Ein effizientes, automatisches Abrechnungssystem ist für viele Unternehmen von zentraler Bedeutung. Manuelle Abrechnungsprozesse können zu Fehlern führen und erfordern mehr Ressourcen. Außerdem wird die Abrechnungsverwaltung mit der Zeit immer komplexer, da die betrieblichen Standards aufgrund von technologischen Innovationen steigen. Unternehmen, die ein starkes Markenimage aufbauen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen, sollten eine Optimierung ihrer Abrechnungsprozesse in Erwägung ziehen, um ihrer Kundschaft eine reibungslose Finanzerfahrung zu bieten.

Im Folgenden beschreiben wir automatische Abrechnungssysteme, erörtern ihre Kernkomponenten und erklären, wie Sie ein System für wiederkehrende Rechnungen einrichten, das auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie loslegen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind wiederkehrende Rechnungen?
  
• Wofür werden wiederkehrende Rechnungen verwendet?
  
• Vorteile wiederkehrender Rechnungen
  
• So richten Sie wiederkehrende Rechnungen mit Stripe ein
  

Was sind wiederkehrende Rechnungen?

Wiederkehrende Rechnungen sind Rechnungen, die Unternehmen automatisch erstellen und in regelmäßigen Abständen, z. B. wöchentlich, monatlich oder jährlich, an die Kundinnen und Kunden senden.

Wofür werden wiederkehrende Rechnungen verwendet?

Wiederkehrende Rechnungen werden verwendet, wenn einer Kundin oder einem Kunden in regelmäßigen Abständen der gleiche Betrag in Rechnung gestellt werden muss. Sie sorgen für Kontinuität in den Abrechnungsverfahren und verringern den Zeitaufwand für die Abrechnung identischer Leistungen oder Beträge. Damit stellen sie einen modernen Ansatz für die Abwicklung regelmäßiger Finanztransaktionen dar. Sie sind in zahlreichen Geschäftsszenarien üblich, unter anderem:

• Dienstleistungen auf Abonnementbasis
  Wenn ein Unternehmen Dienstleistungen oder Produkte auf Abonnementbasis anbietet (in der Regel mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung), sendet es dafür wiederkehrende Rechnungen an die Kundschaft. Beispiele hierfür sind Software-Abonnements, Zeitschriftenabonnements und Mitgliedschaften in Fitnessstudios.

• Miet- und Leasingverträge
  Vermieter/innen oder Hausverwalter/innen verwenden häufig wiederkehrende Rechnungen, um ihren Mieterinnen und Mietern die Mietkosten in Rechnung zu stellen, vor allem im gewerblichen Bereich, wenn Unternehmen Räume mieten.

• Pauschalverträge
  Berufsgruppen wie Anwältinnen/Anwälte, Berater/innen oder Designer/innen haben möglicherweise Verträge mit ihrer Kundschaft, in denen sie für ein festes Honorar fortlaufende Dienstleistungen erbringen und für die Abrechnung wiederkehrende Rechnungen erstellen.

• Finanzierungen oder Ratenzahlungen
  Wenn eine Kundin oder ein Kunde einen teuren Artikel gekauft hat und ihn in Raten abzahlt, kann das Unternehmen wiederkehrende Rechnungen verwenden, um die Kundin bzw. den Kunden an jede Zahlung zu erinnern.

• Webhosting und Domaindienste
  Unternehmen, die Webhosting, Domainregistrierung oder andere Online-Dienste anbieten, stellen ihren Kundinnen und Kunden in der Regel monatlich oder jährlich wiederkehrende Rechnungen aus.

• Versorgungsunternehmen
  Auch wenn viele Versorgungsunternehmen streng genommen keine Rechnungen verschicken, ähneln ihre Abrechnungsstrukturen denen wiederkehrender Rechnungen. Die Kundinnen und Kunden erhalten regelmäßig Rechnungen für Dienstleistungen wie Wasser, Strom und Internet.

• Wartungs- und Supportverträge
  Unternehmen, die fortlaufende Wartung oder Support anbieten, können wiederkehrende Rechnungen einrichten, um ihren Auftraggeberinnen und Auftraggebern oder Kundinnen und Kunden die erbrachten Leistungen in Rechnung zu stellen.

Vorteile wiederkehrender Rechnungen

Die Verwendung wiederkehrender Rechnungen kann die Effizienz und Transparenz für Unternehmen erhöhen. Im Folgenden sehen wir uns die Vorteile genauer an:

• Zeiteffizienz
  Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses können Unternehmen jedes Jahr zahlreiche Stunden einsparen und diese Zeit für andere wichtige Aufgaben wie Planung und Stärkung der Kundenbindung einsetzen.

• Finanzielle Stabilität
  Wiederkehrende Rechnungen sorgen für eine vorhersehbare Umsatzquelle. Durch regelmäßige Abrechnungsintervalle können Unternehmen ihre Finanzzuflüsse besser nachvollziehen, was wiederum die Budgetierung, Ressourcenzuweisung und Investitionsplanung verbessert.

• Professionelles Ansehen
  Regelmäßige und pünktliche Rechnungen zeugen von einem seriösen Geschäftsgebaren. Es vermittelt auf indirekte Weise Zuverlässigkeit und kann die Kundentreue fördern.

• Höhere Präzision
  Durch die Automatisierung des Abrechnungssystems werden menschliche Fehler minimiert. Diese Präzision stellt die Genauigkeit der Finanzaufzeichnungen sicher, die für Prüfungen, Finanzberichte und die Vertrauensbildung mit allen Beteiligten unabdingbar ist.

• Kundenbeziehungen
  Vorhersehbare Abrechnungsstrukturen verhindern unerwartete Kosten für die Kundschaft, sorgen für klare Erwartungen und verringern angefochtene Zahlungen. Diese Klarheit kann die Kundentreue fördern und die Kundenbindungsrate erhöhen.

• Wirtschaftliche Effizienz
  Die Umstellung von manuellen auf digitale Rechnungen senkt konkrete Kosten wie Papier und Porto und verringert die indirekten Kosten, die mit der manuellen Verarbeitung, der Speicherung und der Behebung von Fehlern verbunden sind.

• Umfassende Funktionen
  Moderne Plattformen für die Rechnungsstellung bieten viele Funktionen, die über die eigentliche Rechnungsstellung hinausgehen. Sie können Zahlungen nachverfolgen, Finanzübersichten erstellen und Einblicke zur Bewertung der Unternehmensleistung und des Kundenverhaltens liefern.

• Anpassbare Systeme
  Wachsende Unternehmen benötigen Tools, die sich anpassen lassen. Systeme für die wiederkehrende Rechnungsstellung bieten in der Regel modifizierbare Parameter, die gewährleisten, dass der Rechnungsstellungsprozess mit den sich wandelnden geschäftlichen Anforderungen in Einklang steht.

• Datensicherheit
  Datenschutzverletzungen können kostspielige Auswirkungen haben, Rechnungsstellungssysteme verfügen in der Regel jedoch über umfassende, strenge Sicherheitsprotokolle. Dadurch wird gewährleistet, dass vertrauliche Finanzdaten geschützt bleiben und die Risiken für Unternehmen und ihre Kundschaft gemindert werden.

• Transparente Kommunikation
  Eine effiziente Kommunikation ist wichtig für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen. Eine regelmäßige, konsistente Rechnungsstellung demonstriert Engagement, sorgt für klare Erwartungen und verhindert Missverständnisse.

So richten Sie wiederkehrende Rechnungen mit Stripe ein

Unternehmen nutzen zunehmend digitale Tools, um ihre Abrechnungsvorgänge zu verbessern. Das gilt insbesondere für Funktionen, die eine komplexe Logik erfordern, wie etwa wiederkehrende Rechnungen. Mit den Abonnementfunktionen von Stripe profitieren Sie vom Hauptvorteil wiederkehrende Rechnungen – wenn Abonnentinnen und Abonnenten in jedem Intervall belastet werden, erhalten sie eine wiederkehrende Rechnung. Im Folgenden finden Sie die Schritte zum Einrichten von wiederkehrenden Rechnungen durch Abonnements mit Stripe:

Ersteinrichtung und Kontoerstellung

• Wenn Sie neu bei Stripe sind, müssen Sie zunächst ein Konto erstellen. Bestehende Nutzer/innen können sich anmelden.
  
• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Unternehmensdaten, Bankinformationen und andere wichtige Anmeldeinformationen korrekt angeben.
  

Navigieren zum Abschnitt für Rechnungsstellung

• Sobald Sie angemeldet sind, gehen Sie zum Dashboard.
  
• Klicken Sie auf der linken Seite auf „Abrechnung“.
  

Abonnement erstellen

• Im Abschnitt „Rechnungen“ klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf „Erstellen“.
  
• Klicken Sie auf „Abonnement erstellen“.
  
• Geben Sie die Daten der Kundin oder des Kunden ein oder wählen Sie aus einer vorhandenen Liste aus, wenn Sie der Kundin oder dem Kunden bereits eine Rechnung gestellt haben.
  

Eingabe von Details zum Produkt oder zur Dienstleistung

• Fügen Sie die Produkte oder Dienstleistungen hinzu, die Sie in Rechnung stellen möchten. Stripe ermöglicht es Ihnen, aus bereits vorhandenen Artikeln auszuwählen oder neue hinzuzufügen.
  
• Achten Sie darauf, den richtigen Preis und die richtige Menge einzugeben.
  

Festlegen weiterer Einstellungen

• Stripe bietet eine Reihe zusätzlicher Einstellungen, darunter Steuersätze, Aktionsrabatte und individuelle Anmerkungen.
  
• Schätzen Sie Ihren Abrechnungsbedarf ein und konfigurieren Sie diese Einstellungen entsprechend.
  

Vorschau und Fertigstellung

• Verwenden Sie vor dem Versenden oder Terminieren der Rechnung immer die Funktion „Vorschau“, um zu überprüfen, ob alle Angaben korrekt sind.
  
• Wenn Sie zufrieden sind, können Sie die Rechnung sofort versenden oder terminieren.
  

Kontrolle und Verwaltung

• Das Dashboard von Stripe aktualisiert kontinuierlich den Status der Rechnungen, von „Gesendet“ bis „Bezahlt“ oder „Überfällig“.
  
• Verwenden Sie das Dashboard, um den Überblick zu behalten, Rechnungen bei Bedarf erneut zu senden und etwaige Unstimmigkeiten oder Probleme zu verwalten.
  

Bewertung und Wiederholung

• Überprüfen Sie regelmäßig die Effizienz und die Antwortquote für Ihre wiederkehrenden Rechnungen.
  
• Stripe bietet Unternehmen Analysetools, die Einblicke in Zahlungsfristen, erfolgreiche Transaktionen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial bieten.
  

Die Implementierung der wiederkehrenden Rechnungsstellung über Stripe standardisiert und automatisiert den Prozess der Rechnungsstellung und reduziert den internen Ressourcenaufwand – für Sie bedeutet das eine zuverlässigere Rechnungsstellung mit weniger Aufwand. Indem Sie Stripe für wiederkehrende Rechnungen und andere Zahlungsfunktionen nutzen, können Sie Ihre finanziellen Transaktionen leichter und präziser verwalten.