La Banque d’Espagne indique que les prélèvements automatiques de l’espace unique de paiement en euros (SEPA) ont représenté près de 13 % de tous les paiements sans espèces en Espagne au cours du premier semestre 2024. Par rapport à la même période de l’année précédente, le volume de ces paiements a augmenté de 2,6 %, totalisant plus d’un milliard de transactions évaluées à 338 milliards d’euros.

L’essor de ce mode de paiement s’aligne sur la croissance des abonnements et la demande de systèmes de facturation récurrents en Espagne. Un rapport sur les achats en ligne en Espagne de l’Observatoire national de la technologie et de la société (ONTSI) montre que plus de la moitié des personnes en Espagne ont au moins un abonnement en ligne, dont plus de 66 % des moins de 25 ans.

Si votre entreprise fournit des produits ou des services avec des paiements récurrents, l'utilisation d'une solution de facturation récurrente peut faire gagner du temps, réduire les erreurs manuelles et garantir que les paiements sont perçus à temps.

Qu’est-ce qu’il y a dans le contenu de l’article ?

• Qu'est-ce que la facturation récurrente ?
  
• Quels sont les avantages de la facturation récurrente ?
  
• Comment implémenter la facturation récurrente en Espagne
  
• Obligations légales et taxées de la facturation récurrente
  
• FAQ sur la facturation récurrente en Espagne
  

Qu'est-ce que la facturation récurrente ?

Aussi connu sous le nom de facturation périodique, facturation récurrente est un système qui crée des demandes de paiement et des factures régulières. Selon le modèle de tarification de l’entreprise, le calendrier des frais peut être basé sur deux facteurs :

• Déterminer la période : L'entreprise perçoit le paiement et émet une facture après la fin du cycle de facturation convenu (p. ex., mensuelle, trimestrielle ou annuelle).

• Limite d'utilisation : Dans certains modèles de facturation basés sur l'utilisation, les clients sont facturés une fois qu'ils ont atteint un montant d'utilisation défini. Par exemple, un service cloud peut facturer les clients une fois que leur utilisation atteint 1 000 € – que cela se produise après un mois ou quelques jours seulement après le dernier paiement.

Pour gérer la facturation récurrente, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de facturation qui recueille automatiquement les données requises – telles que les forfaits contractuels ou les modalités de service – et traite les paiements selon un calendrier défini.

Avec les systèmes traditionnels, l’encaissement et la facturation sont des processus distincts. Par exemple, si une entreprise met en place des débits SEPA par l’intermédiaire de sa banque en utilisant traits bancaires pour automatiser les paiements des clients, l’entreprise devra créer des factures manuellement. En effet, la banque ne peut pas accéder au système de facturation de l’entreprise.

Aujourd'hui, il existe des outils tels que Stripe Billing qui vous permettent d'automatiser et de synchroniser la création de factures avec le processus de recouvrement. La combinaison de ces processus signifie que les factures peuvent être envoyées juste après la confirmation du paiement, ce qui aide à réduire les erreurs manuelles et stimule la gestion financière. De plus, si un client change de forfait au milieu d'un cycle de facturation, Billing ajuste automatiquement le montant dû et applique le bon débité au prorata.

La facturation récurrente est largement utilisée par les entreprises qui vendent des services en ligne en Espagne, telles que les plateformes de streaming ou fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS). Ce mode de facturation est également un bon moyen de permettre aux clients de payer en plusieurs fois sur la base d’un accord personnalisé.

Quels sont les avantages de la facturation récurrente ?

La mise en place d'un système de facturation récurrente dans les entreprises avec modèles de revenus récurrents présente des avantages à la fois pour les entreprises et leurs clients.

Avantages pour les entreprises

• Revenu plus prévisible : Avoir une idée claire des gains et des dates de paiement à chaque cycle peut aider les entreprises à mieux gérer leurs flux de trésorerie.

• Moins de travail administratif : La réduction des tâches manuelles peut également contribuer à réduire les coûts de gestion. En 2023, les entreprises espagnoles ont économisé plus de 3,5 milliards d’euros en utilisant la facturation électronique, comme le prescrit la Loi Créer et faire croître.

• Moins de paiements refusés : Des recouvrements fiables peuvent améliorer les taux d'autorisation et réduire les chances de refus de paiement. De plus, avec Stripe Billing, vous bénéficiez de deux fonctionnalités intégrées pour stimuler les paiements réussis : Adaptive Acceptation utilise l'IA pour réduire les faux refus ; Smart Retries tente à nouveau les paiements refusés au moment optimal.

• Fidélisation de la clientèle : Les paiements récurrents encouragent une utilisation régulière et peuvent contribuer à réduire le nombre de clients se tournant vers d'autres options. Le maintien de cette continuité est particulièrement important dans les secteurs très concurrentiels et avec des abonnements à faible coût. Cela pourrait être particulièrement utile pour les entreprises espagnoles puisque l'Espagne se classe deuxième en Europe pour la baisse de la fidélité de la clientèle aux marques.

Avantages pour les clients

• Confort accru : Les paiements automatiques signifient que les clients sont moins susceptibles de manquer les dates d'échéance de paiement. Cela peut aider à prévenir les interruptions de service.

• Gains de temps : Choisir des paiements automatisés pourrait faire gagner du temps aux clients en éliminant la tâche répétitive et fastidieuse d'effectuer manuellement des paiements.

• Prix plus bas : De nombreuses entreprises offrent des réductions aux clients fidèles sur les abonnements à long terme. Par exemple, un abonnement SaaS annuel pourrait coûter l'équivalent de 10 paiements mensuels, même s'il couvre 12 mois de service.

Comment implémenter la facturation récurrente en Espagne

Pour bénéficier des avantages mentionnés précédemment, vous devez comprendre comment paramétrer et gérer les factures récurrentes. Voici les étapes de base :

• Sélectionner abonnements : Préciser les produits ou services qui seront facturés régulièrement.

• Définissez le modèle de tarification : Décidez quel modèle de tarification vous allez utiliser. Par exemple, vous pouvez choisir des frais fixes, des tarifs basés sur l'utilisation, des frais basés sur le nombre d'utilisateurs, ou des tarifs étagés, ce qui est courant en SaaS.

• Configurer les options de paiement : Vos clients seront facturés automatiquement en utilisant les moyens de paiement que vous décidez d'accepter. Par exemple, les entreprises espagnoles traitent 77.5 % des paiements récurrents par prélèvements automatiques.

• Automatiser la facturation : Avec les systèmes traditionnels, la facturation est séparée du recouvrement des paiements, bien que certains logiciels de facturation puissent vous permettre d'automatiser ce processus. Si vous utilisez une solution combinant paiements et facturation—telle que Stripe Billing—vous pouvez synchroniser les deux processus pour chaque cycle de facturation.

Obligations légales et taxées de la facturation récurrente

Quel que soit l’outil que vous utilisez pour la facturation récurrente, il doit être conforme à la réglementation espagnole en vigueur. Voici les principales obligations légales et taxées à connaître :

• Assurer la conformité du logiciel : L’application que vous utilisez pour créer automatiquement des factures et gérer les recouvrements doit respecter décret royal 1007/2023, la loi antifraude et la loi Créer et faire croître. Une exigence est que l’application doit enregistrer le paiement au moment précis où il est traité.

• Suivez les règles de prélèvement automatique : Si vous acceptez les prélèvements automatiques, les clients doivent signer un mandat SEPA, conformément au règlement UE 260/2012 pour les prélèvements en euros.

• Honorer le droit de rétractation : Les clients peuvent utiliser leur droit de rétractation pour résilier des contrats. Pour les services numériques ou abonnements, vous pouvez désactiver l'accès lorsque le client résilie.

FAQ sur la facturation récurrente en Espagne

Quelles mesures une entreprise devrait-elle prendre si un client apporte des changements au cours d'un cycle de facturation récurrent ?

Si un client change de forfait, annule ou modifie les conditions du contrat à mi-cycle, la facturation au prorata est la meilleure approche. De cette façon, les débités reflètent l’utilisation réelle du service pendant cette période.

Est-il nécessaire de renouveler le mandat SEPA pour chaque cycle de facturation récurrent ?

Le mandat SEPA ne doit être signé qu’une seule fois au début du contrat. Il n’est donc pas nécessaire de le renouveler à chaque cycle de facturation. L’entreprise doit le stocker électroniquement pendant la durée précisée dans le contrat au cas où une preuve d’autorisation serait nécessaire.