Criar um sistema de cobrança eficiente e automatizado é uma preocupação fundamental para muitas empresas. Processos manuais de cobrança podem resultar em erros e exigir mais recursos. E a gestão de cobranças pode se tornar mais complexa ao longo do tempo, à medida que os padrões operacionais aumentam devido à inovação tecnológica. As empresas que desejam construir uma imagem de marca forte e obter uma vantagem competitiva devem considerar o refinamento de seus processos de cobrança para garantir uma experiência financeira tranquila para seus clientes.

Abaixo descrevemos sistemas automatizados de cobrança, discutimos os principais componentes e explicamos como configurar um sistema de faturas recorrentes personalizado para sua empresa. Veja como começar.

Neste artigo:

• O que são faturas recorrentes?
  
• Para que servem as faturas recorrentes?
  
• Vantagens de usar faturas recorrentes
  
• Como configurar faturas recorrentes com a Stripe
  

O que são faturas recorrentes?

Faturas recorrentes são faturas geradas e enviadas automaticamente pelas empresas aos clientes em intervalos consistentes, como semanal, mensal ou anualmente.

Para que servem as faturas recorrentes?

As faturas recorrentes são usadas quando o mesmo valor precisa ser cobrado de um cliente de forma regular e predeterminada. Elas garantem a continuidade dos procedimentos de cobrança e reduzem o tempo gasto na cobrança de serviços ou valores idênticos dos clientes, apresentando uma abordagem moderna para lidar com transações financeiras periódicas. Elas são comuns em vários cenários de negócios, incluindo:

• Serviços por assinatura
  Se uma empresa oferece serviços ou produtos por assinatura (normalmente cobrada mensalmente ou anualmente), ela usa faturas recorrentes para cobrar seus clientes. Exemplos: assinaturas de software, assinaturas de revistas e planos de academias.

• Contratos de aluguel e locação
  Proprietários ou gerentes de imóveis podem usar faturas recorrentes para cobrar o aluguel de inquilinos, especialmente em ambientes comerciais onde as empresas alugam espaços.

• Contratos de retenção
  Profissionais como advogados, consultores ou designers podem ter contratos de retenção com clientes nos quais prestam serviços contínuos por uma taxa fixa e configuram faturas recorrentes para cobrá-los.

• Financiamento ou parcelamento
  Se um cliente comprou um item de alto custo e está pagando em parcelas, a empresa pode usar faturas recorrentes para lembrar o cliente de cada pagamento.

• Hospedagem na web e serviços de domínio
  Empresas que oferecem hospedagem na web, registro de domínio ou outros serviços online normalmente cobram os clientes mensalmente ou anualmente usando faturas recorrentes.

• Serviços públicos
  Embora muitas empresas de serviços públicos não enviem faturas tecnicamente, suas estruturas de cobrança são semelhantes às faturas recorrentes. Os clientes recebem contas regulares de serviços como água, luz e internet.

• Contratos de manutenção e suporte
  Empresas que oferecem manutenção ou suporte contínuo podem configurar faturas recorrentes para cobrar seus clientes.

Benefícios do uso de faturas recorrentes

O uso de faturas recorrentes pode aumentar a eficiência e a clareza para as empresas. Veja a seguir as vantagens:

• Eficiência de tempo
  Ao automatizar o processo de cobrança, as empresas podem economizar um número significativo de horas por ano e realocar esse tempo para outras tarefas importantes, como planejamento e envolvimento com os clientes.

• Estabilidade financeira
  As faturas recorrentes fornecem um fluxo de receita previsível. Com intervalos de cobrança regulares, as empresas podem entender seus fluxos financeiros com mais clareza, melhorando o orçamento, a alocação de recursos e o planejamento de investimentos.

• Reputação profissional
  A cobrança regular e pontual indica uma abordagem de negócios disciplinada. Ele sutilmente comunica confiabilidade e pode impulsionar a lealdade do cliente.

• Maior precisão
  A automatização do sistema de cobrança minimiza erros humanos. Essa precisão protege a exatidão dos registros financeiros, o que é imprescindível para auditorias, relatórios financeiros e construção de confiança com as partes interessadas.

• Relacionamento com clientes
  Estruturas de faturamento previsíveis eliminam cobranças inesperadas para os clientes, criando expectativas claras e reduzindo contestações. Essa clareza pode promover a fidelização de clientes e aumentar as taxas de retenção.

• Eficiência econômica
  A transição da cobrança manual para digital reduz custos tangíveis, como papel e postagem, e diminui os custos indiretos associados ao processamento manual, armazenamento e correção de erros.

• Recursos abrangentes
  As plataformas modernas de faturamento oferecem muitas funcionalidades além da cobrança. Eles podem acompanhar pagamentos, gerar resumos financeiros e fornecer insights para avaliar o desempenho comercial e o comportamento do cliente.

• Sistemas adaptáveis
  Empresas em crescimento precisam de ferramentas que possam se adaptar. Os sistemas de faturamento recorrente normalmente oferecem parâmetros modificáveis, garantindo que o processo de cobrança permaneça alinhado com a evolução das necessidades de negócios.

• Segurança de dados
  Violações de dados podem ter repercussões dispendiosas, mas os sistemas de faturamento tendem a ter protocolos de segurança amplos e rigorosos. Isso garante que os dados financeiros confidenciais permaneçam protegidos, reduzindo os riscos para as empresas e seus clientes.

• Comunicação transparente
  Uma comunicação eficaz é importante para o sucesso das relações comerciais. A cobrança regular e consistente demonstra comprometimento, define expectativas claras e evita mal-entendidos.

Como configurar faturas recorrentes com a Stripe

Cada vez mais empresas usam ferramentas digitais para melhorar suas operações de cobrança, especialmente para funções que exigem lógica complexa, como faturamento recorrente. Os recursos de assinatura da Stripe funcionam com o principal benefício das faturas recorrentes. Quando os assinantes são cobrados a cada intervalo, eles recebem uma fatura recorrente. Aqui estão as etapas para configurar faturas recorrentes por meio de assinaturas com a Stripe:

Configuração inicial e criação da conta

• Se você é novo na Stripe, comece criando uma conta. Usuários existentes podem fazer login.
  
• Forneça com exatidão os detalhes da sua empresa, dados bancários e outras credenciais importantes.
  

Navegação para a seção de faturamento

• Depois de logar, dirija-se ao Dashboard.
  
• No painel esquerdo, clique em "Cobrança".
  

Criação de uma assinatura

• Na seção "Faturas", clique em "Criar" no canto superior direito.
  
• Escolha "Criar assinatura".
  
• Preencha os dados do cliente ou selecione em uma lista existente, se você já os tiver faturado anteriormente.
  

Inserção de detalhes do produto ou serviço

• Adicione os produtos ou serviços pelos quais você está realizando a cobrança. A Stripe permite que você selecione entre itens pré-existentes ou adicione novos.
  
• Certifique-se de inserir o preço e a quantidade corretos.
  

Determinação das configurações adicionais

• A Stripe fornece um conjunto de configurações adicionais, incluindo alíquotas, descontos promocionais e notas personalizadas.
  
• Avalie suas necessidades de cobrança e defina essas configurações de acordo.
  

Prévia e finalização

• Antes de enviar ou agendar a fatura, use sempre o recurso "Prévia" para verificar novamente se todos os detalhes estão corretos.
  
• Quando estiver satisfeito, você pode enviar a fatura imediatamente ou agendar.
  

Monitoramento e gerenciamento

• o Stripe Dashboard atualizará continuamente o status das faturas, de "Enviadas" para "Pagas" ou "Vencidas".
  
• Use o Dashboard para acompanhar, reenviar faturas, se necessário, e gerenciar discrepâncias ou problemas que possam surgir.
  

Avaliação e iteração

• Revise periodicamente a eficiência e a taxa de resposta de suas faturas recorrentes.
  
• A Stripe equipa as empresas com ferramentas analíticas que fornecem informações sobre prazos de pagamento, transações bem-sucedidas e possíveis áreas de melhoria.
  

A implementação do faturamento recorrente com a Stripe padroniza e automatiza o processo de cobrança, reduzindo a sobrecarga de recursos internos. Você obtém um faturamento mais confiável com menos esforço. Usando a Stripe para fornecer faturas recorrentes e outras funções de pagamento, você pode gerenciar transações financeiras com mais facilidade e precisão.