Según el Banco de España, los adeudos directos SEPA representaron casi un 13 % del total de pagos sin efectivo realizados en España durante el primer semestre de 2024. Si lo comparamos con el mismo periodo del año anterior, el volumen de estos pagos creció un 2,6 %, hasta alcanzar los 1122 millones de operaciones por valor de 338.000 millones de euros.

El crecimiento de este método de pago va de la mano del aumento de las suscripciones y la necesidad de sistemas de facturación periódica en España. Según el informe sobre compras online en España del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), más de la mitad de los ciudadanos está suscrito a, como mínimo, una suscripción en línea, y el porcentaje aumenta para los grupos de edad más jóvenes (más de un 66 % para los menores de 25 años).

Si en tu negocio ofreces productos o servicios que requieren recibir pagos y emitir facturas de forma recurrente, adoptar una solución de facturación periódica puede ayudarte a ahorrar tiempo, minimizar errores manuales y garantizar que los cobros se completen satisfactoriamente en el momento adecuado.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es la facturación periódica?
  
• ¿Qué ventajas proporciona la facturación periódica?
  
• ¿Cómo implementar la facturación periódica en España?
  
• Obligaciones fiscales y legales de la facturación periódica en España
  
• Preguntas frecuentes sobre la facturación periódica en España
  

¿Qué es la facturación periódica?

También conocida como facturación periódica, la facturación periódica es un modelo que consiste en generar solicitudes de pago y sus correspondientes facturas de forma regular. Según el modelo de tarifas que aplique el negocio, la recurrencia de los cobros puede estar determinada por dos factores:

• Según un intervalo fijo de tiempo: se efectúa el cobro y se emite una factura cuando se completa el ciclo de facturación acordado (por ejemplo, mensual, trimestral o anual).

• Según un importe límite: en algunos modelos de facturación basada en el consumo, se efectúa el cobro cuando el cliente alcanza un umbral determinado de uso del servicio (por ejemplo, un proveedor de servicios de computación en la nube puede cobrar y facturar a sus clientes cada vez que alcanzan un consumo de 1.000 €, independientemente de si eso ocurre un mes o unos días después del último cobro).

Para llevar a cabo este proceso, muchas empresas utilizan un software de facturación que recopila automáticamente los datos necesarios —como los planes contratados o las condiciones del servicio— y procesa el pago según la frecuencia establecida.

Cuando se trabaja con soluciones tradicionales, el proceso de cobro y el de facturación quedan totalmente aislados: por ejemplo, si programas adeudos SEPA en tu banco mediante recibos bancarios para automatizar los cobros a tus clientes, seguirás teniendo que emitir las facturas manualmente, porque tu entidad bancaria no tiene acceso a tu sistema de facturación.

Sin embargo, hoy en día existen herramientas que permiten automatizar y sincronizar la emisión de facturas con el proceso de cobro, como Stripe Billing. Unificar estos procesos permite emitir facturas inmediatamente después de haber recibido la confirmación del cobro, lo que ayuda a reducir errores manuales y mejorar la gestión financiera. Además, si un cliente cambia de plan a mitad de ciclo, Billing recalcula automáticamente el importe que debe pagar y aplica el cobro prorrateado correspondiente.

La facturación periódica es una práctica habitual entre empresas para vender servicios online en España, como las plataformas de streaming o los negocios de SaaS. También es una buena alternativa para ofrecer a los clientes la opción de pagar a plazos según un contrato personalizado.

¿Qué ventajas proporciona la facturación periódica?

Implementar un sistema de facturación periódica en negocios con un modelo de ingresos recurrentes ofrece beneficios tanto para las empresas como para sus clientes:

Beneficios para las empresas

• Ingresos más previsibles: saber de antemano cuánto se va a ingresar en cada ciclo y cuándo se recibirán los pagos ayuda a mantener un control más firme sobre el flujo de caja.

• Menor carga administrativa: al minimizar las tareas manuales, también se reducen los costes de gestión. Solo en 2023, los negocios españoles ahorraron más de 3500 millones de euros gracias al uso de la facturación electrónica a la que obliga la ley Crea y Crece.

• Reducción de pagos rechazados: la previsibilidad de los cobros ayuda a optimizar las tasas de autorización y reducir el número de pagos rechazados. Además, si utilizas Stripe Billing, tienes acceso a dos funciones integradas para aumentar la cantidad de pagos que se procesan satisfactoriamente: por un lado, Adaptive Acceptance, que utiliza herramientas de inteligencia artificial para minimizar los pagos que se rechazan por error y, por el otro, Smart Retries, que reintenta los pagos rechazados en el momento ideal.

• Fidelización de a los clientes: los pagos recurrentes refuerzan los hábitos de consumo y ayudan a reducir la cantidad de clientes que alternan entre distintas soluciones. Reforzar esa continuidad es especialmente importante en sectores con mucha competencia o suscripciones de bajo coste, sobre todo si tenemos en cuenta que España es el segundo país de Europa donde más baja el nivel de fidelidad de los clientes a las marcas.

Beneficios para los clientes

• Mayor comodidad: como los pagos se procesan automáticamente, los clientes no tienen que preocuparse por posibles olvidos sobre la fecha de vencimiento y así evitan interrupciones en el servicio.

• Ahorro de tiempo: al automatizar los pagos recurrentes, los clientes pueden ahorrar horas de trabajo en una tarea tan repetitiva como realizar transferencias manuales al final de cada ciclo de facturación.

• Reducción del precio: muchas empresas premian la fidelidad de los clientes con descuentos en suscripciones de larga duración; por ejemplo, resulta habitual que una suscripción anual a un SaaS tenga un precio equivalente a 10 veces la suscripción mensual (pese a recibir el servicio durante 12 meses).

¿Cómo implementar la facturación periódica en España?

Para acceder a las ventajas que hemos descrito en el apartado anterior, debes saber cómo implementar y configurar facturas recurrentes. Estos son los pasos básicos:

• Elige las suscripciones que quieres ofrecer: define los productos o servicios que se deben facturar de manera recurrente.

• Establece el modelo de tarifas: decide qué modelo de tarifas vas a aplicar. Por ejemplo, puedes optar por tarifas por niveles (muy habituales en los SaaS), importes fijos, tarifas basadas en el consumo o precios en función de cuántos usuarios que utilicen el servicio.

• Configura los métodos de pago: tus clientes pagarán de forma automática con los métodos de pago que decidas aceptar. Por ejemplo, en España, el 77,5 % de los pagos recurrentes se procesan a través de domiciliaciones bancarias.

• Automatiza la facturación: si utilizas una solución tradicional, la emisión de las facturas estará desvinculada del proceso de cobro (aunque, en función del software de facturación que utilices, es posible que puedas automatizar el proceso). Si implementas una solución que integre pagos y facturación, como Stripe Billing, podrás sincronizar ambos procesos para cada ciclo de facturación.

Obligaciones fiscales y legales de la facturación recurrente en España

Sea cual sea la herramienta que utilices para gestionar la facturación recurrente, es fundamental que cumpla con la normativa vigente de España. Estas son las principales obligaciones legales y fiscales que debes tener en cuenta:

• Cumplimiento de la normativa de software: la aplicación que uses para crear facturas automáticamente y gestionar cobros debe cumplir con el Real Decreto 1007/2023, la ley contra el fraude y la Ley Crea y Crece. Uno de los requisitos es que la aplicación debe registrar el pago en el momento exacto en que se procesa.

• Cumplimiento de la normativa de domiciliación: si usas la domiciliación bancaria como método de pago, tus clientes deben firmar un mandato SEPA, tal como exige el Reglamento (UE) 260/2012 sobre adeudos directos en euros.

• Aplicación del derecho de desistimiento: los clientes tienen derecho a ejercer el derecho de desistimiento y cancelar sus contratos. En el caso de servicios digitales o suscripciones, puedes desactivar el acceso al servicio en el momento en que el cliente ejerza este derecho.

Preguntas frecuentes sobre la facturación periódica en España

¿Qué debe hacer una empresa si el cliente introduce cambios en medio de un ciclo de facturación periódica?

Si el cliente cambia de plan, cancela el servicio o modifica cualquier condición del contrato durante el ciclo de facturación, lo más adecuado es aplicar una facturación prorrateada. Así, el importe cobrado se ajusta al uso real del servicio en ese período.

¿Hay que renovar el mandato SEPA en cada ciclo de facturación periódica?

El mandato SEPA solo debe firmarse una vez, al inicio de la relación contractual, por lo que no es necesario renovarlo tras cada ciclo de facturación. La empresa debe conservarlo en formato electrónico durante el tiempo que indique el contrato, por si fuera necesario justificar la autorización.