Vivimos en un mundo digitalizado donde los procesos de pago se vuelven cada vez más simples. Y en ese contexto, las órdenes de domiciliación SEPA plantean nuevas oportunidades para los negocios. Toda empresa debería conocer las ventajas de las órdenes de domiciliación SEPA y saber cómo funcionan. En este artículo te explicamos cómo funcionan y qué son, además de cómo se puede beneficiar tu empresa de esas órdenes de domiciliación SEPA.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una orden de domiciliación SEPA?
  
• ¿Qué ventajas aporta una orden de domiciliación SEPA?
  
• ¿Qué es la SEPA?
  
• ¿Cómo funciona una orden de domiciliación SEPA?
  
• ¿Quién tiene permiso para firmar órdenes de domiciliación SEPA?
  
• ¿Cuánto tiempo de validez tiene una orden de domiciliación SEPA?
  
• ¿Cuánto cuesta una orden de domiciliación SEPA?
  

¿Qué es una orden de domiciliación SEPA?

Una orden de domiciliación SEPA, que también se conoce como orden de domiciliación de adeudo directo SEPA, es un documento legalmente vinculante que permite a una empresa adeudar dinero directamente de una cuenta bancaria de su cliente. Una orden de domiciliación contiene toda la información necesaria para ello, como el nombre y el domicilio, el código internacional de cuenta bancaria (IBAN) y el código de identificación del banco (BIC), así como el importe y la fecha del adeudo. Sirve para efectuar pagos puntuales o recurrentes. Es necesario que primero se conceda un permiso por escrito, que debe firmar la persona que proporcione el pago. Este trámite se puede realizar por vía digital.

¿Qué ventajas aporta una orden de domiciliación SEPA?

Una orden de domiciliación SEPA ofrece un conjunto de ventajas muy amplio para los negocios. En primer lugar, simplifica el proceso de cobrar y procesar pagos, lo que se traduce en una bajada de los costes. Además, esta orden de domiciliación permite enviar solicitudes de pago automatizadas y procesar de inmediato los pagos de la clientela, por ejemplo. Esta medida faculta a las empresas para que comprueben en cualquier momento cuál es el estado actual de sus pagos entrantes y salientes.

Asimismo, para los clientes, pagar mediante orden de domiciliación SEPA resulta muy práctico porque suprime la necesidad de crear un pago manual. Así ahorran tiempo, especialmente en el caso de pagos recurrentes. Las órdenes de domiciliación SEPA contribuyen a que se puedan transferir fondos de una manera más segura y eficiente, sin retrasos ni problemas en el procesamiento de transacciones de pago.

Se trata de un proceso estandarizado, válido en todo el Espacio Económico Europeo y disponible también en la mayoría de países del continente europeo. Las empresas pueden ofrecer este método de pago a su clientela siempre y cuando ambas partes estén ubicadas dentro de un área de pagos SEPA.

¿Qué es la SEPA?

«SEPA» son las siglas en inglés de «zona única de pagos en euros», un área de pagos emplazada dentro de la Unión Europea (UE) gracias a la cual los pagos internacionales resultan más sencillos para bancarias y proveedores de servicios de pago. En la actualidad, hay 36 países que son miembros activos de la zona SEPA. La zona SEPA permite que las empresas transfieran dinero entre cuentas europeas de un modo eficiente y muy veloz.

Los adeudos directos SEPA se crearon para sustituir el proceso de adeudo directo nacional que estaba vigente anteriormente en Alemania y son válidos en toda Europa desde febrero de 2014. Las empresas pueden recurrir a la SEPA para realizar pagos más rápidos y seguros, porque el cliente no tiene que hacer nada más que firmar la orden de domiciliación SEPA y facilitárselo a la empresa en cuestión.

¿Cómo funciona una orden de domiciliación SEPA?

Para asegurarse de que el proceso de pago se desarrolle sin complicaciones y sin obstáculos legales, lo primero que debe hacer la empresa es solicitar a su cliente un consentimiento por escrito por medio de una orden de domiciliación SEPA. El cliente deberá aceptar las condiciones de la orden de domiciliación y confirmar que todos los datos son correctos. Tras firmar y remitir la documentación pertinente, ese cliente ya podrá pagar automáticamente facturas y adeudos directos empleando una tarjeta de crédito o su cuenta bancaria. Alternativamente, la empresa puede presentar adeudos directos al banco del cliente empleando la referencia de la orden de domiciliación y el número de identificación del acreedor. Debe enviarse tanto al destinatario del pago mediante adeudo directo como a la persona que enviará los fondos.

Hay empresas que recurren a órdenes de domiciliación prefijadas para ejecutar procedimientos de transacción de pagos periódicos, o que ofrecen opciones para agilizar el proceso de pago para su clientela. Tienen la obligación de actuar con la máxima transparencia al notificar a los clientes sobre sus cobros y deben ofrecerles la oportunidad de cancelar la orden de domiciliación en cualquier momento. Aquí encontrarás más información sobre cómo se emite una orden de domiciliación SEPA.

¿Cuánto tiempo de validez tiene una orden de domiciliación SEPA?

Después de emitirse una orden de domiciliación SEPA, generalmente tiene validez indefinida hasta que sea cancelada. Pero si transcurren 36 meses sin que se use, caduca. Cuando la orden de domiciliación ha caducado, para que la empresa pueda seguir efectuando cobros mediante adeudos directos SEPA, tendrá que pedir a su cliente que dé nuevamente su consentimiento.

Las órdenes de domiciliación solamente se pueden ampliar o renovar por escrito y mediante transferencia de datos segura (por carta o correo electrónico, por ejemplo). Si la orden de domiciliación se cancela o caduca, la empresa carece de medios legales para continuar efectuando los cobros. Por tanto, es responsabilidad suya comprobar que la orden de domiciliación sea válida y renovarla a su debido tiempo cuando sea necesario.

¿Quién tiene permiso para firmar órdenes de domiciliación SEPA?

Todas las partes implicadas en la transacción deben firmar una orden de domiciliación SEPA para que sea válido. Generalmente, debe firmarlo la persona que actúe en nombre de la empresa, que suele ser el director general o el director ejecutivo, o bien otra persona con autorización. Si no está claro quién debería firmarlo, la empresa debe consultar a su equipo de asesoramiento jurídico y verificar también si se requiere alguna autorización especial. Si las empresas implicadas tienen más de un socio accionista, cada una de esas personas deberá recibir una autorización y proporcionar su firma. Este trámite se puede realizar por medios electrónicos. Así se garantiza que todas las partes implicadas en la transacción estén completamente informadas y hayan otorgado su consentimiento.

¿Cuánto cuesta una orden de domiciliación SEPA?

Habitualmente, una orden de domiciliación SEPA no conlleva comisiones para clientes ni empresas, salvo si se requiere una conversión de divisas. Sin embargo, no es mala idea preguntar por adelantado al banco con el que operas si aplican algún tipo de comisión.