Het creëren van een efficiënt, geautomatiseerd facturatiesysteem is een belangrijk aandachtspunt voor veel bedrijven. Handmatige facturatieprocessen kunnen fouten opleveren en meer resources vergen. En facturatiebeheer kan na verloop van tijd complexer worden naarmate de operationele normen toenemen als gevolg van technologische innovatie. Ondernemingen die een sterk merkimago willen opbouwen en een concurrentievoordeel willen behalen, kunnen overwegen hun facturatieprocessen te verfijnen om hun klanten een soepele financiële ervaring te garanderen.

Hieronder beschrijven we geautomatiseerde facturatiesystemen, bespreken we de belangrijkste onderdelen en leggen we uit hoe je een systeem voor terugkerende facturen opzet dat is afgestemd op je onderneming. Hier lees je hoe je aan de slag kunt gaan.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn terugkerende facturen?
  
• Waar worden terugkerende facturen voor gebruikt?
  
• Voordelen van het gebruik van terugkerende facturen
  
• Terugkerende facturen instellen met Stripe
  

Wat zijn terugkerende facturen?

Terugkerende facturen zijn facturen die ondernemingen automatisch genereren en met regelmatige tussenpozen naar klanten versturen, zoals wekelijks, maandelijks of jaarlijks.

Waar worden terugkerende facturen voor gebruikt?

Terugkerende facturen worden gebruikt wanneer hetzelfde bedrag op een regelmatige, vooraf bepaalde basis aan een klant moet worden gefactureerd. Ze zorgen voor continuïteit in de facturatieprocedures en verminderen de tijd die wordt besteed aan het factureren van klanten voor identieke diensten of bedragen, wat een moderne benadering biedt voor het afhandelen van periodieke financiële transacties. Ze komen vaak voor in veel bedrijfsscenario's, waaronder:

• Diensten op abonnementsbasis
  Als een onderneming diensten of producten aanbiedt op basis van een abonnement (meestal maandelijks of jaarlijks gefactureerd), gebruiken ze terugkerende facturen om hun klanten te factureren. Voorbeelden zijn software-abonnementen, abonnementen op tijdschriften en lidmaatschappen van sportscholen.

• Huur- en leaseovereenkomsten
  Verhuurders of vastgoedbeheerders kunnen terugkerende facturen gebruiken om huurders te factureren voor huur, vooral in commerciële omgevingen waar bedrijven ruimtes huren.

• Contracten met provisies
  Professionals zoals advocaten, consultants of ontwerpers kunnen provisieovereenkomsten hebben met klanten waarin ze doorlopende diensten leveren tegen een vast bedrag, en ze zullen terugkerende facturen opstellen om hen te factureren.

• Financiering of betalen in termijnen
  Als een klant een duur product heeft gekocht en dit in termijnen afbetaalt, kan de onderneming terugkerende facturen gebruiken om de klant aan elke betaling te herinneren.

• Webhosting en domeindiensten
  Bedrijven die webhosting, domeinregistratie of andere online diensten aanbieden, factureren klanten meestal maandelijks of jaarlijks op basis van terugkerende facturen.

• Nutsbedrijven
  Hoewel veel nutsbedrijven technisch gezien geen facturen versturen, zijn hun facturatiestructuren vergelijkbaar met terugkerende facturen. Klanten ontvangen regelmatig facturen voor diensten als water, elektriciteit en internet.

• Onderhouds- en ondersteuningscontracten
  Ondernemingen die doorlopend onderhoud of ondersteuning bieden, kunnen terugkerende facturen instellen om kosten in rekening te brengen bij hun klanten of klanten.

Voordelen van terugkerende facturen

Het gebruik van terugkerende facturen kan de efficiëntie en duidelijkheid voor ondernemingen vergroten. Hieronder gaan we dieper in op de voordelen:

• Tijdsbesparing
  Door het facturatieproces te automatiseren, kunnen ondernemingen elk jaar een aanzienlijk aantal uren besparen en deze tijd gebruiken voor andere belangrijke taken, zoals planning en klantbetrokkenheid.

• Financiële stabiliteit
  Terugkerende facturen zorgen voor een voorspelbare inkomstenstroom. Met regelmatige facturatie-intervallen kunnen ondernemingen hun financiële instroom beter begrijpen, waardoor de budgettering, de toewijzing van middelen en de investeringsplanning worden verbeterd.

• Professionele reputatie
  Regelmatige en stipte facturatie duidt op een gedisciplineerde zakelijke aanpak. Het communiceert op subtiele wijze dat de onderneming betrouwbaar is en kan klantloyaliteit stimuleren.

• Verbeterde nauwkeurigheid
  Door het facturatiesysteem te automatiseren, worden menselijke fouten tot een minimum beperkt. Deze precisie beschermt de nauwkeurigheid van de financiële gegevens, wat absoluut noodzakelijk is voor audits, financiële rapporten en het opbouwen van vertrouwen met belanghebbenden.

• Klantrelaties
  Voorspelbare facturatiestructuren zorgen dat klanten geen onverwachte kosten krijgen, waardoor duidelijke verwachtingen worden gewekt en het aantal chargebacks afneemt. Deze duidelijkheid kan de klantloyaliteit bevorderen en de retentiegraad verhogen.

• Economische efficiëntie
  De overstap van handmatige naar digitale facturatie vermindert materiële kosten zoals papier en portokosten en verlaagt de indirecte kosten die gepaard gaan met handmatige verwerking, opslag en het herstellen van fouten.

• Uitgebreide functies
  Moderne facturatieplatforms bieden veel functionaliteiten die verder gaan dan alleen facturatie. Ze kunnen betalingen volgen, financiële overzichten genereren en inzichten verschaffen om de bedrijfsprestaties en het klantgedrag te beoordelen.

• Aanpasbare systemen
  Groeiende ondernemingen hebben tools nodig die aangepast kunnen worden. Systemen voor terugkerende facturatie bieden meestal aanpasbare parameters, zodat het facturatieproces is afgestemd op de veranderende behoeften van de onderneming.

• Beveiliging van gegevens
  Gegevenslekken kunnen kostbare gevolgen hebben, maar facturatiesystemen hebben vaak uitgebreide, rigoureuze beveiligingsprotocollen. Dit garandeert dat gevoelige financiële gegevens beschermd blijven, waardoor risico's voor ondernemingen en hun klanten worden beperkt.

• Transparante communicatie
  Effectieve communicatie is belangrijk voor succesvolle zakelijke relaties. Regelmatige, consistente facturatie toont betrokkenheid, schept duidelijke verwachtingen en voorkomt misverstanden.

Terugkerende facturen met Stripe instellen

Ondernemingen maken steeds vaker gebruik van digitale tools om hun facturatie-activiteiten te verbeteren, met name voor functies die complexe logica vereisen, zoals terugkerende facturatie. De abonnementsfuncties van Stripe ondersteunen een belangrijk voordeel van terugkerende facturen. Wanneer abonnees voor elk interval worden gefactureerd, ontvangen ze een terugkerende factuur. Dit zijn de stappen om terugkerende facturen via abonnementen met Stripe in te stellen:

Eerste installatie en maken van account

• Als je nieuw bent bij Stripe, begin dan met het maken van een account. Bestaande gebruikers kunnen inloggen.
  
• Zorg ervoor dat je je bedrijfsgegevens, bankgegevens en andere belangrijke inloggegevens nauwkeurig verstrekt.
  

Naar het gedeelte voor facturatie

• Nadat je bent ingelogd, ga je naar het dashboard.
  
• Klik in het linkerdeelvenster op 'Facturatie'.
  

Een abonnement maken

• Klik in het onderdeel 'Facturen' op 'Maken' in de rechterbovenhoek.
  
• Kies 'Abonnement maken'.
  
• Vul klantgegevens in of maak een keuze uit een bestaande lijst als je ze al eerder hebt gefactureerd.
  

Product- of dienstgegevens invoeren

• Voeg de producten of diensten toe waarvoor je een factuur stuurt. Met Stripe kun je kiezen uit reeds bestaande items of nieuwe toevoegen.
  
• Zorg ervoor dat je de juiste prijs en hoeveelheid invoert.
  

Aanvullende instellingen bepalen

• Stripe biedt een reeks aanvullende instellingen, waaronder voor belastingtarieven, promotionele kortingen en aangepaste notities.
  
• Beoordeel je facturatievereisten en configureer deze instellingen dienovereenkomstig.
  

Preview bekijken en voltooien

• Voordat je de factuur verzendt of plant, moet je altijd de functie 'Voorbeeld' gebruiken om te controleren of alle gegevens kloppen.
  
• Als je tevreden bent, kun je de factuur direct versturen of inplannen.
  

Monitoring en beheer

• Het dashboard van Stripe werkt de status van facturen voortdurend bij, van 'Verzonden' naar 'Betaald' of 'Achterstallig'.
  
• Gebruik het dashboard om overzicht te houden, facturen indien nodig opnieuw te verzenden en discrepanties of problemen die zich kunnen voordoen te beheren.
  

Evalueren en herhalen

• Controleer regelmatig de efficiëntie van en het responspercentage voor je terugkerende facturen.
  
• Stripe voorziet ondernemingen van analytische tools die inzicht geven in betalingstermijnen, succesvolle transacties en mogelijke verbeterpunten.
  

Door terugkerende facturatie te implementeren via Stripe wordt het facturatieproces gestandaardiseerd en geautomatiseerd, waardoor interne resources minder onder druk komen te staan. Je krijgt een betrouwbaardere facturatie voor minder moeite. Door Stripe te gebruiken voor terugkerende facturen en andere betaalfunctionaliteiten, kun je financiële transacties eenvoudiger en nauwkeuriger beheren.