O Banco da Espanha informa que os débitos automáticos na Área Única de Pagamentos em Euros (SEPA) representaram quase 13% de todos os pagamentos sem dinheiro em espécie na Espanha durante o primeiro semestre de 2024. Em comparação com o mesmo período do ano anterior, o volume desses pagamentos aumentou 2,6%, totalizando mais de 1 bilhão de transações avaliadas em € 338 bilhões.

O crescimento deste método de pagamento está alinhado com o crescimento das assinaturas e a demanda por sistemas de cobrança recorrente na Espanha. Um relatório sobre compras online na Espanha do Observatório Nacional de Tecnologia e Sociedade (ONTSI) mostra que mais da metade das pessoas na Espanha têm pelo menos uma assinatura online, incluindo mais de 66% dos menores de 25.

Se a sua empresa fornece produtos ou serviços com pagamentos recorrentes, usar uma solução de cobrança recorrente pode economizar tempo, reduzir erros manuais e garantir que os pagamentos sejam cobrados no prazo.

O que há neste artigo?

• O que é cobrança recorrente?
  
• Quais são os benefícios da cobrança recorrente?
  
• Como implementar cobrança recorrente na Espanha
  
• Obrigações jurídicas e impostos da cobrança recorrente
  
• Perguntas frequentes sobre cobrança recorrente na Espanha
  

O que é cobrança recorrente?

Também conhecido como faturamento periódico, a cobrança recorrente é um sistema que cria solicitações de pagamento e faturas regulares. Dependendo do modelo de preços da empresa, o momento da cobrança pode ser estabelecido em dois fatores:

• Período definido: A empresa recebe o pagamento e emite uma fatura após o término do ciclo de faturamento acordado (por exemplo, mensal, trimestral ou anual).

• Limite de uso: Em alguns modelos de faturamento baseado em uso, os clientes são cobrados quando atingem um valor de uso definido. Por exemplo, um serviço de nuvem pode cobrar os clientes quando o uso atingir € 1.000 — seja após um mês ou apenas alguns dias após o último pagamento.

Para gerenciar cobranças recorrentes, muitas empresas usam software de faturamento que coleta automaticamente os dados necessários, como planos contratados ou termos de serviço, e processa os pagamentos de acordo com um cronograma definido.

Com os sistemas tradicionais, a cobrança e o faturamento são processos separados. Por exemplo, se uma empresa configura débitos SEPA por meio de seu banco usando cheques bancários para automatizar os pagamentos dos clientes, a empresa precisará criar faturas manualmente. Isso ocorre porque o banco não consegue acessar o sistema de faturamento da empresa.

Hoje, existem ferramentas como o Stripe Billing que permitem automatizar e sincronizar a criação de faturas com o processo de cobrança de pagamento. Combinando esses processos, as faturas podem ser enviadas logo após a confirmação do pagamento, o que ajuda a reduzir erros manuais e aumenta a gestão financeira. Além disso, se um cliente mudar de plano no meio de um ciclo de faturamento, o Faturamento ajusta automaticamente o valor devido e aplica a cobrança correta rateada.

A cobrança recorrente é amplamente utilizada por empresas que vendem serviços online na Espanha, como plataformas de streaming ou provedores de software como serviço (SaaS). Esse método de faturamento também é uma boa maneira de permitir que os clientes paguem em parcelas estabelecidas em um contrato personalizado.

Quais são os benefícios da cobrança recorrente?

A criação de um sistema de cobrança recorrente em empresas com modelos de receita recorrente proporciona vantagens tanto para as empresas quanto para os seus clientes.

Vantagens para empresas

• Renda mais previsível: ter uma ideia clara das receitas e datas de pagamento de cada ciclo pode ajudar as empresas a gerenciar melhor seu fluxo de caixa.

• Menos trabalho administrativo: reduzir as tarefas manuais também pode ajudar a reduzir os custos de gestão. Em 2023, as empresas espanholas economizaram mais de 3,5 bilhões de euros usando a fatura eletrônica, conforme exigido pela Lei Criar e Crescer.

• Menos pagamentos recusados: cobranças confiáveis podem aumentar as taxas de autorização e reduzir as chances de recusa de pagamentos. Além disso, com o Stripe Billing, você tem dois recursos integrados para impulsionar pagamentos bem-sucedidos: Adaptive Acceptance usa IA para reduzir recusas falsas; Smart Retries tentam novamente os pagamentos recusados no momento ideal.

• Fidelidade do cliente: pagamentos recorrentes incentivam o uso regular e podem ajudar a reduzir o número de clientes que alternam para outras opções. Manter essa continuidade é especialmente importante em setores altamente competitivos e com assinaturas de baixo custo. Isso poderia ser particularmente útil para as empresas espanholas, uma vez que a Espanha ocupa o segundo lugar na Europa em relação à diminuição da fidelidade do cliente às marcas.

Vantagens para os clientes

• Maior conveniência: pagamentos automáticos reduzem a probabilidade de perda de prazos de pagamento, o que ajuda a evitar interrupções no serviço.

• Economia de tempo: a escolha do pagamento automatizado pode economizar tempo dos clientes, eliminando a tarefa repetitiva e tediosa de fazer pagamentos manualmente.

• Preços mais baixos: muitas empresas oferecem descontos para clientes fiéis em assinaturas de longo prazo. Por exemplo, uma assinatura SaaS anual pode custar o equivalente a 10 pagamentos mensais, mesmo que cubra 12 meses de serviço.

Como implementar cobrança recorrente na Espanha

Para se beneficiar das vantagens mencionadas anteriormente, você precisa entender como configurar e gerenciar faturas recorrentes. Aqui estão os passos básicos:

• Selecionar assinaturas: Especifique os produtos ou serviços que serão cobrados regularmente.

• Definir o modelo de precificação: Decida qual modelo de precificação você usará. Por exemplo, você pode escolher tarifas fixas, preços baseados no uso, cobranças baseadas no número de usuários ou preços em camadas, o que é comum em SaaS.

• Configurar opções de pagamento: Seus clientes serão cobrados automaticamente usando as formas de pagamento que você decidir aceitar. Por exemplo, empresas espanholas processam 77,5% dos pagamentos recorrentes por meio de débitos diretos.

• Automatizar o faturamento: Com sistemas tradicionais, o faturamento é separado da cobrança, embora alguns softwares de faturamento possam permitir a automatização desse processo. Se você usar uma solução que combina pagamentos e faturamento, como o Stripe Billing, poderá sincronizar ambos os processos para cada ciclo de faturamento.

Obrigações jurídicas e impostos da cobrança recorrente

Não importa qual ferramenta você use para cobrança recorrente, ela deve cumprir as regulamentações vigentes espanholas. Aqui estão as principais obrigações jurídicas e impostos que você precisa conhecer:

• Garantir a conformidade do software: o aplicativo que você usa para criar faturas automaticamente e processar cobranças deve seguir o Decreto Real 1007/2023, a lei antifraude e a Lei Criar e Crescer. Um dos requisitos é que o aplicativo registre o pagamento no momento exato em que for processado.

• Seguir as regras de débito automático: se você aceita débitos automáticos, os clientes precisam assinar uma instrução SEPA, conforme exigido pelo Regulamento UE 260/2012 para débitos automáticos em euros.

• Honrar o direito de cancelamento: os clientes podem usar o direito de cancelamento para cancelar contratos. Para serviços digitais ou assinaturas, você pode desativar o acesso quando o cliente cancelar.

Perguntas frequentes sobre cobrança recorrente na Espanha

Quais medidas a empresa deve adotar se um cliente fizer alterações durante um ciclo de cobrança recorrente?

Se o cliente trocar de plano, cancelar ou modificar os termos do contrato no meio do ciclo, o ideal é fazer uma cobrança proporcional. Assim, a cobrança corresponde ao uso efetivo do serviço naquele período.

É preciso renovar a autorização SEPA em cada ciclo de cobrança recorrente?

A autorização SEPA precisa ser assinada apenas uma única vez no início do contrato, sem necessidade de renovação a cada ciclo de cobrança. A empresa deve guardá-la em formato eletrônico pelo período previsto em contrato, caso seja necessário comprovar a autorização.