Según datos del Banco de España, los débitos directos representaron el 12,8 % del total de operaciones (excluidos los pagos en efectivo) en el segundo semestre de 2023. Para tramitar este tipo de operaciones, se requiere un recibo bancario, y es uno de los documentos más habituales en las transacciones regulares de dinero entre entidades bancarias. Bankinter indica que estos registros participan en el 45 % de las operaciones en España. Exploremos qué funciones desempeñan estos documentos en el movimiento de fondos y cómo gestionarlos en tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los recibos bancarios?
  
• ¿Cómo se emiten los recibos bancarios?
  
• ¿Qué ventajas aportan los recibos bancarios?
  
• Devolución de recibos bancarios
  
• Preguntas frecuentes sobre recibos bancarios
  

¿Qué son los recibos bancarios?

Los recibos bancarios son documentos que se generan tras firmar una orden de domiciliación SEPA con un cliente y deben conservarse mientras se mantenga esa relación comercial. Estos recibos son preparados por quien recibe el pago (a veces también denominado «beneficiario»), es decir, la parte que inicia el cargo. Posteriormente, cuando la entidad financiera proporciona la orden de cobro, los fondos se retiran de la cuenta del deudor. Si bien es cierto que el término «recibos bancarios» también se utiliza para los recibos de pago emitidos por los bancos una vez finalizada la transacción, en este artículo, nos centraremos en el significado más relevante para las empresas: las solicitudes de cobro mencionadas anteriormente.

Dichos documentos autorizan a las entidades bancarias a recuperar la suma de la cuenta del cliente. En España, esto es muy útil en dos casos: para realizar un cargo puntual o para pagar periódicamente una cantidad a una empresa que presta un servicio o vende un producto con un modelo de negocio basado en suscripciones.

¿Cómo se emiten los recibos bancarios?

El proceso de emisión y recuperación de estos documentos se puede explicar en tres fases:

Firma del recibo bancario

La parte deudora debe firmar una orden de domiciliación SEPA que se rige por el Reglamento (UE) n.º 260/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo de la Unión Europea. El cargo no puede ser procesado si la parte deudora no firma esta orden. Sin ella, el débito directo SEPA no puede proceder, ya que el cobrador no estará autorizado a retirar la suma indicada de la cuenta del cliente. Esta autorización solo puede producirse si la orden contiene toda la información siguiente:

• Referencia única de la orden de domiciliación SEPA.
  
• Nombre, dirección y número de cuenta bancaria internacional (IBAN) de la parte deudora.
  
• Nombre, identificador y firma de la parte beneficiaria.
  
• Fecha de la firma.
  
• Tipo de transacción.
  

Emisión de recibo bancario

Una vez recibida la autorización del cliente, se elabora el registro que justifica la cantidad adeudada. Para ello, se deberá detallar la información relacionada con el producto vendido o el servicio ofrecido al pagador.

Cobro del recibo bancario

Muchas empresas emiten una remesa, un documento que instruye a la institución financiera a administrar una serie de cobros, lo que garantiza que el registro sea procesado. Estas remesas deben incluir la información que se encuentra en el recibo bancario en un archivo XML que cumpla con la norma ISO 20022. Si se trata de un pago recurrente, debe enviarse periódicamente a la institución. Una vez que llega la fecha programada indicada en la remesa, el banco retira el dinero de la cuenta del deudor y lo deposita en la de la empresa acreedora.

¿Qué ventajas aportan los recibos bancarios?

El uso de estos registros para cargos recurrentes tiene ciertos beneficios respecto de otros métodos de pago. Veamos algunos de los más importantes:

• Gestión del flujo de caja: al acordar de antemano con tus clientes la fecha de cobro, puedes planificar mejor las entradas de dinero.
  
• Reducción de pagos rechazados: la conexión directa a la cuenta de tu cliente reduce significativamente las posibilidades de que el pago no se realice, como podría ocurrir, por ejemplo, cuando caduca una tarjeta de crédito.
  
• Seguridad: contar con este tipo de documentos aporta una mayor seguridad a la empresa, dado que se ha firmado un acuerdo inicial con el cliente a través de la orden de domiciliación SEPA. Del mismo modo, los recibos bancarios son más seguros para los clientes, ya que, al exigir una firma inicial, se garantiza que no recibirán cargos inesperados.
  

Trabajar con un procesador de pagos que mantenga una relación estrecha con las redes financieras y los socios bancarios, como Stripe Payments, es muy útil para simplificar el proceso de cobro. La integración de esta plataforma en tu pila tecnológica te permite aceptar más de 100 métodos de pago de clientes de más de 195 países, incluidos los débitos directos SEPA. Además, Stripe se asegura de que todos tus procesos de pago cumplan con la normativa local. Con Stripe Billing, también puedes automatizar los cargos recurrentes de tus clientes y evitar las tareas manuales para solicitar fondos a los bancos.

Devolución de recibos bancarios

Los deudores pueden solicitar la devolución de los recibos bancarios al comunicarse con su entidad financiera, aunque este proceso se puede realizar exclusivamente en dos casos:

• El cliente no autorizó el cargo: si el cliente ve un débito en su cuenta que nunca se aprobó, puede ponerse en contacto con su institución en un plazo de 13 meses a partir de la recepción del recibo bancario.

• El beneficiario no fue transparente sobre la suma: independientemente de si el cliente autorizó el débito bancario, este aún puede solicitar un reembolso dentro de las ocho semanas si puede demostrar que el beneficiario no especificó el monto y que, después de varios cargos similares, se aplicó un total significativamente mayor.

Para cancelar un débito directo antes de que se produzca el siguiente cargo, el cliente debe proporcionar al banco un documento firmado en el que conste la fecha de la solicitud. El documento solo será aceptado si se entrega a más tardar un día hábil antes del pago programado.

Si el cliente solicita la devolución del registro, el banco tiene 10 días hábiles para proceder a la devolución total del importe cobrado o rechazar la solicitud e indicar claramente el motivo y los mecanismos existentes para impugnar esa decisión.

Preguntas frecuentes sobre los recibos bancarios

¿Cuáles son las diferencias entre los recibos bancarios y las facturas?

Los recibos bancarios son autorizaciones de cobro, mientras que las facturas son obligaciones de pago. A veces, el número de factura se incluye en estos formularios para aclarar el origen de la suma adeudada.

¿Son los recibos bancarios iguales que los débitos directos?

No. Los débitos directos son acuerdos que el pagador proporciona para que se realicen cargos periódicos y automáticos desde su cuenta. En cambio, los recibos bancarios son los documentos que validan cada una de estos cargos.