ตามข้อมูลจากธนาคารแห่งสเปน การหักบัญชีอัตโนมัติคิดเป็น 12.8% ของธุรกรรมทั้งหมด (ไม่รวมการชำระด้วยเงินสด) ในช่วงครึ่งหลังของปี 2023 การดำเนินกิจการประเภทนี้จำเป็นต้องมีใบเสร็จรับเงินของธนาคาร (recibo bancario) และถือเป็นเอกสารที่ใช้กันทั่วไปในการทำธุรกรรมทางการเงินระหว่างหน่วยงานธนาคาร Bankinter ระบุว่าบันทึกเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการดำเนินการ 45% ในสเปน ลองมาดูกันว่าเอกสารเหล่านี้จะมีบทบาทอย่างไรในการรับและส่งเงินทุนและวิธีจัดการกับเอกสารเหล่านี้ในบริษทของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบเสร็จรับเงินของธนาคารคืออะไร
  
• ธนาคารมีวิธีออกใบเสร็จรับเงินอย่างไร
  
• ใบเสร็จรับเงินของธนาคารให้ข้อดีอะไรบ้าง
  
• การส่งคืนใบเสร็จรับเงินของธนาคาร
  
• คําถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินของธนาคาร
  

ใบเสร็จรับเงินของธนาคารคืออะไร

ใบเสร็จรับเงินของธนาคารคือเอกสารที่สร้างขึ้นหลังจากลงนามในหนังสือมอบอํานาจ SEPA กับลูกค้า และจะต้องจัดเก็บไว้ตราบเท่าที่ยังมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ผู้รับเงิน (หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า "ผู้รับประโยชน์") จะเป็นผู้จัดทําใบเสร็จรับเงินเหล่านี้ กล่าวคือฝ่ายที่เป็นผู้เริ่มการเรียกเก็บเงิน หลังจากนั้น เมื่อสถาบันการเงินมีคําสั่งเรียกเก็บเงิน ระบบจะถอนเงินจากบัญชีของลูกหนี้ แม้ว่าจะเป็นความจริงที่คำว่า “ใบเสร็จรับเงินของธนาคาร” ยังใช้สำหรับใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยธนาคารหลังจากธุรกรรมเสร็จสิ้น แต่ในบทความนี้เราจะเน้นที่ความหมายที่เกี่ยวข้องที่สุดสำหรับบริษัท นั่นคือ คำขอเรียกเก็บเงินที่กล่าวถึงข้างต้น

เอกสารดังกล่าวอนุญาตให้หน่วยงานธนาคารดึงยอดเงินจากบัญชีของลูกค้า ในสเปน วิธีนี้มีประโยชน์มากในสองกรณี คือ ค่าธรรมเนียมครั้งเดียวหรือชำระเงินเป็นระยะๆ ให้กับบริษัทที่ให้บริการหรือขายผลิตภัณฑ์ที่มีรูปแบบธุรกิจแบบสมัครสมาชิก

ธนาคารมีวิธีออกใบเสร็จรับเงินอย่างไร

กระบวนการออกและขอเอกสารดังกล่าวสามารถอธิบายได้ 3 ขั้นตอน:

ลายเซ็นของใบเสร็จรับเงินของธนาคาร

ฝ่ายลูกหนี้จะต้องลงนามในหนังสือมอบอำนาจ SEPA ที่ควบคุมโดยข้อบังคับ (สหภาพยุโรป) หมายเลข 260/2012 ของรัฐสภายุโรปและคณะมนตรีสหภาพยุโรป ไม่สามารถประมวลผลการเรียกเก็บเงินได้หากฝ่ายลูกหนี้ไม่ลงนามในเอกสารมอบอํานาจนี้ หากไม่มีกระบวนการนี้ ระบบจะดําเนินการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ไม่ได้ เนื่องจากผู้เก็บเงินจะไม่ได้รับอนุญาตให้ถอนยอดที่ระบุออกจากบัญชีของลูกค้า การอนุมัตินี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคําสั่งดังกล่าวมีข้อมูลต่อไปนี้ทั้งหมดเท่านั้น

• ข้อมูลอ้างอิงแบบครั้งเดียวสําหรับการมอบอํานาจ SEPA
  
• ชื่อ ที่อยู่ และ IBAN ของฝ่ายลูกหนี้
  
• ชื่อ รหัสประจําตัว และลายเซ็นของผู้รับประโยชน์
  
• วันที่ลงนาม
  
• ประเภทธุรกรรม
  

การออกใบเสร็จรับเงินของธนาคาร

หลังจากได้รับการอนุมัติจากลูกค้าแล้ว จะจัดทำบันทึกแสดงจำนวนเงินที่ต้องชำระ ต้องระบุรายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่จําหน่ายหรือบริการที่นำเสนอให้แก่ผู้จ่ายเงิน

การเรียกเก็บเงินจากใบเสร็จของธนาคาร

บริษัทจำนวนมากจะออกเอกสารการโอนเงิน ซึ่งเป็นเอกสารที่สั่งให้สถาบันการเงินจัดการกับการเรียกเก็บเงินชุดหนึ่ง เพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกนั้นได้รับการประมวลผล การโอนเงินเหล่านี้ต้องมีข้อมูลที่ระบุในใบเสร็จรับเงินของธนาคารในไฟล์ XML ที่ตรงตามมาตรฐาน ISO 20022 หากเป็นการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า จะต้องส่งการชําระเงินให้สถาบันเป็นระยะๆ เมื่อถึงวันกำหนดโอนเงินตามที่ระบุในเอกสารธนาคาร ธนาคารจะถอนเงินออกจากบัญชีลูกหนี้และฝากเข้าในบัญชีของบริษัทเจ้าหนี้

ใบเสร็จรับเงินของธนาคารให้ข้อดีอะไรบ้าง

การใช้บันทึกเหล่านี้สำหรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้ามีข้อดีบางประการที่เหนือกว่าวิธีการชำระเงินแบบอื่น ข้อดำที่สำคัญๆ มีดังนี้

• การจัดการกระแสเงินสด: การตกลงวันเรียกเก็บเงินกับลูกค้าล่วงหน้าจะช่วยให้คุณวางแผนกระแสเงินขาเข้าได้ดีขึ้น
  
• ลดการชําระเงินที่ถูกปฏิเสธ: การเชื่อมต่อกับบัญชีของลูกค้าโดยตรงจะช่วยลดโอกาสที่การชําระเงินจะไม่สําเร็จ เช่น เมื่อบัตรเครดิตหมดอายุ
  
• การรักษาความปลอดภัย: การพึ่งพาเอกสารดังกล่าวทำให้ธุรกิจมีความปลอดภัยมากขึ้น เนื่องจากธุรกิจได้ลงนามข้อตกลงเบื้องต้นกับลูกค้าผ่านหนังสือมอบอำนาจ SEPA ในทำนองเดียวกัน ใบเสร็จรับเงินของธนาคารจะปลอดภัยกว่าสำหรับลูกค้า เพราะการที่ต้องมีลายเซ็นเบื้องต้นช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมที่ไม่คาดคิด
  

การทำงานกับผู้ประมวลผลการชำระเงินที่รักษาความสัมพันธ์อันใกล้ชิดกับเครือข่ายทางการเงินและพันธมิตรทางธนาคาร เช่น Stripe Payments มีประโยชน์อย่างมากในการทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินนี้ง่ายขึ้น การผสานการทํางานแพลตฟอร์มนี้เข้ากับสแต็กเทคโนโลยีของคุณจะช่วยให้คุณรับวิธีการชําระเงินกว่า 100 วิธีจากลูกค้าในกว่า 195 ประเทศได้ รวมถึงการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA นอกจากนี้ Stripe ยังช่วยให้มั่นใจว่ากระบวนการชําระเงินทั้งหมดของคุณเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับในท้องถิ่น และคุณยังสามารถเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าของลูกค้าโดยอัตโนมัติได้ด้วย Stripe Billing และหลีกเลี่ยงงานที่ต้องทําด้วยตัวเองในการส่งคำขอเงินจากธนาคาร

การส่งคืนใบเสร็จรับเงินของธนาคาร

ลูกหนี้สามารถขอคืนใบเสร็จของธนาคารได้โดยการติดต่อสถาบันการเงินของตน แม้ว่าขั้นตอนนี้จะดําเนินการได้เพียงสองกรณีเท่านั้น

• ลูกค้าไม่ได้อนุมัติการเรียกเก็บเงินนี้ หากลูกค้าพบการหักเงินในบัญชีที่ไม่ได้รับการอนุมัติ ก็สามารถติดต่อสถาบันของตัวเองได้ภายใน 13 เดือนหลังจากได้รับใบเสร็จรับเงินของธนาคาร

• ผู้รับประโยชน์ไม่โปร่งใสเกี่ยวกับยอดเงินที่เรียกเก็บ: ไม่ว่าลูกค้าจะอนุญาตให้หักเงินจากธนาคารหรือไม่ ลูกค้าก็ยังสามารถขอคืนเงินได้ภายใน 8 สัปดาห์หากแสดงให้เห็นว่าผู้รับผลประโยชน์ไม่ได้ระบุจำนวนเงิน และหลังจากมีการเรียกเก็บเงินที่คล้ายกันหลายรายการแล้วพบว่ายอดที่เรียกเก็บนั้นสูงขึ้นมาก

หากต้องการยกเลิกการหักบัญชีอัตโนมัติก่อนที่จะเกิดการเรียกเก็บเงินครั้งต่อไป ลูกค้าจะต้องจัดเตรียมเอกสารที่ลงนามแล้วซึ่งระบุวันที่ขอให้กับธนาคาร ระบบจะยอมรับเอกสารนี้เฉพาะในกรณีที่จัดส่งไม่เกิน 1 วันทำการก่อนกำหนดการชำระเงิน

หากลูกค้าร้องขอให้ส่งบันทึกคืน ธนาคารมีเวลา 10 วันทำการในการดำเนินการคืนเงินเต็มจำนวนที่เรียกเก็บหรือปฏิเสธคำขอ โดยต้องระบุเหตุผลและกลไกที่มีอยู่เพื่อโต้แย้งการตัดสินใจดังกล่าวอย่างชัดเจน

คําถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินของธนาคาร

ใบเสร็จรับเงินของธนาคารกับใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไร

ใบเสร็จรับเงินของธนาคารคือการอนุมัติการเรียกเก็บเงิน ในขณะที่ใบแจ้งหนี้เป็นภาระหน้าที่ในการชําระเงิน บางครั้งหมายเลขใบแจ้งหนี้จะแสดงอยู่ในแบบฟอร์มเหล่านี้เพื่อชี้แจงที่มาของยอดเงินที่ค้างชำระ

ใบเสร็จรับเงินของธนาคารเหมือนกับการหักบัญชีอัตโนมัติหรือไม่

ไม่ใช่ การหักบัญชีอัตโนมัติคือข้อตกลงที่ผู้ชำระเงินจัดให้มีการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเป็นระยะจากบัญชีของตนเอง ในทางตรงกันข้าม ใบเสร็จรับเงินของธนาคารเป็นเอกสารที่ตรวจสอบยืนยันค่าธรรมเนียมแต่ละรายการเหล่านี้