Spaniens centralbank rapporterar att SEPA-autogirobetalningar (Single Euro Payments Area) utgjorde nästan 13 % av alla kontantfria betalningar i Spanien under första halvåret 2024. Jämfört med samma period föregående år ökade volymen av dessa betalningar med 2,6 % och uppgick totalt till över 1 miljard transaktioner till ett värde av 338 miljarder euro.

Den ökade användningen av denna betalningsmetod ligger i linje med ökningen av abonnemang och efterfrågan på återkommande fakturering i Spanien. Enligt en rapport om näthandel i Spanien från National Observatory of Technology and Society (ONTSI) har över hälften av Spaniens befolkning minst ett onlineabonnemang, inklusive över 66 % av personer under 25 år.

Om ditt företag tillhandahåller produkter eller tjänster med återkommande betalningar kan du spara tid, minska risken för manuella fel och se till att betalningarna kommer i tid genom att använda en lösning för återkommande fakturering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är återkommande fakturering?
  
• Vilka är fördelarna med återkommande fakturering?
  
• Så implementerar man återkommande fakturering i Spanien
  
• Juridiska och skattemässiga skyldigheter vid återkommande fakturering
  
• Vanliga frågor om återkommande fakturering i Spanien
  

Vad är återkommande fakturering?

Återkommande fakturering kallas även periodisk betalning och är ett system som skapar regelbundna betalningsförfrågningar och fakturor. Beroende på företagets prismodell kan debiteringstidpunkten baseras på två faktorer:

• Angiven tidsperiod: Företag debiterar och utfärdar en faktura när den avtalade faktureringscykeln är slut (t.ex. månadsvis, kvartalsvis eller årligen).

• Användningsgräns: I vissa modeller med användningsbaserad fakturering debiteras kunderna när de når ett fast användningsbelopp. En molntjänst kan till exempel fakturera kunder när deras användning når 1 000 euro – oavsett om det sker efter en månad eller bara några dagar efter den senaste betalningen.

Många företag hanterar återkommande fakturering med faktureringsprogramvara som automatiskt samlar in nödvändiga data – till exempel avtalsplaner eller servicevillkor – och behandlar betalningar enligt ett fast schema.

Med traditionella system är debitering och fakturering separata processer. Företag som automatiserar sina kundbetalningar genom att upprätta SEPA-debiteringar via sin bank genom bankväxlar måste skapa fakturor manuellt. Det beror på att banken inte har tillgång till företagets faktureringssystem.

Idag finns det verktyg som Stripe Billing där du kan automatisera och synkronisera genereringen av fakturor med debiteringsprocessen. När dessa processer kombineras kan fakturor skickas direkt efter att betalningen har bekräftats, vilket bidrar till att minska risken för manuella fel och förbättrar ekonomihanteringen. Om en kund byter abonnemang mitt i en faktureringsperiod justerar Billing dessutom automatiskt beloppet som ska betalas och tillämpar korrekt proportionell debitering.

Återkommande fakturering används i stor utsträckning av företag som säljer onlinetjänster i Spanien, som streamingplattformar eller leverantörer av molnbaserade mjukvarutjänster (SaaS). Den här faktureringsmetoden är också ett bra sätt att låta kunderna betala med delbetalningar enligt ett personligt avtal.

Vilka är fördelarna med återkommande fakturering?

Ett system för återkommande fakturering i företag med återkommande intäkter ger fördelar för både företag och deras kunder.

Fördelar för företag

• Mer förutsägbara inkomster: En tydlig uppfattning om intäkter och betalningsdatum för varje cykel kan hjälpa företag att hantera sitt kassaflöde på ett bättre sätt.

• Mindre administrativt arbete: Färre manuella uppgifter kan också bidra till att sänka administrationskostnaderna. Under 2023 sparade spanska företag över 3,5 miljarder euro genom att använda elektronisk fakturering enligt kraven i Skapa och växa-lagen.

• Färre avvisade betalningar: Pålitlig debitering kan öka auktoriseringsgraden och minska risken för att betalningar avvisas. Med Stripe Billing får du dessutom två inbyggda funktioner för att öka antalet lyckade betalningar: Adaptive Acceptance använder AI för att minska falska avslag och Smart Retries försöker utföra avvisade betalningar igen vid en optimal tidpunkt.

• Kundlojalitet: Återkommande betalningar uppmuntrar till regelbunden användning och kan bidra till att minska antalet kunder som byter till andra alternativ. Att upprätthålla kontinuiteten är särskilt viktigt i mycket konkurrensutsatta sektorer och med lågkostnadsabonnemang. Detta kan vara särskilt användbart för spanska företag eftersom Spanien ligger på andra plats i Europa för minskad kundlojalitet gentemot varumärken.

Fördelar för kunder

• Praktiskt: Automatiska betalningar innebär att kunderna är mindre benägna att missa betalningens förfallodatum. Detta kan bidra till att förhindra avbrott i tjänsten.

• Tidsbesparingar: Automatiserade betalningar kan spara tid för kunderna genom att eliminera den repetitiva, tråkiga uppgiften med manuella betalningar.

• Lägre priser: Många företag erbjuder rabatter till lojala kunder med långa abonnemang. Till exempel kan ett årligt SaaS-abonnemang kosta motsvarande 10 månadsbetalningar, även om det täcker 12 månaders tjänst.

Så implementerar man återkommande fakturering i Spanien

För att dra nytta av fördelarna ovan måste du förstå hur du ställer in och hanterar återkommande fakturor. Här är de grundläggande stegen:

• Välj abonnemang: Ange vilka produkter eller tjänster som kommer att faktureras regelbundet.

• Ange prismodell: Bestäm vilken prismodell du ska använda. Du kan till exempel välja fasta avgifter, användningsbaserad prissättning, avgifter baserade på antalet användare eller nivåbaserad prissättning, vilket är vanligt i SaaS.

• Konfigurera betalningsalternativ: Kunderna debiteras automatiskt med hjälp av de betalningsmetoder du bestämmer dig för att acceptera. Spanska företag behandlar till exempel 77,5 % av återkommande betalningar via autogiro.

• Automatisera faktureringen: Med traditionella system är fakturering och debitering separata processer, även om vissa faktureringsprogram kan möjliggöra automatisering av processen. Om du använder en lösning med både betalning och fakturering, till exempel Stripe Billing, kan du synkronisera processerna för varje faktureringscykel.

Juridiska och skattemässiga skyldigheter vid återkommande fakturering

Oavsett vilket verktyg du använder för återkommande fakturering måste det följa gällande spanska regler. Här är de viktigaste juridiska och skattemässiga skyldigheterna du behöver känna till:

• Säkerställ att programvaran följer reglerna: Applikationen du använder för att automatiskt skapa fakturor och hantera debiteringar måste följa kungligt dekret 1007/2023, bedrägeribekämpningslagen och Skapa och växa-lagen. Ett krav är att applikationen måste registrera betalningen exakt vid den tidpunkt då den behandlas.

• Följ reglerna för autogiro: Om du accepterar autogiro måste kunderna underteckna ett SEPA-medgivande enligt kraven i EU-förordning 260/2012 för autogiro i euro.

• Respektera ångerrätten: Kunderna kan utnyttja sin ångerrätt för att annullera avtal. Om kunden annullerar avtalet kan du inaktivera åtkomsten till digitala tjänster eller abonnemang.

Vanliga frågor om återkommande fakturering i Spanien

Vad bör ett företag göra om en kund gör ändringar under en återkommande faktureringscykel?

Om en kund byter eller avbryter ett abonnemang, eller ändrar avtalsvillkor mitt i cykeln, är proportionell fakturering den bästa metoden. På så sätt återspeglar debiteringen den faktiska användningen av tjänsten under den tiden.

Måste man förnya SEPA-medgivandet för varje återkommande fakturering?

SEPA-medgivande behöver bara ges en gång när avtalet ingås, så det behöver inte förnyas för varje faktureringscykel. Företaget måste lagra det elektroniskt så länge som anges i avtalet om de behöver bevisa att auktorisering har beviljats.