決済プロセスがますます簡略化されるデジタル環境では、SEPA 同意書によって企業は新たな機会を得ることができます。企業は、SEPA 同意書のメリットとその仕組みについて認識しておく必要があります。この記事では、SEPA 同意書の仕組み、SEPA の概要、SEPA 同意書によって企業が得られるメリットをご紹介します。
この記事の内容
- SEPA 同意書とは
- SEPA 同意書のメリット
- SEPA とは
- SEPA 同意書の仕組み
- SEPA 同意書に署名できる人
- SEPA 同意書の有効期間
- SEPA 同意書のコスト
SEPA 同意書とは
SEPA 同意書 (SEPA ダイレクトデビット同意書とも呼ばれます) は、企業が利用者の銀行口座から代金を引き落とすことを許可する法的拘束力のある文書です。同意書には、氏名、住所、IBAN、BIC、引き落としの金額と日付など、利用者の必要な情報が記載されます。1 回限りの支払いまたは定期的な支払いに利用できます。許可は書面で行い、支払人が署名する必要があります。これはデジタルで行うこともできます。
SEPA 同意書のメリット
SEPA 同意書は、企業にとって多くのメリットがあります。支払いの回収と処理のプロセス全体が簡略化され、結果的にコストを削減できます。たとえば、同意書を使用することで、自動支払い依頼を送信し、利用者の支払いを即座に処理することができます。企業はいつでも現在の入出金状況を確認できます。
また、SEPA 同意書による支払いは、手動で支払いを行う必要がないため、利用者にとっても便利で、特に定期的な支払いの場合は時間を節約できます。SEPA 同意書を使用することで、決済処理中に遅延や問題が発生することなく、より安全かつ効率的に送金できます。
これは欧州経済領域 (EEA) 全域で有効な標準化された手続きであり、ほとんどの欧州諸国で利用できます。企業同士では、双方が SEPA 決済地域に所在する場合に、この決済手段を利用者に提供できます。
SEPA とは
SEPA は「Single Euro Payments Area」の略で、欧州連合 (EU) 内の決済エリアを表します。これにより、銀行やペイメントプロバイダーは国際決済を簡略化できます。現在、36 カ国が SEPA に参加しています。SEPA により、企業は欧州の口座間で迅速かつ効率的に送金できます。
SEPA ダイレクトデビットは 2014 年 2 月よりヨーロッパ全体で利用できるようになり、以前のドイツ国内での口座引き落とし手続きに取って代わりました。利用者は SEPA 同意書に署名し、それを企業と共有するだけでよいため、企業は SEPA を利用してより迅速かつ安全に支払いを行うことができます。
SEPA 同意書の仕組み
支払いプロセスがシームレスになり、かつ法的な問題なく対応するために、企業はまず、SEPA 同意書による利用者からの書面による同意が必要です。利用者は同意書の条件を承諾し、すべての情報が正しいことを確認する必要があります。署名して提出すると利用者は、請求や口座引き落としが発生した場合に、クレジットカード決済や銀行口座経由で自動的に支払い処理を実行できるようになります。企業は同意書の参照番号と債権者識別番号を使用して、銀行に口座引き落としを提出することができます。受取人と送金人の両者に送信する必要があります。
企業によっては、通常の決済取引プロセスに、あらかじめ設定された同意書を使用したり、利用者の決済プロセスを改善するためのオプションを提供したりすることがあります。また、企業は回収について利用者に通知する際は透明性を確保し、いつでも同意書をキャンセルできる機会を提供する必要があります。SEPA 同意書の発行方法については、こちらをご覧ください。
SEPA 同意書の有効期間
SEPA 同意書が発行されると、通常、キャンセルされない限り無期限に有効ですが、36 カ月間使用されなかった場合は有効期限切れとなります。同意書の有効期限が切れている場合、SEPA ダイレクトデビットによる回収を継続するためには、企業は利用者に再度同意を求める必要があります。
同意書の延長や更新は、書面かつ安全なデータ転送 (手紙や電子メールなど) を通じてのみ行うことができます。同意書がキャンセルされたり失効したりした場合、企業には回収を継続する法的手段はありません。そのため、同意書が有効であることを確認し、必要な場合に更新することは企業の責任となります。
SEPA 同意書に署名できる人
有効な SEPA 同意書は、取引に関わるすべての当事者によって署名される必要があります。一般的に、会社名義で行動する人 (通常は代表取締役やその他の権限を与えられた人) が署名する必要があります。誰が署名すべきか不明な場合、企業は法務アドバイザーに対応を相談し、特別な承認が必要かどうかも確認する必要があります。企業に複数の株主がいる場合、各株主が承認を受け取り、署名する必要があります。これは電子的に行うこともできます。これにより、取引に関与するすべての当事者に十分な情報が提供され、同意が得られていることが保証されます。
SEPA 同意書のコスト
通常、通貨換算が伴わない限り、利用者や企業に手数料は発生しません。ただし、手数料がかかるかどうかは、事前に主要取引銀行に問い合わせることをお勧めします。