Wie die Bank von Spanien berichtet, machten SEPA-Lastschriften (Single Euro Payments Area in der ersten Hälfte des Jahres 2024 in Spanien fast 13 % aller bargeldlos Zahlungen aus. Im Vergleich zum Vorjahreszeitraum stieg das Volumen dieser Zahlungen um 2,6 % auf mehr als 1 Milliarde Transaktionen im Wert von 338 Mrd. €.

Der Aufstieg dieser Zahlungsmethode steht im Einklang mit der in Spanien festzustellenden Zunahme von Abos und der Nachfrage nach Systemen für wiederkehrende Abrechnung. Ein Bericht über Online-Shopping in Spanien des Nationalen Observatoriums für Technologie und Gesellschaft (ONTSI) zeigt, dass über die Hälfte der Menschen in Spanien mindestens ein Online-Abo haben, bei den unter 25-Jährigen sogar 66 %.

Wenn Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen mit wiederkehrenden Zahlungen anbietet, kann der Einsatz einer Lösung für wiederkehrende Abrechnung Zeit sparen, manuelle Fehler reduzieren und den pünktlichen Zahlungseinzug sicherstellen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet wiederkehrende Abrechnung?
  
• Was sind die Vorteile der wiederkehrenden Abrechnung?
  
• So implementieren Sie die wiederkehrende Abrechnung in Spanien
  
• Rechtliche und steuerliche Verpflichtungen im Zusammenhang mit wiederkehrender Abrechnung
  
• FAQ zur wiederkehrenden Abrechnung in Spanien
  

Was bedeutet wiederkehrende Abrechnung?

Bei der wiederkehrenden Abrechnung, die auch als periodische Abrechnung bezeichnet wird, handelt es sich um ein System, das regelmäßige Zahlungsanforderungen und Rechnungen erstellt. Je nach dem Preismodell des Unternehmens kann der Zeitpunkt der Abrechnung von zwei Faktoren abhängen:

• Vorgegebener Zeitraum: Zahlungseinzug und Rechnungsstellung erfolgen nach Ablauf des vereinbarten Abrechnungszyklus (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich).

• Nutzungsbegrenzung: In einigen nutzungsbasierten Abrechnungsmodellen werden Kundinnen und Kunden belastet, sobald sie einen festgelegten Nutzungsbetrag erreicht haben. So könnte ein Cloud-Dienst seinen Kundinnen und Kunden Rechnungen stellen, sobald ihre Nutzung 1.000 € erreicht – unabhängig davon, ob das nach einem Monat oder nur wenige Tage nach der letzten Zahlung geschieht.

Um wiederkehrende Abrechnungen zu verwalten, verwenden viele Unternehmen eine Abrechnungssoftware, die die erforderlichen Daten – z. B. vertraglich vereinbarte Pläne oder Konditionen – automatisch sammelt und Zahlungen nach einem festgelegten Zeitplan abwickelt.

Bei traditionellen Systemen sind Einzug und Rechnungsstellung getrennte Prozesse. Wenn ein Unternehmen beispielsweise über seine Bank SEPA-Lastschriften mit Bankscheck einrichtet, um Kundenzahlungen zu automatisieren, muss das Unternehmen Rechnungen manuell erstellen. Das liegt daran, dass die Bank nicht auf das Rechnungsstellungssystem des Unternehmens zugreifen kann.

Heute gibt es Tools wie Stripe Billing, mit denen Sie das Erstellen von Rechnungen automatisieren und mit dem Zahlungseinzugsprozess synchronisieren können. Wenn man diese Prozesse kombiniert, können Rechnungen direkt nach der Zahlungsbestätigung versendet werden, was dazu beiträgt, manuelle Fehler zu reduzieren und das Finanzmanagement zu verbessern. Wenn eine Kundin oder ein Kunde mitten in einem Abrechnungszyklus den Plan wechselt, passt Billing den geschuldeten Betrag automatisch an und wendet die korrekte anteilige Zahlung an.

Die wiederkehrende Abrechnung wird häufig von Unternehmen verwendet, die Online-Dienste in Spanien verkaufen, wie z. B. Streaming-Plattformen oder Software-as-a-Service (SaaS)-Anbieter. Diese Abrechnung ist auch eine gute Möglichkeit, Kundinnen und Kunden eine auf einer persönlichen Vereinbarung basierende Ratenzahlung zu ermöglichen.

Was sind die Vorteile der wiederkehrenden Abrechnung?

Wenn Unternehmen mit Modellen für wiederkehrenden Umsatz ein System für wiederkehrende Abrechnungen einrichten, bringt das sowohl dem Unternehmen als auch dessen Kundschaft Vorteile.

Vorteile für Unternehmen

• Besser vorhersehbares Einkommen: Ein klares Bild von den Einnahmen und Zahlungsdaten jedes Zyklus kann Unternehmen dabei helfen, ihren Cashflow besser zu verwalten.

• Weniger administrativer Aufwand: Die Reduzierung manueller Aufgaben kann auch dazu beitragen, die Verwaltungskosten zu senken. Im Jahr 2023 sparten spanische Unternehmen über 3,5 Mrd. EUR durch die elektronische Rechnungsstellung, die das Gesetz zur Gründung und zum Wachstum von Unternehmen verpflichtend machte.

• Weniger abgelehnte Zahlungen: Ein zuverlässiger Zahlungseinzug kann die Autorisierungsquoten verbessern und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Zahlungen abgelehnt werden. Darüber hinaus erhalten Sie mit Stripe Billing zwei integrierte Funktionen, die den Zahlungserfolg unterstützen: Adaptive Acceptance verwendet KI, um fälschlicherweise abgelehnte Zahlungen zu reduzieren; Smart Retries versucht, abgelehnte Zahlungen zum optimalen Zeitpunkt erneut durchzuführen.

• Kundentreue: Wiederkehrende Zahlungen fördern die regelmäßige Nutzung und können dazu beitragen, die Anzahl der Kundinnen und Kunden zu senken, die zu anderen Optionen wechseln. Diese Kontinuität zu wahren, ist besonders in hart umkämpften Branchen und bei kostengünstigen Abos wichtig. Es könnte besonders für spanische Unternehmen hilfreich sein, da Spanien im Hinblick auf das Nachlassen der Kundenbindung an Marken in Europa an zweiter Stelle steht.

Vorteile für Kundinnen und Kunden

• Mehr Komfort: Automatische Zahlungen senken die Wahrscheinlichkeit, dass Kundinnen und Kunden Zahlungsfristen verpassen. Das kann dazu beitragen, Service-Unterbrechungen zu vermeiden.

• Zeitersparnis: Mit automatisierten Zahlungen können Kundinnen und Kunden Zeit sparen, da die sich wiederholende, mühsame manuelle Zahlungsabwicklung wegfällt.

• Niedrigere Preise: Viele Unternehmen bieten treuen Kundinnen und Kunden Rabatte auf langfristige Abos an. Zum Beispiel kann ein jährliches SaaS-Abo soviel kosten wie 10 monatlichen Zahlungen, obwohl es 12 Monate Service abdeckt.

So implementieren Sie die wiederkehrende Abrechnung in Spanien

Um von den oben genannten Vorteilen zu profitieren, müssen Sie sich mit dem Einrichten und Verwalten wiederkehrender Rechnungen auskennen. Hier sind die grundlegenden Schritte:

• Abos auswählen: Geben Sie die Produkte oder Dienstleistungen an, die regelmäßig abgerechnet werden.

• Preismodell festsetzen: Entscheiden Sie, welches Preismodell Sie verwenden werden. Sie können z. B. feste Gebühren, nutzungsbasierte Tarife, Gebühren ausgehend von der Anzahl der Nutzer/innen oder gestaffelte Preisgestaltung auswählen, was bei SaaS üblich ist.

• Zahlungsoptionen konfigurieren: Ihre Kundinnen und Kunden zahlen automatisch mithilfe der Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren möchten. Zum Beispiel wickeln spanische Unternehmen 77,5 % der wiederkehrenden Zahlungen über das Lastschriftverfahren ab.

• Rechnungsstellung automatisieren: Bei traditionellen Systemen ist die Rechnungsstellung vom Zahlungseinzug getrennt, obwohl einige Rechnungssoftwarelösungen Ihnen die Möglichkeit geben, diesen Prozess zu automatisieren. Wenn Sie eine Lösung verwenden, die Zahlungen und Abrechnung kombiniert – z. B. Stripe Billing –, können Sie die beiden Prozesse für jeden Abrechnungszyklus synchronisieren.

Rechtliche und steuerliche Verpflichtungen im Zusammenhang mit wiederkehrender Abrechnung

Unabhängig davon, welches Tool Sie für die wiederkehrende Abrechnung verwenden, muss es die aktuellen spanischen Vorschriften erfüllen. Das sind die wichtigsten rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen, die Sie kennen müssen:

• Software-Compliance sicherstellen: Das Anmeldeformular, das Sie zum automatischen Erstellen von Rechnungen und zum Abwickeln des Zahlungseinzugs verwenden, muss dem Königlichen Dekret 1007/2023, dem Betrugsbekämpfungsgesetz und dem Gesetz zur Gründung und zum Wachstum von Unternehmen entsprechen. Eine Voraussetzung ist, dass das Anmeldeformular die Zahlung genau zum Zeitpunkt der Bearbeitung erfassen muss.

• Regeln für das Lastschriftverfahren einhalten: Wenn Sie Lastschriften akzeptieren, müssen Kundinnen und Kunden ein SEPA-Mandat, gemäß EU-Verordnung 260/2012 für Euro-Lastschriften unterzeichnen.

• Widerrufsrecht respektieren: Kundinnen und Kunden können von ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, um Verträge zu kündigen. Bei digitalen Diensten oder Abos können Sie den Zugriff deaktivieren, wenn die Kundin bzw. der Kunde kündigt.

FAQ zur wiederkehrenden Abrechnung in Spanien

Welche Maßnahmen sollte ein Unternehmen ergreifen, wenn ein Kunde oder eine Kundin während eines wiederkehrenden Abrechnungszyklus Änderungen vornimmt?

Wenn ein Kunde oder eine Kundin mitten im Zyklus den Plan wechselt, kündigt oder die Konditionen des Vertrags ändert, ist die anteilige Abrechnung der beste Ansatz. Auf diese Weise spiegelt die Zahlung die tatsächliche Nutzung des Dienstes während dieser Zeit wider.

Muss das SEPA-Mandat für jeden wiederkehrenden Abrechnungszyklus erneuert werden?

Das SEPA-Mandat muss nur einmal zu Beginn des Vertrags unterschrieben werden, sodass es nicht für jeden Abrechnungszyklus erneuert werden muss. Das Unternehmen muss es für die im Vertrag festgelegte Dauer elektronisch aufbewahren, damit es gegebenenfalls seine Autorisierung belegen kann.