Zahlungen per SEPA-Lastschriftverfahren einzuziehen, bietet sowohl Unternehmen als auch Kundinnen und Kunden viele Vorteile und so wurde mit Lastschriften im Jahr 2021 ein Umsatz von etwa 3,435 Milliarden Euro erzielt. In unserem Artikel erfahren Sie alles über die Funktionsweise von SEPA-Lastschriften und die Unterschiede zur herkömmlichen Lastschrift. Wir erklären auch, welche Voraussetzungen Sie als Händler/in erfüllen müssen, um Lastschriften zu akzeptieren, und wie Sie das Verfahren ganz einfach einrichten können.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Wie funktioniert das SEPA-Lastschriftverfahren?
- Was ist eine SEPA Lastschrift?
- Was ist der Unterschied zwischen einer SEPA Lastschrift und einer Lastschrift?
- Was sind die Vorteile von SEPA-Lastschriftverfahren für Unternehmen und Kundschaft?
- Wie können Unternehmen ein Lastschriftverfahren einrichten?
Wie funktioniert das SEPA-Lastschriftverfahren?
In Deutschland hat das SEPA-Lastschriftverfahren 2014 das bisherige nationale elektronische Lastschriftverfahren (ELV) abgelöst. SEPA steht für „Single Euro Payments Area“, was so viel bedeutet wie „einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Das SEPA-Lastschriftverfahren ist eine sichere und zuverlässige Zahlungsmethode, die speziell für die Abwicklung von Zahlungen innerhalb der Europäischen Union geschaffen wurde. Es wird von fast allen EU-Mitgliedstaaten im Rahmen des bargeldlosen Zahlungsverkehrs genutzt.
Unternehmen können Zahlungen per SEPA-Lastschriftverfahren schnell und sicher abwickeln, indem sie den Rechnungsbetrag direkt von den Konten ihrer Kundschaft einziehen. Dieses Verfahren ermöglicht es Unternehmen, Zahlungseingänge zu planen und Einnahmequellen zu diversifizieren.
Das Unternehmen benötigt dazu lediglich eine Einzugsermächtigung, das sogenannte Lastschriftmandat, des Kunden/der Kundin. Der Kunde/Die Kundin gibt seine/ihre Bankinformationen an, während das Unternehmen den Betrag, den Zeitpunkt und andere notwendige Informationen übermittelt. Wenn alle Daten geprüft wurden, erteilt die Bank dem Unternehmen die Genehmigung zum Abbuchen des Betrags vom Konto des Kunden/der Kundin. Die Abbuchung erfolgt innerhalb von acht Tagen nach Fälligkeitstermin. Hierbei sind genaue Fristen und zeitliche Abläufe für die Übermittlung einer SEPA Lastschrift, Benachrichtigung der Kundschaft sowie für die Rückgabe einer Lastschrift zu beachten.
Was ist eine SEPA Lastschrift?
Eine Lastschrift ist eine Vollmacht an den Gläubiger/die Gläubigerin einer Geldforderung, damit diese/r diesen Betrag bei Fälligkeit vom Konto der zahlungspflichtigen Person abbuchen kann.
Es gibt zwei Arten von SEPA Lastschriften – die SEPA Basislastschrift und die SEPA Firmenlastschrift. Die SEPA Basislastschrift ist vergleichbar mit der ehemaligen Einzugsermächtigung und wird meist im Zahlungsverkehr mit Kundschaft genutzt. Die SEPA Firmenlastschrift hingegen wird für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen genutzt. Im Gegensatz zur Basislastschrift besteht bei einer Firmenlastschrift nicht die Möglichkeit die Rückbuchung einer autorisierten Zahlung durchführen zu lassen. Bei beiden Lastschriftarten unterscheidet man zwischen Einmallastschrift, Erstlastschrift und Folgelastschrift.
Was ist der Unterschied zwischen einer SEPA Lastschrift und einer Lastschrift?
Die konventionelle Lastschrift konnte nur innerhalb des Landes des Kontoinhabers/der Kontoinhaberin erfolgen und war somit auf länderspezifische Transaktionen beschränkt. Besonders häufig wurde auch eine Einzugsermächtigung, die eine Unterkategorie des Lastschriftverfahrens bildete, genutzt. Hier war nur der/die Zahlungsempfänger zum Einzug berechtigt, nicht die Bank.
Was sind die Vorteile von SEPA-Lastschriftverfahren für Unternehmen und Kundschaft?
Das SEPA-Lastschriftverfahren ist schneller und effizienter als das vorherige Lastschriftverfahren. Einer der größten Vorteile für Unternehmen ist die Reduzierung des Verwaltungsaufwands von Zahlungen und Buchhaltung, denn mithilfe der automatischen Abbuchung vom Konto des Kunden/der Kundin entfällt der Aufwand für manuelle Überweisungen. Durch das einheitliche Verfahren müssen Unternehmen nur noch eine Kontoverbindung in ihrem System pflegen und können Zahlungen europaweit tätigen, was eine schnellere Abwicklung des Bezahlvorgangs ermöglicht, da die Zahlung sofort vom Konto des Kunden/der Kundin abgebucht wird und sofort als bestätigte Transaktion verbucht werden kann. Auch die Fehleranfälligkeit wird minimiert, da durch die einheitlichen Formate weniger manuelle Eingriffe notwendig sind. Dies spart Zeit und Kosten, die in andere wichtige Geschäftsbereiche investiert werden können.
Ein weiterer Pluspunkt ist die höhere Planungssicherheit, denn Unternehmen haben durch das SEPA-Lastschriftverfahren einen besseren Überblick über ihre Zahlungseingänge. Dies ist insbesondere bei wiederkehrenden Zahlungen wie Abonnements oder Mitgliedsbeiträgen von Vorteil. Außerdem wissen Unternehmen dank des SEPA-Lastschriftverfahrens genau, wann welche Beträge abgebucht werden, was eine bessere Liquiditätsplanung ermöglicht.
Darüber hinaus bietet das Verfahren ein hohes Sicherheitsniveau, da Zahlungen durch eine eindeutige Mandatsreferenz identifizierbar sind und so Missbrauch verhindert werden kann. Zudem gibt es strenge Regeln bezüglich Widerrufs- und Rückbuchungsfristen, die sowohl die Kundschaft als auch den Händler/in schützen.
Wie können Unternehmen ein Lastschriftverfahren einrichten?
Die Voraussetzung, damit Unternehmen und Händler/innen SEPA Lastschriften einziehen können, sind IBAN und BIC. Da es sich beim SEPA-Lastschriftverfahren um eine direkte Abbuchung von einem Kundenkonto handelt, ist es wichtig, dass die Voraussetzungen für das SEPA Lastschriftverfahren korrekt erfüllt sind. Diese Voraussetzungen beinhalten die Einhaltung der europäischen Richtlinien der Europäischen Union sowie alle gesetzlichen Anforderungen des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist.
Zudem sollten Unternehmer/innen einen zertifizierten Zahlungsdienstleister, auch Payment Service Provider, kurz PSP genannt, auswählen, der ihnen beim Einrichten und Durchführen des SEPA-Lastschriftverfahrens zur Seite steht. Dieser Zahlungsdienstleister stellt die Verbindung zwischen Kundschaft und Unternehmer her. Auf diese Weise kann der Zahlungsvorgang effektiv abgewickelt werden.
Darüber hinaus müssen alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, um die Sicherheit der Transaktion zu gewährleisten. Der Zahlungsdienstleister übernimmt hierbei die Verantwortung für die Verschlüsselung von Kontodaten sowie deren Speicherung und Übertragung an den Händler/die Händlerin.
Wenn Händler/innen keinen Zahlungsdienstleister nutzen möchten und das Lastschriftverfahren für ihr Unternehmen selbst einrichten möchten, müssen sie sich zunächst bei SEPA registrieren. Anschließend benötigen sie eine schriftliche Zustimmung ihrer Kundschaft, deren Bankkonten belasten zu dürfen. Hierfür müssen sie ein SEPA-Mandat einholen, das alle wichtigen Informationen enthält, wie beispielsweise Kontodaten und Beträge.
Sobald der/die Händler/in die Zustimmung der Kundschaft erhalten hat und es von beiden Parteien unterzeichnet wurde, kann er/sie das Lastschriftverfahren bei seiner/ihrer Bank anmelden und die notwendige Technik implementieren. Hierzu empfiehlt es sich, mit einem erfahrenen Dienstleister zusammenzuarbeiten.
Wenn Sie die Details jedoch einem Zahlungsdienstleister überlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie SEPA Lastschriften mit Stripe akzeptieren können.