Crear un sistema de facturación eficaz y automatizado es una prioridad para muchas empresas. Los procesos manuales de facturación requieren más tiempo y recursos por parte de las empresas, y pueden dar lugar a errores. Perfeccionar el proceso de facturación puede ayudar a las empresas a construir una imagen de marca sólida y a destacar entre sus competidores, creando al mismo tiempo una experiencia de cliente optimizada.

A continuación, explicaremos los sistemas de facturación automatizada: sus componentes básicos, sus ventajas y cómo configurar un sistema de facturación recurrente que funcione para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las facturas recurrentes?
  
• ¿Para qué se usan las facturas recurrentes?
  
• Beneficios de usar facturas recurrentes
  
• Cómo configurar facturas recurrentes con Stripe
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Billing
  

¿Qué son las facturas recurrentes?

Las facturas recurrentes son facturas que las empresas generan automáticamente y envían a los clientes a intervalos constantes, como semanal, mensual o anualmente.

¿Para qué se usan las facturas recurrentes?

Las facturas recurrentes se utilizan cuando una empresa necesita facturar a un cliente el mismo importe de forma predeterminada y periódica. Las facturas recurrentes garantizan la continuidad de los procedimientos de facturación y reducen el tiempo dedicado a facturar a los clientes por servicios o importes idénticos. Son una herramienta habitual en muchos escenarios empresariales, entre ellos:

• Servicios de suscripciones
  Si una empresa ofrece servicios o productos en base a una suscripción (normalmente facturada mensual o anualmente), establecerá pagos recurrentes con facturas periódicas para facturar a sus clientes. Algunos ejemplos son las suscripciones a software, las suscripciones a revistas y las afiliaciones a gimnasios.

• Contratos de alquiler y arrendamiento
  Los arrendadores o los administradores de fincas pueden utilizar facturas periódicas para cobrar los pagos del alquiler, especialmente en entornos comerciales en los que el inquilino es una empresa que alquila oficinas.

• Contratos de anticipo
  Los profesionales como abogados, consultores o diseñadores pueden tener acuerdos de retención con los clientes en los que prestan servicios continuos por una comisión fija, y utilizarán facturas recurrentes para facturarlos.

• Financiación o pago en cuotas
  Si un cliente ha comprado un artículo de alto costo y lo está pagando en cuotas, la empresa puede usar facturas recurrentes para recordarle al cliente sobre cada pago.

• Alojamiento web y servicios de dominio
  Las empresas que ofrecen servicios de hosting web, registro de dominios u otros servicios en línea suelen facturar a sus clientes con un ciclo de facturación mensual o anual mediante facturas recurrentes.

• Servicios públicos
  Aunque muchas empresas de servicios públicos técnicamente no envían facturas, sus estructuras de facturación son similares a las facturas recurrentes. Los clientes reciben facturas regulares por servicios como agua, electricidad e Internet.

• Contratos de mantenimiento y soporte
  Las empresas que ofrecen mantenimiento o soporte continuos pueden configurar facturas recurrentes para cobrarles a sus clientes.

Beneficios de usar facturas recurrentes

Utilizar facturas periódicas puede hacer que el proceso de facturación sea más eficaz y transparente para las empresas. Las ventajas de este tipo de facturación incluyen:

• Ahorro de tiempo
  Al automatizar el flujo de trabajo de facturación, las empresas pueden ahorrar una cantidad significativa de tiempo cada año y reasignar este tiempo a otras tareas importantes, como la planificación y la captación de clientes.

• Estabilidad financiera
  Las facturas recurrentes proporcionan un flujo de ingresos previsible. Con intervalos regulares de facturación, las empresas pueden comprender mejor sus entradas financieras y utilizar esta información para mejorar la elaboración de presupuestos, la asignación de recursos y la planificación de inversiones.

• Reputación profesional
  La facturación regular y puntual indica un enfoque disciplinado de la empresa. Comunica fiabilidad y puede fidelizar a los clientes.

• Precisión mejorada
  La automatización del sistema de facturación minimiza los errores humanos. Esta precisión protege la exactitud de los registros financieros, lo que es importante para las auditorías, los informes financieros y la creación de confianza con las partes interesadas.

• Relaciones con los clientes
  Las estructuras de facturación predecibles permiten que los clientes no se enfrenten a cargos inesperados, establecen expectativas claras y reducen las disputas. Esta claridad puede fomentar la lealtad del cliente y aumentar las tasas de retención.

• Eficiencia económica
  La transición de un proceso de facturación manual a uno digital reduce los costos tangibles, como los costos de papel y franqueo, así como disminuye los costos indirectos asociados con el procesamiento manual, el almacenamiento y la corrección de errores.

• Funcionalidades integrales
  Las plataformas de facturación modernas ofrecen muchas funcionalidades más allá de la generación de facturas. Pueden hacer un seguimiento de los pagos, generar resúmenes financieros y proporcionar información para evaluar el rendimiento de la empresa y el comportamiento de los clientes.

• Sistemas adaptables
  Las empresas en crecimiento necesitan herramientas que puedan adaptarse. Los sistemas de facturación recurrente suelen ofrecer parámetros modificables, lo que garantiza que el proceso de facturación se mantenga alineado con las necesidades cambiantes de la empresa.

• Seguridad de los datos
  Por lo general, los sistemas de facturación cuentan con protocolos de seguridad amplios y rigurosos que protegen los datos financieros sensibles, ayudando a las empresas y a sus clientes a evitar las filtraciones de datos y los costes asociados.

• Comunicación transparente
  La comunicación efectiva es importante para el éxito de las relaciones comerciales. Una facturación regular y coherente demuestra compromiso, establece expectativas claras y evita malentendidos.

Cómo configurar facturas recurrentes con Stripe

Las empresas utilizan cada vez más herramientas digitales para mejorar sus operaciones de facturación, especialmente para funciones que requieren una lógica compleja como la facturación recurrente. Estos son los pasos para configurar facturas recurrentes a través de suscripciones con Stripe Billing:

Configuración inicial y creación de una cuenta

• Si eres nuevo en Stripe, empieza por crear una cuenta. Los usuarios existentes pueden iniciar sesión.
  
• Facilita los datos de tu empresa, información bancaria y otras credenciales importantes.
  

Ve a la sección de facturación

• Después de iniciar sesión, dirígete al Dashboard.
  
• En el panel de la izquierda, haz clic en «Facturación».
  

Crea una suscripción

• En la sección «Facturas», haz clic en «Crear» en la esquina superior derecha.
  
• Selecciona «Crear suscripción».
  
• Completa los datos del cliente o selecciona opciones de una lista existente si ya le has facturado antes.
  
• Puedes especificar métodos de pago como tarjetas de crédito o débito directo para los pagos automáticos.
  

Introduce los detalles del producto o servicio

• Agrega los productos o servicios que facturarás. Stripe te permite seleccionar opciones preexistentes o agregar nuevos elementos.
  
• Asegúrate de que estás introduciendo el precio y la cantidad correctos.
  

Determina los ajustes adicionales

• Stripe proporciona un conjunto de ajustes adicionales, como fechas de vencimiento, tasas impositivas, descuentos promocionales y notas personalizadas.
  
• Puedes agregar tu marca o crear diferentes plantillas de factura.
  
• Evalúa tus necesidades de facturación y configura estos ajustes en función de estas.
  

Vista previa y finalización

• Antes de enviar o programar la factura, utiliza siempre la función «Vista previa» para verificar que todos los datos sean correctos.
  
• Cuando estés satisfecho, puedes enviar la factura de inmediato o programarla.
  

Supervisar y gestionar

• El Dashboard de Stripe actualizará de manera continua el estado de las facturas: «Enviada», «Pagada» o «Vencida».
  
• Utiliza el Dashboard para hacer un seguimiento o reenviar facturas si es necesario, y gestionar las discrepancias o problemas que puedan surgir.
  

Evaluar e iterar

• Revisa con regularidad la eficiencia y la tasa de respuesta de tus facturas recurrentes.
  
• Stripe les proporciona a las empresas herramientas analíticas que proporcionan información sobre los plazos de pago, las transacciones exitosas y las posibles áreas de mejora.
  

La implementación de la facturación recurrente a través de Stripe estandariza y automatiza el proceso de facturación, por lo que las empresas pueden gestionar las transacciones financieras con facilidad y eficacia.

Cómo puede ayudarte Stripe Billing

Stripe Billing te permite facturar y gestionar a los clientes como quieras, desde la simple facturación recurrente hasta el cobro por consumo y los contratos negociados por ventas. Comenzá a aceptar pagos recurrentes, que no requieren programación o creación de una integración personalizada con la API, en todo el mundo en cuestión de minutos.

Stripe Billing puede ayudarte a realizar lo siguiente:

• Ofrecer tarifas flexibles: Responde a la demanda de los usuarios más rápido y con modelos de tarifas flexibles, que incluyen consumo establecido por niveles, de comisión fijo más excedentes, y más. El soporte para cupones, pruebas gratuitas, prorrateos y complementos está incorporado.
  
• Expandir a nivel mundial: Aumenta la conversión ofreciendo los métodos de pago preferidos de los clientes. Stripe admite más de 125 métodos de pago locales y más de 130 monedas.
  
• Aumentar ingresos y reducir la pérdida de clientes: Mejora la captura de ingresos y reduce la pérdida involuntaria de clientes con automatizaciones de flujos de trabajo y recuperación de Smart Retries. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudaron a los usuarios a recuperar más de $6500 millones en ingresos en 2024.
  
• Incrementar eficiencia: Utiliza las herramientas modulares de impuesto, informes de ingresos y datos de Stripe para consolidar varios sistemas de ingresos en uno. Se integra fácilmente con software de terceros.
  

Aprende más sobre Stripe Billing o empieza hoy.