Zowel ondernemingen als klanten kunnen profiteren van betalingen via SEPA-incasso. SEPA-incasso's genereerden in 2021 ongeveer € 3,435 miljard euro aan inkomsten. Lees hier hoe SEPA-incasso's werken en wat de verschillen zijn van standaard automatische incasso's. Ook leggen we uit wat je als onderneming moet doen om ze te accepteren en hoe je het proces makkelijker kunt inrichten.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werken SEPA-incasso's?
  
• Wat is een SEPA-incasso?
  
• Wat is het verschil tussen een SEPA-incasso en een standaard incasso?
  
• Wat zijn de voordelen van betalingen via SEPA-incasso voor ondernemingen en klanten?
  
• Hoe kunnen ondernemingen betalingen via SEPA-incasso instellen?
  

Hoe werken SEPA-incasso's?

SEPA staat voor "Single Euro Payments Area". Een SEPA-incasso is een veilige en betrouwbare betaalmethode die speciaal is ontwikkeld voor het verwerken van betalingen binnen de Europese Unie. Deze methode wordt door bijna alle EU-lidstaten gebruikt om betalingstransacties zonder contact geld te verwerken.

Ondernemingen kunnen betalingen via SEPA-incasso snel en eenvoudig verwerken door het factuurbedrag rechtstreeks van de rekening van de klant af te schrijven. Dit proces stelt klanten in staat om inkomende betalingen te plannen en hun inkomstenbronnen te diversifiëren.

Ondernemingen hebben van de klant alleen een autorisatie voor automatische incasso nodig, ook wel machtiging voor automatische incasso genoemd. De klant voert zijn bankgegevens in terwijl de onderneming het bedrag, het tijdstip en andere noodzakelijke informatie kenbaar maakt. Nadat alle gegevens zijn gecontroleerd, geeft de bank de onderneming toestemming om het bedrag van de bankrekening van de klant af te schrijven. Het bedrag wordt binnen acht dagen na de vervaldatum afgeschreven. Ondernemingen moeten aandacht besteden aan de exacte deadlines en tijdstippen voor het indienen van een SEPA-incasso, het informeren van de klant en het uitvoeren van chargebacks.

Wat is een SEPA-incasso?

Een SEPA-incasso is een herbruikbare betaalmethode met vertraagde bevestiging.

Er zijn twee typen SEPA-incasso's: een basisversie van de SEPA-incasso en een SEPA-incasso voor ondernemingen. De basisversie van de incasso is vergelijkbaar met eerdere machtigingen voor automatische incasso's en wordt meestal gebruikt om betalingen van klanten te verwerken. Een SEPA-incasso voor ondernemingen wordt echter meestal gebruikt voor transacties tussen ondernemingen. In vergelijking met de basisversie van een SEPA-incasso is het voor ondernemingen niet mogelijk om een geautoriseerde betaling via SEPA-incasso terug te boeken. Voor beide typen SEPA-incasso zijn er verschillen tussen eenmalige automatische incasso's, eerste automatische incasso's en terugkerende automatische incasso's.

Wat is het verschil tussen een SEPA-incasso en een standaard incasso?

In tegenstelling tot betalingen via SEPA-incasso kan een conventionele automatische incasso alleen worden uitgevoerd vanuit het land van de rekeninghouder, wat betekent dat dit proces beperkt is tot landspecifieke transacties. Autorisaties voor automatische incasso's, een subcategorie van automatische incasso's, komen ook veel voor. Bij autorisaties voor automatische incasso's is alleen de ontvanger bevoegd om de betaling te innen, niet de bank.

Wat zijn de voordelen van betalingen via SEPA-incasso voor ondernemingen en klanten?

SEPA-incasso's zijn sneller en efficiënter dan gewone automatische incasso's. Een van de grootste voordelen voor ondernemingen is dat het administratieve werk dat gepaard gaat met betalingen en boekhouding wordt verminderd, omdat er automatisch bedragen van de rekening van de klant worden afgeschreven. Hierdoor zijn handmatige overschrijvingen niet meer nodig. Het uniforme proces betekent dat ondernemingen maar één bankrekening in hun systeem hoeven te beheren en betalingen in heel Europa kunnen accepteren, waardoor betalingen sneller kunnen worden verwerkt omdat ze rechtstreeks van de rekening van de klant worden afgeschreven en onmiddellijk worden geregistreerd als bevestigde transacties. Het risico op fouten wordt ook geminimaliseerd, omdat er minder handmatig ingrijpen nodig is. Dit bespaart tijd en kosten die kunnen worden geïnvesteerd in andere belangrijke bedrijfsonderdelen.

SEPA-incasso's bieden ondernemingen ook een beter overzicht van hun inkomende betalingen. Dit is vooral handig bij terugkerende betalingen, zoals abonnementen of lidmaatschappen. Met SEPA-incasso's weten ondernemingen precies wanneer bepaalde bedragen worden afgeschreven.

Bovendien biedt het proces een hoger beveiligingsniveau, aangezien betalingen kunnen worden geïdentificeerd via een duidelijke machtigingsreferentie, waardoor fraude gemakkelijker kan worden voorkomen. Er zijn ook strikte regels voor de chargeback- en terugboekingstermijnen, die zowel klanten als ondernemingen beschermen.

Hoe kunnen ondernemingen betalingen via SEPA-incasso instellen?

Als ze betalingen via SEPA-incasso wil kunnen accepteren, heeft een onderneming een internationaal bankrekeningnummer (IBAN) en een bankidentificatiecode (BIC) nodig.

Omdat SEPA-incasso's rechtstreeks van de bankrekening van een klant worden afgeschreven, moeten ondernemingen aan de vereisten voor SEPA-incasso's voldoen. Denk aan het naleven van de Europese vereisten van de Europese Unie en alle wettelijke vereisten van het land waarin de onderneming is gevestigd.

Ondernemingen moeten ook een gecertificeerde betaaldienstaanbieder (PSP) kiezen die ze helpt bij het opzetten en uitvoeren van het proces voor SEPA-incasso's. De betaaldienstaanbieder koppelt ondernemingen aan de klanten, waardoor betalingen effectief kunnen worden verwerkt.

Alle vereisten inzake gegevensbescherming moeten ook worden nageleefd om ervoor te zorgen dat transacties veilig zijn. De betaaldienstaanbieder is verantwoordelijk voor het versleutelen, het opslaan en het doorgeven van de rekeninggegevens aan de onderneming.

Als een onderneming besluit geen gebruik te maken van een betaaldienstverlener en in plaats daarvan zelf betalingen via SEPA-incasso wil configureren, moet ze zich eerst registreren bij SEPA. Er is ook schriftelijke toestemming van de klant nodig om geld van de bankrekening af te schrijven. Voor deze stap is een SEPA-machtiging vereist. Deze bevat belangrijke informatie, zoals bankrekeninggegevens en de bedragen.

Zodra de onderneming goedkeuring heeft gekregen van de klant en die door beide partijen is ondertekend, kan ze de SEPA-incasso registreren bij de bank en de benodigde technologie implementeren. We raden aan om hiervoor samen te werken met een ervaren dienstverlener.

Als je de details liever aan een betaaldienstverlener overlaat, lees dan hier hoe je met Stripe SEPA-incasso's kunt accepteren.