La Banca di Spagna riferisce che gli addebiti diretti SEPA (Single Euro Payments Area) hanno rappresentato quasi il 13% di tutti i pagamenti senza contanti in Spagna durante la prima metà del 2024. Rispetto allo stesso periodo dell'anno precedente, il volume di questi pagamenti è aumentato del 2,6%, per un totale di oltre 1 miliardo di transazioni del valore di 338 miliardi di euro.

L'aumento di questa modalità di pagamento è in linea con la crescita degli abbonamenti e della domanda di sistemi di addebito ricorrente in Spagna. Un rapporto sullo shopping online in Spagna dell'Osservatorio nazionale della tecnologia e della società (ONTSI) mostra che oltre la metà delle persone in Spagna ha almeno un abbonamento online, compreso oltre il 66% dei giovani sotto i 25 anni.

Se la tua attività fornisce prodotti o servizi con pagamenti ricorrenti, l'utilizzo di una soluzione di addebito ricorrente può far risparmiare tempo, ridurre gli errori manuali e garantire la riscossione dei pagamenti nei tempi previsti.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'addebito ricorrente?
  
• Quali sono i vantaggi dell'addebito ricorrente?
  
• Come implementare l'addebito ricorrente in Spagna
  
• Obblighi legali e fiscali relativi all'addebito ricorrente
  
• Domande frequenti sugli addebiti ricorrenti in Spagna
  

Che cos'è l'addebito ricorrente?

Conosciuto anche come addebito periodico, l'addebito ricorrente è un sistema che crea fatture e richieste di pagamento regolari. A seconda del modello tariffario dell'attività, la tempistica degli addebiti può dipendere da due fattori:

• Imposta il periodo di tempo: l'attività riscuote il pagamento ed emette una fattura al termine del ciclo di addebito concordato (ad esempio, mensile, trimestrale o annuale).

• Limite di utilizzo: in alcuni modelli di addebito a consumo, i clienti ricevono l'addebito una volta raggiunto un determinato importo di utilizzo. Ad esempio, un servizio cloud potrebbe fatturare ai clienti una volta raggiunto l'utilizzo di 1.000 €, sia dopo un mese che pochi giorni dopo l'ultimo pagamento.

Per gestire gli addebiti ricorrenti, molte attività utilizzano software di fatturazione che raccolgono automaticamente i dati richiesti, come i piani contrattuali o i termini di servizio, ed elaborano i pagamenti secondo un calendario prestabilito.

Con i sistemi tradizionali, l'incasso e l'addebito sono processi separati. Ad esempio, se un'attività imposta gli addebiti SEPA tramite la propria banca utilizzando assegni bancari per automatizzare i pagamenti dei clienti, dovrà creare le fatture manualmente. Questo perché la banca non può accedere al sistema di fatturazione dell'azienda.

Oggi esistono strumenti come Stripe Billing che consentono di automatizzare e sincronizzare la creazione delle fatture con il processo di riscossione dei pagamenti. Combinando questi processi, le fatture possono essere inviate subito dopo la conferma del pagamento, il che contribuisce a ridurre gli errori manuali e a migliorare la gestione finanziaria. Inoltre, se un cliente cambia piano nel corso di un ciclo di fatturazione, Billing regola automaticamente l'importo dovuto e applica l'addebito ripartito corretto.

Gli addebiti ricorrenti sono ampiamente utilizzati dalle aziende che vendono servizi online in Spagna, come le piattaforme di streaming o i fornitori di software-as-a-service (SaaS). Questo metodo di addebito è anche un buon modo per consentire ai clienti di pagare versamenti a rate in base a un contratto personalizzato.

Quali sono i vantaggi degli addebiti ricorrenti?

La creazione di un sistema di addebito ricorrente nelle attività con modelli di ricavi ricorrenti offre vantaggi sia alle attività che ai loro clienti.

Vantaggi per le attività

• Redditi più prevedibili: avere un'idea chiara dei guadagni e delle date di pagamento di ogni ciclo può aiutare le attività a gestire meglio il proprio flusso di cassa.

• Meno lavoro amministrativo: ridurre le attività manuali può anche aiutare a diminuire i costi di gestione. Nel 2023, le attività spagnole hanno risparmiato oltre 3,5 miliardi di euro grazie all'uso della fatturazione elettronica, come previsto dalla Create and Grow Law.

• Meno pagamenti rifiutati: riscossioni affidabili possono migliorare i tassi di autorizzazione e ridurre le probabilità che i pagamenti vengano rifiutati. Inoltre, con Stripe Billing, hai a disposizione due funzionalità integrate per aumentare i pagamenti andati a buon fine: Adaptive Acceptance utilizza l'IA per ridurre i falsi pagamenti rifiutati; Smart Retries tenta di nuovo di rifiutare i pagamenti nel momento ottimale.

• Fidelizzazione dei clienti: i pagamenti ricorrenti incoraggiano un uso regolare e possono contribuire a ridurre il numero di clienti che passano ad altre opzioni. Mantenere questa continuità è particolarmente importante nei settori altamente competitivi e con abbonamenti a basso costo. Ciò potrebbe essere particolarmente utile per le attività spagnole, dato che la Spagna è al secondo posto in Europa per la diminuzione della fedeltà dei clienti ai marchi.

Vantaggi per i clienti

• Maggiore praticità: i pagamenti automatici riducono il rischio che i clienti dimentichino le scadenze di pagamento. Ciò può contribuire a prevenire interruzioni del servizio..

• Risparmio di tempo: scegliere i pagamenti automatici può far risparmiare tempo ai clienti eliminando il compito ripetitivo e noioso di effettuare manualmente i pagamenti.

• Prezzi inferiori: molte aziende offrono sconti ai clienti fedeli che sottoscrivono abbonamenti a lungo termine. Ad esempio, un abbonamento SaaS annuale potrebbe costare l'equivalente di 10 pagamenti mensili, anche se copre 12 mesi di servizio.

Come implementare l'addebito ricorrente in Spagna

Per beneficiare dei vantaggi sopra menzionati, è necessario comprendere come impostare e gestire le fatture ricorrenti. Ecco i passaggi fondamentali:

• Seleziona abbonamenti: specifica i prodotti o i servizi che verranno fatturati regolarmente.

• Imposta il modello di prezzo: decidi quale modello di prezzo utilizzare. Ad esempio, potresti scegliere tariffe fisse, tariffe a consumo, addebiti in base al numero di utenti o tariffe differenziate, comuni nel SaaS.

• Configura le opzioni di pagamento: l'addebito ai tuoi clienti avverrà automaticamente utilizzando i metodi di pagamento che decidi di accettare. Ad esempio, le attività spagnole elaborano il 77,5% dei pagamenti ricorrenti tramite addebito diretto.

• Automatizza la fatturazione: con i sistemi tradizionali, la fatturazione è separata dall'incasso dei pagamenti, anche se alcuni software di fatturazione consentono di automatizzare questo processo. Se utilizzi una soluzione che combina pagamenti e fatturazione, come Stripe Billing, puoi sincronizzare entrambi i processi per ogni ciclo di fatturazione.

Obblighi legali e fiscali relativi all'addebito ricorrente

Indipendentemente dallo strumento utilizzato per l'addebito ricorrente, è necessario che sia conforme alla normativa spagnola vigente. Di seguito sono riportati i principali obblighi legali e fiscali da conoscere:

• Garantire la conformità del software: l'applicazione utilizzata per creare automaticamente le fatture e gestire gli incassi deve essere conforme al Royal Decree 1007/2023, alla legge antifrode e alla Create and Grow Law. Uno dei requisiti è che l'applicazione registri il pagamento nel momento esatto in cui viene elaborato.

• Segui le regole relative agli addebiti diretti: se accetti addebiti diretti, i clienti devono firmare un mandato SEPA, come richiesto dal Regolamento UE 260/2012 per gli addebiti diretti in euro.

• Rispetta il diritto di recesso: i clienti possono avvalersi del diritto di recesso per annullare i contratti. Per i servizi digitali o gli abbonamenti, puoi disabilitare l'accesso quando il cliente annulla.

Domande frequenti sugli addebiti ricorrenti in Spagna

Quali azioni deve intraprendere un'attività se un cliente apporta modifiche durante un ciclo di addebito ricorrente?

Se un cliente cambia piano, annulla o modifica i termini del contratto a metà ciclo, l'addebito ripartito è l'approccio migliore. In questo modo, l'addebito riflette l'utilizzo effettivo del servizio durante quel periodo.

È necessario rinnovare il mandato SEPA per ogni ciclo di addebito ricorrente?

Il mandato SEPA deve essere firmato solo una volta all'inizio del contratto, quindi non deve essere rinnovato a ogni ciclo di addebito. L'attività deve conservarlo elettronicamente per la durata specificata nel contratto qualora sia necessaria una prova di autorizzazione.