Företag kan ta emot betalningar via telefon i första hand genom att använda en virtuell terminal, vilket är ett säkert, webbaserat gränssnitt som tillhandahålls av en betalleverantör. Personal anger manuellt kundens kortuppgifter i systemet under samtalet. Att ta emot betalningar via telefon kan göra det möjligt för ett företag att nå nya marknader, ta tillvara försäljning som annars skulle gå förlorad och skapa en mer tillmötesgående kundupplevelse. Men betalningar via telefon medför utmaningar, från dataskyddsöverväganden till högre behandlingsavgifter.

Nedan går vi igenom hur företag kan ta emot betalningar via telefon på ett effektivt och säkert sätt.

Vad innehåller den här artikeln:

• Kan man ta emot kreditkortsbetalningar via telefon?
  
• Så här tar man emot betalningar från kunder via telefon
  
• Vilka typer av företag behöver ta emot betalningar via telefon?
  
• Vad kostar det att ta emot betalningar via telefon?
  
• Fördelar och risker med att ta emot betalningar via telefon
  
• Risker och saker att tänka på när man tar emot betalningar via telefon
  
• Så kan Stripe Payments hjälpa till
  

Kan man ta emot kreditkortsbetalningar via telefon?

Ja – denna process kallas ofta för "MOTO"-betalningar (postorder/telefonorder). Det är en typ av CNP-transaktion (kortbetalning utan kort fysiskt närvarande), vilket innebär att företaget manuellt anger kundens kreditkortsuppgifter i betalningssystemet, i stället för att kunden presenterar sitt kort personligen.

Så här tar man emot betalningar från kunder via telefon

Att ta emot betalningar via telefon kan fungera på flera olika sätt beroende på vilken betalningsmetod som används och företagets övergripande betalningssystem. Vi kommer att gå igenom den vanliga processen för att ta emot betalningar via telefon med en tjänst som Stripe. Observera att vissa saker kan variera beroende på den specifika betalleverantören.

1. Skapa ditt konto
   Först måste du skapa ett handlarkonto med en betalningshanteringstjänst. Under den här processen kommer du att lämna nödvändiga företags- och bankuppgifter.

2. Använd en virtuell terminal
   De flesta betalleverantörer erbjuder något som kallas en "virtuell terminal", vilket är en onlineversion av en fysisk kreditkortsterminal eller ett POS-system. Med Stripe kan du ta emot betalningar via en inbyggd virtuell terminal direkt i Dashboard.

3. Ta emot betalningsuppgifter via telefon
   När en kund vill göra en betalning behöver du be om deras kreditkortsuppgifter. Det inkluderar kortnumret, utgångsdatumet och CVV-koden. Du kan även behöva deras postnummer eller andra identifierande uppgifter, beroende på vilken säkerhetsnivå som din betalleverantör kräver. Se till att du samlar in kortuppgifter på ett säkert sätt och följer bästa praxis för dataskydd.

4. Ange betalningsuppgifterna
   I din virtuella terminal anger du manuellt kundens kreditkortsuppgifter och det belopp som ska debiteras. Med Stripe görs detta i avsnittet Betalningar i Dashboard, genom att klicka på "+Skapa" och sedan "Betalning".

5. Behandla betalningen
   När du har angett nödvändiga uppgifter kan du skicka in betalningen för behandling. Betalleverantören hanterar transaktionen med kortinnehavarens bank och uppdaterar dig när transaktionen godkänns eller avvisas.

6. Lämna ett kvitto
   Efter transaktionen bör du skicka ett kvitto till kunden. Många betalleverantörer kan automatiskt skicka ett digitalt kvitto via e-post. I Stripe kan du göra detta genom att aktivera "Skicka ett kvitto via e-post" när du skapar en betalning.

7. Upprätthåll korrekta register
   Att hålla reda på transaktioner är avgörande för redovisning och eventuell tvistlösning. Din betalleverantör bör tillhandahålla detaljerade register över varje transaktion, tillgängliga via ditt handlarkontos dashboard.

8. Efterlev reglerna för dataskydd
   Eftersom du hanterar känsliga personuppgifter är det viktigt att säkerställa att alla samtal och all datahantering efterlever PCI-DSS-reglerna. Använd kryptering, undvik att skriva ner kreditkortsuppgifter, begränsa medarbetares åtkomst och lagra aldrig kortdata utan lämpliga säkerhetsåtgärder på plats.

Vilka typer av företag behöver ta emot betalningar via telefon?

Flera typer av företag kan dra nytta av att ta emot betalningar via telefon tack vare deras specifika verksamhetsform eller kundservicestrategier:

• Tjänsteleverantörer
  Företag som tillhandahåller tjänster som reparationer i hemmet, konsulttjänster eller catering kan ha nytta av betalningar via telefon för att säkra bokningar eller ta emot depositioner.

• Företag som säljer på distans
  Företag som säljer produkter via telefon, t.ex. telefonförsäljare eller företag som säljer via en katalog, kan använda telefonbetalningar för att behandla betalningar under ett samtal.

• Restauranger och takeaways
  Restauranger som erbjuder matleverans eller avhämtning tar ofta emot kortbetalningar via telefon.

• Resebyråer och hotell
  Dessa företag kan ta emot betalningar via telefon för bokningar, särskilt för skräddarsydda resplaner eller gruppbokningar.

• Läkarmottagningar och apotek
  Företag som erbjuder hälso- och sjukvårdstjänster kan ta emot betalningar via telefon för telefonkonsultationer eller receptbeställningar.

• Professionella tjänster
  Advokater, revisorer och frilansare kan ta emot betalningar via telefon för sina tjänster, särskilt för arvoden eller fakturor.

Vad kostar det att ta emot betalningar via telefon?

Kostnaden för att ta emot betalningar via telefon beror på din betalleverantör och villkoren i ditt avtal för handlare.

Eftersom sådana betalningar betraktas som CNP-transaktioner (kortbetalning utan fysiskt kort), kan avgifterna i regel vara högre än för transaktioner i fysisk miljö med kort närvarande. Detta beror på den förhöjda risken för bedrägeri och återkrediteringar som medföljer transaktioner utan kort fysiskt närvarande.

Kostnaden för dessa CNP-transaktioner faller i regel in i två prismodeller: fast pris och interchange-plus. Fasta priser, som ofta inkluderar en procentandel av transaktionsvärdet samt en liten avgift, är enklare att förstå men är ofta justerade uppåt för att täcka interchange-kostnader. Interchange-plus-transaktioner kan vara mer komplexa men erbjuder större transparens och lägre kostnader på lång sikt för företag med hög volym.

Dessa priser kan ändras och kan variera beroende på ditt specifika avtal med betalleverantören. Det kan tillkomma ytterligare avgifter för återkrediteringar, återbetalningar, internationella transaktioner eller användning av en virtuell terminal.

Fördelar och risker med att ta emot betalningar via telefon

Att ta emot betalningar via telefon ger företag ett bekvämt och flexibelt sätt att hantera betalningar från kunder. För många företag kan det också öppna upp för nya försäljningsmöjligheter. Som med alla betalningsmetoder har metoden sin egna olika fördelar och potentiella nackdelar.

Fördelar med att ta emot betalningar via telefon

• Bekvämlighet och tillgänglighet
  Betalningar via telefon kan göras från alla platser där kunderna har telefontäckning, vilket är ett bekvämt alternativ för kunder som kanske inte har möjlighet att besöka din fysiska plats eller navigera i ditt onlinebetalningssystem.

• Förbättrat kassaflöde och optimerad intäktspotential
  Genom att omedelbar betalning sker kan transaktioner via telefon hjälpa till att fånga upp försäljningar som annars kanske inte skulle äga rum. Företag kan snabbt säkra bokningar, beställningar eller tjänster, vilket minskar risken för obetalda fakturor.

• Personlig kundservice
  Telefontransaktioner gör det möjligt för företag att interagera direkt med kunder, svara på frågor och uppeller korssälja produkter eller tjänster.

• Utökad kundbas
  Tack vare möjligheten att ta emot betalningar via telefon har företag möjlighet att nå en bredare kundbas, inklusive personer som föredrar telefontransaktioner eller som sannolikt inte kommer att använda digitala betalningar.

Risker och saker att tänka på när man tar emot betalningar via telefon

• Högre behandlingsavgifter
  Betalningar via telefon har vanligtvis högre behandlingsavgifter eftersom de betraktas som CNP-transaktioner och medför en högre risk för bedrägeri och återkrediteringar.

• Ökad risk för bedrägerier
  Eftersom betalningar via telefon inte involverar ett fysiskt kort som företag kan verifiera, kan dessa transaktioner vara mer utsatta för bedrägerier. Företag behöver vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder för att verifiera uppringarens identitet och äktheten i de kortuppgifter som tillhandahålls, samt använda säkra betalningssystem.

• Datasäkerhet
  Hantering av känsliga kortuppgifter via telefon kräver efterlevnad av PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard)-regler för att skydda kunddata. Dessa standarder är svårare att säkerställa vid hantering av telefonbetalningar. Underlåtenhet att efterleva dessa standarder kan leda till böter.

• Manuella inmatningsfel
  Manuell inmatning av kortuppgifter ökar risken för mänskliga fel, vilket kan leda till transaktionsproblem och missnöjda kunder. När du hanterar en nekad betalning via telefon är det bäst att flytta fokus från ekonomin till tekniken – till exempel genom att förklara den nekade betalningen som ett systemproblem eller en säkerhetsflagga.

Att ta emot betalningar via telefon kan erbjuda företag viktiga fördelar, men det är avgörande att implementera rigorösa säkerhetsprotokoll och utbilda personalen på lämpligt sätt för att hantera de risker som är förknippade med dem.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.
  
• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.
  
• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.
  
• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.
  
• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.
  

Läs mer om hur Stripe Payments kan underlätta dina betalningar online och i fysisk miljö, eller börja idag.