verktyg för att uppdatera sina skatteuppgifter så att fakturan kan utfärdas korrekt.

Betalningsmetoden är en av de saker som köpare oftast ändrar, till exempel när de tecknar avtal med en bank som erbjuder ett kreditkort med bättre ekonomiska villkor. Det är viktigt att underlätta uppdateringen av denna och andra betalningsuppgifter via kundportalen och att validera den omedelbart. Med Stripe kan du validera kort i realtid för att säkerställa att informationen kunden anger stämmer allteftersom hen skriver.

Så här hjälper Stripe till att hantera faktureringsinformation

Många vanliga problem med utfärdande av fakturor uppstår vid handskrivning av uppgifter. Stripe Payments är en komplett betalplattform som hjälper till att undvika inmatningsfel genom autofyllfunktioner och validering i realtid.

Dessutom eliminerar Stripe manuella uppgifter från processerna för fakturering, inkassering och avstämning av betalningar. Det förenklar hämtningen av kundinformation och skickar den automatiskt till en faktureringsplattform via Stripe App Marketplace.

Invopop är till exempel en lösning som utvecklats i Spanien och som är integrerad med VERI*FACTU-systemet. Denna integration gör att fakturaposter kan skickas till AEAT i realtid, utan ändring.

En annan applikation är Billit, en banbrytande elektronisk faktureringsplattform i Europa som fokuserar på att säkerställa efterlevnad av de olika kraven för digital fakturering i hela EU. Den kan också identifiera betalningstider och automatiskt skicka påminnelser till dina kunder för att undvika utebliven betalning.

Vanliga frågor

Vilken faktureringsinformation är inte obligatorisk på en förenklad faktura?

Även om förenklade fakturor är mer kortfattade än fullständiga fakturor krävs det fortfarande att de identifierar de produkter som sålts eller de tjänster som tillhandahållits. I den här tabellen ger vi en jämförande sammanfattning av faktureringsinformationen i förenklade och fullständiga fakturor:

Kan faktureringsinformation anges manuellt?

Ja, det är lagligt att ange faktureringsinformation manuellt så länge den visas tydligt och läsligt. Faktum är att många småföretag i Spanien fortfarande utfärdar fakturor på detta sätt, särskilt mycket traditionella butiker och företag inom besöksnäringen.

Det är viktigt att notera att dokument med faktureringsinformation som angetts manuellt förblir giltiga när företaget inte använder ett datoriserat faktureringssystem. När ett företag har börjat utfärda e-fakturor kan det inte längre utfärda fakturor manuellt. Trots skyldigheterna för digital fakturering som förväntas införas 2027 kan fakturor fortsätta att utfärdas manuellt, vilket anges i det bindande utslaget V0058-25.

Är det en bra idé att ange icke-obligatorisk faktureringsinformation?

Ja, det är bästa praxis att lägga till viss icke-obligatorisk information, men det varierar beroende på fakturatyp.

Att lägga till betalningsvillkor, såsom förfallodatum, kan påskynda inkasseringar. Å andra sidan rekommenderas det att identifiera förskottsfakturor med ett juridiskt uttalande som anger att moms ackumulerades när beloppet inkasserades. Det är också värt att anpassa dem genom att lägga till ett tack till kunden, eftersom det hjälper till att stärka affärsrelationen.