Secondo i dati della Banca di Spagna, nella seconda metà del 2023 gli addebiti diretti hanno rappresentato il 12,8% delle transazioni totali (esclusi i pagamenti in contanti). Per elaborare questo tipo di operazione è necessaria una ricevuta bancaria (recibo bancario), uno dei documenti più comuni nelle transazioni standard in denaro tra entità bancarie. Bankinter indica che questi documenti sono coinvolti nel 45% delle operazioni in Spagna. Vediamo quali sono i ruoli di questi documenti nella movimentazione dei fondi e come gestirli in azienda.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cosa sono le ricevute bancarie?
  
• Come vengono emesse le ricevute bancarie?
  
• Quali vantaggi offrono le ricevute bancarie?
  
• Restituzione delle ricevute bancarie
  
• Domande frequenti sulle ricevute bancarie
  

Che cosa sono le ricevute bancarie?

Le ricevute bancarie sono documenti generati dopo la sottoscrizione di un mandato SEPA con un cliente e devono essere conservate per tutto il tempo in cui viene mantenuto il rapporto commerciale. Queste ricevute sono preparate dal beneficiario, ovvero dalla parte che dispone l'addebito. Successivamente, quando l'istituto finanziario emette l'ordine di riscossione, i fondi vengono prelevati dal conto del debitore. Se è vero che il termine "ricevute bancarie" viene utilizzato anche per le ricevute di pagamento emesse dalle banche dopo che la transazione è stata completata, in questo articolo ci occuperemo del significato più rilevante per le aziende: le richieste di addebito menzionate in precedenza.

Tali documenti autorizzano gli istituti bancari a prelevare la somma dal conto del cliente. In Spagna, questa funzionalità è molto utile in due casi: per gli addebiti una tantum o per quelli periodici che consentono di pagare periodicamente un importo a un'azienda che fornisce un servizio o vende un prodotto con un modello di business in abbonamento.

Come vengono emesse le ricevute bancarie?

Il processo di emissione e recupero di questi documenti può essere spiegato in tre fasi:

Firma della ricevuta bancaria

La parte debitrice deve sottoscrivere un mandato SEPA disciplinato dal regolamento (UE) n. 260/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio dell'Unione europea. L'addebito non può essere elaborato se la parte debitrice non firma questo mandato. Senza il mandato, non è possibile disporre un addebito diretto SEPA, in chi deve riscuotere l'importo non sarà autorizzato a prelevare la somma indicata dal conto del cliente. Questa autorizzazione può essere concessa solo se il mandato contiene tutte le seguenti informazioni:

• Riferimento unico del mandato SEPA
  
• Nome, indirizzo e IBAN della parte debitrice
  
• Nome, identificativo e firma del beneficiario
  
• Data della firma
  
• Tipo di transazione
  

Emissione della ricevuta bancaria

Dopo aver ricevuto l'autorizzazione del cliente, viene preparato il documento che giustifica l'importo dovuto. A tal fine, le informazioni relative al prodotto venduto o al servizio offerto al pagatore devono essere dettagliate.

Riscossione della ricevuta bancaria

Molte aziende emettono una rimessa, un documento che istruisce l'istituto finanziario a gestire una serie di riscossioni, per assicurarsi che il documento venga elaborato. Tali rimesse devono includere le informazioni presenti nella ricevuta bancaria in un file XML conforme allo standard ISO 20022. Se si tratta di un pagamento ricorrente, le rimesse vango inviate periodicamente all'istituto. Dopo l'arrivo della data prevista indicata sulla rimessa, la banca preleva il denaro dal conto del debitore e lo deposita in quello della società creditrice.

Quali vantaggi offrono le ricevute bancarie?

L'utilizzo di questi documenti per gli addebiti ricorrenti presenta alcuni vantaggi rispetto ad altri metodi di pagamento. Diamo un'occhiata ad alcuni dei più importanti:

• Gestione del flusso di cassa: concordando in anticipo con i tuoi clienti la data di riscossione, puoi pianificare meglio gli afflussi di denaro.
  
• Riduzione dei pagamenti rifiutati: il collegamento diretto al conto del cliente riduce significativamente le possibilità che il pagamento non venga effettuato, come potrebbe accadere, ad esempio, quando una carta di credito scade.
  
• Sicurezza: affidarsi a tali documenti porta maggiore sicurezza all'attività, dato che ha firmato un accordo iniziale con il cliente attraverso il mandato SEPA. Allo stesso modo, le ricevute bancarie sono più sicure per i clienti perché, richiedendo una firma iniziale, garantiscono che non riceveranno addebiti imprevisti.
  

Collaborare con un elaboratore di pagamenti che mantiene stretti rapporti con i circuiti finanziari e i partner bancari, come Stripe Payments, è molto utile per semplificare la procedura di riscossione. L'integrazione di questa piattaforma nella tua gamma di tecnologie ti permette di accettare oltre 100 metodi di pagamento da clienti in oltre 195 Paesi, inclusi gli addebiti diretti SEPA. Inoltre, Stripe garantisce che tutte le tue procedure di pagamento siano conformi alle normative locali. Con Stripe Billing, puoi anche automatizzare gli addebiti ricorrenti dei clienti ed evitare le operazioni manuali per richiedere fondi alle banche.

Restituzione delle ricevute bancarie

I debitori possono richiedere la restituzione delle ricevute bancarie contattando il proprio istituto finanziario, anche se questo processo può essere effettuato esclusivamente in due casi:

• Il cliente non ha autorizzato l'addebito: se il cliente vede un addebito sul proprio conto che non è mai stato approvato, può contattare il suo istituto entro 13 mesi dalla ricezione della ricevuta bancaria.

• Il beneficiario non è stato trasparente sull'importo: indipendentemente dal fatto che il cliente abbia autorizzato l'addebito bancario, può comunque richiedere un rimborso entro otto settimane se può dimostrare che il beneficiario non ha specificato l'importo e che, dopo diversi addebiti simili, è stato applicato un totale significativamente più alto.

Per annullare un addebito diretto prima dell'addebito successivo, il cliente deve fornire alla banca un documento firmato con l'indicazione della data della richiesta. Il documento sarà accettato solo se consegnato entro e non oltre un giorno lavorativo prima del pagamento previsto.

Se il cliente richiede la restituzione del documento, la banca ha 10 giorni lavorativi di tempo per procedere al rimborso completo dell'importo incassato o rifiutare la richiesta, indicando chiaramente il motivo e i meccanismi esistenti per contestare tale decisione.

Domande frequenti sulle ricevute bancarie

Quali sono le differenze tra ricevute bancarie e fatture?

Le ricevute bancarie sono autorizzazioni alla riscossione, mentre le fatture sono obblighi di pagamento. A volte, il numero di fattura è incluso in questi moduli per chiarire l'origine dell'importo dovuto.

Ricevute bancarie e addebiti diretti sono la stessa cosa?

No. Gli addebiti diretti sono modalità con cui il pagatore mette a disposizione addebiti periodici e automatici dal proprio conto. Al contrario, le ricevute bancarie sono i documenti che convalidano ciascuna di queste commissioni.