Fakturor som utfärdas av mottagare eller auktoriserade tredje parter, kända som "självfaktureringsfakturor", är en typ av kommersiellt dokument som länge har varit en källa till osäkerhet för spanska företag. Specifikt har dessa fakturor under senare år föranlett en betydande diskussion bland företag på grund av frågor om hur systemet för utfärdande av verifierbara fakturor, VERI*FACTU, påverkar utfärdandet av dem.

Faktum är att ett svar på ett bindande samråd publicerades i februari 2025 vars tolkningskriterier krävde att självfakturor skulle utfärdas via VERI*FACTU, även för företag som använder systemet Immediate Supply of Information (SII). Efter godkännandet av Kungligt dekret 254/2025 bara några månader senare, upphävdes dock denna skyldighet.

Denna typ av faktura har ett antal funktioner som måste förstås för att säkerställa regelefterlevnad när den utfärdas och undvika potentiella oegentligheter. I den här artikeln förklarar vi hur man skapar självfaktureringsfakturor, deras fördelar och de skyldigheter som föreskrivs i gällande bestämmelser.

Viktiga slutsatser

• En självfaktureringsfaktura är ett dokument som utfärdas av kunden (eller en tredje part) å det säljande företagets vägnar för att dokumentera en transaktion.
  
• Även om det säljande företaget inte är det som utfärdar en självfaktureringsfaktura, är det icke desto mindre ansvarigt för dokumentets giltighet för skatte- och juridiska ändamål.
  
• Självfaktureringsfakturor kan endast användas om det finns ett tidigare avtal mellan de två parterna som är inblandade i transaktionen.
  
• Det säljande företaget måste uttryckligen acceptera varje mottagen självfaktureringsfaktura.
  
• Självfaktureringsfakturor kräver en separat, dedikerad nummerserie, liksom en juridisk förklaring.
  

Vad är en självfaktureringsfaktura?

En självfaktura, som i Spanien vanligtvis kallas "autofactura", är ett kommersiellt dokument som utfärdas av köparen eller av en tredje part som anlitats för detta ändamål. Med andra ord, till skillnad från andra fakturor, utfärdas självfakturor inte av säljföretaget.

Även om fakturorna utfärdas av köparen eller en auktoriserad tredje part, är det säljföretaget som ansvarar för att dokumenten uppfyller alla relevanta skyldigheter, vilket anges i förordningen om faktureringsskyldigheter (godkänd under det kungliga dekretet 1619/2012).

Fall då självfakturor vanligtvis utfärdas

Även om alla företag som uppfyller de juridiska kraven kan använda självfakturering, använder spanska företag vanligtvis den här mekanismen i följande scenarier:

Högfrekventa transaktioner

Självfakturering är vanlig praxis bland företag som gör återkommande inköp av material för att tillverka sina produkter, digitala plattformar som behandlar massbetalningar och yrkesverksamma vars affärsmodell är baserad på återkommande fakturering. Detta beror på en av de främsta fördelarna med självfakturor: effektiviserade faktureringsrutiner. Av den anledningen används självfakturor också ofta på B2B-marknadsplatser som hanterar en stor volym transaktioner mellan leverantörer och kunder.

Om du driver en plattform för en B2B-marknadsplats och har kommit överens med säljföretagen om att utfärda självfakturor för deras räkning, är det troligt att säljarnas mål är att påskynda inkassering av betalningar. För att ytterligare optimera den här processen kan du behandla kundbetalningar via din plattform med hjälp av ett betalningssystem med flera parter som överför betalningen, behåller din provision och skickar varje säljare deras medel. Med till exempel Stripe Connect kan företagskunder använda de populäraste betalningsmetoderna i B2B-miljöer (som SEPA-överföringar), medan leverantörer får sina medel direkt.

Varor som väntar på inspektion

Ibland kan det exakta beloppet som ska betalas för varor endast fastställas efter att de har inspekterats. Den här situationen är vanlig bland till exempel yrkesverksamma som köper lättfördärvliga livsmedel vars vikt och kvalitet varierar med varje leverans. Genom att utfärda självfakturor som återspeglar informationen på följesedlarna säkerställs dataintegritet, och behovet av att utfärda korrigeringsfakturor undviks – ytterligare en viktig fördel med självfakturor.

Företag som omfattas av strikta revisionskrav

Precis som med företag som tar emot varor som väntar på inspektion, använder företag som omfattas av strikta revisionskrav ofta mekanismen för självfakturering för att undvika avvikelser. Genom att själva utfärda fakturorna säkerställer de att beloppen som betalas till leverantörer exakt stämmer överens med de mottagna varorna och därmed undviker problem i den efterföljande revisionsprocessen.

Köp av utmätta tillgångar

När en tillgång utmäts (dvs. beslagtas från en enskild firma eller ett företag i försäljningssyfte) och ett företag förvärvar den via en auktion, är det vanligt att den part som är föremål för beslaget är ovillig att utfärda en faktura. I sådana fall tillåter spanska bestämmelser mottagarutfärdad fakturering – som anges i den femte tilläggsbestämmelsen i det kungliga dekretet 1624/1992 – och fastställer en tidsperiod på sju dagar för att skicka en kopia av självfakturan till säljaren.

Reglerade sektorer

Gällande lagstiftning anger flera scenarier där självfakturering är obligatoriskt, såsom försäljning av el. Till exempel är systemoperatören ansvarig för att på producenternas vägnar utfärda självfakturor som återspeglar de exakta förbrukningssiffrorna.

Skillnader mellan självfaktureringsfakturor och vanliga fakturor

Om du frivilligt väljer mottagar- eller tredjepartsutfärdad fakturering är det viktigt att förstå skillnaderna mellan vanliga fakturor och självfaktureringsfakturor för att undvika påföljder för innehållsfel vid utfärdandet av endera av dessa dokument. Här är en sammanfattning av skillnaderna mellan dessa två typer av fakturor så att du kan förbereda dem korrekt:

• Fysisk utfärdare
  Den fysiska utfärdaren av en självfaktureringsfaktura kan vara mottagaren av transaktionen eller, i vissa fall, en auktoriserad tredje part som anlitats för detta ändamål. Däremot utfärdas vanliga fakturor alltid fysiskt av säljaren.

• Identifiering
  Med en självfaktureringsfaktura identifieras det säljande företaget som utfärdaren på fakturan, även om den faktiska utfärdaren kan ha varit kunden eller en tredje part. Däremot, med en vanlig faktura, är det alltid säljaren som fysiskt utfärdar dokumentet. Detta innebär att den identifierande informationen på en vanlig faktura motsvarar den för den faktiska utfärdaren av dokumentet.

• Tidigare överenskommelse
  Eftersom självfaktureringsfakturor förbereds av mottagaren eller en tredje part, är det nödvändigt att ett avtal i förväg har träffats med det säljande företaget. Inget tillstånd krävs dock för att utfärda vanliga fakturor.

• Uttryckligt godkännande
  Den säljande parten måste uttryckligen godkänna varje mottagen självfaktureringsfaktura. Däremot kräver vanliga fakturor inte något formellt godkännande för att vara giltiga.

• Juridiskt ansvar
  Oavsett om du utfärdar vanliga fakturor eller tar emot självfaktureringsfakturor, ligger ansvaret för att säkerställa att dessa dokument uppfyller lagkrav alltid hos det säljande företaget. I fallet med vanliga fakturor, eftersom säljaren är den part som fysiskt utfärdar dokumentet, råder det inget tvivel om deras ansvar. En viktig skillnad med självfaktureringsfakturor är dock att, även om parten som fysiskt utfärdar dokumentet är mottagaren eller en tredje part, är det säljande företaget i slutändan ansvarigt för integriteten och lagligheten i innehållet, eftersom fakturorna utfärdas å dess vägnar.

• Juridiskt uttalande
  Självfaktureringsfakturor som utfärdas av mottagaren (snarare än en tredje part) måste innehålla den juridiska förklaringen "fakturerat av mottagaren"; en vanlig faktura kräver inte någon specifik anteckning annat än "faktura".

• Nummerserie
  Självfaktureringsfakturor kräver en separat, dedikerad nummerserie, medan vanliga fakturor följer det säljande företagets normala löpande numrering.

Juridiska krav för självfakturor

Förordningen om faktureringsskyldigheter och mervärdesskattelagen (moms) fastställer de juridiska kraven för att köparen eller en auktoriserad tredje part ska kunna utfärda en faktura på uppdrag av säljföretaget. Vi har utarbetat en sammanfattning av de skyldigheter som omfattas av förordningen och momslagen:

• Avtal mellan de två parterna
  Säljaren måste uttryckligen godkänna kunden eller den anlitade tredje parten för att utfärda fakturor. Avtalet måste formaliseras innan försäljningen äger rum och det måste specificera vilka transaktioner som kommer att bli föremål för självfakturering.

• Säljarens acceptans
  När en självfaktura har utfärdats måste säljaren acceptera dokumentet efter att ha verifierat att det uppfyller de överenskomna villkoren och inte innehåller några fel i innehåll.

• Identifiering av säljaren
  Även om parten som fysiskt utfärdar självfakturan kan vara mottagaren eller en tredje part, är säljföretaget den enhet som ansvarar för dokumentet i skatte- och juridiska syften. Därför måste utfärdaren ange säljarens identifieringsinformation.

• Juridiskt uttalande
  Om fakturan utfärdas av mottagaren av transaktionen måste den innehålla uttalandet "fakturerat av mottagaren" för att vara giltig i skatte- och juridiska syften. Något juridiskt uttalande krävs dock inte om utfärdaren är en auktoriserad tredje part.

• Särskild nummerserie
  Självfakturor kräver en separat, särskild nummerserie för var och en av mottagarna eller tredje parterna som utfärdar dem.

• Kopia av självfakturan
  Utfärdaren av en självfaktura måste ge en kopia till säljaren.

• VERI*FACTU
  När VERI*FACTU-bestämmelserna träder i kraft (förväntas i januari 2027) måste kunder som utfärdar självfakturor generera dem med programvara som efterlever de nya bestämmelserna, såvida de inte ansluter sig till SII-systemet. Om ditt företag omfattas av VERI*FACTU-bestämmelserna kan du säkerställa efterlevnad genom att använda Invopop, en av apparna som finns tillgängliga på Stripe App Marketplace. Den här plattformen för e-fakturering utvecklades i Spanien och möjliggör utfärdande av självfakturor i enlighet med VERI*FACTU-bestämmelserna.

• Momsregisterböcker
  I bestämmelserna anges att, oavsett vem som utfärdar fakturorna (även om det är kunden eller en tredje part), måste både utfärdaren och mottagaren registrera dem i sina respektive böcker: säljföretaget i huvudboken för "utfärdade fakturor" och kunden i huvudboken för "mottagna fakturor". Kort sagt, för bokföringsändamål gör lagen ingen skillnad mellan självfakturor och andra fakturor.

Exempel på en självfaktureringsfaktura

Låt oss titta på ett praktiskt exempel på en självfaktureringsfaktura: RocketPaper, ett grossistföretag för pappersvaror, bestämmer sig för att sälja sina produkter online via BeCopy, en B2B-marknadsplats som specialiserar sig på kopieringsbutiker.

Den stora försäljningsvolymen via marknadsplatsen gör den administrativa hanteringen av fakturering svår och orsakar förseningar i betalningsinsamlingar. Därför når RocketPaper en överenskommelse med BeCopy om att marknadsplatsen ska utfärda fakturor å dess vägnar.

Efter att ha nått denna överenskommelse kommer marknadsplatsen att utfärda en självfaktureringsfaktura på uppdrag av det säljande företaget varje gång en kund köper en produkt via BeCopy. Fakturan måste innehålla både den obligatoriska informationen som krävs för alla fakturor i Spanien och den specifika informationen som är tillämplig på självfaktureringsfakturor:

• Datum för självfaktureringsfakturan
  
• Fakturanummer från en nummerserie som är tillägnad den tredje part som utfärdar självfaktureringsfakturan
  
• Juridisk förklaring, om självfaktureringsfakturan utfärdas av mottagaren (inte obligatoriskt om den utfärdas av en auktoriserad tredje part, som i detta exempel)
  
• Uppgifter om utfärdaren, d.v.s. namnet eller företagsnamnet, skatteregistreringsnumret (NIF) och adressen till det säljande företaget (även om utfärdaren i själva verket är kunden eller en tredje part)
  
• Mottagarens uppgifter, d.v.s. kundens namn eller företagsnamn, NIF och adress
  
• Beskrivning av transaktionen, inklusive enhetspriset och eventuella tillämpade rabatter
  
• Total skattepliktig bas
  
• Skattesats och skatteskuld
  
• Totalt belopp att betala
  

I det här fallet upprättas självfakturan inte av transaktionens mottagare, utan utfärdas av en auktoriserad tredje part, så det är inte obligatoriskt att den innehåller ett juridiskt uttalande.

Eftersom nummerserien dock måste vara unik och specifik för tredjepartsutfärdaren anger RocketPaper "3P" för att hänvisa till "tredjepartsfakturering" och "MKT" för att skilja marknadsplatsen från andra företag som kan utfärda fakturor å dess vägnar.

När BeCopy utfärdar självfakturan skickar det en kopia till RocketPaper för verifiering och godkännande, vilket gör den komplicerade faktureringsprocessen till en enkel uppgift för datavalidering.

Vanliga frågor om självfakturor