A partire dalla pubblicazione del Regio Decreto 1619/2012, si sono verificati diversi cambiamenti negli obblighi relativi alle informazioni di fatturazione in Spagna. Un esempio è l'implementazione del sistema VERI*FACTU, che, pur essendo temporaneamente facoltativo, diventerà obbligatorio nel 2027: tutte le fatture dovranno includere un codice QR o i dettagli in esso contenuti.

Queste modifiche di carattere giuridico spesso sollevano dubbi sulle informazioni richieste in fattura. In questa guida spieghiamo quali dettagli devono apparire quando si emette una fattura in Spagna.

Punti salienti

• Le informazioni di fatturazione obbligatorie sono le voci prescritte dalle norme applicabili a qualsiasi fattura per garantirne la validità.
  
• Alcuni dettagli sono obbligatori su tutte le fatture, come la data di emissione e i dati identificativi dell'emittente.
  
• Altre informazioni, come una dichiarazione legale, sono necessarie solo in caso di emissione di determinati tipi di fatture.
  
• Per motivi fiscali o di fidelizzazione dei clienti, è consigliabile includere alcune informazioni che non sono obbligatorie.
  
• Le informazioni di fatturazione devono essere accurate, per cui si raccomanda di migliorarne le modalità di raccolta.
  

Cosa sono i dati di fatturazione

I dati di fatturazione sono i dettagli principali che una fattura deve includere per essere valida. In termini generali, queste informazioni identificano l'emittente, il destinatario e la fattura. Forniscono inoltre dati commerciali e fiscali importanti, come la data della transazione, l'importo dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) e le dichiarazioni di carattere giuridico obbligatorie.

Questi dettagli svolgono un ruolo centrale nella contabilità e nel controllo fiscale. Dal punto di vista delle aziende, sono indispensabili per dedurre le spese. L'assenza di voci chiave, come l'indirizzo fiscale, o la loro inclusione con errori, può ostacolare il processo di deduzione. Da una prospettiva fiscale, omettere i numeri di fattura potrebbe destare sospetti nell'Agenzia delle entrate spagnola (AEAT).

Informazioni obbligatorie in una fattura in Spagna

Come regola generale, ogni fattura deve contenere diverse voci obbligatorie. Tieni però presente il tipo di fattura in questione, poiché le normative spagnole stabiliscono criteri distinti per ciascun tipo, come ad esempio l'aggiunta o l'omissione di determinati dettagli.

Per coprire tutte le possibilità, esamineremo innanzitutto i dettagli obbligatori per tutte le fatture ordinarie. Nella sezione successiva, vedremo le informazioni necessarie per ogni tipo. Aggiungi i seguenti dettagli quando crei una fattura in Spagna:

1. Data: la data di emissione della fattura, ovvero il momento in cui viene preparata e inviata. Se la data di emissione è diversa da quella della transazione, inseriscile entrambe.
   
2. Numero e serie: si tratta dell'identificatore numerico della fattura, che la colloca in ordine cronologico e sequenziale. La serie è un prefisso alfanumerico opzionale utilizzato per raggruppare le fatture.
   
3. Dettagli dell'emittente: questo campo deve mostrare i dati identificativi dell'emittente: nome completo (se libero professionista) o ragione sociale completa (se azienda); codice di identificazione fiscale (NIF) e domicilio fiscale per l'AEAT.
   
4. Dati del cliente: è necessario indicare il nome completo o la ragione sociale dell'acquirente, il NIF e il suo indirizzo fiscale.
   
5. Descrizione e importo: è obbligatorio specificare su righe separate la descrizione di ogni prodotto o servizio, il numero di unità vendute, il prezzo unitario IVA esclusa, lo sconto (se applicabile) e il prezzo finale.
   
6. Base imponibile: si tratta dell'importo lordo totale della vendita (ossia l'importo su cui viene calcolata l'IVA).
   
7. Aliquota e imposta dovuta: indica la percentuale IVA utilizzata. Tieni presente che, a prescindere dall'aliquota applicata, è obbligatorio indicare l'importo totale dell'IVA addebitata in fattura.
   
8. Totale: l'importo complessivo che il cliente deve pagare.
   

Informazioni obbligatorie per tipo di fattura

Le fatture possono essere classificate in vari modi: per emittente, per ambito di applicazione o per scopo. Di seguito forniremo le informazioni richieste dalle normative spagnole per i tipi più comuni:

• Fattura semplificata: una fattura semplificata deve contenere gli stessi dettagli di una fattura ordinaria o "completa", tranne i dati identificativi del cliente, gli sconti applicati e la scomposizione dell'IVA.

• Fattura VERI FACTU: le fatture emesse nel sistema VERI FACTU devono includere la parola "VERI*FACTU" o la dicitura "Fattura verificabile sul sito web dell'AEAT", insieme a un codice QR o alle informazioni che contiene.

• Fattura per liberi professionisti: se l'emittente lavora in modo indipendente e il beneficiario è un'azienda o un altro libero professionista domiciliato in Spagna, la fattura deve mostrare la ritenuta dell'imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPF).

• Fattura intracomunitaria: deve essere inclusa la partita IVA intracomunitaria di entrambe le aziende o liberi professionisti. Poiché la fattura intracomunitaria non addebita l'IVA, un'apposita dichiarazione deve indicare se è stata applicata un'eccezione o il meccanismo di inversione contabile, ossia se il beneficiario dell'attività dichiara la relativa imposta indiretta nel proprio Paese.

• Fattura di esportazione: nelle fatture a clienti esteri, aggiungi una dichiarazione di carattere giuridico per giustificare l'eccezione IVA. La guida a procedure e documenti di esportazione consiglia inoltre di aggiungere dettagli opzionali, quali termini di pagamento e Incoterm (termini commerciali internazionali).

• Fattura rettificativa e nota di credito: in entrambe le fatture rettificative e le note di credito, aggiungi una serie specifica con numerazione sequenziale, informazioni che identificano la fattura originale, l'importo e l'IVA modificata dovuta.

• Fattura riepilogativa: in caso di emissione di una fattura riepilogativa, includi le informazioni delle fatture o delle bolle di consegna per le transazioni raggruppate. Ogni transazione riepilogata deve comparire su una riga separata, accompagnata dai dettagli necessari per identificarla e calcolare l'imposta dovuta.

• Fattura per anticipo: se la data di ricezione dell'anticipo è diversa da quella di emissione della fattura, è obbligatorio inserirla. Si consiglia inoltre di includere la parola "anticipo" per supportare la trasparenza fiscale.

• Fatture verso organismi governativi (B2G): in caso di emissione di una fattura a un organismo governativo, è necessario includere i codici DIR3 per l'ufficio contabile, l'organo di gestione e l'unità di elaborazione.

• Fattura in regime di contabilità per cassa: se si sceglie questo regime per posticipare la dichiarazione IVA trimestrale fino alla formalizzazione dei pagamenti in sospeso, tutte le fatture devono recare la dicitura "regime speciale di contabilità per cassa".

• Fattura emessa dall'acquirente: se l'acquirente emette le tue fatture, queste devono contenere la dicitura "fatturazione a cura del beneficiario", oltre a una serie specifica e indipendente per ciascun beneficiario che emette fatture in nome e per conto di terzi.

Normative che regolano i dati di fatturazione in Spagna

In Spagna, il quadro giuridico che disciplina i dati di fatturazione è costituito da diverse normative. Di seguito ne riepiloghiamo le più importanti:

• Normativa sugli obblighi di fatturazione: il Regio decreto 1619/2012 stabilisce il contenuto obbligatorio delle fatture, come la numerazione, la data di emissione e la descrizione di tutte le transazioni. Inoltre, il Regio decreto 1073/2014 lo modifica richiedendo l'inclusione di serie specifiche sulle fatture che comprovano la vendita di telefoni cellulari, console per videogiochi, laptop e tablet, a condizione che venga utilizzato il meccanismo dell'inversione contabile. Si applica in due scenari:

  • Il cliente è un'attività che rivende questi prodotti.
    
  • Il cliente è un'attività che non è coinvolta nella rivendita ed effettua un acquisto di importo superiore a 10.000 €, IVA esclusa.
    

• Legge per la promozione della fatturazione elettronica: la Legge 25/2013 disciplina il contenuto delle fatture che documentano le transazioni business-to-government (B2G). Tra le altre cose, richiede di specificare l'ufficio contabile, ovvero l'ente pubblico che registra la fattura.

• Normativa sull'IVA: il Regio decreto 828/2013 ha introdotto l'obbligo di aggiungere una dichiarazione se l'azienda emette una fattura con il regime speciale di contabilità per cassa.

• Normativa sui requisiti dei sistemi di fatturazione informatici: il Regio decreto 1007/2023 stabilisce i requisiti che le attività che implementano il sistema VERI*FACTU devono soddisfare per inviare i propri record di fatturazione all'AEAT in tempo reale.

Errori comuni nell'inserimento dei dati di fatturazione in Spagna

Nella preparazione delle fatture, le aziende spagnole potrebbero commettere alcuni errori particolarmente comuni. Esaminiamo i più frequenti:

Confondere i dati di fatturazione con le informazioni di spedizione

Una condizione affinché una fattura sia valida per legge è che riporti la residenza fiscale del venditore e dell'acquirente. In alcuni casi, specialmente nelle transazioni business-to-business (B2B), il fornitore inserisce nella fattura l'indirizzo di spedizione al posto dell'indirizzo fiscale, rendendo il documento non valido ai fini legali e fiscali.

Non bisogna confondere i dati di fatturazione con le informazioni di spedizione. I dati di fatturazione, incluso l'indirizzo fiscale, devono comparire sulla fattura, mentre i dettagli di consegna devono essere inseriti nei documenti utilizzati per scopi logistici, come il documento di trasporto, la lettera di vettura CMR o altre prove di trasporto. Supponiamo che un'azienda di Vigo venda prodotti a un'attività portoghese con residenza fiscale a Lisbona, ma la consegna avvenga presso il suo magazzino a Porto. Il documento di vendita che comprova la transazione deve contenere l'indirizzo di Lisbona. Al contrario, il documento di trasporto o il CMR deve riportare l'indirizzo di Porto.

Dimenticare la dichiarazione di carattere giuridico

A volte, le aziende spagnole non includono la dichiarazione di carattere giuridico nelle loro fatture. In alcuni casi, come per le transazioni esenti da IVA o l'autofatturazione dei clienti, tale dichiarazione è necessaria affinché il documento sia valido.

Mancato rispetto dei requisiti di formattazione

Le attività che non utilizzano un software di fatturazione completo e aggiornato spesso non rispettano i requisiti di formattazione quando inseriscono manualmente i dati dei documenti. Ad esempio, il numero o la serie devono essere allineati a sinistra, non possono contenere due spazi consecutivi e non possono contenere caratteri speciali diversi da trattini, trattini bassi, barre e punti.

Un altro errore frequente è l'inserimento di più aliquote IVA su una singola riga, nonostante le regole applicabili richiedano voci separate. Per applicare automaticamente le aliquote corrette, puoi utilizzare Stripe Tax. Questo strumento di automazione fiscale viene aggiornato sistematicamente per riflettere le modifiche legislative nell'Unione Europea e negli oltre 100 Paesi in cui è disponibile (controlla anche l'elenco dei territori non supportati).

Modifica dell'ordine della numerazione sequenziale

Sebbene le serie debbano sempre seguire una numerazione sequenziale, una disattenzione comune è modificare l'ordine dei numeri di fattura (ad esempio, passando da FA0019 a FA0021). Le aziende devono evitare questo errore, in quanto potrebbe comportare un'ispezione da parte dell'AEAT e potrebbe essere considerato un segno di occultamento dei ricavi, uno dei punti cardine della legge antifrode.

Inclusione di descrizioni vaghe

Secondo il "XII Studio sulla fatturazione elettronica" condotto da SERES, un fornitore di software per la trasformazione digitale, l'emissione di una fattura nei formati fisico ed elettronico comporta costi amministrativi medi pari rispettivamente a 4,45 € e 1,64 €. Per questo motivo, molte aziende cercano di semplificare il più possibile la preparazione dei documenti e utilizzano descrizioni eccessivamente brevi. Tuttavia, questo approccio è errato perché le regole richiedono dettagli sufficienti per calcolare l'imponibile in modo accurato.

Come raccogliere correttamente le informazioni di fatturazione

Un altro errore frequente è l'inserimento di informazioni di fatturazione precedentemente raccolte con imprecisioni. Di seguito, analizzeremo una serie di best practice per evitare che ciò accada:

Identificare il cliente

I dettagli da includere sulla fattura variano a seconda dello stato del destinatario. Determina innanzitutto se si tratta di un cliente finale, di un'azienda o di un organismo governativo per raccogliere le voci pertinenti, come il NIF e l'indirizzo fiscale.

Diverse soluzioni facilitano l'identificazione del cliente senza violare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) al momento del recupero dei dati rilevanti. Stripe Identity, uno strumento conforme alle normative spagnole in materia di adeguata verifica della clientela (KYC), verifica l'identità degli utenti. Puoi anche implementare l'identificatore digitale Bizum, che determina se l'utente sta utilizzando Bizum per le aziende o è un singolo acquirente.

Richiedere le informazioni per iscritto

Se la tua azienda raggiunge accordi verbali con l'acquirente, come le attività che effettuano vendite a distanza e accettano pagamenti per telefono, chiedi all'acquirente di inviare i dettagli per iscritto prima di emettere la fattura per evitare errori di trascrizione.

Nelle vendite online, in cui i dati vengono già raccolti per iscritto, il cliente inserisce direttamente le proprie informazioni fiscali, che vengono poi riportate sulla fattura. In questo caso, il perfezionamento del modulo di inserimento può ridurre al minimo gli errori. A titolo esemplificativo, se vendi tramite il tuo negozio online, configura ciascun campo in modo da visualizzare automaticamente la tastiera più appropriata in base al formato previsto. Può essere visualizzato un tastierino numerico per inserire il numero di telefono o il codice postale.

La richiesta scritta di dettagli deve essere adattata all'ambiente di vendita per evitare di influire negativamente sull'esperienza del cliente. Nel commercio mobile, non è consigliabile richiedere agli acquirenti di inserire l'indirizzo email due volte per verificarne l'accuratezza. La pratica rimane utile in altri canali di vendita, come l'e-commerce tradizionale ecommerce.

Un'altra best practice consiste nel consentire agli utenti di salvare le proprie informazioni di fatturazione in modo da non doverle reinserire quando effettuano un altro acquisto, riducendo così al minimo gli errori nell'inserimento manuale dei dati. A tale scopo, configura il modulo in modo che gli utenti possano inserire i dettagli salvati con un solo tocco.

Aiutare a distinguere tra indirizzi di fatturazione e di spedizione

Per evitare l'errore comune di confondere le informazioni di fatturazione e di spedizione, rendi la distinzione facile da riconoscere. Ad esempio, se vendi online dalla Spagna a singoli acquirenti, nella maggior parte dei casi gli indirizzi saranno identici, quindi è consigliabile attivare, per impostazione predefinita, l'opzione per utilizzare lo stesso indirizzo in entrambi i casi. Se effettui anche transazioni B2B o transazioni con clienti i cui indirizzi di fatturazione e spedizione sono solitamente diversi, assicurati che deselezionando tale casella nel modulo di checkout, venga visualizzato un blocco individuale per ciascuno di essi.

In entrambi i casi, si consiglia di abilitare la compilazione automatica. Per gli indirizzi, lo strumento utilizza tecnologie come Google Maps per suggerire l'inserimento completo mentre l'utente digita, contribuendo a prevenire gli errori e garantendo la conformità con le aspettative di formattazione del corriere.

Consentire ai clienti di aggiornare le proprie informazioni di fatturazione e di pagamento

A volte, le informazioni di fatturazione dei clienti privati e aziendali cambiano, come un cambio di indirizzo o una conversione da società a responsabilità limitata (SL) a società per azioni (SA). Pertanto, è consigliabile fornire al cliente uno strumento per aggiornare i propri dettagli fiscali in modo che la fattura possa essere emessa in modo accurato.

Il metodo di pagamento è uno degli elementi modificati più di frequente dagli acquirenti, ad esempio quando stipulano un contratto con una banca che offre una carta di credito a condizioni finanziarie migliori. È importante facilitare l'aggiornamento di questo e di altri dettagli di pagamento attraverso il portale cliente e convalidarlo immediatamente. Con Stripe, puoi convalidare le carte in tempo reale per assicurarti che le informazioni inserite dal cliente siano corrette durante la digitazione.

In che modo Stripe aiuta a gestire le informazioni di fatturazione

Molti problemi comuni nell'emissione delle fatture derivano dalla trascrizione manuale dei dettagli. Stripe Payments è una piattaforma di pagamento completa che aiuta a evitare gli errori di inserimento grazie alle funzioni di compilazione automatica e alla convalida in tempo reale.

Inoltre, Stripe elimina le attività manuali dai processi di fatturazione, riscossione e riconciliazione dei pagamenti. Semplifica il recupero delle informazioni sui clienti e, tramite Stripe App Marketplace, le invia automaticamente a una piattaforma di fatturazione.

Invopop, ad esempio, è una soluzione sviluppata in Spagna e integrata nel sistema VERI*FACTU. Questa integrazione consente di inviare i record delle fatture all'AEAT in tempo reale, senza alterazioni.

Un'altra applicazione è Billit, una piattaforma di fatturazione elettronica all'avanguardia in Europa, incentrata sulla garanzia della compliance ai vari requisiti di fatturazione digitale in tutta l'UE. Consente inoltre di individuare le scadenze di pagamento e di inviare automaticamente dei promemoria ai clienti per evitare i mancati pagamenti.

Domande frequenti

Quali dati di fatturazione non sono obbligatori in una fattura semplificata?

Sebbene le fatture semplificate siano più concise rispetto a quelle complete, devono comunque identificare i prodotti venduti o i servizi forniti. In questa tabella forniamo un riepilogo comparativo dei dati di fatturazione nelle fatture semplificate e complete:

I dati di fatturazione possono essere inseriti manualmente?

Sì, è legale inserire i dati di fatturazione manualmente, a condizione che siano indicati in modo chiaro e leggibile. In effetti, in Spagna molte piccole attività emettono ancora le fatture in questo modo, in particolare i negozi tradizionali e il settore alberghiero.

È importante notare che i documenti con i dati di fatturazione inseriti manualmente restano validi se l'azienda non utilizza un sistema di fatturazione informatico. Una volta che un'azienda ha iniziato a emettere fatture elettroniche, non può più emetterle manualmente. Nonostante l'introduzione degli obblighi di fatturazione digitale previsti per il 2027, le fatture possono continuare a essere emesse manualmente, come indicato nella decisione vincolante V0058-25.

È consigliabile inserire dati di fatturazione non obbligatori?

Sì, è consigliabile aggiungere determinate informazioni non obbligatorie, sebbene varino in base al tipo di fattura.

L'aggiunta di termini di pagamento, come la data di scadenza, può accelerare la riscossione. D'altra parte, si consiglia di identificare le fatture di anticipo con una dichiarazione di carattere giuridico che indichi che l'IVA è maturata al momento della riscossione dell'importo. Vale anche la pena di personalizzarle aggiungendo una nota di ringraziamento per il cliente, poiché ciò contribuirà a rafforzare la relazione commerciale.