Het opzetten van een efficiënt, geautomatiseerd facturatiesysteem is voor veel ondernemingen een prioriteit. Handmatige facturatieprocessen kosten ondernemingen meer tijd en middelen en kunnen tot fouten leiden. Door het facturatieproces te verfijnen, kunnen ondernemingen een sterk merkimago opbouwen en zich onderscheiden van concurrenten, terwijl ze tegelijkertijd een gestroomlijnde klantervaring creëren.

Hieronder leggen we geautomatiseerde facturatiesystemen uit: hun belangrijkste onderdelen, voordelen en hoe je een systeem voor terugkerende facturen opzet dat werkt voor jouw onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn terugkerende facturen?
  
• Waar worden terugkerende facturen voor gebruikt?
  
• Voordelen van het gebruik van terugkerende facturen
  
• Terugkerende facturen instellen met Stripe
  
• Hoe Stripe Billing je kan helpen
  

Wat zijn terugkerende facturen?

Terugkerende facturen zijn facturen die ondernemingen automatisch maken en naar klanten sturen op regelmatige tijdstippen, zoals wekelijks, maandelijks of jaarlijks.

Waar worden terugkerende facturen voor gebruikt?

Terugkerende facturen worden gebruikt wanneer een onderneming een klant op regelmatige basis hetzelfde bedrag moet factureren. Terugkerende facturen zorgen voor continuïteit in de facturatieprocedures en verminderen de tijd die wordt besteed aan het factureren van identieke diensten of bedragen aan klanten. Ze zijn een veelgebruikt hulpmiddel in veel zakelijke scenario's, waaronder:

• Diensten op abonnementsbasis
  Als een onderneming diensten of producten aanbiedt op basis van een abonnement (meestal maandelijks of jaarlijks gefactureerd), dan regelen ze terugkerende betalingen met terugkerende facturen om hun klanten te factureren. Voorbeelden hiervan zijn softwareabonnementen, tijdschriftabonnementen en sportschoolabonnementen.

• Huur- en leaseovereenkomsten
  Verhuurders of vastgoedbeheerders kunnen terugkerende facturen gebruiken om huur te innen, vooral in commerciële situaties waar de huurder een bedrijf is dat kantoorruimte huurt.

• Contracten met provisies
  Professionals zoals advocaten, consultants of ontwerpers kunnen vaste overeenkomsten hebben met klanten waarbij ze doorlopende diensten leveren voor een vast bedrag, en ze gebruiken terugkerende facturen om deze in rekening te brengen.

• Financiering of betalen in termijnen
  Als een klant een duur product heeft gekocht en dit in termijnen afbetaalt, kan de onderneming terugkerende facturen gebruiken om de klant aan elke betaling te herinneren.

• Webhosting en domeindiensten
  Bedrijven die webhosting, domeinregistratie of andere online diensten aanbieden, sturen hun klanten meestal maandelijks of jaarlijks een factuur.

• Nutsvoorzieningen
  Hoewel veel nutsbedrijven technisch gezien geen facturen versturen, zijn hun facturatiestructuren vergelijkbaar met terugkerende facturen. Klanten ontvangen regelmatig facturen voor diensten als water, elektriciteit en internet.

• Onderhouds- en ondersteuningscontracten
  Ondernemingen die doorlopend onderhoud of ondersteuning bieden, kunnen terugkerende facturen instellen om kosten in rekening te brengen bij hun klanten of klanten.

Voordelen van terugkerende facturen

Door terugkerende facturen te gebruiken, kan het facturatieproces voor ondernemingen efficiënter en transparanter worden. De voordelen van dit soort facturatie zijn onder andere:

• Tijdbesparing
  Door de facturatieworkflow te automatiseren, kunnen ondernemingen elk jaar veel tijd besparen en deze tijd besteden aan andere belangrijke taken, zoals planning en klantcontact.

• Financiële stabiliteit
  Terugkerende facturen zorgen voor een voorspelbare inkomstenstroom. Door regelmatig te factureren, krijgen ondernemingen een duidelijker beeld van hun financiële instroom en kunnen ze deze info gebruiken om hun budgettering, toewijzing van middelen en investeringsplanning te verbeteren.

• Professionele reputatie
  Regelmatige en stipte facturatie laat zien dat je een gedisciplineerde manier van zakendoen hebt. Het straalt betrouwbaarheid uit en kan de loyaliteit van klanten vergroten.

• Verbeterde nauwkeurigheid
  Door het facturatiesysteem te automatiseren, worden menselijke fouten tot een minimum beperkt. Deze precisie zorgt ervoor dat financiële gegevens kloppen, wat belangrijk is voor audits, financiële rapportages en het opbouwen van vertrouwen bij belanghebbenden.

• Klantrelaties
  Voorspelbare facturatiestructuren zorgen dat klanten geen onverwachte kosten krijgen, waardoor duidelijke verwachtingen worden gewekt en het aantal chargebacks afneemt. Deze duidelijkheid kan de klantloyaliteit bevorderen en de retentiegraad verhogen.

• Economische efficiëntie
  De overstap van handmatige naar digitale facturatie vermindert materiële kosten zoals papier en portokosten en verlaagt de indirecte kosten die gepaard gaan met handmatige verwerking, opslag en het herstellen van fouten.

• Uitgebreide functies
  Moderne facturatieplatforms hebben veel meer functies dan alleen facturen maken. Ze kunnen betalingen bijhouden, financiële overzichten maken en je helpen om de bedrijfsprestaties en het gedrag van klanten te beoordelen.

• Aanpasbare systemen
  Groeiende ondernemingen hebben tools nodig die zich kunnen aanpassen. Systemen voor terugkerende facturatie bieden meestal aanpasbare parameters, zodat het facturatieproces blijft aansluiten bij veranderende bedrijfsbehoeften.

• Beveiliging van gegevens
  Over het algemeen hebben facturatiesystemen uitgebreide, strenge beveiligingsprotocollen die gevoelige financiële gegevens beschermen, waardoor ondernemingen en hun klanten datalekken en de bijbehorende kosten kunnen voorkomen.

• Transparante communicatie
  Effectieve communicatie is belangrijk voor succesvolle zakelijke relaties. Regelmatige, consistente facturatie toont betrokkenheid, schept duidelijke verwachtingen en voorkomt misverstanden.

Terugkerende facturen met Stripe instellen

Ondernemingen gebruiken steeds vaker digitale tools om hun facturatie te verbeteren, vooral voor dingen die ingewikkelde logica vereisen, zoals terugkerende facturen. Hier zijn de stappen om terugkerende facturen in te stellen via abonnementen met Stripe Billing:

Eerste installatie en maken van account

• Als je nieuw bent bij Stripe, begin dan met een account aanmaken. Als je al een account hebt, kun je inloggen.
  
• Geef je bedrijfsgegevens, bankgegevens en andere belangrijke gegevens op.
  

Naar het gedeelte voor facturatie

• Nadat je bent ingelogd, ga je naar het dashboard.
  
• Klik in het linkerdeelvenster op 'Facturatie'.
  

Een abonnement maken

• Klik in het onderdeel 'Facturen' op 'Maken' in de rechterbovenhoek.
  
• Kies 'Abonnement maken'.
  
• Vul klantgegevens in of maak een keuze uit een bestaande lijst als je ze al eerder hebt gefactureerd.
  
• Je kunt betaalmethoden zoals creditcards of automatische incasso's voor automatische betalingen instellen.
  

Product- of dienstgegevens invoeren

• Voeg de producten of diensten toe waarvoor je een factuur stuurt. Met Stripe kun je kiezen uit reeds bestaande items of nieuwe toevoegen.
  
• Zorg ervoor dat je de juiste prijs en hoeveelheid invoert.
  

Extra instellingen bepalen

• Stripe heeft een aantal extra instellingen, zoals vervaldata, belastingtarieven, promotiekortingen en aangepaste notities.
  
• Je kunt je eigen branding toevoegen of verschillende factuursjablonen maken.
  
• Beoordeel je facturatievereisten en configureer deze instellingen dienovereenkomstig.
  

Preview bekijken en voltooien

• Voordat je de factuur verzendt of plant, moet je altijd de functie 'Voorbeeld' gebruiken om te controleren of alle gegevens kloppen.
  
• Als je tevreden bent, kun je de factuur direct versturen of inplannen.
  

Monitoren en beheren

• Het dashboard van Stripe werkt de status van facturen voortdurend bij, van 'Verzonden' naar 'Betaald' of 'Achterstallig'.
  
• Gebruik het dashboard om facturen te volgen of opnieuw te versturen als dat nodig is, en om eventuele problemen of verschillen op te lossen.
  

Evalueren en herhalen

• Controleer regelmatig de efficiëntie van en het responspercentage voor je terugkerende facturen.
  
• Stripe voorziet ondernemingen van analytische tools die inzicht geven in betalingstermijnen, succesvolle transacties en mogelijke verbeterpunten.
  

Door terugkerende facturatie via Stripe te implementeren, wordt het facturatieproces gestandaardiseerd en geautomatiseerd, zodat ondernemingen financiële transacties makkelijk en efficiënt kunnen beheren.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je klanten factureren en beheren zoals jij dat wilt - van eenvoudige terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en verkoopcontracten. Begin binnen enkele minuten met het wereldwijd accepteren van terugkerende betalingen - je hebt geen code nodig - of bouw een aangepaste integratie met behulp van de API.

Stripe Billing kan je helpen met het volgende:

• Flexibele tarieven aan te bieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele tariefmodellen, waaronder op basis van gebruik, gestaffelde, flatrate plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefperiodes, evenredige verdeling en add-ons zijn ingebouwd.
  
• Wereldwijd uitbreiden: Verhoog de conversie door klanten hun favoriete betaalmethoden aan te bieden. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.
  
• Inkomsten te verhogen en klantverloop te verminderen: verbeter het vastleggen van inkomsten en verminder onvrijwillig gedoe met Smart Retries en herstelworkflowautomatisering. Met de hersteltools van Stripe konden gebruikers in 2024 meer dan $ 6,5 miljard aan inkomsten terugwinnen.
  
• Efficiëntie te boosten: gebruik Stripe's modulaire belasting-, inkomstenrapportage- en gegevenshulpmiddelen om meerdere inkomstensystemen te consolideren tot één systeem. Integreer eenvoudig met software van derden.
  

Lees meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.