Att skapa ett effektivt, automatiserat faktureringssystem är en prioritet för många företag. Manuella faktureringsprocesser kräver mer tid och resurser från företagen och kan leda till fel. Att förfina faktureringsprocessen kan hjälpa företag att bygga en stark varumärkesimage och sticka ut från konkurrenterna, samtidigt som det skapar en strömlinjeformad kundupplevelse.

Nedan förklarar vi automatiserade faktureringssystem: deras kärnkomponenter, fördelar och hur man ställer in ett återkommande faktureringssystem som fungerar för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är återkommande fakturor?
  
• Vad används återkommande fakturor till?
  
• Fördelar med att använda återkommande fakturor
  
• Hur man konfigurerar återkommande fakturor med Stripe
  
• Hur Stripe Billing kan hjälpa till
  

Vad är återkommande fakturor?

Återkommande fakturor är fakturor som företag automatiskt genererar och skickar till kunder med jämna mellanrum, till exempel veckovis, månadsvis eller årligen.

Vad används återkommande fakturor till?

Återkommande fakturor används när ett företag behöver fakturera en kund samma belopp på en förutbestämd, regelbunden basis. Återkommande fakturor säkerställer kontinuitet i faktureringsrutinerna och minskar den tid som går åt till att fakturera kunder för identiska tjänster eller belopp. De är ett vanligt verktyg i många affärsscenarier, t.ex:

• Abonnemangsbaserade tjänster
  Om ett företag erbjuder tjänster eller produkter på abonnemangsbasis (faktureras vanligtvis månadsvis eller årsvis), skapar de återkommande betalningar med återkommande fakturor för att fakturera sina kunder. Exempel på detta är programvaruabonnemang, tidningsprenumerationer och gymkort.

• Hyres- och leasingavtal
  Hyresvärdar eller fastighetsförvaltare kan använda återkommande fakturor för att samla in hyresbetalningar, särskilt i kommersiella miljöer där hyresgästen är ett företag som hyr kontorslokaler.

• Engagemangsavtal
  Yrkeskategorier som advokater, konsulter eller designers kan ha engagemangsavtal med kunder där de tillhandahåller löpande tjänster mot en fast avgift, och de använder återkommande fakturor för att fakturera för dem.

• Finansiering eller delbetalningar
  Om en kund har köpt en dyr vara och betalar den genom avbetalning kan företaget använda återkommande fakturor för att påminna kunden om varje betalning.

• Webbhotell och domäntjänster
  Företag som erbjuder webbhotell, domänregistrering eller andra onlinetjänster fakturerar vanligtvis kunderna månadsvis eller årsvis med hjälp av återkommande fakturor.

• Verktyg
  Även om många företag som erbjuder allmännyttiga tjänster tekniskt sett inte skickar fakturor, påminner deras faktureringsstrukturer om återkommande fakturor. Kunderna får återkommande fakturor för tjänster som vatten, el och internet.

• Underhålls- och supportavtal
  Företag som erbjuder löpande underhåll eller support kan konfigurera återkommande fakturor för att fakturera sina klienter eller kunder.

Fördelar med att använda återkommande fakturor

Att använda återkommande fakturor kan göra faktureringsprocessen mer effektiv och transparent för företag. Fördelarna med den här typen av fakturering är bland annat

• Tidseffektivitet
  Genom att automatisera faktureringsarbetsflödet kan företag spara ett betydande antal timmar varje år och omfördela denna tid till andra viktiga uppgifter, såsom planering och kundengagemang.

• Finansiell stabilitet
  Återkommande fakturor ger ett förutsägbart intäktsflöde. Med regelbundna faktureringsintervall kan företag få en tydligare bild av sina finansiella inflöden och kan använda den här informationen för att förbättra budgetering, resursallokering och investeringsplanering.

• Professionellt anseende
  Regelbunden och punktlig fakturering tyder på en disciplinerad affärsstrategi. Det kommunicerar tillförlitlighet och kan öka kundlojaliteten.

• Förbättrad noggrannhet
  Automatisering av faktureringssystemet minimerar mänskliga fel. Denna precision säkerställer att de finansiella posterna är korrekta, vilket är viktigt för revisioner, finansiella rapporter och förtroendeskapande gentemot intressenter.

• Kundrelationer
  Förutsägbara faktureringsstrukturer eliminerar oväntade avgifter för kunderna, skapar tydliga förväntningar och minskar antalet tvister. Denna tydlighet kan främja kundlojalitet och öka retentionsgraden.

• Ekonomisk effektivitet
  Övergången från manuell till digital fakturering minskar påtagliga kostnader som papper och porto samt även indirekta kostnader i samband med manuell hantering, lagring och korrigering av fel.

• Omfattande funktioner
  Moderna faktureringsplattformar tillhandahåller många funktioner utöver att skapa fakturor. De kan spåra betalningar, generera ekonomiska sammanställningar och ge insikter för att bedöma affärsresultat och kundbeteende.

• Anpassningsbara system
  Växande företag behöver anpassningsbara verktyg. System för återkommande fakturering erbjuder vanligtvis modifierbara parametrar, vilket säkerställer att faktureringsprocessen förblir i linje med förändrade affärsbehov.

• Datasäkerhet
  Generellt har faktureringssystem omfattande och rigorösa säkerhetsprotokoll som skyddar känsliga finansiella data, vilket hjälper företag och deras kunder att undvika dataintrång och tillhörande kostnader.

• Transparent kommunikation
  Att ha en effektiv kommunikation är viktigt för framgångsrika affärsrelationer. Regelbunden och konsekvent fakturering visar på engagemang, sätter tydliga förväntningar och förebygger missförstånd.

Hur man konfigurerar återkommande fakturor med Stripe

Företag använder i allt högre grad digitala verktyg för att förbättra sin faktureringsverksamhet, särskilt för funktioner som kräver komplex logik som återkommande fakturering. Här är stegen för att ställa in återkommande fakturor genom abonnemang med Stripe Billing:

Inledande konfiguration och skapande av konto

• Om du är ny på Stripe kan du börja med att skapa ett konto. Befintliga användare kan logga in.
  
• Ange dina företagsuppgifter, bankuppgifter och annan viktig information.
  

Gå till faktureringsavsnittet

• När du har loggat in går du till Dashboard.
  
• På den vänstra panelen klickar du på ”Fakturering”.
  

Skapa ett abonnemang

• I avsnittet ”Fakturor” klickar du på ”Skapa” i det övre högra hörnet.
  
• Välj ”Skapa abonnemang”.
  
• Fyll i kunduppgifter eller välj från en befintlig lista om du har fakturerat dem tidigare.
  
• Du kan ange betalningsmetoder som kreditkort eller autogiro för automatiska betalningar.
  

Ange information om produkt eller tjänst

• Lägg till de produkter eller tjänster som du fakturerar för. Med Stripe kan du välja bland befintliga objekt eller lägga till nya.
  
• Kontrollera att du anger rätt pris och antal.
  

Fastställ ytterligare inställningar

• Stripe tillhandahåller en rad ytterligare inställningar, inklusive förfallodatum, skattesatser, kampanjrabatter och anpassade anteckningar.
  
• Du kan lägga till din egen profilering eller skapa olika fakturamallar.
  
• Utvärdera dina faktureringsbehov och konfigurera inställningarna därefter.
  

Förhandsgranska och slutför

• Använd alltid funktionen ”Förhandsgranska” för att dubbelkolla att alla uppgifter är korrekta innan du skickar eller schemalägger fakturan.
  
• När du är nöjd kan du skicka fakturan direkt eller schemalägga den.
  

Övervaka och hantera

• Stripes Dashboard uppdaterar fakturornas status kontinuerligt, från ”Skickad” till ”Betald” eller ”Förfallen”.
  
• Använd Dashboard för att hålla koll på eller skicka om fakturor om det behövs och hantera avvikelser eller problem som kan uppstå.
  

Utvärdera och iterera

• Se regelbundet över effektiviteten och svarsfrekvensen för dina återkommande fakturor.
  
• Stripe förser företag med analysverktyg som ger insikt i betalningstidslinjer, genomförda transaktioner och potentiella förbättringsområden.
  

Genom att implementera återkommande fakturering via Stripe standardiseras och automatiseras faktureringsprocessen, så att företag kan hantera finansiella transaktioner enkelt och effektivt.

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – ingen kod krävs – eller skapa en anpassad integration med API.

Stripe Billing kan hjälpa dig att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara på användarefterfrågan snabbare med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Stöd för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.
  
• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunderna deras egna föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 125 lokala betalningsmetoder och över 130 valutor.
  
• Öka intäkterna och minska kundbortfallet: Öka intäkterna och minska ofrivilligt kundbortfall med automatisering av Smart Retries och återvinningsarbetsflöden. Stripes återställningsverktyg hjälpte användare att återvinna över 6,5 miljarder USD i intäkter under 2024.
  
• Boosta effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.
  

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.