De Bank van Spanje meldt dat [automatische incasso's in de Single Euro Payments Area (SEPA) in de eerste helft van 2024 bijna[13% van alle cashloze betalingen in Spanje uitmaakte. Vergeleken met dezelfde periode van het jaar ervoor steeg het volume van deze betalingen met 2,6%, tot een totaal van meer dan 1 miljard transacties met een waarde van € 338 miljard.

De opkomst van deze betaalmethode sluit aan bij de groei van abonnementen en de vraag naar systemen voor terugkerende facturatie in Spanje. Uit een rapport over online winkelen in Spanje van het National Observatory of Technology and Society (ONTSI) blijkt dat meer dan de helft van de mensen in Spanje ten minste één online abonnement heeft, waaronder meer dan 66% van de mensen onder de 25.

Als je onderneming producten of diensten levert met terugkerende betalingen, kan het gebruik van een terugkerende facturatie tijd besparen, handmatige fouten verminderen en ervoor zorgen dat betalingen op tijd worden geïnd.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is terugkerende facturatie?
  
• Wat zijn de voordelen van terugkerende facturatie?
  
• Terugkerende facturatie implementeren in Spanje
  
• Juridische en belastingsverplichtingen van terugkerende facturatie
  
• Veelgestelde vragen over terugkerende facturatie in Spanje
  

Wat is terugkerende facturatie?

Terugkerende facturatie, ook wel periodieke facturatie genoemd, is een systeem dat regelmatige betalingen en facturen maakt. Afhankelijk van het prijsmodel van de onderneming kan de timing van betalingen gebaseerd zijn op twee factoren:

• Tijdsperiode instellen: De onderneming int betalingen en geeft een factuur uit nadat de overeengekomen facturatiecyclus is afgelopen (bijv. maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks).

• Limiet voor gebruik: In sommige modellen voor facturatie naar gebruik worden klanten gefactureerd zodra ze een bepaald gebruik bereiken. Een cloudservice kan klanten bijvoorbeeld factureren zodra hun gebruik € 1000 bereikt, ongeacht of dat na een maand of slechts enkele dagen na de laatste betaling gebeurt.

Voor het beheer van terugkerende facturatie gebruiken veel ondernemingen facturatiesoftware die automatisch de vereiste gegevens verzamelt—zoals gecontracteerde tariefplannen of service voorwaarden—en betalingen volgens een vast schema verwerkt.

Bij traditionele systemen zijn inning en facturatie afzonderlijke processen. Als een onderneming bijvoorbeeld SEPA-afschrijvingen via haar bank instelt met behulp van bankoverschrijvingen om betalingen van klanten te automatiseren, moet de onderneming handmatig facturen maken. Dit komt omdat de bank geen toegang heeft tot het facturatiesysteem van de onderneming.

Tegenwoordig zijn er tools zoals Stripe Billing waarmee je het maken van facturen kunt automatiseren en synchroniseren met de procedure voor ontvangst van betalingen. Door deze processen te combineren, kunnen facturen direct na bevestiging van de betaling worden verzonden, waardoor handmatige fouten worden verminderd en het financieel beheer wordt verbeterd. Als een klant halverwege een facturatiecyclus van tariefplan wisselt, past Billing automatisch het verschuldigde bedrag aan en past het de juiste, evenredig verdeelde betaling toe.

Terugkerende facturatie wordt veel gebruikt door bedrijven die online diensten verkopen in Spanje, zoals streamingplatforms of software-as-a-service (SaaS) providers. Deze facturatiemethode is ook een goede manier om klanten[in termijnen te laten betalen op basis van een gepersonaliseerde overeenkomst.

Wat zijn de voordelen van terugkerende facturatie?

Het opzetten van een systeem voor [terugkerende facturatie in ondernemingen met modellen voor terugkerende inkomsten biedt voordelen voor zowel ondernemingen als hun klanten.

Voordelen voor bedrijven

• Meer voorspelbare inkomsten: Door elke cyclus een duidelijk idee te hebben van resultaten en betalingsgegevens, kunnen bedrijven hun cash flow beter beheren.

• Minder administratief werk: Door handmatige taken te verminderen, kunnen ook de beheerkosten worden verlaagd. In 2023 hebben Spaanse bedrijven meer dan € 3,5 miljard bespaard door elektronische facturatie te gebruiken, zoals verplicht gesteld door de Create and Grow Law.

• Minder geweigerde betalingen: Betrouwbare incasso's kunnen autorisatiepercentages verbeteren en de kans verkleinen dat betalingen worden geweigerd. Bovendien krijg je met Stripe Billing twee ingebouwde functies om succesvolle betalingen te stimuleren:Adaptive Acceptance gebruikt AI om onterechte weigeringen te verminderen; Smart Retries probeert geweigerde betalingen opnieuw op het optimale moment.

• Klantenbinding: Terugkerende betalingen stimuleren regelmatig gebruik en kunnen helpen het aantal klanten dat overstapt naar andere opties te verminderen. Het handhaven van deze continuïteit is vooral belangrijk in zeer concurrerende sectoren en bij goedkope abonnementen. Dit kan met name handig zijn voor Spaanse bedrijven omdat Spanje op de tweede plaats staat in Europa vanwege het verminderen van de klantbinding aan merken.

Voordelen voor klanten

• Meer gemak: Automatische betalingen zorgen ervoor dat klanten minder snel vervaldatums van betalingen missen. Zo kun je onderbrekingen van de dienstverlening voorkomen.

• Tijdsbesparing: Door te kiezen voor geautomatiseerde betalingen kunnen klanten tijd besparen omdat ze niet meer handmatig betalingen hoeven te doen.

• Lagere prijzen: Veel bedrijven bieden kortingen aan loyale klanten op langdurige abonnementen Een jaarlijks SaaS-abonnement kan bijvoorbeeld het equivalent van 10 maandelijkse betalingen kosten, hoewel het 12 maanden service dekt.

Terugkerende facturatie implementeren in Spanje

Als je wilt profiteren van de eerder genoemde voordelen, moet je begrijpen hoe je terugkerende facturen instelt en beheert. Dit zijn de basisstappen:

• Abonnementen selecteren: Geef de producten of diensten op die regelmatig worden gefactureerd.

• Het tariefmodel instellen: Bepaal welk [tariefmodel]](https://stripe.com/resources/more/subscription-pricing-models-a-guide-for-businesses) je gaat gebruiken. Kies bijvoorbeeld voor vaste tarieven, gebruiksgebaseerde tarieven, kosten op basis van het aantal gebruikers of gestaffelde tarieven, wat gebruikelijk is bij SaaS.

• Opties voor betalingen configureren: Je klanten worden automatisch gefactureerd via de betaalmethoden die jij accepteert. Spaanse ondernemingen verwerken bijvoorbeeld 77,5% van terugkerende betalingen via automatische incasso's.

• Facturatie automatiseren: Bij traditionele systemen staat facturatie los van het innen van betalingen, hoewel je met sommige facturatiesoftware deze procedure kunt automatiseren. Als je een oplossing gebruikt die betalingen en facturatie combineert, zoals Stripe Billing— kun je beide processen voor elke facturatiecyclus synchroniseren.

Juridische en belastingsverplichtingen van terugkerende facturatie

Welke tool je ook gebruikt voor terugkerende facturatie, deze moet voldoen aan de huidige Spaanse regelgeving. Dit zijn de belangrijkste juridische en belastingsverplichtingen die je moet kennen:

• Zorg voor compliance met software: Het aanmeldformulier dat je gebruikt om automatisch facturen te maken en incasso's af te handelen, moet voldoen aan Koninklijk Besluit 1007/2023, de fraudebestrijdingswet, en de Create and Grow Law.. Een vereiste is dat het aanmeldformulier de betaling registreert op het exacte moment dat deze wordt verwerkt.

• Volg de regels voor automatische incasso: Als je automatische incasso's accepteert, moeten klanten een SEPA-machtiging ondertekenen, zoals vereist door EU-verordening 260/2012 voor automatische incasso's in euro.

• Respecteer het herroepingsrecht: Klanten kunnen hun herroepingsrecht gebruiken om contracten op te zeggen. Voor digitale diensten of abonnementen kun je de toegang uitschakelen wanneer de klant opzegt.

Veelgestelde vragen over terugkerende facturatie in Spanje

Welke acties moet een onderneming ondernemen als een klant wijzigingen aanbrengt tijdens een terugkerende facturatie?

Als een klant halverwege de cyclus van tariefplan wisselt, opzegt of de voorwaarden wijzigt, is evenredig verdeelde facturatie de beste aanpak. Op deze manier weerspiegelt de betaling het werkelijke gebruik van de dienst in die tijd.

Is het nodig om de SEPA-machtiging voor elke terugkerendefacturatiecyclus te verlengen?

De SEPA machtiging hoeft maar één keer te worden ondertekend aan het begin van het contract, dus hoeft niet bij elke facturatiecyclus te worden verlengd. De onderneming moet deze elektronisch opslaan gedurende de in het contract gespecificeerde duur voor het geval een bewijs van autorisatie nodig is.