Nach Angaben der Bank of Spain entfielen im zweiten Halbjahr 2023 12,8 % der gesamten Transaktionen (ohne Barzahlungen) auf Lastschriften. Ein Bankbeleg (recibo bancario) ist erforderlich, um diese Art von Transaktion abzuwickeln, und er ist eines der häufigsten Dokumente im regulären Geldverkehr zwischen Bankinstituten. Bankinter weist darauf hin, dass diese Aufzeichnungen an 45 % der Vorgänge in Spanien beteiligt sind. Sehen wir uns an, welche Rolle diese Dokumente bei der Bewegung von Geldern spielen und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen verwalten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Bankbelege?
  
• Wie werden Bankbelege ausgestellt?
  
• Welche Vorteile bieten Bankbelege?
  
• Rückgabe von Bankbelegen
  
• Häufig gestellte Fragen zu Bankbelegen
  

Was sind Bankbelege?

Bankbelege sind Dokumente, die nach der Unterzeichnung eines SEPA-Mandats mit einem Kunden/einer Kundin erstellt werden und so lange aufbewahrt werden müssen, wie diese Geschäftsbeziehung besteht. Diese Belege werden vom/von der Zahlungsempfänger/in (manchmal auch als „Begünstigte/r“ bezeichnet) erstellt, d. h. von der Partei, die die Zahlung veranlasst. Anschließend, wenn das Finanzinstitut den Inkassoauftrag erteilt, werden die Gelder vom Konto des Schuldners/der Schuldnerin abgehoben. Zwar wird der Begriff „Bankbelege“ auch für Zahlungsbelege verwendet, die von Banken nach Abschluss der Transaktion ausgestellt werden, aber in diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die für Unternehmen relevanteste Bedeutung: die oben erwähnten Zahlungsaufforderungen.

Solche Dokumente ermächtigen die Bankinstitute, den Betrag vom Konto des Kunden/der Kundin abzurufen. In Spanien ist dies in zwei Fällen sehr nützlich: als einmalige Gebühr oder um in regelmäßigen Abständen einen Betrag an ein Unternehmen zu zahlen, das eine Dienstleistung anbietet oder ein Produkt im Rahmen eines abonnementbasierten Geschäftsmodells verkauft.

Wie werden Bankbelege ausgestellt?

Der Prozess der Ausstellung und des Abrufs dieser Dokumente kann in drei Phasen erläutert werden:

Unterschrift des Bankbelegs

Die Schuldnerpartei muss ein SEPA-Mandat unterzeichnen, das der Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates der Europäischen Union unterliegt. Die Zahlung kann nicht verarbeitet werden, wenn die Schuldnerpartei dieses Mandat nicht unterzeichnet. Ohne diese Funktion kann das SEPA-Lastschriftverfahren nicht durchgeführt werden, da das Inkassounternehmen nicht berechtigt ist, den angegebenen Betrag vom Konto des Kunden/der Kundin abzuheben. Diese Autorisierung kann nur erfolgen, wenn der Befehl alle folgenden Informationen enthält:

• Einheitliche Referenz für SEPA-Mandat
  
• Name, Anschrift und IBAN der unterlassenden Partei
  
• Name, Kennung und Unterschrift der begünstigten Partei
  
• Datum der Unterzeichnung
  
• Transaktionstyp
  

Ausstellung eines Bankbelegs

Nach Erhalt der Genehmigung des Kunden/der Kundin wird die Aufzeichnung erstellt, die den geschuldeten Betrag rechtfertigt. Dazu müssen die Informationen über das verkaufte Produkt oder die angebotene Dienstleistung für die zahlende Person detailliert sein.

Einzug von Bankbelegen

Viele Unternehmen stellen eine Überweisung aus, ein Dokument, das das Finanzinstitut anweist, eine Reihe von Einzügen zu verwalten und sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen verarbeitet werden. Diese Überweisungen müssen die Informationen auf dem Bankbeleg in einer XML-Datei enthalten, die der Norm ISO 20022 entspricht. Wenn es sich um eine wiederkehrende Zahlung handelt, muss sie regelmäßig an das Institut gesendet werden. Nach dem auf der Überweisung angegebenen Fälligkeitsdatum bucht die Bank das Geld vom Konto des Schuldners/der Schuldnerin ab und zahlt es auf das Konto des Gläubigerunternehmens ein.

Welche Vorteile bieten Bankbelege?

Die Verwendung dieser Unterlagen für wiederkehrende Zahlungen hat gegenüber anderen Zahlungsmethoden gewisse Vorteile. Schauen wir uns einige der wichtigsten an:

• Cashflow-Management: Wenn Sie den Einzugstermin im Voraus mit Ihren Kundinnen und Kunden vereinbaren, können Sie die Geldeingänge besser planen.
  
• Reduzierung von abgelehnten Zahlungen: Durch die direkte Verbindung mit dem Konto Ihres Kunden/Ihrer Kundin wird das Risiko, dass Zahlungen nicht ausgeführt werden, erheblich reduziert, wie es beispielsweise bei Ablauf einer Kreditkarte der Fall sein könnte.
  
• Sicherheit: Diese Dokumente bieten dem Unternehmen mehr Sicherheit, da es mit dem Kunden/der Kundin eine erste Vereinbarung über das SEPA-Mandat unterzeichnet hat. Ebenso sind Bankbelege für Kundinnen und Kunden sicherer, da durch die Anforderung einer anfänglichen Unterschrift sichergestellt wird, dass sie keine unerwarteten Abbuchungen erhalten.
  

Die Zusammenarbeit mit einem Zahlungsabwickler, der enge Beziehungen zu Finanznetzwerken und Bankpartnern unterhält, wie z. B. Stripe Payments, ist sehr hilfreich, um den Inkassoprozess zu vereinfachen. Durch die Integration dieser Plattform in Ihren Technologie-Stack können Sie über 100 Zahlungsmethoden von Kundinnen und Kunden in über 195 Ländern akzeptieren, einschließlich SEPA Lastschriften. Darüber hinaus stellt Stripe sicher, dass alle Ihre Zahlungsvorgänge den lokalen Vorschriften entsprechen. Mit Stripe Billing können Sie auch die wiederkehrenden Zahlungen Ihrer Kundinnen und Kunden automatisieren und manuelle Anfragen bei Banken vermeiden.

Rückgabe von Bankbelegen

Schuldnerparteien können die Rückgabe von Bankbelegen beantragen, indem sie sich an ihr Finanzinstitut wenden, wobei dieses Verfahren ausschließlich in zwei Fällen durchgeführt werden kann:

• Der Kunde/die Kundin hat die Zahlung nicht autorisiert: Wenn der Kunde/die Kundin eine Abbuchung auf seinem/ihrem Konto feststellt, die nicht genehmigt wurde, kann er/sie sich innerhalb von 13 Monaten nach Erhalt des Bankbelegs an sein Institut wenden.

• Die begünstigte Partei war nicht transparent in Bezug auf die Summe: Unabhängig davon, ob der Kunde/die Kundin die Lastschrift autorisiert hat, kann er/sie innerhalb von acht Wochen eine Rückerstattung verlangen, wenn er/sie nachweisen kann, dass die begünstigte Partei den Betrag nicht angegeben hat und dass nach mehreren ähnlichen Zahlungen ein deutlich höherer Gesamtbetrag erhoben wurde.

Um eine Lastschrift vor der nächsten Abbuchung zu stornieren, muss der Kunde/die Kundin der Bank ein unterschriebenes Dokument mit dem Datum der Anfrage vorlegen. Das Dokument wird nur akzeptiert, wenn es spätestens einen Werktag vor der geplanten Zahlung zugestellt wird.

Wenn der Kunde/die Kundin die Rückgabe der Aufzeichnungen verlangt, hat die Bank 10 Werktage Zeit, um eine vollständige Rückerstattung des eingezogenen Betrags vorzunehmen oder den Antrag abzulehnen und den Grund und die bestehenden Mechanismen zur Anfechtung dieser Entscheidung klar anzugeben.

Häufig gestellte Fragen zu Bankbelegen

Was sind die Unterschiede zwischen Bankbelegen und Rechnungen?

Bankbelege sind Einzugsermächtigungen, Rechnungen sind Zahlungsverpflichtungen. Manchmal wird auf diesen Formularen die Rechnungsnummer angegeben, um die Herkunft des geschuldeten Betrags zu verdeutlichen.

Sind Bankbelege dasselbe wie Lastschriften?

Nein. Lastschriften sind Vereinbarungen, die die zahlungspflichtige Person für regelmäßige, automatische Abbuchungen von ihrem Konto trifft. Im Gegensatz dazu sind Bankbelege die Dokumente, die jede dieser Gebühren validieren.