In een gedigitaliseerde wereld waarin betalingsprocessen steeds eenvoudiger worden, bieden SEPA-machtigingen nieuwe kansen voor ondernemingen. Ondernemingen moeten zich bewust zijn van de voordelen van SEPA-machtigingen en hoe deze werken. Lees dit artikel om te ontdekken hoe een SEPA-machtiging werkt, wat SEPA is en hoe ondernemingen kunnen profiteren van SEPA-machtigingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een SEPA-machtiging?
  
• Wat zijn de voordelen van een SEPA-machtiging?
  
• Wat is SEPA?
  
• Hoe werkt een SEPA-machtiging?
  
• Wie mag een SEPA-machtiging ondertekenen?
  
• Hoe lang is een SEPA-machtiging geldig?
  
• Wat kost een SEPA-machtiging?
  

Wat is een SEPA-machtiging?

Een SEPA-machtiging, ook wel SEPA-incassomachtiging genoemd, is een juridisch bindend document waarmee een onderneming geld van de bankrekening van een klant kan afschrijven. Een machtiging bevat alle benodigde informatie van de klant, zoals zijn naam en adres, IBAN, BIC en het bedrag en de datum van de afschrijving. Het kan worden gebruikt voor eenmalige of terugkerende betalingen. De toestemming moet schriftelijk worden gegeven en vervolgens worden ondertekend door de persoon die de betaling verricht. Dit kan ook digitaal worden gedaan.

Wat zijn de voordelen van een SEPA-machtiging?

Een SEPA-machtiging biedt ondernemingen tal van voordelen. Het vereenvoudigt het hele proces van het innen en verwerken van betalingen, waardoor de kosten dalen. Je kunt een machtiging bijvoorbeeld gebruiken om geautomatiseerde betalingsverzoeken te versturen en betalingen van klanten onmiddellijk te verwerken. Zo kunnen ondernemingen op elk moment de huidige status van hun inkomende en uitgaande betalingen controleren.

Het is ook handig voor klanten om via een SEPA-machtiging te betalen, omdat ze dan geen handmatige betaling hoeven aan te maken, wat tijd bespaart, vooral bij terugkerende betalingen. Met een SEPA-machtiging kan geld veiliger en efficiënter worden overgemaakt, zonder vertragingen of problemen bij de verwerking van betalingstransacties.

Het is een gestandaardiseerde procedure die geldig is in de hele Europese Economische Ruimte (EER) en beschikbaar is in de meeste Europese landen. Ondernemingen kunnen deze betaalmethode aan hun klanten aanbieden als beide partijen zich in een SEPA-betalingsgebied bevinden.

Wat is SEPA?

SEPA, wat staat voor "Single Euro Payments Area", is een betalingsgebied binnen de Europese Unie (EU) dat banken en betaaldienstverleners in staat stelt om internationale betalingen te vereenvoudigen. Momenteel nemen 36 landen deel aan SEPA. Dankzij SEPA kunnen ondernemingen snel en efficiënt geld overschrijven tussen Europese rekeningen.

SEPA-automatische incasso's zijn sinds februari 2014 in heel Europa geldig en vervangen het vroegere nationale automatische incassoproces in Duitsland. Ondernemingen kunnen SEPA gebruiken om betalingen sneller en veiliger te laten verlopen, omdat de klant niets anders hoeft te doen dan het SEPA-machtiging te ondertekenen en dit aan de onderneming te bezorgen.

Hoe werkt een SEPA-machtiging?

Om ervoor te zorgen dat het betaalproces naadloos en zonder juridische problemen verloopt, heeft de onderneming eerst schriftelijke toestemming van de klant nodig via een SEPA-machtiging. De klant moet de voorwaarden van de machtiging accepteren en bevestigen dat alle informatie correct is. Na ondertekening en indiening kan de klantfacturen en automatische incasso's automatisch betalen met een creditcard of hun bankrekening, of kan de onderneming automatische incasso's bij hun bank indienen met behulp van de machtigingsreferentie en het crediteurenidentificatienummer. De machtiging moet zowel naar de ontvanger als naar de persoon die het geld verstuurt worden gestuurd.

Sommige ondernemingen maken gebruik van vooraf ingestelde machtigingen voor reguliere transacties, of bieden opties om de betalingsprocedure voor klanten te verbeteren. Ze moeten ook transparant zijn wanneer ze klanten informeren over machtigingen en hen de mogelijkheid geven om de machtiging op elk moment in te trekken. Meer informatie over het uitgeven van een SEPA-machtiging vind je hier.

Hoe lang is een SEPA-machtiging geldig?

Zodra een SEPA-machtiging is afgegeven, blijft deze over het algemeen onbeperkt geldig, tenzij deze wordt geannuleerd, maar deze vervalt als deze gedurende 36 maanden niet is gebruikt. Als de machtiging is verlopen, moet de onderneming haar klant opnieuw om toestemming vragen om via SEPA-incasso's te kunnen blijven incasseren.

Machtigingen kunnen alleen schriftelijk en via beveiligde gegevens doorsturen (bijv. brief of e-mail) verlengd of vernieuwd worden. Als de machtiging wordt geannuleerd of vervalt, heeft de onderneming geen juridische middelen om de ontvangst te blijven berekenen. Het is dus de verantwoordelijkheid van de onderneming om ervoor te zorgen dat de machtiging geldig is en deze tijdig te verlengen wanneer dat nodig is.

Wie mag een SEPA-machtiging ondertekenen?

Een geldige SEPA-machtiging moet door alle bij de transactie betrokken partijen worden ondertekend. Over het algemeen moet deze worden ondertekend door de persoon die namens de onderneming optreedt, meestal de directeur of een andere bevoegde persoon. Als het onduidelijk is wie moet ondertekenen, moeten ondernemingen hun juridisch adviseur raadplegen over hoe ze verder moeten gaan en ook controleren of er speciale toestemming nodig is. Als ondernemingen meer dan één aandeelhouder hebben, moet elk van hen toestemming krijgen en zijn handtekening zetten, wat ook elektronisch kan gebeuren. Zo wordt gewaarborgd dat alle bij de transactie betrokken partijen volledig op de hoogte zijn en hun toestemming hebben gegeven.

Wat kost een SEPA-machtiging?

Er zijn meestal geen kosten voor klanten of ondernemingen, tenzij het om valuta omwisselen gaat. Het is echter een goed idee om vooraf bij je hoofdbank te informeren of zij kosten in rekening brengen.