Rechnungen, die von Empfängerinnen und Empfängern oder autorisierten Dritten ausgestellt werden (sogenannte Selbstfakturierung), sind eine Art von Handelsdokumenten, die für spanische Unternehmen schon seit langem eine Quelle der Unsicherheit darstellen. Insbesondere in den letzten Jahren haben diese Rechnungen bei Unternehmen für erhebliche Diskussionen gesorgt, da Fragen bezüglich der Auswirkungen des überprüfbaren Rechnungsausstellungssystems VERI*FACTU auf deren Ausstellung aufkamen.

Tatsächlich wurde im Februar 2025 eine Antwort auf eine verbindliche Auskunft veröffentlicht, deren Auslegungskriterien vorsahen, dass Gutschriften über VERI*FACTU ausgestellt werden müssen, selbst für Unternehmen, die das System zur unmittelbaren Übermittlung von Informationen (SII) verwenden. Mit der Verabschiedung des Königlichen Dekrets 254/2025 nur wenige Monate später wurde diese Verpflichtung jedoch aufgehoben.

Diese Art von Rechnung weist eine Reihe von Merkmalen auf, die verstanden werden müssen, um die Einhaltung der Vorschriften bei der Ausstellung zu gewährleisten und mögliche Unregelmäßigkeiten zu vermeiden. In diesem Artikel erklären wir, wie die Selbstfakturierung funktioniert, welche Vorteile sie bietet und welche Pflichten die aktuellen Vorschriften vorsehen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Selbstfaktura ist ein Dokument, das von der Kundin bzw. vom Kunden (oder einem Dritten) im Namen des verkaufenden Unternehmens ausgestellt wird, um eine Transaktion zu dokumentieren.
  
• Obwohl das verkaufende Unternehmen die Selbstfaktura nicht selbst ausstellt, ist es dennoch für die steuerliche und rechtliche Gültigkeit des Dokuments verantwortlich.
  
• Selbstfakturen dürfen nur verwendet werden, wenn zuvor eine Vereinbarung zwischen den beiden an der Transaktion beteiligten Parteien getroffen wurde.
  
• Das verkaufende Unternehmen muss jede erhaltene Selbstfaktura ausdrücklich akzeptieren.
  
• Selbstfaktura erfordern eine separate, eigens dafür vorgesehene Nummernfolge sowie einen rechtlichen Hinweis.
  

Was ist eine Selbstfaktura?

Eine Selbstfaktura, in Spanien üblicherweise als „autofactura“ bekannt, ist ein kaufmännisches Dokument, das von der kaufenden Partei oder von einem für diesen Zweck beauftragten Dritten ausgestellt wird. Mit anderen Worten: Im Gegensatz zu anderen Rechnungen werden Selbstfakturen nicht vom verkaufenden Unternehmen ausgestellt.

Obwohl die Rechnungen von der Käuferin bzw. vom Käufer oder einem autorisierten Dritten ausgestellt werden, ist das verkaufende Unternehmen dafür verantwortlich, dass die Dokumente alle relevanten Verpflichtungen erfüllen, wie in der Verordnung über die Rechnungsstellungspflichten (genehmigt durch den Königlichen Erlass 1619/2012) festgelegt.

Typische Fälle, in denen Selbstfakturen ausgestellt werden

Obwohl jedes Unternehmen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, die Selbstfakturierung nutzen kann, wenden spanische Unternehmen diesen Mechanismus typischerweise in den folgenden Szenarien an:

Hochfrequente Transaktionen

Selbstfakturierung ist gängige Praxis bei Unternehmen, die wiederkehrende Einkäufe von Materialien zur Herstellung ihrer Produkte tätigen, bei digitalen Plattformen, die Massenzahlungen abwickeln und bei Fachleuten, deren Geschäftsmodell auf wiederkehrender Abrechnung basiert. Dies ist auf einen der Hauptvorteile von Selbstfakturen zurückzuführen: optimierte Abrechnungsprozesse. Aus diesem Grund werden Selbstfakturen auch häufig auf B2B-Marktplätzen verwendet, die ein hohes Transaktionsvolumen zwischen Lieferanten und Kundinnen und Kunden abwickeln.

Wenn Sie eine B2B-Marktplatzplattform betreiben und mit den Verkäuferunternehmen eine Vereinbarung getroffen haben, in Ihrem Namen Selbstfakturen auszustellen, ist das Ziel der Verkäufer/innen wahrscheinlich, den Zahlungseinzug zu beschleunigen. Um diesen Prozess weiter zu optimieren, können Sie Zahlungen von Kundinnen und Kunden über Ihre Plattform abwickeln, indem Sie ein Mehrparteien-Zahlungssystem verwenden, das die Zahlung erfasst, Ihre Provision einbehält und allen Verkäuferinnen und Verkäufern ihr Geld überweist. Beispielsweise können Geschäftskunden mit Stripe Connect die beliebtesten Zahlungsmethoden in B2B-Umgebungen (z. B. SEPA-Überweisungen) nutzen, während Lieferanten ihr Geld sofort erhalten.

Waren, bei denen eine Inspektion aussteht

Manchmal kann der für Waren zu zahlende genaue Betrag erst nach deren Inspektion ermittelt werden. Diese Situation ist beispielsweise bei Fachleuten üblich, die verderbliche Lebensmittel kaufen, deren Gewicht und Qualität bei jeder Lieferung variieren. Durch die Ausstellung von Selbstfakturen, die die Informationen auf den Lieferscheinen widerspiegeln, wird die Datenintegrität sichergestellt und die Notwendigkeit zur Ausstellung Korrekturrechnungen vermieden – ein weiterer entscheidender Vorteil von Selbstfakturen.

Unternehmen, die strengen Prüfungsanforderungen unterliegen

Wie bei Unternehmen, die Waren erhalten, deren Inspektion aussteht, nutzen Unternehmen, die strengen Prüfungsanforderungen unterliegen, häufig die Selbstfakturierung, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Indem sie die Rechnungen selbst ausstellen, stellen sie sicher, dass die an Lieferanten gezahlten Beträge genau mit den erhaltenen Waren übereinstimmen, wodurch Probleme im anschließenden Prüfungsprozess vermieden werden.

Erwerb von zwangsversteigerten Vermögenswerten

Wenn ein Vermögenswert zwangsversteigert wird (d. h. einer Privatperson oder einem Unternehmen zum Zwecke des Verkaufs entzogen wird) und ein Unternehmen ihn im Rahmen einer Auktion erwirbt, ist es üblich, dass die von der Pfändung betroffene Partei nicht bereit ist, eine Rechnung auszustellen. In solchen Fällen erlauben die spanischen Vorschriften die Rechnungsstellung durch die Empfängerin/den Empfänger – wie in der fünften Zusatzbestimmung des Königlichen Dekrets 1624/1992 festgelegt – und sehen eine Frist von sieben Tagen für die Übermittlung einer Kopie der Selbstfaktura an den Verkäufer vor.

Regulierte Sektoren

Die aktuelle Gesetzgebung sieht mehrere Szenarien vor, in denen die Selbstfakturierung obligatorisch ist, beispielsweise beim Verkauf von Strom. So ist der Systembetreiber dafür verantwortlich, im Namen der Produzenten Selbstfakturen auszustellen, die die genauen Verbrauchszahlen widerspiegeln.

Unterschiede zwischen Selbstfakturen und regulären Rechnungen

Wenn Sie sich freiwillig für die Selbstfakturierung durch den Empfänger/die Empfängerin oder einen Dritten entscheiden, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen regulären Rechnungen und Selbstfakturen zu verstehen, um Strafen aufgrund inhaltlicher Fehler bei der Ausstellung beider Dokumente zu vermeiden. Hier ist eine Zusammenfassung der Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Rechnungen, damit Sie diese korrekt erstellen können:

• Tatsächlicher Aussteller
  Der tatsächliche Aussteller einer Selbstfaktura kann der Empfänger/die Empfängerin der Transaktion oder in einigen Fällen ein zu diesem Zweck beauftragter autorisierter Dritter sein. Im Gegensatz dazu werden reguläre Rechnungen immer vom Verkäufer/von der Verkäuferin tatsächlich ausgestellt.

• Identifizierung
  Bei einer Selbstfaktura wird das verkaufende Unternehmen auf der Rechnung als Aussteller angegeben, auch wenn der tatsächliche Aussteller die Kundin bzw. der Kunde oder ein Dritter war. Im Gegensatz dazu stellt bei einer regulären Rechnung stets das verkaufende Unternehmen das Dokument aus. Dies bedeutet, dass die identifizierenden Informationen auf einer regulären Rechnung mit denen des tatsächlichen Ausstellers des Dokuments übereinstimmen.

• Vorherige Vereinbarung
  Da Selbstfakturen vom Empfänger/von der Empfängerin oder einem Dritten erstellt werden, muss im Voraus eine Vereinbarung mit dem verkaufenden Unternehmen getroffen worden sein. Für die Ausstellung regulärer Rechnungen ist jedoch keine Autorisierung erforderlich.

• Ausdrückliche Annahme
  Die verkaufende Partei muss jede erhaltene Selbstfaktura ausdrücklich akzeptieren. Im Gegensatz dazu bedürfen reguläre Rechnungen keiner formellen Annahme, um gültig zu sein.

• Rechtliche Verantwortung
  Egal ob reguläre Rechnungen ausgestellt oder Selbstfaktura empfangen werden, die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen durch diese Dokumente liegt stets beim verkaufenden Unternehmen. Bei regulären Rechnungen ist das verkaufende Unternehmen diejenige Partei, die das Dokument tatsächlich ausstellt, sodass kein Zweifel an dessen Haftung besteht. Ein wesentlicher Unterschied bei Selbstfakturen besteht jedoch darin, dass, obwohl die das Dokument tatsächlich ausstellende Partei der Empfänger/die Empfängerin oder ein Dritter ist, das verkaufende Unternehmen letztlich für die Integrität und Rechtmäßigkeit des Inhalts verantwortlich ist, da die Rechnungen in seinem Namen ausgestellt werden.

• Rechtliche Kennzeichnung
  Selbstfakturen, die vom Empfänger/von der Empfängerin (und nicht von einem Dritten) ausgestellt werden, müssen den rechtlichen Hinweis „vom Empfänger in Rechnung gestellt“ enthalten; eine reguläre Rechnung erfordert über die Angabe „Rechnung“ hinaus keinen spezifischen Vermerk.

• Nummernfolge
  Selbstfakturen erfordern eine separate, eigens dafür vorgesehene Nummernfolge, während reguläre Rechnungen der standardmäßigen fortlaufenden Nummerierung des verkaufenden Unternehmens folgen.

Gesetzliche Anforderungen an Selbstfakturen

Die Verordnung über die Rechnungsstellungspflichten und das Umsatzsteuergesetz legen die rechtlichen Anforderungen an die/den Käufer/in oder einen autorisierten Dritten fest, um eine Rechnung im Namen des verkaufenden Unternehmens auszustellen. Wir haben eine Zusammenfassung der Verpflichtungen erstellt, die durch die Verordnung und das Umsatzsteuergesetz abgedeckt sind:

• Vereinbarung zwischen beiden Parteien
  Die verkaufende Partei muss die Kundin/den Kunden oder den beauftragten Dritten ausdrücklich ermächtigen, Rechnungen auszustellen. Die Vereinbarung muss formalisiert werden, bevor Verkäufe stattfinden und es muss festgelegt werden, welche Transaktionen der Selbstfakturierung unterliegen.

• Akzeptanz durch die/den Verkäufer/in
  Sobald eine Selbstfaktura ausgestellt wurde, muss der Verkäufer/die Verkäuferin das Dokument akzeptieren, nachdem er/sie überprüft hat, dass es den vereinbarten Bedingungen entspricht und keine inhaltlichen Fehler enthält.

• Identifikation der verkaufenden Partei
  Obwohl die Partei, die die Selbstfaktura physisch ausstellt, der Empfänger/die Empfängerin oder ein Dritter sein könnte, ist für steuerliche und rechtliche Zwecke das verkaufende Unternehmen die für das Dokument verantwortliche Stelle. Daher muss der Aussteller die identifizierenden Informationen des Verkäufers/der Verkäuferin eingeben.

• Rechtliche Kennzeichnung
  Wird die Rechnung vom Empfänger/von der Empfängerin der Transaktion ausgestellt, muss sie den Hinweis „vom Empfänger in Rechnung gestellt“ enthalten, um für steuerliche und rechtliche Zwecke gültig zu sein; es ist jedoch kein rechtlicher Hinweis erforderlich, wenn der Aussteller ein autorisierter Dritter ist.

• Spezielle Nummernfolge
  Selbstfaktura erfordern für jeden der Empfänger/innen oder Dritten, die sie ausstellen, eine separate, eigene Nummernfolge.

• Kopie der Selbstfaktura
  Der Aussteller einer Gutschrift muss der verkaufenden Partei eine Kopie zukommen lassen.

• VERI*FACTU
  Wenn die VERI*FACTU-Vorschriften in Kraft treten (voraussichtlich im Januar 2027), müssen Kundinnen und Kunden, die Selbstfakturen ausstellen, diese mithilfe einer Software generieren, die den neuen Vorschriften entspricht, sofern sie sich nicht für das SII-System entscheiden. Wenn Ihr Unternehmen den VERI*FACTU-Vorschriften unterliegt, können Sie die Compliance sicherstellen, indem Sie Invopop verwenden, eine der im Stripe App Marketplace verfügbaren Apps. Diese Plattform für die elektronische Rechnungsstellung wurde in Spanien entwickelt und ermöglicht die Ausstellung von Selbstfakturen in Übereinstimmung mit den VERI*FACTU-Vorschriften.

• Umsatzsteuerbüchern
  Die Vorschriften legen fest, dass unabhängig davon, wer Rechnungen ausstellt (auch wenn es der Kunde bzw. die Kundin oder ein Dritter ist), sowohl der Aussteller als auch der Empfänger/die Empfängerin diese in ihren jeweiligen Büchern aufzeichnen müssen: das verkaufende Unternehmen im Buch der „ausgestellten Rechnungen“ und die Kundin bzw. der Kunde im Buch der „erhaltenen Rechnungen“. Kurz gesagt: Aus Aufzeichnungszwecken macht das Gesetz keinen Unterschied zwischen Selbstfakturen und anderen Rechnungen.

Beispiel für eine Selbstfakturierung

Schauen wir uns ein praktisches Beispiel für eine Selbstfakturierung an: RocketPaper, ein Großhändler für Bürobedarf, beschließt, seine Produkte online über BeCopy zu verkaufen, einen auf Kopierläden spezialisierten B2B-Marktplatz.

Das hohe Umsatzvolumen über den Marktplatz erschwert die administrative Abwicklung der Rechnungsstellung und führt zu Verzögerungen beim Zahlungseingang. Daher hat RocketPaper mit BeCopy vereinbart, dass der Marktplatz Rechnungen in seinem Namen ausstellt.

Nach Abschluss dieser Vereinbarung wird der Marktplatz jedes Mal, wenn eine Kundin bzw. ein Kunde ein Produkt über BeCopy kauft, im Namen des verkaufenden Unternehmens eine Selbstfakturierung vornehmen. Die Rechnung muss sowohl die für jede Rechnung in Spanien vorgeschriebenen Pflichtangaben als auch die spezifischen Informationen enthalten, die für die Selbstfakturierung gelten:

• Datum der Selbstfakturierung
  
• Rechnungsnummer aus einer fortlaufenden Nummerierung, die dem Dritten zugeordnet ist, der die Gutschrift ausstellt
  
• Rechtlicher Hinweis, falls die Selbstfaktura vom Empfänger/von der Empfängerin ausgestellt wird (nicht zwingend erforderlich, falls sie wie in diesem Beispiel von einem autorisierten Dritten ausgestellt wird)
  
• Angaben zum Aussteller, d. h. Name oder Unternehmensname, steuerliche Identifikationsnummer (NIF) und Adresse des verkaufenden Unternehmens (selbst wenn der Aussteller tatsächlich die Kundin oder der Kunde oder ein Dritter ist)
  
• Angaben zum Empfänger/zur Empfängerin, d. h. Name der Kundin oder des Kunden bzw. Unternehmensname, NIF und Adresse
  
• Beschreibung der Transaktion, einschließlich des Stückpreises und eventuell gewährter Rabatte
  
• Gesamte Steuerbemessungsgrundlage
  
• Steuersatz und Steuerschuld
  
• Fälliger Gesamtbetrag
  

In diesem Fall wird die Selbstfaktura nicht von der Empfängerin oder dem Empfänger der Transaktion erstellt, sondern von einem autorisierten Dritten ausgestellt, sodass sie keine rechtliche Erklärung enthalten muss.

Da die Nummernfolge jedoch eindeutig und spezifisch für den dritten Aussteller sein muss, gibt RocketPaper „3P“ ein, um auf „Rechnungsstellung durch Dritte“ zu verweisen, und „MKT“, um den Marktplatz von anderen Unternehmen zu unterscheiden, die in seinem Namen Rechnungen ausstellen könnten.

Wenn BeCopy die Selbstfaktura ausstellt, sendet es eine Kopie zur Überprüfung und Genehmigung an RocketPaper, wodurch der komplexe Rechnungsstellungsprozess in eine einfache Datenvalidierungsaufgabe umgewandelt wird.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Selbstfakturierung