El Banco de España informa que los débitos directos SEPA Zona Única de Pagos en Euros representaron casi el 13 % de todos los pagos sin efectivo en España durante el primer semestre de 2024. En comparación con el mismo periodo del año anterior, el volumen de estos pagos aumentó un 2,6 %, totalizando más de 1,000,000,000 de transacciones por un valor de 338,000,000,000 de euros.

El auge de este método de pago coincide con el crecimiento de las suscripciones y la demanda de sistemas de facturación recurrente en España. Un informe sobre compras online en España del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI) muestra que más de la mitad de los españoles tienen al menos una suscripción online, incluido más del 66 % de los menores de 25 años.

Si tu empresa ofrece productos o servicios con pagos recurrentes, utilizar una solución de facturación recurrente puede ahorrar tiempo, reducir errores manuales y garantizar que los pagos se cobren a tiempo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación recurrente?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la facturación recurrente?
  
• Cómo implementar la facturación recurrente en España
  
• Obligaciones legales y fiscales de la facturación recurrente
  
• Preguntas frecuentes sobre facturación recurrente en España
  

¿Qué es la facturación recurrente?

También conocida como facturación periódica, la facturación recurrente es un sistema que genera solicitudes de pago y facturas periódicas. Según el modelo de tarifas de la empresa, el momento en que se aceptan los pagos puede estar establecido en dos factores:

• Plazo establecido: La empresa cobra el pago y emite una factura una vez finalizado el ciclo de facturación acordado (por ejemplo, mensual, trimestral o anual).

• Límite de consumo: En algunos modelos de cobro por consumo, se cobra a los clientes una vez que alcanzan una cantidad de consumo establecida. Por ejemplo, un servicio en la nube podría facturar a los clientes una vez que su consumo alcanza los 1000 euros, ya sea al cabo de un mes o tan solo unos días después del último pago.

Para gestionar la facturación recurrente, muchas empresas utilizan software de facturación que recopila automáticamente los datos necesarios, como los planes contratados o las condiciones de servicio, y procesa los pagos según un calendario establecido.

Con los sistemas tradicionales, el cobro y la facturación son procesos separados. Por ejemplo, si una empresa configura débitos SEPA a través de su banco mediante giros bancarios para automatizar los pagos de los clientes, deberá generar facturas manualmente. Esto se debe a que el banco no puede acceder al sistema de facturación de la empresa.

Hoy en día, existen herramientas como Stripe Billing que permiten automatizar y sincronizar la creación de facturas con el proceso de cobro. La combinación de estos procesos permite enviar las facturas inmediatamente después de confirmar el pago, lo que ayuda a reducir errores manuales y optimiza la gestión financiera. Además, si un cliente cambia de plan a mitad de un ciclo de facturación, Billing ajusta automáticamente el importe adeudado y aplica el cargo prorrateado correcto.

La facturación recurrente es ampliamente utilizada por empresas que venden servicios online en España, como plataformas de streaming o proveedores de software como servicio (SaaS). Este método de facturación también es una buena manera de permitir que los clientes paguen en cuotas según un acuerdo personalizado.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación recurrente?

Establecer un sistema de facturación recurrente en empresas con modelos de ingresos recurrentes ofrece ventajas tanto a las empresas como a sus clientes.

Ventajas para las empresas

• Ingresos más previsibles: Tener una idea clara de las ganancias y las fechas de pago de cada ciclo puede ayudar a las empresas a gestionar mejor su flujo de caja.

• Menos trabajo administrativo: Reducir las tareas manuales también puede ayudar a reducir los costos de gestión. En 2023, las empresas españolas ahorraron más de 3,500,000,000 de euros mediante el uso de la facturación electrónica, tal como lo exige la Ley Crea y Crece.

• Menos pagos rechazados: Los cobros confiables pueden mejorar las tasas de autorización y reducir las posibilidades de rechazo de pagos. Además, con Stripe Billing, obtienes dos funcionalidades integradas para impulsar los pagos exitosas: Adaptive Acceptance usa IA para reducir los falsos rechazos; Smart Retries intenta reenviar los pagos rechazados en el momento óptimo.

• Fidelización de clientes:Los pagos recurrentes fomentan el uso periódico y pueden ayudar a reducir la cantidad de clientes que cambian a otras opciones. Mantener esta continuidad es especialmente importante en sectores altamente competitivos y con suscripciones de bajo costo. Esto podría ser especialmente útil para las empresas españolas, ya que España ocupa el segundo lugar en Europa en cuanto a la disminución de la fidelidad de los clientes a las marcas.

Ventajas para los clientes

• Mayor comodidad: Los pagos automáticos reducen la probabilidad de que los clientes incumplan las fechas de pago. Esto puede ayudar a prevenir interrupciones del servicio.

• Ahorro de tiempo: Elegir pagos automáticos podría ahorrarles tiempo a los clientes al eliminar la tarea repetitiva y tediosa de realizar pagos manualmente.

• Precios más bajos: Muchas empresas ofrecen descuentos a clientes leales en suscripciones a largo plazo. Por ejemplo, una suscripción anual de SaaS podría costar el equivalente a 10 pagos mensuales, aunque cubra 12 meses de servicio.

Cómo implementar la facturación recurrente en España

Para beneficiarte de las ventajas mencionadas con anterioridad, debes entender cómo configurar y gestionar facturas recurrentes. Estos son los pasos básicos:

• Selecciona las suscripciones: Especifica los productos o servicios que se facturarán de manera periódica.

• Establece el modelo de tarifas: Decide qué modelo de tarifas vas a utilizar. Por ejemplo, puedes elegir comisiones fijas, tarifas basadas en el consumo, tarifas establecidas según la cantidad de usuarios o tarifas escalonadas, que son habituales en SaaS.

• Configura las opciones de pago: A tus clientes se les cobrará automáticamente con los métodos de pago que decidas aceptar. Por ejemplo, las empresas españolas procesan el 77.5 % de los pagos recurrentes a través de débitos directos.

• Automatiza la facturación: Con los sistemas tradicionales, la facturación es independiente del cobro de pagos, aunque algunos programas de facturación podrían permitirte automatizar este proceso. Si utilizas una solución que combina pagos y facturación, como Stripe Billing, podrás sincronizar ambos procesos para cada ciclo de facturación.

Obligaciones legales y fiscales de la facturación recurrente

Independientemente de la herramienta que utilices para la facturación recurrente, debes cumplir con la normativa española vigente. Estas son las principales obligaciones legales y fiscales que debes conocer:

• Garantiza el cumplimiento de la normativa del software: La aplicación que utilices para crear facturas automáticamente y gestionar cobros debe cumplir el Real Decreto 1007/2023, la ley antifraude y la Ley de Crea y Crece. Un requisito es que la aplicación registre el pago en el momento exacto en que se procesa.

• Sigue las normas de débito directo: Si aceptas débitos directos, los clientes deben firmar un mandato SEPA, tal como exige el Reglamento UE 260/2012 para débitos directos en euros.

• Honra el derecho de desistimiento: Los clientes pueden utilizar su derecho de desistimiento para cancelar los contratos. Para servicios digitales o suscripciones, puedes deshabilitar el acceso cuando el cliente cancela.

Preguntas frecuentes sobre facturación recurrente en España

¿Qué medidas debe tomar una empresa si un cliente realiza cambios durante un ciclo de facturación recurrente?

Si un cliente cambia de plan, cancela o modifica las condiciones del contrato a mitad del ciclo, la facturación prorrateada es la mejor opción. De esta forma, el cargo refleja el consumo real del servicio durante ese periodo.

¿Es necesario renovar el mandato SEPA para cada ciclo de facturación recurrente?

El mandato SEPA solo debe firmarse una vez al inicio del contrato, por lo tanto, no es necesario renovarlo con cada ciclo de facturación. La empresa debe almacenarlo electrónicamente durante el plazo especificado en el contrato por si se necesitara prueba de autorización.