Les factures émises par les destinataires ou les tiers autorisés, connues sous le nom d'« autofactures », sont un type de document commercial qui a longtemps été une source d'incertitude pour les entreprises espagnoles. Plus précisément, au cours des dernières années, ces factures ont suscité de nombreuses discussions parmi les entreprises en raison de questions sur la façon dont le système d'émission de factures vérifiables, VERI*FACTU, affecte leur émission.

En fait, en février 2025, une réponse a été publiée à une consultation contraignante dont les critères d'interprétation exigeaient que les autofactures soient émises par le biais de VERI*FACTU, même pour les entreprises utilisant le système de Fourniture immédiate d'informations (SII). Toutefois, après l'approbation du décret royal 254/2025 quelques mois plus tard, cette obligation a été annulée.

Ce type de facture présente un certain nombre de caractéristiques qui doivent être comprises pour garantir la conformité réglementaire lors de son émission et éviter les irrégularités potentielles. Dans cet article, nous expliquons comment créer des autofactures, leurs avantages et les obligations stipulées par la réglementation en vigueur.

Points clés à retenir

• Une autofacture est un document émis par le client (ou un tiers) au nom de l'entreprise de vente pour documenter une transaction.
  
• Bien que l'entreprise de vente ne soit pas celle qui émet une autofacture, elle est néanmoins responsable de la validité du document à des fins fiscales et juridiques.
  
• Les autofactures ne peuvent être utilisées que s'il existe une entente préalable entre les deux parties impliquées dans la transaction.
  
• L'entreprise de vente doit accepter explicitement chaque autofacture reçue.
  
• Les autofactures nécessitent une série de numérotation distincte et dédiée, ainsi qu'une déclaration juridique.
  

Qu’est-ce qu’une facture d’autofacturation?

Une autofacture, généralement connue en Espagne sous le nom d'« autofactura », est un document commercial émis par la partie acheteuse ou par un tiers contracté à cette fin. En d'autres termes, contrairement aux autres factures, les autofactures ne sont pas émises par l'entreprise vendeuse.

Bien que les factures soient émises par le client ou un tiers autorisé, c'est l'entreprise vendeuse qui est responsable de s'assurer que les documents respectent toutes les obligations pertinentes, comme stipulé dans le règlement régissant les obligations de facturation (approuvé par le décret royal 1619/2012).

Cas dans lesquels les autofactures sont généralement émises

Bien que toute entreprise qui répond aux exigences juridiques puisse utiliser l'autofacturation, les entreprises espagnoles utilisent généralement ce mécanisme dans les scénarios suivants :

Transactions à haute fréquence

L'autofacturation est une pratique courante parmi les entreprises qui effectuent des achats récurrents de matériaux pour fabriquer leurs produits, les plateformes numériques qui traitent des paiements de masse et les professionnels dont le modèle opérationnel est établi sur la facturation récurrente. Cela s'explique par l'un des principaux avantages des autofactures : des processus de facturation simplifiés. Pour cette raison, les autofactures sont également fréquemment utilisées dans les marchés B2B qui gèrent un volume élevé de transactions entre fournisseurs et clients.

Si vous gérez une plateforme de marché B2B et que vous avez conclu un accord avec les entreprises vendeuses pour émettre des autofactures en votre nom, il est probable que l'objectif des marchands soit d'accélérer l'encaissement des paiements. Pour optimiser davantage ce processus, vous pouvez traiter les paiements des clients sur votre plateforme en utilisant un système de paiement multipartite qui capture le paiement, retient votre commission et envoie à chaque marchand ses fonds. Par exemple, avec Stripe Connect, les entreprises clientes peuvent utiliser les modes de paiement les plus populaires dans les environnements B2B (comme les transferts SEPA), tandis que les fournisseurs reçoivent leurs fonds instantanément.

Marchandises en attente d'inspection

Parfois, le montant exact à payer pour des marchandises ne peut être déterminé qu'après leur inspection. Cette situation est courante, par exemple, chez les professionnels qui achètent des produits alimentaires périssables dont le poids et la qualité varient à chaque livraison. L'émission d'autofactures qui reflètent les informations sur les bons de livraison garantit l'intégrité des données et évite d'avoir à émettre des factures rectificatives – un autre avantage clé des autofactures.

Entreprises soumises à des exigences d'audit strictes

Comme pour les entreprises recevant des marchandises en attente d'inspection, les entreprises soumises à des exigences d'audit strictes utilisent souvent le mécanisme de l'autofacturation pour éviter les divergences. En émettant elles-mêmes les factures, elles s'assurent que les montants payés aux fournisseurs correspondent exactement aux marchandises reçues, évitant ainsi des problèmes lors du processus d'audit ultérieur.

Achats de biens saisis

Lorsqu'un bien fait l'objet d'une saisie (c'est-à-dire saisi auprès d'un particulier ou d'une entreprise en vue de sa vente) et qu'une entreprise l'acquiert lors d'une enchère, il est courant que la partie visée par la saisie refuse d'émettre une facture. Dans de tels cas, la réglementation espagnole autorise la facturation par le destinataire – comme stipulé dans la cinquième disposition additionnelle du décret royal 1624/1992 – et établit un délai de sept jours pour envoyer une copie de l'autofacture à la partie vendeuse.

Secteurs réglementés

La législation actuelle prévoit plusieurs scénarios dans lesquels l'autofacturation est obligatoire, comme la vente d'électricité. Par exemple, l'opérateur du système est responsable de l'émission, au nom des producteurs, d'autofactures qui reflètent les chiffres de consommation exacts.

Différences entre les autofactures et les factures régulières

Si vous optez volontairement pour la facturation émise par le destinataire ou par un tiers, il est important de comprendre les différences entre les factures régulières et les autofactures afin d'éviter les sanctions pour erreurs de contenu lors de l'émission de l'un ou l'autre de ces documents. Voici un résumé des différences entre ces deux types de factures afin que vous puissiez les préparer correctement :

• Émetteur physique
  L'émetteur physique d'une autofacture peut être le destinataire de la transaction ou, dans certains cas, un tiers autorisé engagé à cette fin. En revanche, les factures régulières sont toujours physiquement émises par le marchand.

• Identification
  Avec une autofacture, l'entreprise de vente est identifiée comme l'émetteur sur la facture, même si l'émetteur réel a pu être le client ou un tiers. En revanche, avec une facture régulière, c'est toujours le marchand qui émet physiquement le document. Cela signifie que les informations d'identification sur une facture régulière correspondent bien à celles de l'émetteur réel du document.

• Entente préalable
  Étant donné que les autofactures sont préparées par le destinataire ou un tiers, il est nécessaire qu'une entente ait été conclue à l'avance avec l'entreprise de vente. Toutefois, aucune autorisation n'est requise pour émettre des factures régulières.

• Acceptation expresse
  La partie vendeuse doit accepter expressément chaque autofacture reçue. En revanche, les factures régulières ne nécessitent pas d'acceptation formelle pour être valides.

• Responsabilité juridique
  Qu'il s'agisse d'émettre des factures régulières ou de recevoir des autofactures, la responsabilité de s'assurer que ces documents répondent aux exigences légales incombe toujours à l'entreprise de vente. Dans le cas des factures régulières, puisque le marchand est la partie émettant physiquement le document, il n'y a aucun doute quant à sa responsabilité. Cependant, une différence clé avec les autofactures est que, bien que la partie émettant physiquement le document soit le destinataire ou un tiers, l'entreprise de vente est ultimement responsable de l'intégrité et de la légalité du contenu, puisque les factures sont émises en son nom.

• Mention juridique
  Les autofactures émises par le destinataire (plutôt que par un tiers) doivent contenir la déclaration juridique « facturé par le destinataire » ; une facture régulière ne nécessite aucune mention spécifique autre que « facture ».

• Série de numérotation
  Les autofactures nécessitent une série de numérotation distincte et dédiée, tandis que les factures régulières suivent la numérotation séquentielle standard de l'entreprise de vente.

Exigences juridiques des autofactures

Le règlement régissant les obligations de facturation et la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) établissent les exigences juridiques pour que le client ou un tiers autorisé émette une facture au nom de l'entreprise vendeuse. Nous avons préparé un résumé des obligations couvertes par le règlement et la loi sur la TVA :

• Accord entre les deux parties
  La partie vendeuse doit expressément autoriser le client ou le tiers contracté à émettre des factures. L'accord doit être formalisé avant que les ventes n'aient lieu et doit préciser quelles transactions seront soumises à l'autofacturation.

• Acceptation par le vendeur
  Une fois qu'une autofacture a été émise, le marchand doit accepter le document après avoir vérifié qu'il respecte les conditions convenues et ne contient aucune erreur de contenu.

• Identification de la partie vendeuse
  Bien que la partie émettant physiquement l'autofacture puisse être le destinataire ou un tiers, à des fins fiscales et juridiques, l'entreprise vendeuse est l'entité responsable du document. Par conséquent, l'émetteur doit saisir les informations d'identification du marchand.

• Mention juridique
  Si la facture est émise par le destinataire de la transaction, elle doit contenir la mention « facturé par le destinataire » pour être valide à des fins fiscales et juridiques ; cependant, aucune mention légale n'est requise si l'émetteur est un tiers autorisé.

• Série de numérotation dédiée
  Les autofactures nécessitent une série de numérotation distincte et dédiée pour chacun des destinataires ou tiers qui les émettent.

• Copie de l'autofacture
  L'émetteur d'une autofacture doit fournir une copie à la partie vendeuse.

• VERI*FACTU
  Lorsque les réglementations VERI*FACTU entreront en vigueur (prévu pour janvier 2027), les clients qui émettent des autofactures doivent les générer à l'aide d'un logiciel qui respecte les nouvelles réglementations, à moins qu'ils ne choisissent de participer au système SII. Si votre entreprise est assujettie aux réglementations VERI*FACTU, vous pouvez garantir la conformité en utilisant Invopop, l'une des applications disponibles sur le Stripe App Marketplace. Cette plateforme de facturation électronique a été développée en Espagne et permet l'émission d'autofactures conformément aux réglementations VERI*FACTU.

• Registres de TVA
  Les réglementations précisent que, quel que soit l'émetteur des factures (même s'il s'agit du client ou d'un tiers), l'émetteur et le destinataire doivent les consigner dans leurs registres respectifs : l'entreprise vendeuse dans le registre des « factures émises » et le client dans le registre des « factures reçues ». En résumé, à des fins d'enregistrement, la loi ne fait aucune distinction entre les autofactures et les autres factures.

Exemple d'autofacture

Voyons un exemple pratique d'autofacture : RocketPaper, une entreprise de papeterie en gros, décide de vendre ses produits en ligne par l'intermédiaire de BeCopy, un marché B2B spécialisé dans les centres de reprographie.

Le volume élevé des ventes par l'intermédiaire du marché rend la gestion administrative de la facturation difficile et entraîne des retards dans les recouvrements de paiements. Par conséquent, RocketPaper conclut une entente avec BeCopy pour que le marché émette des factures en son nom.

Après avoir conclu cette entente, chaque fois qu'un client achète un produit par l'intermédiaire de BeCopy, le marché émettra une autofacture au nom de l'entreprise de vente. La facture doit inclure à la fois les informations obligatoires exigées pour toute facture en Espagne et les informations spécifiques applicables aux autofactures :

• Date de l'autofacture
  
• Numéro de facture d'une série de numérotation dédiée au tiers émettant l'autofacture
  
• Déclaration juridique, si l'autofacture est émise par le destinataire (non obligatoire si elle est émise par un tiers autorisé, comme dans cet exemple)
  
• Coordonnées de l'émetteur, c'est-à-dire le nom ou le nom de l'entreprise, le numéro d'identification fiscale (NIF) et l'adresse de l'entreprise de vente (même si l'émetteur est en fait le client ou un tiers)
  
• Coordonnées du destinataire, c'est-à-dire le nom ou le nom de l'entreprise du client, le NIF et l'adresse
  
• Description de la transaction, y compris le prix unitaire et les rabais appliqués
  
• Base taxable totale
  
• Taux de taxe et dette fiscale
  
• Montant total dû
  

Dans ce cas, la facture d'autofacturation n'est pas préparée par le bénéficiaire de la transaction, mais émise par un tiers autorisé, de sorte qu'il n'est pas obligatoire qu'elle contienne une mention juridique.

Cependant, comme la série de numérotation doit être unique et spécifique à l'émetteur tiers, RocketPaper entre « 3P » pour faire référence à la « facturation par un tiers » et « MKT » pour distinguer le marché des autres entreprises qui pourraient émettre des factures en son nom.

Lorsque BeCopy émet la facture d'autofacturation, elle envoie une copie à RocketPaper pour vérification et approbation, transformant ainsi le processus de facturation complexe en une simple tâche de validation des données.

FAQ sur les autofactures