การสร้างระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพเป็นข้อกังวลหลักสําหรับธุรกิจจํานวนมาก กระบวนการเรียกเก็บเงินด้วยตนเองอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดและต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้น และการจัดการการเรียกเก็บเงินอาจมีความซับซ้อนมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป เพราะมาตรฐานด้านการปฏิบัติงานที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากนวัตกรรมทางเทคโนโลยี ธุรกิจที่ต้องการสร้างภาพลักษณ์แบรนด์ที่แข็งแกร่งและได้เปรียบทางการแข่งขันควรพิจารณาการปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้รับประสบการณ์ทางการเงินที่ราบรื่น

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ พูดคุยเกี่ยวกับคอมโพเนนต์หลัก และอธิบายวิธีตั้งค่าระบบใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีเริ่มต้น

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าใช้เพื่อจุดประสงค์ใด
  
• ประโยชน์ของการใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า
  
• วิธีตั้งค่าใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าด้วย Stripe
  

ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าคืออะไร

ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า คือใบแจ้งหนี้ที่ธุรกิจจะสร้างและส่งให้ลูกค้าตามรอบเวลาที่สอดคล้องกันโดยอัตโนมัติ เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี

ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าใช้เพื่อจุดประสงค์ใด

ระบบจะใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าเมื่อจําเป็นต้องเรียกเก็บเงินลูกค้าในจํานวนเดียวกันเป็นประจําและตามที่กำหนดไว้ล่วงหน้า วิธีนี้ช่วยให้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินมีความต่อเนื่องและลดเวลาที่ใช้เรียกเก็บเงินจากลูกค้าสําหรับบริการหรือจํานวนเงินที่เหมือนกัน โดยนําเสนอแนวทางที่ทันสมัยในการจัดการธุรกรรมทางการเงินตามรอบระยะเวลา ซึ่งเป็นเรื่องที่พบได้ทั่วไปในสถานการณ์ทางธุรกิจหลายประเภท ดังต่อไปนี้

• บริการแบบชำระเงินตามรอบบิล
  หากธุรกิจเสนอบริการหรือผลิตภัณฑ์แบบชำระเงินตามรอบบิล (โดยปกติจะเรียกเก็บเงินรายเดือนหรือรายปี) พวกเขาจะใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ตัวอย่างเช่น การชําระเงินตามรอบบิลสำหรับซอฟต์แวร์ การสมัครรับนิตยสาร และการเป็นสมาชิกฟิตเนส

• การเช่าและข้อตกลงการเช่า
  เจ้าของบ้านหรือผู้จัดการอสังหาริมทรัพย์อาจใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าในการเรียกเก็บเงินผู้เช่าสําหรับค่าเช่า โดยเฉพาะในสถานที่เชิงพาณิชย์ที่ธุรกิจให้เช่า

• สัญญาการจ้างงาน
  ผู้เชี่ยวชาญ เช่น ทนายความ ที่ปรึกษา หรือนักออกแบบ อาจมีข้อตกลงการจ้างงานกับลูกค้า โดยที่ลูกค้าจะให้บริการต่อเนื่องด้วยค่าธรรมเนียมคงที่ และพวกเขาจะตั้งค่าใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

• บริการจัดหาเงินทุนหรือผ่อนชําระ
  หากลูกค้าซื้อสินค้าที่มีค่าใช้จ่ายสูงและทำการผ่อนชําระ ธุรกิจอาจใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าเพื่อแจ้งเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการชำระเงินแต่ละรายการ

• บริการเว็บโฮสติ้งและโดเมน
  บริษัทที่ให้บริการเว็บโฮสติ้ง การจดทะเบียนโดเมน หรือบริการออนไลน์อื่นๆ มักจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเป็นรายเดือนหรือรายปีโดยใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า

• บริการสาธารณูปโภค
  แม้ว่าบริษัทสาธารณูปโภคส่วนใหญ่จะไม่ได้ส่งใบแจ้งหนี้ในทางเทคนิค แต่โครงสร้างการเรียกเก็บเงินจะคล้ายกับใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ลูกค้าจะได้รับใบเรียกเก็บเงินเป็นประจำสําหรับบริการต่างๆ เช่น น้ํา ไฟฟ้า และอินเทอร์เน็ต

• สัญญาบํารุงรักษาและการสนับสนุน
  ธุรกิจที่ให้บริการบํารุงรักษาหรือการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องอาจสร้างใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าของตน

ประโยชน์ของการใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า

การใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความชัดเจนให้ธุรกิจ ต่อไปนี้คือรายละเอียดเกี่ยวกับข้อดีต่างๆ

• ประสิทธิภาพด้านเวลา
  การสร้างขั้นตอนการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติจะช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในแต่ละปี และใช้เวลานี้ไปยังงานสําคัญอื่นๆ ได้ตามต้องการ เช่น การวางแผนและการมีส่วนร่วมกับลูกค้า

• ความมั่นคงทางการเงิน
  ใบแจ้งหนี้แบบตามแบบแผนล่วงหน้าจะมอบกระแสรายรับที่คาดการณ์ได้ ธุรกิจสามารถทำความเข้าใจกระแสเงินสดขาเข้าการเงินของตนได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ด้วยรอบการเรียกเก็บเงินที่สม่ําเสมอ ทําให้สามารถปรับปรุงการจัดงบประมาณ จัดสรรทรัพยากร และวางแผนการลงทุนได้

• ชื่อเสียงระดับมืออาชีพ
  การเรียกเก็บเงินที่สม่ำเสมอและตรงต่อเวลาแสดงถึงแนวทางการดำเนินธุรกิจที่มีวินัย โดยจะสื่อถึงความน่าเชื่อถือและสามารถสร้างความภักดีของลูกค้าได้

• ปรับปรุงความแม่นยํา
  การสร้างระบบเรียกเก็บเงินอัตโนมัติจะช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด ความแม่นยำนี้จะช่วยปกป้องความถูกต้องของบันทึกทางการเงินซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจสอบ การรายงานทางการเงิน และการสร้างความไว้วางใจกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

• ความสัมพันธ์กับลูกค้า
  โครงสร้างการเรียกเก็บเงินที่คาดเดาได้จะขจัดค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดสำหรับลูกค้า กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน และลดการโต้แย้งการชำระเงิน ความชัดเจนนี้สามารถส่งเสริมความภักดีและเพิ่มอัตราการรักษาลูกค้า

• ประสิทธิผลทางเศรษฐกิจ
  การเปลี่ยนจากการเรียกเก็บเงินด้วยตนเองมาเป็นแบบดิจิทัลจะช่วยลดต้นทุนที่จับต้องได้ เช่น กระดาษและค่าไปรษณีย์ และลดต้นทุนทางอ้อมที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลด้วยตนเอง การจัดเก็บ และการแก้ไขข้อผิดพลาด

• ฟีเจอร์ที่ครอบคลุม
  แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ที่ทันสมัยมีฟังก์ชันมากมายนอกเหนือจากการเรียกเก็บเงิน โดยสามารถติดตามการชําระเงิน สร้างข้อมูลสรุปทางการเงิน และให้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อประเมินผลการดําเนินงานของธุรกิจและพฤติกรรมของลูกค้า

• ระบบที่ปรับได้
  ธุรกิจที่กําลังเติบโตต้องใช้เครื่องมือที่ปรับตัวได้ ระบบการออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าโดยทั่วไปมีพารามิเตอร์ที่ปรับเปลี่ยนได้ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเรียกเก็บเงินยังคงสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป

• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
  การละเมิดข้อมูลอาจมีผลกระทบที่ตามมาซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง แต่ระบบการออกใบแจ้งหนี้มักจะมีโปรโตคอลความปลอดภัยที่ครอบคลุมและเข้มงวด การทําเช่นนี้รับประกันว่าข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนจะยังคงได้รับการปกป้อง ซึ่งช่วยบรรเทาความเสี่ยงสําหรับธุรกิจและลูกค้าของธุรกิจเหล่านั้น

• การสื่อสารที่โปร่งใส
  การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสําคัญเพื่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสําเร็จ การออกใบแจ้งหนี้อย่างสม่ําเสมอเป็นการแสดงความมุ่งมั่น กําหนดความคาดหวังที่ชัดเจน และป้องกันการเข้าใจผิด

วิธีตั้งค่าใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าด้วย Stripe

ธุรกิจต่างๆ หันมาใช้เครื่องมือดิจิทัลมากขึ้นเพื่อปรับปรุงการดำเนินการเรียกเก็บเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับฟังก์ชันที่ต้องใช้ตรรกะที่ซับซ้อน เช่น การออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า ฟีเจอร์การชําระเงินตามรอบบิลของ Stripe ช่วยแก้ปัญหาหลักๆ สําหรับใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า โดยเมื่อมีการเรียกเก็บเงินจากผู้สมัครใช้บริการในแต่ละรอบ ลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า ต่อไปนี้คือขั้นตอนการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าผ่านการชําระเงินตามรอบบิลด้วย Stripe:

การตั้งค่าเริ่มต้นและการสร้างบัญชี

• หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ Stripe โปรดเริ่มต้นโดยการสร้างบัญชี ผู้ใช้ปัจจุบันสามารถเข้าสู่ระบบ
  
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุรายละเอียดธุรกิจ ข้อมูลธนาคาร และข้อมูลประจำตัวที่สำคัญอื่นๆ อย่างถูกต้อง
  

ไปยังส่วนการออกใบแจ้งหนี้

• เมื่อเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่แดชบอร์ด
  
• ที่แผงด้านซ้าย ให้คลิก "การเรียกเก็บเงิน"
  

การสร้างการชําระเงินตามรอบบิล

• ในส่วน "ใบแจ้งหนี้" ให้คลิก "สร้าง" ที่มุมขวาบน
  
• เลือก "สร้างการชําระเงินตามรอบบิล"
  
• กรอกรายละเอียดของลูกค้าหรือเลือกจากรายการที่มีอยู่หากคุณเคยเรียกเก็บเงินลูกค้ามาก่อน
  

การป้อนรายละเอียดสินค้าหรือบริการ

• เพิ่มผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณเรียกเก็บเงิน Stripe อนุญาตให้คุณเลือกจากรายการที่มีอยู่แล้วหรือเพิ่มรายการใหม่ได้
  
• ตรวจสอบว่าคุณป้อนราคาและจํานวนที่ถูกต้อง
  

การกําหนดการตั้งค่าเพิ่มเติม

• Stripe ให้บริการชุดการตั้งค่าเพิ่มเติม ซึ่งรวมถึงอัตราภาษี ส่วนลดเพื่อส่งเสริมการขาย และหมายเหตุที่กำหนดเอง
  
• ประเมินความต้องการด้านการเรียกเก็บเงินของคุณ และกําหนดค่าการตั้งค่าเหล่านี้ให้สอดคล้องกัน
  

ดูตัวอย่างและสรุป

• ก่อนส่งหรือกําหนดเวลาใบแจ้งหนี้ โปรดใช้ฟีเจอร์ "ดูตัวอย่าง" เสมอเพื่อตรวจสอบว่ารายละเอียดทั้งหมดถูกต้อง
  
• เมื่อพอใจแล้ว คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้ทันทีหรือกําหนดเวลา
  

การติดตามตรวจสอบและการจัดการ

• แดชบอร์ดของ Stripe จะอัปเดตสถานะใบแจ้งหนี้จาก "ส่งแล้ว" เป็น "ชําระเงินแล้ว" หรือ "เลยกําหนดชําระ"
  
• ใช้แดชบอร์ดเพื่อติดตาม ส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้ง หากจําเป็น และจัดการข้อมูลที่คลาดเคลื่อนหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
  

การประเมินและดำเนินการซ้ํา

• ตรวจสอบประสิทธิภาพของและอัตราการตอบกลับสําหรับใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าเป็นระยะ
  
• Stripe ช่วยให้ธุรกิจมีเครื่องมือวิเคราะห์ที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลําดับเวลาการชําระเงิน ธุรกรรมที่สําเร็จ และส่วนที่อาจต้องมีการปรับปรุง
  

การนำระบบออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าผ่าน Stripe จะช่วยทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินเป็นมาตรฐานและเป็นระบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดการใช้ทรัพยากรภายใน จึงทำให้คุณได้รับระบบออกใบแจ้งหนี้ที่เชื่อถือได้มากขึ้นโดยใช้ความพยายามน้อยลง เมื่อใช้ Stripe เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับใบแจ้งหนี้ตามรอบและฟังก์ชันการชําระเงินอื่นๆ คุณจะจัดการธุรกรรมทางการเงินได้อย่างง่ายดายและแม่นยํามากขึ้น