Le fatture emesse dai destinatari o da terzi autorizzati, note come "fatture in autofatturazione", sono un tipo di documento commerciale che da lungo tempo è fonte di incertezza per le attività spagnole. Nello specifico, negli ultimi anni, queste fatture hanno suscitato un notevole dibattito tra le aziende a causa degli interrogativi su come il Sistema di emissione di fatture verificabili, VERI*FACTU, influisca sulla loro emissione.

Infatti, a febbraio 2025, è stata pubblicata una risposta a una consultazione vincolante i cui criteri interpretativi richiedevano che le autofatture fossero emesse tramite VERI*FACTU, anche per le aziende che utilizzano il sistema di Fornitura immediata di informazioni (SII). Tuttavia, dopo l'approvazione del Regio decreto 254/2025 pochi mesi dopo, tale obbligo è stato annullato.

Questo tipo di fattura presenta una serie di caratteristiche che devono essere comprese per garantire la conformità normativa nella sua emissione ed evitare potenziali irregolarità. In questo articolo spieghiamo come creare fatture in autofatturazione, i loro vantaggi e gli obblighi stabiliti dalle normative vigenti.

Punti salienti

• Una fattura in autofatturazione è un documento emesso dal cliente (o da un terzo) per conto dell'azienda venditrice per documentare una transazione.
  
• Sebbene non sia l'azienda venditrice a emettere una fattura in autofatturazione, essa è comunque responsabile della validità del documento a fini fiscali e legali.
  
• Le fatture in autofatturazione possono essere utilizzate solo in presenza di un accordo preventivo tra le due parti coinvolte nella transazione.
  
• L'azienda venditrice deve accettare esplicitamente ogni fattura in autofatturazione ricevuta.
  
• Le fatture in autofatturazione richiedono una serie di numerazione separata e dedicata, nonché una dicitura di legge.
  

Cos'è una autofattura?

Una fattura in nome e per conto, nota in Spagna come "autofactura", è un documento commerciale emesso dalla parte acquirente o da una terza parte incaricata a tale scopo. In altre parole, a differenza delle altre fatture, le autofatture non sono emesse dall'azienda venditrice.

Sebbene le fatture vengano emesse dall'acquirente o da una terza parte autorizzata, è l'azienda venditrice a essere responsabile di garantire che i documenti siano conformi a tutti i relativi obblighi, come stabilito dal Regolamento in materia di obblighi di fatturazione (approvato con il regio decreto 1619/2012).

Casi in cui in genere vengono emesse fatture in nome e per conto del cedente o del prestatore (autofatturazione)

Sebbene qualsiasi attività che soddisfi i requisiti normativi possa ricorrere all'autofatturazione, le aziende spagnole in genere utilizzano questo meccanismo nei seguenti scenari:

Transazioni ad alta frequenza

L'autofatturazione è una pratica comune tra le aziende che effettuano acquisti ricorrenti di materiali per fabbricare i propri prodotti, le piattaforme digitali che elaborano pagamenti in blocco e i professionisti il cui modello di business si basa sull'addebito ricorrente. Ciò è dovuto a uno dei principali vantaggi delle fatture in nome e per conto: una procedura di fatturazione semplificata. Per questo motivo, le autofatture vengono spesso utilizzate anche nei marketplace B2B che gestiscono un elevato volume di transazioni tra fornitori e clienti.

Se gestisci una piattaforma marketplace B2B e hai raggiunto un accordo con le società di vendita per l'emissione di autofatture per tuo conto, è probabile che l'obiettivo dei venditori sia quello di accelerare la riscossione dei pagamenti. Per ottimizzare ulteriormente questa procedura, puoi elaborare i pagamenti dei clienti tramite la tua piattaforma utilizzando un sistema di pagamento con più parti che acquisisce il pagamento, trattiene la commissione e invia a ogni venditore i relativi fondi. Ad esempio, con Stripe Connect, i clienti aziendali possono utilizzare i metodi di pagamento più popolari negli ambienti B2B (come i bonifici SEPA), mentre i fornitori ricevono i fondi all'istante.

Merci in attesa di ispezione

A volte, l'importo esatto da pagare per le merci può essere determinato solo dopo averle ispezionate. Questa situazione è comune, ad esempio, tra i professionisti che acquistano prodotti alimentari deperibili il cui peso e la cui qualità variano a ogni consegna. Emettendo autofatture che riflettono le informazioni sulle bolle di consegna, si garantisce l'integrità dei dati e si evita la necessità di emettere fatture correttive, un altro vantaggio chiave dell'autofatturazione.

Aziende soggette a severi requisiti di verifica

Come per le attività che ricevono merci in attesa di ispezione, le aziende soggette a severi requisiti di verifica utilizzano spesso il meccanismo dell'autofatturazione per evitare discrepanze. Emettendo le fatture in autonomia, si assicurano che gli importi pagati ai fornitori corrispondano esattamente alle merci ricevute, evitando così problemi nella successiva procedura di verifica.

Acquisti di beni pignorati

Quando un bene viene pignorato (cioè sequestrato a una persona fisica o azienda a scopo di vendita) e un'attività lo acquisisce all'asta, è comune che la parte soggetta al pignoramento non sia disposta a emettere una fattura. In tali casi, la normativa spagnola consente la fatturazione da parte del destinatario, come stabilito nella quinta disposizione aggiuntiva del regio decreto 1624/1992, e stabilisce un periodo di tempo di sette giorni per l'invio di una copia dell'autofattura alla parte venditrice.

Settori regolamentati

La normativa vigente prevede diversi scenari in cui l'autofatturazione è obbligatoria, come ad esempio la vendita di energia elettrica. Ad esempio, il gestore di rete è responsabile dell'emissione, per conto dei produttori, di autofatture che riflettono esattamente le cifre dei consumi.

Differenze tra fatture in autofatturazione e fatture normali

Se decidi volontariamente di optare per la fatturazione emessa dal destinatario o da terzi, è importante comprendere le differenze tra le fatture normali e le fatture in autofatturazione per evitare sanzioni per errori di contenuto durante l'emissione di uno di questi documenti. Ecco un riepilogo delle differenze tra questi due tipi di fatture, in modo da poterle redigere correttamente:

• Soggetto emittente fisico
  Il soggetto emittente fisico di una fattura in autofatturazione potrebbe essere il destinatario della transazione o, in alcuni casi, un terzo autorizzato incaricato a tale scopo. Al contrario, le fatture normali sono sempre emesse fisicamente dal venditore.

• Identificazione
  Con una fattura in autofatturazione, l'azienda venditrice è identificata come la società emittente sulla fattura, anche se la società emittente effettiva potrebbe essere stata il cliente o un terzo. Al contrario, con una fattura normale, è sempre il venditore che emette fisicamente il documento. Ciò significa che le informazioni identificative presenti su una fattura normale corrispondono a quelle dell'effettivo emittente del documento.

• Accordo preventivo
  Dal momento che le fatture in autofatturazione sono redatte dal destinatario o da un terzo, è necessario aver raggiunto preventivamente un accordo con l'azienda venditrice. Tuttavia, non è necessaria alcuna autorizzazione per emettere fatture normali.

• Accettazione espressa
  La parte venditrice deve accettare espressamente ogni fattura in autofatturazione ricevuta. Al contrario, le fatture normali non richiedono un'accettazione formale per essere valide.

• Responsabilità di carattere giuridico
  Sia che emetta fatture normali sia che riceva fatture in autofatturazione, la responsabilità di garantire che tali documenti soddisfino i requisiti di carattere giuridico ricade sempre sull'azienda venditrice. Nel caso delle fatture normali, poiché il venditore è la parte che emette fisicamente il documento, non vi sono dubbi sulla sua responsabilità. Tuttavia, una differenza fondamentale con le fatture in autofatturazione è che, sebbene la parte che emette fisicamente il documento sia il destinatario o un terzo, l'azienda venditrice è in ultima analisi responsabile dell'integrità e della legittimità del contenuto, in quanto le fatture sono emesse per suo conto.

• Dicitura legale
  Le fatture in autofatturazione emesse dal destinatario (anziché da un terzo) devono contenere la dicitura di carattere giuridico "fatturata dal destinatario"; una fattura normale non richiede alcuna annotazione specifica diversa da "fattura".

• Serie di numerazione
  Le fatture in autofatturazione richiedono una serie di numerazione separata e dedicata, mentre le fatture normali seguono la normale numerazione sequenziale dell'azienda venditrice.

Requisiti di carattere giuridico delle autofatture

Il Regolamento sugli obblighi di fatturazione e la legge sull'IVA stabiliscono i requisiti legali affinché l'acquirente o una terza parte autorizzata possa emettere una fattura per conto dell'azienda venditrice. Abbiamo preparato un riepilogo degli obblighi contemplati dal regolamento e dalla legge sull'IVA:

• Accordo tra le due parti
  La parte venditrice deve autorizzare espressamente il cliente o la terza parte appaltata a emettere le fatture. L'accordo deve essere formalizzato prima che avvengano le vendite e deve specificare quali transazioni saranno soggette all'autofatturazione.

• Accettazione da parte del venditore
  Una volta emessa l'autofattura, il venditore deve accettare il documento dopo aver verificato che sia conforme alle condizioni pattuite e non contenga errori di contenuto.

• Identificazione della parte venditrice
  Sebbene la parte che emette fisicamente l'autofattura possa essere il destinatario o una terza parte, ai fini fiscali e legali l'azienda venditrice è l'entità responsabile del documento. Pertanto, l'emittente deve inserire le informazioni identificative del venditore.

• Dicitura legale
  Se la fattura viene emessa dal destinatario della transazione, deve contenere la dicitura "fatturata dal destinatario" per essere valida a fini fiscali e legali; tuttavia, non è richiesta alcuna dicitura legale se l'emittente è una terza parte autorizzata.

• Serie di numerazione dedicata
  Le autofatture richiedono una serie di numerazione separata e dedicata per ciascuno dei destinatari o delle terze parti che le emettono.

• Copia dell'autofattura
  L'emittente di un'autofattura deve fornirne una copia alla parte venditrice.

• VERI*FACTU
  Quando entreranno in vigore le normative VERI*FACTU (previsto a gennaio 2027), i clienti che emettono autofatture dovranno generarle utilizzando un software conforme alle nuove normative, a meno che non scelgano di aderire al sistema SII. Se la tua azienda è soggetta alle normative VERI*FACTU, puoi garantirne la compliance utilizzando Invopop, una delle app disponibili nello Stripe App Marketplace. Questa piattaforma di fatturazione elettronica è stata sviluppata in Spagna e consente l'emissione di autofatture in conformità con le normative VERI*FACTU.

• Registri IVA
  Le normative specificano che, a prescindere da chi emette le fatture (anche se si tratta del cliente o di una terza parte), sia l'emittente che il destinatario devono registrarle nei rispettivi libri contabili: l'azienda venditrice nel registro "fatture emesse" e il cliente nel registro "fatture ricevute". In sintesi, ai fini della registrazione, la legge non fa alcuna distinzione tra le autofatture e le altre fatture.

Esempio di fattura in autofatturazione

Vediamo un esempio pratico di fattura in autofatturazione: RocketPaper, un'azienda di cancelleria all'ingrosso, decide di vendere i propri prodotti online tramite BeCopy, un marketplace B2B specializzato in copisterie.

L'elevato volume di vendite attraverso il marketplace rende difficile la gestione amministrativa della fatturazione e causa ritardi nella riscossione dei pagamenti. Pertanto, RocketPaper raggiunge un accordo con BeCopy affinché il marketplace emetta fatture per suo conto.

A seguito di tale accordo, ogni volta che un cliente acquista un prodotto tramite BeCopy, il marketplace emetterà una fattura in autofatturazione per conto dell'azienda venditrice. La fattura deve includere sia le informazioni obbligatorie richieste per qualsiasi fattura in Spagna sia le informazioni specifiche applicabili alle fatture in autofatturazione:

• Data della fattura in autofatturazione
  
• Numero di fattura di una serie di numerazione dedicata al terzo che emette la fattura in autofatturazione
  
• Dicitura di legge, se la fattura in autofatturazione è emessa dal destinatario (non obbligatoria se emessa da un terzo autorizzato, come in questo esempio)
  
• Dati della società emittente, ossia nome o ragione sociale, codice di identificazione fiscale (NIF) e indirizzo dell'azienda venditrice (anche se la società emittente è in realtà il cliente o un terzo)
  
• Dati del destinatario, ossia nome o ragione sociale del cliente, NIF e indirizzo
  
• Descrizione della transazione, compresi il prezzo unitario e gli eventuali sconti applicati
  
• Base imponibile totale
  
• Aliquota e debito d'imposta
  
• Importo totale dovuto
  

In questo caso, l'autofattura non è preparata dal destinatario della transazione, ma è emessa da una terza parte autorizzata, quindi non è obbligatorio che contenga una dichiarazione di carattere giuridico.

Tuttavia, poiché la serie di numerazione deve essere univoca e specifica per la società emittente terza, RocketPaper inserisce "3P" per riferirsi alla "fatturazione di terze parti" e "MKT" per distinguere il marketplace da altre aziende che potrebbero emettere fatture per suo conto.

Quando BeCopy emette l'autofattura, ne invia una copia a RocketPaper per la verifica e l'approvazione, trasformando così la complessa procedura di fatturazione in una semplice attività di convalida dei dati.

Domande frequenti sulle fatture in nome e per conto del cedente o del prestatore (autofatturazione)