La Banque d’Espagne indique que les prélèvements automatiques de l’Espace unique de paiements en euros (SEPA) ont représenté près de 13 % de tous les paiements dématérialisés en Espagne au cours du premier semestre 2024. Par rapport à la même période de l’année précédente, le volume de ces paiements a augmenté de 2,6 %, totalisant plus d’un milliard de transactions évaluées à 338 milliards d’euros.

L’essor de ce mode de paiement correspond à la croissance des abonnements et à la demande de systèmes de facturation récurrente en Espagne. Un rapport sur les achats en ligne en Espagne de l’Observatoire national de la technologie et de la société (ONTSI) montre que plus de la moitié des personnes en Espagne ont au moins un abonnement en ligne, dont plus de 66 % des moins de 25 ans.

Si votre entreprise fournit des produits ou des services avec des paiements récurrents, l'utilisation d'une solution de facturation récurrente peut vous faire gagner du temps, réduire les erreurs manuelles et garantir que les paiements sont collectés dans les délais.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facturation récurrente?
  
• Quels sont les avantages de facturation récurrente?
  
• Comment mettre en œuvre la facturation récurrente en Espagne
  
• Obligations juridiques et impôts de facturation récurrente
  
• FAQ sur la facturation récurrente en Espagne
  

Qu’est-ce qu’une facturation récurrente?

Également appelé facturation périodique, la facturation récurrente est un système qui crée des requêtes de paiement et des factures régulières. Selon le modèle de tarification de l’entreprise, le calendrier des paiements peut être établi sur deux facteurs :

• Déterminer la période : L'entreprise collecte le paiement et émet une facture après la fin du cycle de facturation convenu (p. ex., mensuelle, trimestrielle ou annuelle).

• Limite d’utilisation : Dans certains modèles de facturation à l’utilisation, les clients sont facturés une fois qu’ils ont atteint un montant d’utilisation défini. Par exemple, un service cloud peut facturer les clients une fois que leur utilisation atteint 1 000 € – que cela se produise après un mois ou quelques jours seulement après le dernier paiement.

Pour gérer la facturation récurrente, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de facturation qui collecte automatiquement les données requises – comme les offres contractuelles ou conditions de service – et traite les paiements selon un calendrier défini.

Avec les systèmes traditionnels, le recouvrement et la facturation sont deux processus distincts. Par exemple, si une entreprise met en place des prélèvements SEPA via sa banque à l'aide de traites bancaires pour automatiser les paiements de ses clients, elle devra créer ses factures manuellement. En effet, la banque n'a pas accès au système de facturation de l'entreprise.

Aujourd'hui, il existe des outils tels que Stripe Billing qui vous permettent d'automatiser et de synchroniser la création des factures avec le processus de recouvrement des paiements. La combinaison de ces processus permet d'envoyer les factures dès que le paiement est confirmé, ce qui contribue à réduire les erreurs manuelles et à améliorer la gestion financière. De plus, si un client change d’offres au milieu d'un cycle de facturation, Billing ajuste automatiquement le montant dû et applique le paiement au prorata correct.

La facturation récurrente est largement utilisée par les entreprises qui vendent des services en ligne en Espagne, comme les plateformes de streaming ou les fournisseurs de logiciels-service (SaaS). Ce mode de facturation est également un bon moyen de permettre aux clients de payer en versements échelonnés établis sur la base d’un accord personnalisé.

Quels sont les avantages de facturation récurrente?

La mise en place d ' un système de facturation récurrente dans les entreprises à modèles de revenus récurrents présente des avantages tant pour les entreprises que pour leurs clients.

Avantages pour les entreprises

• Bénéfices plus prévisibles : Avoir une idée claire des bénéfices et des dates de paiement à chaque cycle peut aider les entreprises à mieux gérer leur flux de trésorerie.

• Réduction des tâches administratives : La réduction des tâches manuelles peut également contribuer à diminuer les coûts de gestion. En 2023, les entreprises espagnoles ont économisé plus de 3,5 milliards d'euros grâce à la facturation électronique, rendue obligatoire par la loi sur la création et la croissance.

• Moins de paiements refusés : Des recouvrements fiables peuvent améliorer les taux d'autorisation et réduire les risques de refus de paiement. De plus, avec Stripe Billing, vous bénéficiez de deux fonctionnalités intégrées pour optimiser les paiements réussis : Adaptive Acceptance utilise l'IA pour réduire les faux refus; Smart Retries relance les paiements refusés au moment le plus opportun.

• Fidélisation client : Les paiements récurrents encouragent une utilisation régulière et peuvent contribuer à réduire le nombre de clients qui se tournent vers d'autres options. Le maintien de cette continuité est particulièrement important dans les secteurs très concurrentiels et avec les abonnements à faible coût. Cela pourrait être particulièrement utile pour les entreprises espagnoles puisque l'Espagne se classe deuxième en Europe pour la baisse de la fidélité client envers les marques.

Avantages pour les clients

• Confort accru : Les paiements automatiques signifient que les clients sont moins susceptibles de manquer les dates d'échéance de paiement. Cela peut aider à prévenir les interruptions de service.

• Gains de temps : Choisir des paiements automatisés pourrait faire gagner du temps aux clients en éliminant la tâche répétitive et fastidieuse d'effectuer manuellement des paiements.

• Prix plus bas : De nombreuses entreprises offrent des réductions aux clients fidèles sur les abonnements à long terme. Par exemple, un abonnement SaaS annuel pourrait coûter l'équivalent de 10 paiements mensuels, même s'il couvre 12 mois de service.

Comment mettre en œuvre la facturation récurrente en Espagne

Pour profiter des avantages mentionnés précédemment, vous devez comprendre comment établir et gérer des factures récurrentes. Voici les étapes de base :

• Sélectionnez les abonnements : Précisez les produits ou services qui seront facturés régulièrement.

• Définissez le modèle de tarification : Décidez quel modèle de tarification vous allez utiliser. Par exemple, vous pouvez choisir des frais fixes, une tarification établie en fonction de l'utilisation, des paiements établis en fonction du nombre d'utilisateurs, ou une tarification progressive, ce qui est courant en SaaS.

• Configurez les options de paiement : Vos clients seront facturés automatiquement en utilisant les modes de paiement que vous décidez d'accepter. Par exemple, les entreprises espagnoles traitent 77,5 % des paiements récurrents par prélèvements automatiques.

• Automatisez la facturation : Avec les systèmes traditionnels, la facturation est distincte du recouvrement des paiements, bien que certains logiciels de facturation vous permettent d'automatiser ce processus. Si vous utilisez une solution qui combine les paiements et la facturation, telle que Stripe Billing, vous pouvez synchroniser les deux processus pour chaque cycle de facturation.

Obligations juridiques et taxes de facturation récurrente

Quel que soit l’outil que vous utilisez pour facturation récurrente, il doit respecter la réglementation espagnole en vigueur. Voici les principales obligations juridiques et taxes à connaître :

• Assurez la conformité logicielle : Le formulaire d'inscription que vous utilisez pour créer automatiquement des factures et gérer les recouvrements doit respecter le décret royal 1007/2023, la loi antifraude et la loi sur la création et la croissance. Une condition est que le formulaire d'inscription doit enregistrer le paiement au moment précis où il est traité.

• Suivez les règles de prélèvement automatique : Si vous acceptez les prélèvements automatiques, les clients doivent signer un mandat SEPA, comme l'exige le règlement UE 260/2012 pour les prélèvements automatiques en euros.

• Respectez le droit de rétractation : Les clients peuvent utiliser leur droit de rétractation pour résilier les contrats. Pour les services numériques ou les abonnements, vous pouvez désactiver l'accès lorsque le client résilie son contrat.

FAQ sur la facturation récurrente en Espagne

Quelles mesures une entreprise doit-elle prendre si un client fait des changements au cours d'un cycle de facturation récurrente?

Si un client change d’offres, annule ou modifie les conditions contractuelles à mi-cycle, la facturation au prorata est la meilleure approche. De cette façon, le paiement reflète l’utilisation réelle du service pendant cette période.

Est-il nécessaire de renouveler le mandat SEPA pour chaque cycle de facturation récurrente?

Le mandat SEPA ne doit être signé qu’une seule fois au début du contrat. Il n’est donc pas nécessaire de le renouveler à chaque cycle de facturation. L’entreprise doit le stocker électroniquement pendant la durée spécifiée dans le contrat au cas où une preuve d’autorisation serait nécessaire.