Volgens gegevens van de Bank van Spanje waren automatische incasso's in de tweede helft van 2023 goed voor 12,8% van het totale aantal transacties (exclusief contante betalingen). Een bankkwitantie (recibo bancario) is vereist om dit soort transacties te verwerken. Het is een van de meest voorkomende documenten bij reguliere geldtransacties tussen bankentiteiten. Volgens Bankinter zijn deze gegevens betrokken bij 45% van de activiteiten in Spanje. Laten we eens kijken welke rol deze documenten spelen bij het overmaken van geld en hoe je ze in jouw onderneming kunt beheren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn bankkwitanties?
  
• Hoe worden bankkwitanties uitgegeven?
  
• Welke voordelen bieden bankkwitanties?
  
• Teruggave van bankkwitanties
  
• Veelgestelde vragen over bankkwitanties
  

Wat zijn bankkwitanties?

Bankkwitanties zijn documenten die worden gegenereerd nadat een SEPA-machtiging met een klant is ondertekend en moeten worden bewaard zolang die zakelijke relatie wordt onderhouden. Deze kwitanties worden opgesteld door de betaler (soms ook wel 'begunstigde' genoemd), oftewel de partij die de betaling initieert. Vervolgens, wanneer de financiële instelling de incasso-opdracht verstrekt, wordt het geld van de rekening van de schuldenaar afgeschreven. Hoewel het waar is dat de term 'bankkwitanties' ook wordt gebruikt voor betalingsbewijzen die door banken worden uitgegeven nadat de transactie is voltooid, zullen we ons in dit artikel concentreren op de meest relevante betekenis voor ondernemingen: de hierboven genoemde betalingsverzoeken.

Dergelijke documenten machtigen de bankentiteiten om het bedrag van de rekening van de klant op te halen. In Spanje is dit in twee gevallen erg handig: een eenmalige betaling of om periodiek een bedrag te betalen aan een onderneming die een dienst levert of een product verkoopt met een op abonnementen gebaseerd bedrijfsmodel.

Hoe worden bankkwitanties uitgegeven?

Het proces voor het uitgeven en ophalen van deze documenten kan in drie fasen worden uitgelegd:

Handtekening op ontvangstbewijs van bank

De schuldenaar moet een SEPA-machtiging ondertekenen zoals is vastgelegd in verordening (EU) nr. 260/2012 van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie. De betaling kan niet worden verwerkt als de debiteur dit mandaat niet ondertekent. Zonder dit kan de SEPA-incasso niet doorgaan, aangezien de ontvanger niet bevoegd is om het opgegeven bedrag van de rekening van de klant af te schrijven. Deze autorisatie kan alleen plaatsvinden als de opdracht alle volgende informatie bevat:

• SEPA-machtiging met enkele referentie
  
• Naam, adres en IBAN van de schuldenaar
  
• Naam, identificatie en handtekening van de begunstigde
  
• Datum van ondertekening
  
• Type transactie
  

Uitgifte van een bankkwitantie

Na ontvangst van de autorisatie van de cliënt wordt het dossier opgesteld waarin het verschuldigde bedrag wordt gerechtvaardigd. De informatie met betrekking tot het verkochte product of de dienst die aan de betaler wordt aangeboden, moet hiervoor gedetailleerd zijn.

De bankkwitantie ophalen

Veel ondernemingen geven een remittance uit, een document dat de financiële instelling instrueert om een reeks inningen te beheren en ervoor te zorgen dat het record wordt verwerkt. Deze overmakingen moeten de informatie op de bankkwitantie bevatten in een XML-bestand dat voldoet aan de norm ISO 20022. Als het een terugkerende betaling is, moet deze periodiek naar de instelling worden gestuurd. Nadat de geplande datum op de overmaking is aangekomen, neemt de bank het geld op van de rekening van de schuldenaar en stort de instantie het bedrag op de rekening van de crediteur.

Welke voordelen bieden bankkwitanties?

Het gebruik van deze records voor terugkerende betalingen heeft bepaalde voordelen ten opzichte van andere betaalmethoden. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste:

• Beheer van de cashflow: Door vooraf met je klanten afspraken te maken over de incassodatum, kun je de instroom van geld beter plannen.
  
• Minder geweigerde betalingen: Door rechtstreeks verbinding te maken met de rekening van je klant, neemt de kans op niet-betaling aanzienlijk af, zoals bijvoorbeeld het geval kan zijn wanneer een creditcard verloopt.
  
• Beveiliging: Met deze documenten is de beveiliging van de onderneming beter geregeld, aangezien een eerste overeenkomst met de klant is ondertekend via het SEPA-mandaat. Ook zijn bankkwitanties veiliger voor klanten, omdat ze door een eerste handtekening te vereisen ervoor zorgen dat ze geen onverwachte kosten ontvangen.
  

Een samenwerking met een betalingsverwerker die nauwe relaties onderhoudt met financiële netwerken en bankpartners, zoals Stripe Payments, is erg handig om het incassoproces te vereenvoudigen. Door dit platform te integreren in je technologiestack, kun je meer dan 100 betaalmethoden accepteren van klanten in meer dan 195 landen, waaronder SEPA-incasso's. Daarnaast zorgt Stripe ervoor dat al je betaalprocessen voldoen aan de lokale regelgeving. Met Stripe Billing kun je ook de terugkerende betalingen van je klanten automatiseren en hoef je niet handmatig geld aan te vragen bij banken.

Teruggave van bankkwitanties

Debiteuren kunnen de teruggave van bankbewijzen aanvragen door contact op te nemen met hun financiële instelling. Dit proces kan echter uitsluitend in twee gevallen worden uitgevoerd:

• De klant heeft de betaling niet geautoriseerd: Als klanten een afschrijving op hun rekening zien die niet is goedgekeurd, kunnen ze binnen 13 maanden na ontvangst van de bankkwitantie contact opnemen met hun instelling.

• De begunstigde was niet transparant over het bedrag: Ongeacht of klanten de bankafschrijving hadden geautoriseerd, kunnen ze binnen acht weken nog steeds een terugbetaling aanvragen als ze kunnen aantonen dat de begunstigde het bedrag niet heeft opgegeven en dat er, na verschillende vergelijkbare kosten, een aanzienlijk hoger totaal is toegepast.

Voor annulering van een automatische incasso voordat de volgende betaling plaatsvindt, moet de klant de bank een ondertekend document verstrekken met de datum van de aanvraag. Het document wordt alleen geaccepteerd als het niet later dan één werkdag voor de geplande betaling wordt bezorgd.

Als de klant om teruggave van het dossier verzoekt, heeft de bank 10 werkdagen de tijd om over te gaan tot een volledige terugbetaling van het geïnde bedrag of het verzoek af te wijzen, met duidelijke vermelding van de reden en de bestaande mechanismen om die beslissing aan te vechten.

Veelgestelde vragen over bankkwitanties

Wat zijn de verschillen tussen bankkwitanties en facturen?

Bankkwitanties zijn incassomachtigingen, terwijl facturen betaalverplichtingen zijn. Soms wordt het factuurnummer op deze formulieren vermeld om de herkomst van het verschuldigde bedrag te verduidelijken.

Zijn bankkwitanties hetzelfde als automatische incasso's?

Nee. Automatische incasso's zijn regelingen die betalers voorzien van periodieke, automatische afschrijvingen van zijn rekening. Bankkwitanties daarentegen zijn de documenten waarmee al deze kosten worden gevalideerd.